趙霆霏

北京同創(chuàng)信通科技有限公司 北京 100000

引言

辦公自動化系統(tǒng)信息通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)、管理科學(xué)等這導(dǎo)致了傳統(tǒng)辦公自動化的改進(jìn)，改善了工作條件，縮短了工作時(shí)間、企業(yè)距離和周期，提高了協(xié)作能力，為企業(yè)的科學(xué)管理和決策提供有力的支持。隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的理念得到了廣泛的認(rèn)同。作為公司治理，如何利用好信息技術(shù)，建立辦公自動化系統(tǒng)，是提高思想、先進(jìn)技術(shù)、良好做法和管理的重要手段。因此，我們應(yīng)該將企業(yè)的需求與信息技術(shù)有效地結(jié)合起來，建立辦公自動化系統(tǒng)，以滿足社會發(fā)展日新月異的需求，提高企業(yè)的基本競爭力，而要滿足這些需求，企業(yè)管理的文化和特色是必不可少的[1]。

1 常見問題分析

為了創(chuàng)建一個有效的辦公自動化系統(tǒng)，我們需要充分了解企業(yè)管理，有效利用信息技術(shù)。它不僅響應(yīng)了公司自身的需求，而且依靠現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)將它們有效地結(jié)合起來，取得成果。盡管如此，在這方面仍有一些進(jìn)展，有待完善。

1.1 缺乏全面的建設(shè)性研究

所有的應(yīng)用都是獨(dú)立的，沒有系統(tǒng)規(guī)劃和資源整合的信息隔離現(xiàn)象嚴(yán)重。例如OA、ERP、SAP HR、CIMS、財(cái)務(wù)管理、開放式企業(yè)信息系統(tǒng)等模塊。

1.2 缺乏整合企業(yè)的研究

目前，在設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，往往出現(xiàn)用人不用建設(shè)者的情況，軟件開發(fā)工程師往往來自國外，提出需求的人往往是公司各職能部門的人員，而這些部門的員工往往是公司的技術(shù)人員。用戶和評估者是經(jīng)理和員工，年輕的軟件工程師沒有管理經(jīng)驗(yàn)，所以他們不知道什么是管理和本質(zhì)。它們只能是現(xiàn)有模板之后的新模板。在商業(yè)領(lǐng)域，由于勞動力和信息技術(shù)的限制，政府不能再浪費(fèi)時(shí)間和精力。為了親自與顧問談判，最初的詢問通常由較低級別的經(jīng)理進(jìn)行。因此，在組合與分離的情況下，系統(tǒng)設(shè)計(jì)是一對矛盾[2]。

1.3 缺乏實(shí)踐研究

一般來說，信息系統(tǒng)是一種普遍的現(xiàn)象，難以工作。原因是界面太專業(yè)了。我們經(jīng)常從專業(yè)的角度來看待問題，而不是方便地為用戶使用和管理它。在實(shí)踐中，行政效率一直受到質(zhì)疑。如果是“無能不能干預(yù)”，就要改進(jìn)。同時(shí)大量的外文翻譯詞導(dǎo)致了系統(tǒng)活動中詞匯的混亂和嚴(yán)格的規(guī)則。有些經(jīng)理經(jīng)常抱怨，這個體系不是我所代表的。因此，該系統(tǒng)不能滿足實(shí)際業(yè)務(wù)流程的要求，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的情況。

1.4 現(xiàn)有軟件系統(tǒng)容量不足

現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)主要有兩個特點(diǎn)：要么數(shù)據(jù)分析和處理能力都很強(qiáng)。在單一的管理軟件系統(tǒng)中，單一的管理軟件可以集成到單一的管理軟件中。利用較低的數(shù)據(jù)處理能力，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，便于服務(wù)管理和決策分析，因此是建立辦公自動化系統(tǒng)的重要趨勢。

1.5 系統(tǒng)更新與集成之間的差距

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，一個系統(tǒng)化的公司不可能一步一步地做出決策，必須不斷地整合、豐富和完善，如何在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、管理、使用和維護(hù)之間建立起有效的互動關(guān)系，確保內(nèi)外部資源的有效結(jié)合，確保人與人之間的有效互動，確保系統(tǒng)的安全平穩(wěn)運(yùn)行[3]。

2 系統(tǒng)建設(shè)的管理實(shí)踐

辦公自動化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其效率是由所有參與建設(shè)過程的人員來實(shí)現(xiàn)的，由于其占地面積大，是對傳統(tǒng)政府的一次革命。因此，這一制度要取得成功，必須考慮以下因素：制定切實(shí)可行的建設(shè)方案，必須充分準(zhǔn)備，明確建設(shè)內(nèi)容和目標(biāo)，組織深入需求調(diào)研，明確需求，從業(yè)務(wù)流程和信息流程標(biāo)準(zhǔn)化入手，進(jìn)入業(yè)務(wù)邏輯的要求分為信息邏輯、操作時(shí)間和公司操作周期。企業(yè)應(yīng)選擇與熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程的開發(fā)人員合作。企業(yè)本身必須具備企業(yè)的核心競爭力；了解管理、業(yè)務(wù)流程，注重工作，在開發(fā)過程中，雙方應(yīng)及時(shí)溝通、討論。將業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語言，確保行業(yè)功能模塊滿足工作流程的要求；對軟件進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，使其易于操作和使用；開發(fā)和應(yīng)用培訓(xùn)教材；對員工進(jìn)行不同層次的系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題；在正式投入使用前，需要進(jìn)行相應(yīng)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，如歷史數(shù)據(jù)的遷移、有效的個人郵件及相關(guān)歷史數(shù)據(jù)連接、客戶端用戶界面配置和用戶授權(quán)等，進(jìn)入系統(tǒng)后，要從模擬測試環(huán)境中進(jìn)入正式的上限，不僅要保證各級工作人員的及時(shí)出勤，還要及時(shí)與開發(fā)人員溝通。根據(jù)系統(tǒng)的各個階段，采用現(xiàn)場支持、電話支持等技術(shù)服務(wù)，以保證系統(tǒng)順利投入運(yùn)行后的正常穩(wěn)定運(yùn)行[4]。

3 結(jié)束語

辦公自動化是利用信息技術(shù)改善傳統(tǒng)管理的重要指標(biāo)。傳統(tǒng)辦公室雖然在技術(shù)上時(shí)間和空間有限，但為促進(jìn)管理和研究的順利進(jìn)行提供了可靠的信息支持，為管理體系更新項(xiàng)目提供了可持續(xù)發(fā)展的產(chǎn)品和服務(wù)。為了真正滿足管理的需要，應(yīng)用公司需要不斷的改進(jìn)和提高。