鮑立新,何 艷
(安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)與信息研究所,安徽 合肥 230031)
農(nóng)業(yè)科研單位年鑒是企事業(yè)單位年鑒的一種,根據(jù)肖東發(fā)《年鑒學(xué)》一書的劃分,企事業(yè)單位年鑒屬于地方專業(yè)性年鑒中一個(gè)比較特殊的門類,是我國(guó)年鑒事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的新事物,其中企業(yè)和學(xué)校年鑒的發(fā)展尤其引人注目。據(jù)2013年底國(guó)家圖書館統(tǒng)計(jì),企業(yè)年鑒出版量達(dá)367種、學(xué)校年鑒225種[1]。在全國(guó)年鑒事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)大發(fā)展的背景下,農(nóng)業(yè)科研單位年鑒也要緊跟時(shí)代步伐,積極探索融入新發(fā)展格局的路徑。質(zhì)量是年鑒的生命,關(guān)乎年鑒事業(yè)發(fā)展的根本,年鑒框架即年鑒結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的總體布局,對(duì)年鑒編纂質(zhì)量至關(guān)重要。處理好框架結(jié)構(gòu)的規(guī)范與創(chuàng)新,年鑒編纂才能與時(shí)俱進(jìn)、常編常新。
農(nóng)業(yè)科研單位年鑒作為單位年鑒的一種,是系統(tǒng)記載本單位基本發(fā)展情況的年度資料性文獻(xiàn)。根據(jù)對(duì)圖書館網(wǎng)站、中國(guó)知網(wǎng)及各農(nóng)業(yè)科學(xué)院官網(wǎng)等的檢索情況,目前大概有12個(gè)農(nóng)業(yè)科研單位編纂年鑒,僅有4個(gè)單位公開編纂出版年鑒,其中《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》于2002年公開出版,《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》和《山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》于2013年正式公開出版,《甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒》于2019年公開出版,其他均為內(nèi)部編印,主要供單位內(nèi)部使用。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的編纂起步較晚,與國(guó)內(nèi)綜合年鑒相比,事業(yè)單位年鑒的編纂機(jī)制尚不成熟,通常由本單位主辦,單位主要領(lǐng)導(dǎo)和各部門、所屬各單位負(fù)責(zé)人組成編委會(huì),統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)編纂各項(xiàng)事宜;單位各部門、所屬各單位指定人員組成編纂隊(duì)伍(提供稿件素材);綜合辦公室或檔案部門負(fù)責(zé)統(tǒng)稿和編校工作;編輯部負(fù)責(zé)編校工作。隨著年鑒事業(yè)的蓬勃發(fā)展,農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂從內(nèi)部編印、內(nèi)部使用開始轉(zhuǎn)向公開出版發(fā)行。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒如何進(jìn)一步提高質(zhì)量,是年鑒工作者需要探索的重要課題。為此,我們結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂實(shí)際,比較分析8部農(nóng)業(yè)科研單位年鑒框架結(jié)構(gòu)存在的問(wèn)題,探討提高年鑒框架質(zhì)量的策略,希冀對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂工作提供有益的經(jīng)驗(yàn)。
年鑒的編纂質(zhì)量與年鑒的框架結(jié)構(gòu)密切相關(guān),精品年鑒的框架結(jié)構(gòu)具有內(nèi)容完備、歸類科學(xué)、結(jié)構(gòu)合理、特點(diǎn)鮮明及檢索方便的特點(diǎn)。年鑒的內(nèi)容依據(jù)其具體作用,一般分為四個(gè)部分:一是綜合情況,如概況、概貌,或者總述、綜述;二是動(dòng)態(tài)信息,即分門別類記述年度大事要聞;三是附屬資料,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、法規(guī)文件、綜合性統(tǒng)計(jì)資料、書目、文摘、大事記、附錄等便覽性、參考性的資料;四是檢索系統(tǒng),一般由書前分類目錄和書后的主題索引構(gòu)成。