高校智慧檔案館智能服務(wù)路徑研究

李曉紅

新時(shí)期，高校智慧檔案館擔(dān)負(fù)著記錄高校活動(dòng)和變化的獨(dú)特使命，智慧大學(xué)背景下的檔案管理更加需要具有與時(shí)俱進(jìn)的新特點(diǎn)。本文基于高校智慧檔案館的概念及特征探索高校智慧檔案館智能服務(wù)路徑，不僅可以支持和促進(jìn)智慧高校的快速建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)也豐富和拓展了檔案學(xué)的研究范圍，這一研究必將促進(jìn)檔案館從“數(shù)字化”向“智慧型”的演進(jìn)，實(shí)現(xiàn)高校檔案的全面現(xiàn)代化管理。

一、高校智慧檔案館的基本特征

1.信息資源的互動(dòng)與共享。高校智慧檔案館向全社會(huì)開放，這不僅體現(xiàn)在對(duì)任何有利于其發(fā)展的新技術(shù)的整合上，更體現(xiàn)在檔案資源向公眾的開放上。智慧檔案的智能控制、組織和管理，可以共享和發(fā)布檔案信息資源，在后臺(tái)建立跨系統(tǒng)的應(yīng)用集成，實(shí)現(xiàn)跨部門信息共享、跨數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)通信、跨圖書館服務(wù)與管理[1]。這些都使得檔案館能夠隨時(shí)與其他社會(huì)部門、檔案館人員與其他社會(huì)人員進(jìn)行溝通，降低了社會(huì)信息互動(dòng)的成本。

2.信息資源應(yīng)用的高效性。首先，智慧互聯(lián)消除了館與館之間的隔閡，高校智慧檔案館的行政色彩逐漸淡化。師生可以根據(jù)自己的需要，通過互聯(lián)網(wǎng)查詢所需檔案及其互動(dòng)趨勢(shì)。其次，高校智慧檔案使檔案資源具有可感知性，整合海量、異構(gòu)、分布式的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)智慧檔案館的多層次、全面、方便和及時(shí)的檔案管理、搜索、導(dǎo)航和出借服務(wù)。高校智慧檔案館的運(yùn)行由先進(jìn)技術(shù)提供，這些技術(shù)大大提高了高校智慧檔案收集和保存的效率。

3.智慧服務(wù)的創(chuàng)新性。創(chuàng)新服務(wù)是高校檔案館拓展文化教育功能的新途徑。高校檔案館原本是保存和認(rèn)識(shí)文獻(xiàn)的重要場(chǎng)所[2]。創(chuàng)新服務(wù)是“互聯(lián)網(wǎng)+信息技術(shù)”的融合，高校檔案除了基礎(chǔ)工作外，還實(shí)現(xiàn)了對(duì)高校智慧檔案館智能化服務(wù)能力的新探索。創(chuàng)新的工作方法可以極大地提高學(xué)生的個(gè)人實(shí)踐能力和廣泛的師生參與度，如檔案創(chuàng)客空間的建設(shè)，使用戶能夠在海量的檔案信息中尋找更準(zhǔn)確的信息。創(chuàng)新服務(wù)是提高高校檔案公眾參與度的新途徑，如三維檔案成果展示、檔案創(chuàng)客空間等高校檔案創(chuàng)新服務(wù)，使高校智慧檔案館從單純的獲取文獻(xiàn)知識(shí)、查閱資料、閱覽資料的單一靜態(tài)空間，轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)特殊的三維協(xié)同創(chuàng)作場(chǎng)所，可以實(shí)現(xiàn)共享。智慧服務(wù)實(shí)現(xiàn)了高校檔案館除基本業(yè)務(wù)和基本服務(wù)外的全新智慧模式服務(wù)創(chuàng)新，以校內(nèi)、校外師生為中心，以大量網(wǎng)絡(luò)虛擬人為中心，更加主動(dòng)地為廣大師生提供更加務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的服務(wù)。

二、高校智慧檔案館智能服務(wù)創(chuàng)新的難點(diǎn)

高校智慧檔案館智能服務(wù)創(chuàng)新給學(xué)校檔案館發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，高校智慧檔案館的發(fā)展概念提出時(shí)間較短，在制度構(gòu)建、服務(wù)模式創(chuàng)新、技術(shù)現(xiàn)代化和人力資源建設(shè)等方面均存在一定的問題，但是高校應(yīng)該秉承積極學(xué)習(xí)的態(tài)度，發(fā)揮主動(dòng)性，抓住發(fā)展機(jī)遇，著重解決以下幾個(gè)方面的問題。

1.解決資金問題和系統(tǒng)協(xié)調(diào)。智慧檔案管理需要完成相關(guān)部門的檔案整合工作，通過軟件為文件系統(tǒng)提供支持，加強(qiáng)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)需要高校提供足夠的相關(guān)建設(shè)資金；在某些情況下，由于缺乏適當(dāng)?shù)脑O(shè)備和其他資源供給，一些檔案工作不多或檔案工作經(jīng)費(fèi)不足的學(xué)校的建立意愿不強(qiáng)[3]。總的來說，高校智慧檔案館建設(shè)不僅要解決一些硬件建設(shè)的資金問題，更重要的是為整合檔案系統(tǒng)和學(xué)校系統(tǒng)、加強(qiáng)數(shù)據(jù)交換等還需要更多軟件系統(tǒng)購買支出。

