任艷春

隨著信息技術(shù)的日益發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)載體的運(yùn)用，檔案管理步入到了信息化發(fā)展的新時(shí)期。鑒于檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢，要充分運(yùn)用信息技術(shù)載體，對檔案資源保護(hù)與發(fā)展并重，將信息化管理方式應(yīng)用到檔案建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的提檔升級。以水利工程建設(shè)為例，水利工程檔案建設(shè)采用信息化管理的模式，對于推進(jìn)水利工程建設(shè)具有重要作用。

一、水利工程檔案信息化管理的重要意義

（一）更加高效地指導(dǎo)水利工程的建設(shè)

檔案記錄了水利工程事業(yè)的發(fā)展歷程，對于當(dāng)前水利工程建設(shè)與發(fā)展能夠起到重要的參考作用。傳統(tǒng)的管理方式使得檔案資料被“束之高閣”，工程人員想查閱水利檔案資料，需要經(jīng)過較為繁瑣的程序，在無形中限制了水利工程檔案資料的利用。采用信息化的管理方式，使得工程人員隨時(shí)查閱檔案資料成為了可能。當(dāng)水利工程建設(shè)的某一個(gè)環(huán)節(jié)急需要檔案資料時(shí)，就可以運(yùn)用信息化的方式來調(diào)取相關(guān)的檔案資料，從而在水利工程建設(shè)中及時(shí)發(fā)揮作用。

（二）提升水利工程檔案的現(xiàn)代化管理水平

隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理方式得以不斷創(chuàng)新，無論采用哪一種管理方式，都離不開信息技術(shù)的支持。信息化管理能夠?qū)λこ虣n案資源進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的整理，節(jié)省人力資源，有效地保護(hù)檔案資源，實(shí)現(xiàn)了從人工管理到技術(shù)管理的飛躍。

（三）實(shí)現(xiàn)水利工程檔案信息的綜合利用與共享

水利工程檔案包含著珍貴的水利史料，如何利用這些寶貴的資源也是檔案管理的重要議題。信息化管理方式的提供，使得檔案資源的運(yùn)用范圍更加廣泛，載體平臺也更加多樣化。同時(shí)其他水利部門的檔案也可以被參考借鑒，不同區(qū)域的水利部門運(yùn)用信息技術(shù)平臺，圍繞檔案資源建設(shè)在“線上”進(jìn)行溝通交流，促進(jìn)資源優(yōu)勢的共享與最大化利用。

二、當(dāng)前水利工程檔案信息化管理存在的主要問題

（一）信息技術(shù)與檔案管理脫節(jié)

檔案信息化管理是以信息技術(shù)作為載體的，但是目前一些水利工程建設(shè)部門仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，沒有注重運(yùn)用信息技術(shù)，使得管理方式傳統(tǒng)且單一；有的水利工程建設(shè)部門雖然運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，但是在具體應(yīng)用上卻不切實(shí)際，硬件設(shè)施相對陳舊老化，軟件設(shè)施也沒有跟上檔案信息化管理的發(fā)展步伐，使得信息技術(shù)和檔案現(xiàn)代化管理之間存在較為嚴(yán)重的脫節(jié)。

（二）信息化管理存在安全隱患

信息化管理的應(yīng)用，使得水利工程檔案資料能夠面向更多的受眾。但是由于一些檔案資料具有保密性，因此需要做好信息保密工作。有的水利工程建設(shè)部門缺乏保密意識，在推行檔案信息化管理過程中注重信息公開與共享，沒有對檔案資料的保密性進(jìn)行科學(xué)的鑒別，產(chǎn)生了較大的安全隱患。

（三）缺乏專業(yè)化的檔案管理人才

檔案信息化管理能否有效實(shí)現(xiàn)，專業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。盡管水利工程建設(shè)部門在檔案建設(shè)與管理方面加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，但是專業(yè)化人才的缺乏是制約檔案信息化管理建設(shè)的重要問題。有的水利工程建設(shè)部門在業(yè)務(wù)人員中臨時(shí)選派人員充當(dāng)檔案管理人員，由于其缺乏專業(yè)的知識背景，加之對信息技術(shù)不夠熟練，無法進(jìn)行科學(xué)化管理。