上述四大部分資料構(gòu)成年鑒內(nèi)容的整體,缺一不可,并且各部分內(nèi)容占比應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)合理[2]。通過(guò)分析8種農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒樣本的框架結(jié)構(gòu)(表1),可以看出農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒框架結(jié)構(gòu)基本保持穩(wěn)定,以類目、分目、條目三級(jí)層次為主,個(gè)別年鑒采用篇目、類目、分目、條目四級(jí)層次,三級(jí)分類體系框定了年鑒的記述范圍,也決定了年鑒記述的深度。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒框架結(jié)構(gòu)設(shè)置中存在的常見問(wèn)題有以下五個(gè)方面。
表1 農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒框架結(jié)構(gòu)及出版情況
綜合情況承擔(dān)宏觀反映年鑒對(duì)應(yīng)領(lǐng)域全面情況的任務(wù),內(nèi)容設(shè)計(jì)上要求“概而全”,應(yīng)該讓讀者通過(guò)綜合情況就能夠從宏觀上了解和把握對(duì)應(yīng)領(lǐng)域年度基本情況及相關(guān)基礎(chǔ)信息[2]。筆者選取的8種年鑒樣本,只有《中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2014》《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2018》《甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》等少數(shù)年鑒在卷首設(shè)置了“概況/概覽”分目或類目,其他年鑒樣本綜合情況缺失的問(wèn)題較為嚴(yán)重;一些年鑒雖然設(shè)置了“概況”,但基礎(chǔ)信息不全,缺漏項(xiàng)較多,形同虛設(shè),例如《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》卷首設(shè)置了“院簡(jiǎn)介”,內(nèi)容反映了院機(jī)構(gòu)組成、科研平臺(tái)、人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)以及一段時(shí)期內(nèi)取得的科研成果等基本情況,但并未反映該院年內(nèi)的基本工作情況;也有部分年鑒樣本未設(shè)置概況類目,或分目下未設(shè)置“概況”條目,直接列出專題性條目或單一性條目,缺少整體情況,很難反映本單位、本研究領(lǐng)域、本部門的總體發(fā)展脈絡(luò)。
動(dòng)態(tài)信息即分門別類記述的年度大事要聞,是年鑒記述的重點(diǎn),其篇幅一般占全書總篇幅的50%以上[2]。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒的動(dòng)態(tài)信息較全面,內(nèi)容基本涵蓋了農(nóng)業(yè)科學(xué)院組織機(jī)構(gòu)、人員隊(duì)伍、科學(xué)研究、管理運(yùn)行、服務(wù)保障等方面,但仍然存在內(nèi)容不完備、分類不盡合理等問(wèn)題。比如《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2015》《山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2013》《北京市農(nóng)林科學(xué)院年鑒2019》類目設(shè)置未包括院屬各研究所工作情況,導(dǎo)致內(nèi)容不夠全面系統(tǒng)。有些年鑒樣本資料歸類不盡合理,各部類比例不當(dāng),結(jié)構(gòu)失衡,例如《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》正文百科部分按“管理”和“研究所”劃分篇目,“管理”篇目基于全院工作,內(nèi)容高度概括,“研究所”篇目基于各研究所工作,內(nèi)容相對(duì)詳細(xì),篇幅較大,造成結(jié)構(gòu)失衡,并且這種層次劃分容易造成前后內(nèi)容出現(xiàn)過(guò)多的交叉重復(fù)。對(duì)于年鑒信息資料,要堅(jiān)持以資料的性質(zhì)而非資料涉及的單位或部門來(lái)進(jìn)行分類。
