淺談科研院所科研物資采購管理系統(tǒng)設(shè)計和應(yīng)用

劉星辰 孫 輝 王 珊 孟慶勇

中國科學院海洋研究所 山東 青島

科研經(jīng)費是科研院所開展各類科研活動的基礎(chǔ)。近年來，國家對科技領(lǐng)域投入力度不斷加大的同時，國務(wù)院、財政部、科技部等相繼出臺各類規(guī)章制度，要求各級單位高效使用科研經(jīng)費，合理規(guī)范經(jīng)費支出。如何規(guī)范、高效地利用科研經(jīng)費，避免經(jīng)費使用過程中發(fā)生業(yè)務(wù)風險是科研院所經(jīng)費使用管理的重要課題之一。

科研物資在本文中指的是科研院所在科學研究和行政管理等工作中使用的不納入固定資產(chǎn)管理的各類物資，包括材料和低值易耗品，例如實驗試劑與耗材和辦公用品等?？蒲形镔Y是科研院所流動資產(chǎn)的重要組成部分，也是科研經(jīng)費支出的主要項目之一。科研物資采購與固定資產(chǎn)采購不同，具有種類繁多、采購頻繁、采購分散等特點，科研物資采購管理是單位內(nèi)部風險防控的重要內(nèi)容。

一、科研物資采購管理系統(tǒng)建設(shè)背景

1.科研物資采購管理問題分析

從采購角度，采購科研物資常常是由于某項科研業(yè)務(wù)活動需要臨時發(fā)起的采購需求，采購呈現(xiàn)分散零星特點。因采購選擇途徑限制，采購人往往通過自行詢價或網(wǎng)絡(luò)查找方式，一般較難高效、便捷地獲得所需物資。同時因內(nèi)部財務(wù)管理要求，采購人自行采購物資報銷手續(xù)因采購方式不同存在差異，零星的采購業(yè)務(wù)往往要求采購人花費較多時間成本完成采購物資的報銷手續(xù)。

從供應(yīng)角度，分散采購訂單對于物資供應(yīng)商是不利的。供應(yīng)商只能點對點進行業(yè)務(wù)溝通，需要調(diào)動更多資源完成銷售業(yè)務(wù)，同時期間發(fā)生的業(yè)務(wù)成本極有可能會轉(zhuǎn)嫁給采購方。另外分散的供應(yīng)源頭，增加了對供應(yīng)商的管理難度，無法有效監(jiān)督供應(yīng)商銷售行為。

從管理角度，一是如何判斷采購真實性，由于科研物資采購分散、數(shù)量較多等客觀原因，存在虛假采購或發(fā)票與實際采購物資不符等問題；二是如何確保采購合規(guī)合法性，常常由于采購人未能準確理解和把握國家、相關(guān)部門及單位規(guī)定要求，導致采購行為與相關(guān)規(guī)章制度不符，可能會給審核、審批增加難度，甚至給經(jīng)費執(zhí)行或項目審計埋下隱患，在日常管理中常遇到不合理采購或用某專項經(jīng)費列支另一項目物資等現(xiàn)象。

2.科研物資采購管理信息化建設(shè)必要性

科研物資管理是高校和科研院所管理工作的基本組成內(nèi)容，也是相關(guān)管理人員日常研究的重要對象。優(yōu)化科研物資采購管理工作，解決物資管理實際問題，包括建立健全管理制度，加強物資采購內(nèi)部控制建設(shè)，提高重視程度，加強管理人員業(yè)務(wù)培訓，以及建設(shè)物資采購平臺等建議或措施。

因科研物資具有種類多、數(shù)量大、價格區(qū)間廣等特點，科研物資采購管理面臨采購業(yè)務(wù)頻繁、審核要點多樣、人工管理難度較大等問題。信息化系統(tǒng)在構(gòu)建物資采購管理體系中具有先天優(yōu)勢，標準化的程序設(shè)計有利于管理流程的規(guī)范化，自建系統(tǒng)的功能調(diào)整自由度高，符合管理制度定期修訂或調(diào)整的需求，同時現(xiàn)代信息化建設(shè)能夠保證節(jié)約資源、提高工作效率，因此需要借助信息化手段優(yōu)化采購管理業(yè)務(wù)。

