港口整合新體制下如何做好水運建設(shè)項目檔案統(tǒng)一管理

王建華

一、社會背景

2019年1月，遼寧港口集團正式成立，作為國內(nèi)首例港口行業(yè)的示范和“央地合作”標(biāo)桿，將逐步建立遼寧“六港合一”的組合港發(fā)展模式，使各港口之間由競爭走向競合，以港口一體化為支撐，以實現(xiàn)港口高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)，全力推進港、產(chǎn)、城、創(chuàng)融合發(fā)展。

1.以我省港口為起點的“遼滿歐”“遼蒙歐”“遼海歐”三條綜合交通運輸大通道初步貫通，持續(xù)優(yōu)化國際班列布局，東北航道商業(yè)化、常態(tài)化運營，推進遼寧港口集團參與吉布提國際自貿(mào)區(qū)和俄羅斯別雷拉斯特國際物流園區(qū)開發(fā)建設(shè)，加快遼寧與海上絲綢之路沿線國家的互聯(lián)互通，加快利用國際國內(nèi)“兩個市場”“兩種資源”，將過去服務(wù)于“北糧南運”“北煤南運”，轉(zhuǎn)向面向國內(nèi)東南沿海商品貿(mào)易和日韓轉(zhuǎn)口貿(mào)易“南貨北運”服務(wù)的有效供給，從跨境綜合交通運輸體系、跨境國際物流網(wǎng)絡(luò)、對外開放戰(zhàn)略平臺、國際產(chǎn)能和裝備制造合作、擴大外貿(mào)出口、重點國別投資貿(mào)易合作、深化人文交流合作，推動遼寧裝備制造走出去，提升產(chǎn)業(yè)整體競爭力，助推遼寧產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和轉(zhuǎn)型升級。

2.生產(chǎn)經(jīng)營情況。截至2019年底，全省港口共擁有生產(chǎn)性泊位422個，其中萬噸級以上泊位232個，設(shè)計年通過能力6.4億噸。2020年，全省有大連恒力石化配套碼頭等10個生產(chǎn)性泊位建成投產(chǎn)，新增綜合通過能力5270萬噸。在建項目建設(shè)使項目檔案量越來越大。

二、水運建設(shè)項目檔案管理的重要性

1.項目檔案在水運建設(shè)中的重要性。水運建設(shè)項目檔案主要是港口、碼頭、岸線等的工程項目建設(shè)，水運建設(shè)項目是水運設(shè)施和運輸設(shè)備等固定資產(chǎn)的建設(shè)和購置活動及與之有聯(lián)系的工作，如港口的改擴建、航道疏浚、船舶的購置及其他有關(guān)的固定資產(chǎn)投資活動。水運港口建設(shè)適合于承擔(dān)運量大、運距長，對時間沒有特殊要求的大宗物資運輸。我國進行水運港口建設(shè)的條件十分優(yōu)越。為了適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和運量增長的需要，當(dāng)前在大力加速水運港口建設(shè)。如加速新港和新泊位的建設(shè)，增加大中型港口和機械化程度較高的專用泊位和集裝箱泊位，對現(xiàn)有港口進行技術(shù)改造，提高裝卸技術(shù)裝備水平，擴大港口吞吐能力；加速船舶的更新?lián)Q代，使之向標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展并適當(dāng)增加專用船舶進行運輸。水運工程建設(shè)是遼寧省港口航運業(yè)的重要組成部分，是國民經(jīng)濟、保障民生、社會發(fā)展的重要支撐。項目檔案隨著項目的建設(shè)而產(chǎn)生，隨時收集、歸檔、立卷，才能保證產(chǎn)生的檔案不流失。