年鑒附屬資料可有效地增大年鑒信息容量,強(qiáng)化年鑒的實(shí)用性。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒附屬資料主要包含領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、文件規(guī)章、統(tǒng)計(jì)資料、大事記、附錄等資料形式,數(shù)量不菲且切實(shí)有用,但仍然存在很多問(wèn)題。突出的問(wèn)題是“附錄”收錄不規(guī)范,例如《安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》附錄中收錄了本應(yīng)歸類于正文的大量科研成果統(tǒng)計(jì)資料。附錄因其具有實(shí)用性、便覽性、超時(shí)空性的特點(diǎn),讀者檢索頻率較高,排在書后較方便翻閱、查考[3]。但是納入附錄的內(nèi)容需要進(jìn)行必要的選擇,通常正文能夠容納的資料一般不收入附錄,例如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、文件規(guī)章、綜合性統(tǒng)計(jì)資料、大事記等,年鑒正文完全能夠容納也必須容納,就沒(méi)有必要收入附錄;已經(jīng)收入附錄的,應(yīng)當(dāng)將其剝離,分別歸入相關(guān)部類或另設(shè)相應(yīng)部類刊載。正文不便收錄但又很有必要收錄的資料才是附錄收錄的重點(diǎn)[3],例如《中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2015》附錄中的“中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技期刊及報(bào)紙一覽表”方便讀者了解相應(yīng)領(lǐng)域期刊和投稿。此外,“大事記”的排列位置不當(dāng),除了《河北省農(nóng)林科學(xué)院年鑒2011》將“大事記”放在卷首,其他大多數(shù)年鑒樣本將“大事記”放在正文之后,個(gè)別年鑒甚至放在附錄中?!按笫掠洝弊鳛槟觇b中的一種特殊載體,用紀(jì)事本末體的寫法將年度的大事、要事、新事按時(shí)間順序記述,在年鑒中起到提示性和便覽性的作用?!按笫掠洝笔亲钅茏屪x者了解某一區(qū)域、某一行業(yè)或某一單位年度動(dòng)態(tài)的內(nèi)容,因此應(yīng)將“大事記”置于特載之后、正文之前[4-5]。
年鑒作為資料性工具書,其用途在于為讀者學(xué)習(xí)、研究等提供各類信息、資料。易于檢索、查詢是年鑒作為工具書的重要特征,完備的檢索系統(tǒng)是年鑒必不可少的組成部分。檢索系統(tǒng)在宏觀層面要求年鑒的框架設(shè)計(jì)合理、要素齊全、分類科學(xué),在微觀層面要求合理設(shè)置目錄、索引等各類檢索工具[6]。年鑒目錄是年鑒篇目設(shè)置與框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的體現(xiàn),要體現(xiàn)出信息量和利用價(jià)值。我國(guó)的年鑒幾乎都在開篇設(shè)置詳細(xì)目錄,一般細(xì)化到條目層次。年鑒索引可以起到深度挖掘年鑒內(nèi)容、提升年鑒使用價(jià)值、檢驗(yàn)?zāi)觇b質(zhì)量等方面的作用。據(jù)統(tǒng)計(jì),8種年鑒樣本在書前均設(shè)置有分類目錄,而書后均未編制主題索引。年鑒不編索引的問(wèn)題比較普遍,究其原因,主要是年鑒編制書后索引起步較晚,其地位和作用均未受到重視,編制規(guī)范與方法尚不夠成熟。
特色是年鑒框架質(zhì)量評(píng)估的重要指標(biāo)之一,年鑒的特色主要體現(xiàn)在年度性和地域性兩個(gè)方面??傮w上,農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒樣本的框架結(jié)構(gòu)設(shè)置模式化痕跡較明顯,特色不鮮明。少數(shù)年鑒樣本的框架設(shè)計(jì)凸顯出了年度和地域特色,例如《江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2018》在卷首開設(shè)專記類目,記述改革開放四十周年該院大事和科技發(fā)展情況,突出年度特色;《甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒2019》在正文百科部分設(shè)置了“脫貧攻堅(jiān)與成果轉(zhuǎn)化”“對(duì)外宣傳”特色類目。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的框架相對(duì)統(tǒng)一,但因其撰稿主體單位的區(qū)域性,定位不同、研究各有特色,年鑒的框架設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)有所差異,這就需要年鑒編纂者全面了解本單位的基本情況,深入挖掘特色。