二、科研物資采購管理系統(tǒng)建設(shè)要求

1.符合經(jīng)濟活動內(nèi)部控制和廉潔從業(yè)風險防控要求

近年來，黨和國家在加強社會廉政建設(shè)方面做出巨大努力，并提出嚴肅要求。隨著我國科學事業(yè)迅速發(fā)展，科研單位的經(jīng)費使用情況逐漸成為公眾日常關(guān)注的內(nèi)容之一。為符合黨和國家對科研工作廉政建設(shè)的指示要求，同時符合單位內(nèi)部經(jīng)濟活動控制規(guī)范，建設(shè)科研物資采購管理系統(tǒng)時，應(yīng)在重要采購環(huán)節(jié)或業(yè)務(wù)節(jié)點重點部署監(jiān)控機制，通過信息化系統(tǒng)實時監(jiān)控與管理人員動態(tài)關(guān)注，無疏漏、無延遲、無偏差及時發(fā)現(xiàn)并處理科研物資異常采購業(yè)務(wù)，同時要求系統(tǒng)能夠?qū)Ξ惓２少徢闆r自動識別，并將異常情況通知采購人員，提高采購人自我約束意識，防范違規(guī)采購業(yè)務(wù)風險。

2.滿足上級管理部門監(jiān)管及單位管理制度的要求

科研單位采購業(yè)務(wù)受到國家、各級管理部門相關(guān)制度約束，同時單位內(nèi)部應(yīng)依據(jù)上級部門管理要求及本單位自身特點，制定采購管理辦法，制定規(guī)范的網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程，設(shè)置符合規(guī)范的采購業(yè)務(wù)審批條件，具備動態(tài)可調(diào)整的人員角色配置功能等。另外，科研物資采購業(yè)務(wù)程序會隨著國家、行業(yè)以及內(nèi)部制度完善而發(fā)生變化，因此要求科研物資管理系統(tǒng)定制化能力強，功能開發(fā)自由度高。

3.符合單位實際情況，契合日常業(yè)務(wù)需求

使用采購系統(tǒng)的初衷是滿足單位物資采購需求，因此采購系統(tǒng)功能應(yīng)與單位實際需求相符?？蒲形镔Y采購具備復(fù)雜性與簡單性雙面屬性。復(fù)雜性體現(xiàn)在采購物資時，例如實驗試劑耗材，往往采購的物資種類繁多，但符合實驗業(yè)務(wù)需求的物資具有不可替代性，因此采購人需要花費較多精力用于比選采購物資。簡單性體現(xiàn)在科研物資采購比價環(huán)節(jié)簡單，采購基本遵循合理低價原則。因此設(shè)計采購系統(tǒng)時，系統(tǒng)應(yīng)為采購人細化分類產(chǎn)品并提供必要比對信息，重點突出如產(chǎn)品生產(chǎn)方、規(guī)格、價格等信息，弱化采購誘導信息如廣告推薦等，減少采購人在采購環(huán)節(jié)的時間成本消耗。

三、科研物資采購管理系統(tǒng)設(shè)計內(nèi)容

1.采購用戶端

首先應(yīng)設(shè)計面向用戶網(wǎng)站采購頁面，借鑒互聯(lián)網(wǎng)購物平臺網(wǎng)站展示內(nèi)容，科研物資采購網(wǎng)站頁面包括產(chǎn)品分類、公示公告、產(chǎn)品搜索框、產(chǎn)品明細展示等基礎(chǔ)功能，原則上網(wǎng)站設(shè)計應(yīng)簡潔明確，減少不必要的信息推送。用戶在搜索產(chǎn)品時，搜索到的產(chǎn)品信息列表應(yīng)提供支持對品牌、規(guī)格、供應(yīng)商等基本產(chǎn)品信息的篩選功能、價格排序功能，方便用戶按需采購。用戶擬采購的物資，將先保存在“購物車”中，最終確認采購物資后，可一并提交訂單。設(shè)計用戶端“個人中心”頁面，主要功能模塊應(yīng)包括訂單審批、訂單查詢、訂單驗收、供應(yīng)商評價等。具有審批權(quán)限的人員可在“訂單審批”模塊審核部門業(yè)務(wù)單據(jù)，提交審批意見。申請人可在“訂單查詢”模塊中跟蹤審批結(jié)果，也可依據(jù)審批結(jié)果修改訂單內(nèi)容并重新提交。審核通過的訂單由供應(yīng)商配送對應(yīng)貨物到指定地點后，用戶可在“訂單驗收”模塊對物資進行驗收確認，驗收通過的物資進入待結(jié)算狀態(tài)。用戶也可在個人中心維護賬號基本信息，發(fā)起供應(yīng)商評價以及申請退換貨等操作。