雖然近年來遼寧省水路建設(shè)取得了較大的進步，船舶噸位逐步大型化，客貨運服務(wù)設(shè)施設(shè)備、營運水平和乘坐環(huán)境得到較大提高，但是隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，航空、高鐵等運輸方式對服務(wù)質(zhì)量的不斷提升，客貨運輸行業(yè)對水路出行的服務(wù)要求也越來越高，老舊港口建設(shè)需要改建、新建，很多新的建設(shè)項目即將竣工。隨著工程項目的竣工，在建項目檔案文件產(chǎn)生的量也越來越大，工程建設(shè)項目檔案是港口在建項目綜合驗收的重要組成部分。

2.水運建設(shè)項目檔案管理的意義。近年來，遼寧省委省政府積極促進港口資源整合、港口間互動聯(lián)合、港產(chǎn)城深度融合，加快推進港口一體化發(fā)展，以“前港——中區(qū)——后城”的模式，全力打造大連太平灣為東北亞“新蛇口”，港口發(fā)展邁入高質(zhì)量發(fā)展的“新常態(tài)”。但與此同時，水運建設(shè)項目的范圍也隨之由原來單純的港口碼頭建設(shè)、航道工程建設(shè)等拓展到港口物流園區(qū)、海鐵聯(lián)運樞紐、內(nèi)陸無水港、國際物流海外倉及綜合運輸通道的其他物流轉(zhuǎn)運基礎(chǔ)設(shè)施領(lǐng)域的建設(shè)，水運建設(shè)項目的范圍和內(nèi)涵不斷延展，標(biāo)準(zhǔn)和要求不斷提升，建設(shè)項目有關(guān)的檔案管理工作的模式和內(nèi)容也隨之發(fā)生較大變化。

港口集團成立后，遼寧港口實現(xiàn)一體化整合，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一經(jīng)營、統(tǒng)一管理，不再是某一地區(qū)的港口企業(yè)單獨完成，特別是加快綜合運輸大通道建設(shè)和多式聯(lián)運發(fā)展后，運輸組織方式發(fā)生巨大改變，同一綜合運輸大通道內(nèi)涉及的多式聯(lián)運組織的配套建設(shè)的項目，需實現(xiàn)多式聯(lián)運運載單元標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、規(guī)劃建設(shè)和經(jīng)營管理統(tǒng)一、建設(shè)項目標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，各項目間互相依賴互相影響，對各港口工程項目檔案的信息同步性、共享性，以及檔案信息的實時可調(diào)取、可查閱、可追溯的需求就顯得特別重要，建設(shè)項目有關(guān)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、同步性和信息化程度亟待提高。

工程建設(shè)是宏偉計劃，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，有了項目工程沒有檔案將后患無窮。因此，必須提高檔案管理重要性的意識。一切工作的根源在于改變思想，端正態(tài)度。在工作中，人們對檔案管理意識不強，領(lǐng)導(dǎo)和基層管理人員因流動性大、思想意識淡薄，對檔案宣傳力度不夠，工程建設(shè)隊伍流動性更大，人員也不穩(wěn)定，基礎(chǔ)單位沒有兼職或?qū)Ｂ毜臋n案管理人員。另外，工程及建設(shè)部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)不落實、標(biāo)準(zhǔn)不明確，往往是重工程建設(shè)、輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始應(yīng)付整理工程資料、文件等。這些因素容易造成工程項目檔案資料管理無序，資料、文件流向不明，檔案收集不齊全，檔案人員對執(zhí)行歸檔的標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)會不深不透，執(zhí)行不力。為此，應(yīng)該進一步加強對檔案管理的法制教育，及時制定有效、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進行培訓(xùn)，統(tǒng)一管理，明確制定檔案歸檔范圍，才能提高歸檔效率和質(zhì)量。

三、制定水運建設(shè)項目檔案統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)