2.解決檔案工作中技術(shù)人員短缺的問題。在學(xué)校管理系統(tǒng)中，檔案工作涉及學(xué)校各主要工作，檔案包含公共信息、時(shí)代數(shù)據(jù)和歷史信息，數(shù)據(jù)資源十分龐大，管理技術(shù)要求較高。智慧型管理服務(wù)需要專業(yè)的復(fù)合型人才，滿足計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)知識(shí)管理的需要。但是當(dāng)前多數(shù)高校管理人員不知道如何利用智慧管理系統(tǒng)，復(fù)合型檔案管理人員十分稀缺。為了滿足目前的工作需要，必需解決智慧檔案復(fù)合型人才不足的問題。

3.傳統(tǒng)資源的整合問題。檔案是學(xué)校的基礎(chǔ)，涉及所有的學(xué)校部門和附屬單位，但檔案管理系統(tǒng)往往被孤立或忽視，成為一個(gè)單獨(dú)和孤立的系統(tǒng)，在復(fù)合型工作人員短缺的情況下只能先發(fā)展學(xué)校的基層檔案；檔案資源在低頻率使用，很多資源通常被遺忘在傳統(tǒng)管理系統(tǒng)中。因此，檔案資源的整合問題亟待解決。

4.降低收集檔案的難度。全面收集檔案材料的責(zé)任由每個(gè)檔案管理人員承擔(dān)[4]。由于高等教育機(jī)構(gòu)中教育、科學(xué)、學(xué)生檔案和其他材料屬于不同部門，經(jīng)由許多人管理，數(shù)據(jù)收集困難。因?yàn)闄n案知識(shí)的缺乏，一些重要的材料往往很容易丟失。高等教育部門的智慧管理系統(tǒng)應(yīng)整合數(shù)據(jù)來源，但各數(shù)據(jù)是異質(zhì)性的，信息來源和組織不同。因此，需要建立一個(gè)集思廣益的高校智慧檔案館智能服務(wù)創(chuàng)新系統(tǒng)，可自動(dòng)從大學(xué)平臺(tái)上收集大約80%的存檔材料。

三、高校智慧檔案館智能服務(wù)策略構(gòu)建

1.構(gòu)建個(gè)性化信息需求搜索引擎。堅(jiān)持個(gè)性化服務(wù)模式創(chuàng)新，使高校用戶能夠根據(jù)自己的信息需求獲取所需的智慧檔案數(shù)據(jù)資源，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代智慧檔案服務(wù)由“供給型”向“需求型”發(fā)展的歷史要求。目前，高校用戶對(duì)智慧檔案需求的感知往往是基于事后統(tǒng)計(jì)分析，缺乏自動(dòng)化、智能化的系統(tǒng)和機(jī)制，檔案館不能及時(shí)得知用戶的需求，不能迅速作出反應(yīng)，而且目前對(duì)用戶檔案需求的記錄和分析還不夠詳細(xì)[5]。因此，檔案館應(yīng)建立一個(gè)信息系統(tǒng)及其支撐機(jī)制，即用戶信息需求的感知引擎。從師生用戶的角度來看，一方面，加入高校信息公共智慧管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源深度共享；另一方面，優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)模式，為用戶提供更加優(yōu)化的個(gè)性化服務(wù)。

在智能校園環(huán)境下，高校智慧檔案館的獨(dú)立服務(wù)是一種源于自主式服務(wù)，但又高于輔助服務(wù)的數(shù)字檔案服務(wù)模式。隨著獨(dú)立開放信息時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，高校智慧檔案服務(wù)創(chuàng)新模式會(huì)更加人性化、智慧化，增強(qiáng)了師生用戶利用智慧檔案的意識(shí)，對(duì)智慧自助式服務(wù)的適應(yīng)性更強(qiáng)。

2.加強(qiáng)復(fù)合型人才隊(duì)伍建設(shè)。高校智慧檔案館智能服務(wù)建設(shè)需要強(qiáng)大的技術(shù)硬件，還需要具有較高服務(wù)意識(shí)的智慧檔案復(fù)合型人才。首先，高校必須優(yōu)化復(fù)合型檔案管理人才的培訓(xùn)系統(tǒng)，以提高業(yè)務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)智慧檔案館管理綜合技能的全面提升。高校和高校之間，甚至和企業(yè)之間也可以加強(qiáng)合作，各單位可以為各類檔案館和大學(xué)配備工作人員，以適應(yīng)高校智慧檔案館的發(fā)展。其次，實(shí)現(xiàn)智能服務(wù)創(chuàng)新還需要高校制定政策，鼓勵(lì)檔案管理人員的創(chuàng)新，鼓勵(lì)他們參與智慧檔案項(xiàng)目研究，并培訓(xùn)一批具有計(jì)算機(jī)技能的智慧檔案管理專家，增強(qiáng)智慧檔案和知識(shí)管理的人才儲(chǔ)備。最后，要確保人才的持續(xù)引進(jìn)，每個(gè)高校必須根據(jù)其智能服務(wù)管理工作的進(jìn)展情況引進(jìn)技能型人才。