三、新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)的有效途徑

（一）建立完善檔案信息化管理的制度機(jī)制

水利工程建設(shè)部門要從制度機(jī)制的保障功能出發(fā)，建立完善相關(guān)的制度機(jī)制，使得檔案信息化管理有章可循、有據(jù)可依，并將其納入到科學(xué)管理的軌道上。在制度建設(shè)方面，要出臺檔案信息化管理的相關(guān)工作流程、保密制度、工作辦法、監(jiān)督驗(yàn)收制度等，將信息化體現(xiàn)在檔案管理的每個(gè)細(xì)節(jié)中。同時(shí)要及時(shí)地督導(dǎo)檢查制度的執(zhí)行情況，確保檔案信息化管理的制度內(nèi)容得以全面貫徹落實(shí)。在機(jī)制建設(shè)方面，要圍繞檔案信息化管理的內(nèi)容，建立科學(xué)的工作機(jī)制，如軟硬件設(shè)施的應(yīng)用機(jī)制、檔案管理人員績效考核評價(jià)機(jī)制等，使得信息化管理模式能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）建設(shè)檔案信息化管理的綜合信息服務(wù)平臺

1.水利工程檔案查詢版塊

該版塊建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，通過設(shè)置不同的搜索方式，幫助水利工程人員查找到所需要的檔案資料，檔案資料的格式為PDF、CAJ 等等，在保護(hù)檔案資源完整性的同時(shí)，便于水利工程人員進(jìn)行線上觀看；同時(shí)要注重保密性，實(shí)現(xiàn)保密與信息共享的結(jié)合。

2.水利工程檔案保護(hù)版塊

鑒于一些年代久遠(yuǎn)的檔案資源存在遺失或者損壞的現(xiàn)象，該版塊致力于運(yùn)用線上還原技術(shù)，通過云計(jì)算等技術(shù)的運(yùn)用，對水利工程檔案內(nèi)容進(jìn)行“三維圖像”等立體式的呈現(xiàn)；或者將線下修復(fù)的成果進(jìn)行線上呈現(xiàn)，最大限度地保護(hù)檔案資源。

3.水利工程檔案日常管理版塊

該版塊致力于給檔案管理人員提供一個(gè)無紙化的辦公管理空間，檔案管理人員的各項(xiàng)日常事務(wù)性工作可以在平臺中進(jìn)行操作，進(jìn)一步提升管理工作效率。

4.水利工程檔案服務(wù)版塊

該版塊要致力于為水利工程人員提供多樣化的檔案服務(wù)。例如搜索資料，觀看水利工程建設(shè)典型案例，查閱設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)平面圖等等，開展“一站式”的便利服務(wù)以及數(shù)據(jù)收集，使得檔案管理工作一直處于可控可管狀態(tài)，確保檔案安全。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化的“水利工程業(yè)務(wù)+信息化”的檔案管理人才

首先，要把好人才“入口關(guān)”。水利工程建設(shè)部門要在人才的招聘上，設(shè)置人才標(biāo)準(zhǔn)，吸納具有檔案專業(yè)知識背景或工作經(jīng)驗(yàn)的人員，為檔案建設(shè)與管理充實(shí)人才力量。其次，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。水利工程建設(shè)部門要結(jié)合當(dāng)前檔案信息化管理的新要求，加強(qiáng)多樣化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是圍繞水利工程建設(shè)業(yè)務(wù)、信息技術(shù)、檔案管理等內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員提升業(yè)務(wù)能力水平。第三，要注重對檔案管理人員的“線上+線下”考核。水利工程建設(shè)部門要轉(zhuǎn)變檔案管理效果的考核方式，采用“線上+線下”的考核方式，對考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量化，增強(qiáng)考核評價(jià)的針對性，幫助檔案管理人員不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)語

信息技術(shù)在水利工程檔案建設(shè)與管理中具有重要作用。水利工程建設(shè)部門要充分認(rèn)識到檔案資源的重要性，特別是檔案信息化管理的重要性，將信息技術(shù)與檔案管理充分結(jié)合起來，推動檔案信息化管理的普遍推廣及應(yīng)用。隨著檔案事業(yè)以及水利工程建設(shè)的深入發(fā)展，對檔案信息化管理將提出更多的要求，并且將涌現(xiàn)出更加多樣化的方式方法，因此要秉持創(chuàng)新思路，探索水利工程檔案信息化管理的有效實(shí)現(xiàn)途徑■