1.指導(dǎo)思想。以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，深入貫徹落實習(xí)近平總書記“三個推進”的總體要求和關(guān)于港口發(fā)展的重要講話精神，以港口一體化發(fā)展為契機，以“四個一流”為目標(biāo)，以加強水運建設(shè)項目檔案管理能力為核心，以提高檔案管理質(zhì)量和效率為切入點，以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為實現(xiàn)形式，促進全省水運建設(shè)項目檔案管理水平大幅提升，制定項目檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.編制標(biāo)準(zhǔn)的原則。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。統(tǒng)一全省水運建設(shè)項目檔案管理的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作，實行省、市兩級分級管理，責(zé)任明確、分工有序、強化落實、閉環(huán)監(jiān)管。（2）完整全面，科學(xué)合理。強化水運建設(shè)項目檔案管理，維護檔案完整與安全，科學(xué)制定檔案管理各環(huán)節(jié)流程及操作規(guī)范，形成我省特色港口發(fā)展和管理模式下的水運建設(shè)項目檔案管理體系。（3）協(xié)調(diào)統(tǒng)一，適用規(guī)范。使標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體協(xié)調(diào)，在標(biāo)準(zhǔn)化術(shù)語、術(shù)語的原則和方法、符號代號和縮略語等方面遵守現(xiàn)行基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)條款，確保文體和術(shù)語的統(tǒng)一、規(guī)范、便于實施。（4）簡單便捷，高質(zhì)高效。檔案管理工作堅持以人為本，從實際管理和提供利用需求出發(fā)，簡明扼要、操作性強，持續(xù)提升水運建設(shè)項目檔案管理的整體工作效率。

四、研究方法與技術(shù)路線

1.梳理產(chǎn)生水運建設(shè)檔案完整齊全性的評價和管理檔案措施方面的文獻。項目組首先對于檔案工作對港口客貨運運營產(chǎn)生作用方面的研究文獻進行分類收集與整理，并整理水運建設(shè)領(lǐng)域的研究資料，全面掌握目前水運建設(shè)項目檔案對于港口運營提供利用研究的方法，整理國家相關(guān)法律法規(guī)、各省有關(guān)水運建設(shè)檔案方面的規(guī)范性文件，廣泛搜集相關(guān)資料，確保研究思路的準(zhǔn)確性、實用性，并確定相關(guān)研究方法。

通過文獻研究，進行客觀梳理，目前大致可以從影響因素、評價方法、相關(guān)措施三個方面開展有關(guān)水運建設(shè)檔案方向的研究，同時大部分研究缺少行業(yè)視角的綜合評價，以及從管理部門角度對于具體檔案問題進行全面系統(tǒng)的分析和評價，研究思路一般以現(xiàn)狀、問題、措施的定性分析模式為主，缺乏數(shù)據(jù)與結(jié)論之間相關(guān)性的定性分析，得出的結(jié)論具有局限性。因此，從兩方面著手開展研究，將主要內(nèi)容框架定為基本內(nèi)容與技術(shù)內(nèi)容。其中基本內(nèi)容為共性研究，即從現(xiàn)狀出發(fā)，尋找目前遼寧省水運建設(shè)項目檔案存在的相關(guān)問題；而技術(shù)內(nèi)容則是本項目的特色所在，選用定性的方法開展運用評價，動態(tài)地分析水運建設(shè)項目檔案的統(tǒng)一管理，從而制定有針對性的措施建議。

2.開展整合后省內(nèi)港口調(diào)研，了解我省項目檔案的現(xiàn)狀。為掌握目前水運建設(shè)項目整體建設(shè)情況，為后續(xù)驗收提供可靠數(shù)據(jù)支持，分別到各港口進行實地調(diào)研。對省內(nèi)調(diào)研主要包括了解各地區(qū)水運建設(shè)檔案文件是否收集齊全、歸檔范圍分類是否按照標(biāo)準(zhǔn)進行、歸檔基礎(chǔ)材料完善情況，同時實地勘察港口檔案館、檔案室歸檔范圍、分類、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)情況等幾項工作，確定影響水運項目建設(shè)的主要因素。項目組與多個港口一線工作人員、相關(guān)主管以及在建項目工作人員進行座談，深入了解一線工作人員的工作狀態(tài)，并詢問檔案歸檔情況、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一、基層檔案管理人員的感受，摸清服務(wù)需求，廣泛征集港口企業(yè)與相關(guān)部門的工作意見。