由上可見,農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒的框架設(shè)計(jì)存在諸多問(wèn)題,主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是年鑒框架設(shè)計(jì)不規(guī)范,二是年鑒框架缺乏創(chuàng)新、實(shí)用性不強(qiáng)。問(wèn)題形成的原因是多方面的:一是年鑒定位模糊。年鑒具有服務(wù)現(xiàn)實(shí)、積累資料的功能,服務(wù)現(xiàn)實(shí)應(yīng)當(dāng)是首位的。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒編纂中普遍存在“官書”觀念,片面強(qiáng)調(diào)存史價(jià)值,不考慮讀者需求,未從讀者的角度出發(fā)精心設(shè)計(jì)框架,導(dǎo)致年鑒的實(shí)用性不強(qiáng)。二是對(duì)院情把握不全面、不深入,框架設(shè)計(jì)粗放。院情是年鑒的根基,編纂者往往忽略對(duì)院情的深入研究,年鑒框架設(shè)計(jì)缺乏系統(tǒng)性,特點(diǎn)不鮮明。從橫向來(lái)看,年鑒框架沒(méi)有涵蓋組織機(jī)構(gòu)、科學(xué)研究、科技服務(wù)、人事組織、管理運(yùn)行、服務(wù)保障等方面的基本情況,部分重要的基礎(chǔ)性信息資料缺失;從縱向來(lái)看,年鑒框架沒(méi)有清晰地反映組織機(jī)構(gòu)、科學(xué)研究、科技服務(wù)、人事組織、管理運(yùn)行、服務(wù)保障等方面的內(nèi)在結(jié)構(gòu)關(guān)系,歸類不當(dāng),層次不清。個(gè)別年鑒的分目劃分直接按供稿部門簡(jiǎn)單歸類,組稿人員未從單位全局出發(fā)進(jìn)行內(nèi)容的調(diào)整和科學(xué)歸類,所編年鑒更像是各部門的工作資料匯編。三是編纂年鑒的專業(yè)人才缺乏。年鑒框架的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)高屋建瓴的工作,涉及知識(shí)面較廣,技術(shù)性強(qiáng),既要了解年鑒的體例特征,又要熟悉本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置及相關(guān)行業(yè)、專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展等情況[7]。據(jù)了解,目前農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂工作沒(méi)有設(shè)立專門性機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),一般由綜合辦公室統(tǒng)籌負(fù)責(zé)年鑒編纂工作,年鑒框架的設(shè)計(jì)通常由本單位年鑒編纂委員會(huì)人員設(shè)計(jì)完成??蚣茉O(shè)計(jì)人員忙于本職工作,往往缺乏對(duì)年鑒體例框架的深入了解,導(dǎo)致年鑒框架設(shè)計(jì)不規(guī)范,質(zhì)量不高。
年鑒編纂者必須首先明確本年鑒的編纂宗旨和讀者的范圍,也就是明確年鑒“為誰(shuí)而編,編給誰(shuí)用”的問(wèn)題。年鑒出版的時(shí)效性、內(nèi)容的全面真實(shí)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、資料的權(quán)威性等,都是圍繞年鑒作為工具書為現(xiàn)實(shí)服務(wù)這一主要功能的,而年鑒的資政、存史、教化等功能是由年鑒為現(xiàn)實(shí)服務(wù)這一主要功能衍生出來(lái)的附屬功能[8]。年鑒首先應(yīng)該是以記錄特定領(lǐng)域的內(nèi)容來(lái)為社會(huì)服務(wù),為讀者服務(wù),這一編纂思想指導(dǎo)著框架設(shè)計(jì)[9]。農(nóng)業(yè)科學(xué)院年鑒除了保存史料,應(yīng)當(dāng)主要服務(wù)于當(dāng)前本單位科研和管理工作,從讀者的角度出發(fā),科學(xué)設(shè)計(jì)年鑒框架,框定資料信息內(nèi)容和選材方向。設(shè)計(jì)者不僅要充分了解不同讀者群體的信息需求,而且還要考慮他們的閱讀利用習(xí)慣,如對(duì)綜述、文件、專記、大事記、條目、圖、表等信息資料形態(tài)的需求;還需要把握讀者對(duì)信息資料的深度要求[10]。深入研究年鑒的功能定位和讀者對(duì)象,圍繞其定位和讀者進(jìn)行年鑒框架設(shè)計(jì),使年鑒框架能夠系統(tǒng)反映本單位事業(yè)發(fā)展的基本情況,以及發(fā)展新成果、新動(dòng)向和新問(wèn)題。
年鑒框架是以門類為組合單位分門別類布局的,一個(gè)好的年鑒框架,必須統(tǒng)籌全局,不缺要項(xiàng),全面完整地記述地情,同時(shí)要鮮明地反映地情特點(diǎn)。全面深入了解地情,其目的是為了編好年鑒。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂人員雖然對(duì)院情比較了解、熟悉,僅僅滿足這樣的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,編纂者要全面了解單位應(yīng)具備的所有要素,包括主營(yíng)業(yè)務(wù)和中心工作、組織架構(gòu)和人員隊(duì)伍、管理機(jī)制和服務(wù)保障等[11],深入研究單位年度中心工作,以事業(yè)內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系進(jìn)行謀篇布局。