2.供應(yīng)商端

設(shè)計面向供應(yīng)商的網(wǎng)站頁面及主要功能，包括產(chǎn)品維護、訂單查詢、結(jié)算管理、基本信息維護等。供應(yīng)商可在“產(chǎn)品維護”模塊中更新產(chǎn)品圖片信息、添加產(chǎn)品介紹、修改產(chǎn)品參數(shù)等，確保提供產(chǎn)品信息的及時性、準確性?！坝唵尾樵儭蹦K中，供應(yīng)商可查詢用戶下單信息，依據(jù)下單信息發(fā)起貨物配送，同時可查詢歷史訂單，查看往期供貨情況。供應(yīng)商可在“結(jié)算管理”模塊查看待結(jié)算訂單和已結(jié)算訂單，依據(jù)結(jié)算情況按時提供發(fā)票等報銷材料。基本信息維護包括供應(yīng)商登錄賬號、密碼和聯(lián)系方式等內(nèi)容。

3.后臺管理端

管理端應(yīng)包括業(yè)務(wù)審批、賬號維護、產(chǎn)品維護、統(tǒng)計分析、結(jié)算等功能模塊。管理部門在“業(yè)務(wù)審批”模塊審核訂單單據(jù)，管理人員通過該模塊可實時跟蹤全部訂單動態(tài)，了解采購情況，對用戶提出的具體要求及時跟進。在“賬號維護”模塊，管理人員后臺控制采購賬號的開通與停用，可根據(jù)實際情況設(shè)置人員的審批權(quán)限，實現(xiàn)賬號密碼重置等操作。“產(chǎn)品維護”模塊是管理人員對系統(tǒng)中上傳的產(chǎn)品信息全面核查或批量處理的功能區(qū)域，確保采購系統(tǒng)展示內(nèi)容的合規(guī)性，把控供貨質(zhì)量?！敖y(tǒng)計分析”模塊可實現(xiàn)對產(chǎn)品數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)各層面的統(tǒng)計與分析，監(jiān)控采購平臺運行情況，為物資采購管理決策提供依據(jù)。管理端中的“結(jié)算”模塊包括統(tǒng)一結(jié)算和自行結(jié)算兩種方式。統(tǒng)一結(jié)算由采購管理人員發(fā)起，用戶確認結(jié)算信息后，管理人員統(tǒng)一匯總結(jié)算數(shù)據(jù)，并將決算情況經(jīng)采購系統(tǒng)通知供應(yīng)商，供應(yīng)商提供結(jié)算發(fā)票及必要單據(jù)后，交于管理人員統(tǒng)一辦理財務(wù)結(jié)算。統(tǒng)一結(jié)算節(jié)省了采購人員的時間成本，但是往往整個流程因涉及多個業(yè)務(wù)流程，辦理周期較長。為滿足部分用戶自行結(jié)算需求，系統(tǒng)同時應(yīng)設(shè)計自行結(jié)算操作流程，自行結(jié)算由用戶發(fā)起，管理人員在系統(tǒng)上審核通過后，用戶便可自行辦理財務(wù)結(jié)算。

四、科研物資采購管理系統(tǒng)應(yīng)用成效

1.減少業(yè)務(wù)溝通時間成本，提高物資采購效率

線下采購業(yè)務(wù)審核過程因空間等限制，采購申請人往往需要花費更多時間用于采購審核，采購訂單信息無法及時有效推送給供應(yīng)商，采購人、供應(yīng)商、管理人員三方對單筆業(yè)務(wù)跟進程度不同，導致采購過程中溝通成本增加。信息化采購系統(tǒng)中采購物資進展情況經(jīng)由系統(tǒng)同步發(fā)送給采購人、供應(yīng)商及管理人員，線上數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)極大減少了業(yè)務(wù)辦理時間，提高了采購效率。