五、制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一管理的先進性

1.針對行業(yè)制定水運建設(shè)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，省內(nèi)實現(xiàn)檔案資源整合，管理統(tǒng)一，從檔案管理機制等方面制定操作性強、效益高的應(yīng)對措施，制定一省一港水運建設(shè)檔案歸檔統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理者指明方向，為行業(yè)服務(wù)，建立新型管理體制。

2.區(qū)域性港口經(jīng)營一體化整合新體制下，解決突發(fā)應(yīng)急事件，如雨季、臺風(fēng)水毀、緊急搶修施工現(xiàn)場等情況，研發(fā)水運建設(shè)涉及港口、碼頭、泊位、船舶運輸?shù)臋n案實際業(yè)務(wù)運營采集平臺，根據(jù)新的經(jīng)營模式，水運建設(shè)項目檔案重新制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)，劃分歸檔范圍，解決分類不明確、混淆存檔范圍的問題，減輕業(yè)務(wù)量，按照新標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一分類、歸檔立卷。

3.項目標(biāo)準(zhǔn)的研究根據(jù)六港合一的新經(jīng)營模式，增加物流園區(qū)、內(nèi)陸無水港及海外物流倉儲資料范圍，利用綜合動態(tài)監(jiān)控手段，實現(xiàn)檔案智能閉環(huán)管理，形成港口項目檔案信息同步性、共享性實時調(diào)取，使檔案管理同經(jīng)營模式同步運營發(fā)展。

因國內(nèi)各省水運建設(shè)情況不同，各省分別根據(jù)各自的不同環(huán)境、不同情況制定適合本省的獨立的水運建設(shè)項目工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。而我省一直處于探索研究過程中，正值港口整合新體制下，吸取多年的實踐經(jīng)驗，確立項目工程檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)勢在必行。為保證我省項目工程檔案立卷執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行者立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)清楚明確，統(tǒng)一規(guī)范管理，為水運建設(shè)企業(yè)的檔案工作者指明方向，確立標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高項目工程檔案的歸檔質(zhì)量，完善行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為水運建設(shè)項目工程檔案的高水平發(fā)展作出貢獻。

從檔案利用率方面來看，按標(biāo)準(zhǔn)歸檔的檔案齊全完整、分類清楚，查閱速度快，為企業(yè)及時解決問題、減少成本，大大提高了檔案資料查閱效率。

六、項目檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對社會產(chǎn)生的經(jīng)濟效益

水運建設(shè)項目檔案存儲著港口建設(shè)的詳細資料，也是工程項目建設(shè)的真實記錄和反映，對整個港口建設(shè)的運營和維護有著重要的現(xiàn)實意義。本項目研究著眼于全省水運建設(shè)的實際，依托當(dāng)前的存檔文件提高水運建設(shè)涉及港口、碼頭、泊位、船舶運輸?shù)男?，使檔案工作更好地為實際業(yè)務(wù)運營服務(wù)。

通過建設(shè)實施檔案管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，利用信息化手段輔助完成對工程檔案資料的科學(xué)管理，優(yōu)化檔案資源檢索利用率，從而為項目檔案管理提供有效的標(biāo)準(zhǔn)化支撐。實現(xiàn)全省水運建設(shè)項目工程檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，促進了檔案的深化利用，實現(xiàn)了檔案資源的整合與統(tǒng)一，減輕了檔案工作人員分類不明確、混淆存檔范圍的問題，減輕業(yè)務(wù)量，檔案查找利用效益明顯提高，直接為企業(yè)生產(chǎn)降低成本，為管理部門帶來良好的經(jīng)濟效益。