只有這樣,年鑒的框架設(shè)計(jì)才能做到全面系統(tǒng)、有重點(diǎn),歸類科學(xué)、合理。在系統(tǒng)完整反映院情的基礎(chǔ)上,特點(diǎn)是否突出是衡量年鑒質(zhì)量高低的重要標(biāo)準(zhǔn)。各農(nóng)業(yè)科研單位所處地域、發(fā)展定位、研究特色都不盡相同,年鑒的框架設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)有所體現(xiàn),這就需要編纂者全面系統(tǒng)地了解本單位基本情況,深入挖掘特色,才能避免年鑒框架設(shè)計(jì)一般化、表面化,避免框架“千鑒一面”式的雷同[12]。
年鑒框架是承載各種資料信息的主體架構(gòu),也是全書整體內(nèi)容的濃縮,一部年鑒的宏觀結(jié)構(gòu)、重點(diǎn)、特色、所涉及的范圍、所使用的方式方法幾乎都從框架中體現(xiàn)出來(lái)[9]。設(shè)計(jì)完善、細(xì)化的框架結(jié)構(gòu)便于資料的搜集、選擇和組織,以及指導(dǎo)作者撰稿。年鑒框架的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)高屋建瓴的工作,涉及知識(shí)面較廣,技術(shù)性強(qiáng),既要了解年鑒的體例特征,又要熟悉本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置及相關(guān)行業(yè)、專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展等情況[7]。農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的框架設(shè)計(jì)需要編輯人員、組稿人員和撰稿人員通力協(xié)作,制訂出科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的年鑒框架和詳盡完整的編寫大綱;年鑒框架具有相對(duì)穩(wěn)定性,細(xì)化年鑒編寫大綱,采取依次推進(jìn)的辦法,按照其重要程度在兩三年內(nèi)將大綱分批細(xì)化,規(guī)范到條目,為各供稿單位提供詳細(xì)的年鑒編纂指南,減少供稿人員資料收集和條目編寫的盲目性。同時(shí)做好出版后讀者意見的收集工作,每年都應(yīng)通過(guò)隨書發(fā)放征求意見表、召開年鑒讀者座談會(huì)等辦法,聽取讀者意見,汲取調(diào)整和充實(shí)入鑒信息的意見和建議。此外邀請(qǐng)年鑒專家、學(xué)者、同行評(píng)議年鑒編纂大綱及框架結(jié)構(gòu),也是有效提高框架質(zhì)量的渠道。
農(nóng)業(yè)科研單位年鑒編纂隊(duì)伍的組成人員基本都為兼職,時(shí)間和精力有限,同時(shí)缺乏對(duì)年鑒編纂基礎(chǔ)理論知識(shí)的了解。因此,建立一支高素質(zhì)的年鑒編纂隊(duì)伍是年鑒質(zhì)量的保障。就目前來(lái)看,農(nóng)業(yè)科研單位在每一個(gè)部門都設(shè)一個(gè)專職的年鑒編纂人員并不符合實(shí)際,因此,穩(wěn)定兼職編纂隊(duì)伍,加強(qiáng)隊(duì)伍業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)是最有效的手段。一是穩(wěn)定兼職編纂隊(duì)伍。吸納熱心年鑒工作并具有一定文字功底的人員承擔(dān)撰稿工作,并長(zhǎng)期固定下來(lái);若供稿人員崗位發(fā)生變動(dòng),及時(shí)確定接替人員,保證工作的連續(xù)性。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。首先加強(qiáng)內(nèi)部對(duì)編纂人員的指導(dǎo)和培訓(xùn),完善、細(xì)化編纂大綱和編輯規(guī)范;其次邀請(qǐng)年鑒專家、同行開展座談或評(píng)議,鼓勵(lì)編纂人員積極參與業(yè)務(wù)研討和學(xué)術(shù)交流,提高編纂人員業(yè)務(wù)水平。三是探索長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)編纂人員的積極性,增強(qiáng)隊(duì)伍凝聚力。
總之,要提高農(nóng)業(yè)科研單位年鑒的編纂質(zhì)量,首要是在規(guī)范年鑒框架上下功夫,然后在規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)行年鑒框架創(chuàng)新實(shí)踐。俗話說(shuō):“他山之石,可以攻玉?!蹦觇b工作者既要善于學(xué)習(xí)和借鑒優(yōu)秀年鑒的框架設(shè)計(jì)理念、思路和方法,又需要深入把握本單位實(shí)際情況,規(guī)范和創(chuàng)新年鑒框架設(shè)計(jì)。