另外，智慧檔案管理的素質(zhì)需要通過訓(xùn)練和學(xué)習(xí)來提高，但不能忽視素質(zhì)與能力的區(qū)別。針對(duì)智慧檔案服務(wù)崗位的差異性，高校檔案館可以充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，從工作內(nèi)容的角度對(duì)工作人員的工作能力進(jìn)行合理分類和配置。如專業(yè)性強(qiáng)、文字功底扎實(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)豐富、創(chuàng)新精神強(qiáng)、能力突出的人員可安排到管理或編輯崗位，積極熱情、服務(wù)態(tài)度好、靈活性強(qiáng)的人員可安排在一線崗位。根據(jù)崗位性質(zhì)，在專業(yè)要求較強(qiáng)的崗位上配備專職人員，并提供具有吸引力的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)創(chuàng)新編研和服務(wù)利用的積極性。

3.更新共享共建的資源整合理念。首先，提高文件信息交換的頻率。智能檔案信息數(shù)據(jù)庫建成后，文件使用者可以在互聯(lián)網(wǎng)終端上查詢對(duì)應(yīng)信息以滿足自己的檔案使用需求。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)交換智慧檔案資源，建立檔案共享信息數(shù)據(jù)庫和優(yōu)化檔案資源配置。例如，智慧檔案服務(wù)創(chuàng)新可以利用智慧校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推動(dòng)老照片、舊書、珍貴檔案等資源的銜接。另外還可以跨?；?dòng)，如檔案用戶提交申請(qǐng)后，可以查詢其他單位的檔案信息，降低檔案查詢的成本。最后，通過構(gòu)建文件共享機(jī)制，使多個(gè)職能相同、職能交叉的高校單位提高工作效率。當(dāng)用戶需要查詢或使用相關(guān)單位的檔案時(shí)，只需在網(wǎng)絡(luò)上操作，大大提高了單位之間信息溝通的效率。

4.拓展高校智慧檔案云存儲(chǔ)空間。首先，購買云存儲(chǔ)終端，打造智能檔案云，加快文件共享機(jī)制建設(shè)。高校智慧檔案館內(nèi)部信息資源巨大，需要占用大量的存儲(chǔ)空間，建立以計(jì)算機(jī)硬盤為終端的文件共享系統(tǒng)，不符合經(jīng)濟(jì)原理和可持續(xù)發(fā)展理念。因此，高校有必要購置云倉儲(chǔ)終端，最大限度地?cái)U(kuò)大存儲(chǔ)空間。高校單位可與百度云盤、360網(wǎng)盤等云存儲(chǔ)終端供應(yīng)商洽談[6]。基于上述云存儲(chǔ)提供商的云存儲(chǔ)終端，可以實(shí)現(xiàn)文件共享，為廣大用戶提供“一站式檢索”的便捷服務(wù)。需要注意的是，為了節(jié)約資源使用空間，高校在采購云存儲(chǔ)空間時(shí)可與相關(guān)單位合作。例如，各學(xué)校之間有分工，對(duì)智慧檔案館的共同投資可以帶來互利。創(chuàng)建“掌上檔案”服務(wù)，為用戶提供更好的和可用的服務(wù)。將微型通信技術(shù)納入計(jì)算機(jī)，并在貴賓平臺(tái)上設(shè)立“人工”服務(wù)，以增加用戶獲取文件的機(jī)會(huì)。建立智慧檔案服務(wù)平臺(tái)，發(fā)展內(nèi)部管理系統(tǒng)[7]。為提高檔案檢索效率，保障檔案安全，高校有必要開發(fā)內(nèi)部管理系統(tǒng)，將檔案數(shù)字化并錄入管理系統(tǒng)。檔案管理人員只需使用數(shù)據(jù)查詢技術(shù)就可以完成文件的查詢過程，提高文件的利用效率。

在信息技術(shù)的控制下，發(fā)展高校智慧檔案館智能服務(wù)是檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的一項(xiàng)措施，本文提出了智慧檔案館的服務(wù)理念，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，探討了信息技術(shù)控制下高校智慧檔案館智能服務(wù)的設(shè)計(jì)路徑，并提出了有針對(duì)性的操作建議。云數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能的發(fā)展將是未來高校智慧檔案館智能服務(wù)的新特點(diǎn)，只有通過自主學(xué)習(xí)前沿科學(xué)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，真正解決檔案管理中的隱性弊端，才能使檔案服務(wù)智能化建設(shè)走上良性軌道。研究認(rèn)為，在檔案意識(shí)提高和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校智慧檔案館智能服務(wù)的建設(shè)將解決制度化、規(guī)范化的障礙，成為一種趨勢(shì)。