2.規(guī)范采購流程，防控采購風險

信息化管理的突出優(yōu)勢在于流程的標準化、程序化，程序化的管理模式下沒有任何個人可以規(guī)避或者脫離管理部門的監(jiān)管?？蒲形镔Y采購管理系統(tǒng)在設(shè)計原則上嚴格按照科研經(jīng)費管理及風險防控要求設(shè)計，符合財務(wù)審核和專項審計檢查要求，可實現(xiàn)從管理根源上對采購業(yè)務(wù)風險點的防控和監(jiān)管。個性化開發(fā)的信息管理系統(tǒng)的另一優(yōu)勢為模塊功能可依據(jù)實際情況及時調(diào)整，信息化系統(tǒng)靈活性高，線上采購流程可隨時按照管理要求進行優(yōu)化。

3.實現(xiàn)痕跡式的全過程管理

科研物資采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)了物資采購活動全過程的痕跡管理。從登錄系統(tǒng)到下單訂購，再到內(nèi)部審批直到訂單最終結(jié)算完成，每個人在系統(tǒng)中所做的每個動作都被記錄在系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)中。痕跡式的全過程管理將所有采購數(shù)據(jù)展示在后臺系統(tǒng)，審計部門可以隨時監(jiān)督每個單品的采購過程，及時發(fā)現(xiàn)采購風險點。線上痕跡化管理也方便采購環(huán)節(jié)中各個用戶隨時查詢自身在系統(tǒng)中的操作記錄，采購人員可查看歷史采購情況，及時找到合適產(chǎn)品重新下單，而審批人員可查看歷史審批記錄，掌握部門采購物資的基本情況。

4.加強內(nèi)部控制，提高采購的真實性、合法性、相關(guān)性

采購系統(tǒng)有采購物資的展示功能，采購訂單經(jīng)逐級審批通過后，訂單內(nèi)容才會發(fā)至供應(yīng)商，供應(yīng)商配送貨物時，管理人員將依據(jù)系統(tǒng)記錄的訂單內(nèi)容對配送物資進行實物核驗，整個流程保證了采購環(huán)節(jié)的事前審批，同時對采購行為進行有效監(jiān)督和控制，達到規(guī)避虛假采購業(yè)務(wù)的目的，確保采購業(yè)務(wù)真實性。采購物資范圍將依據(jù)采購管理規(guī)定由管理人員進行控制，采購審批過程中系統(tǒng)將采購經(jīng)費來源、采購物資分類等信息推送審核人員一并查看，大大提高了采購行為的真實性、合法性、相關(guān)性。

5.集中采購促成買方市場，保證質(zhì)優(yōu)價廉

科研物資種類繁多，各研究項目需求多種多樣，采購時如各項目“各自為戰(zhàn)”，消息閉塞，采購物資貨源單一，市場主導地位將被賣方占據(jù)。上線采購管理系統(tǒng)，單位作為整體實現(xiàn)了對供應(yīng)商的“團購”，同時要求供應(yīng)商每月采用“背對背”的模式以折扣價進行報價，且報價為最高限價，遇大宗采購業(yè)務(wù)時采購人還可與供應(yīng)商進行溝通，使單位在采購活動中占據(jù)主動。系統(tǒng)作為買方平臺代表著采購者利益，對供應(yīng)商采用信用評價體系，如供應(yīng)商發(fā)生以假亂真、以次充好等問題，將被直接取消系統(tǒng)使用資格，并停止供應(yīng)商在本單位的所有銷售活動，保證了采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉。

五、開發(fā)設(shè)想

科研物資采購系統(tǒng)在物資采購管理工作中發(fā)揮了重要作用，基本滿足了采購管理需要，同時應(yīng)繼續(xù)開發(fā)完善系統(tǒng)功能，下步開發(fā)內(nèi)容包括以下幾個方面。

1.提升系統(tǒng)智能化水平

目前系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)采購物資的全流程管理，但在某些方面仍需要人工參與，應(yīng)考慮優(yōu)化系統(tǒng)，由系統(tǒng)代替更多人工工作。例如，現(xiàn)階段采購管理人員需要對供應(yīng)商上傳產(chǎn)品信息進行批量審核，該工作隨系統(tǒng)中產(chǎn)品數(shù)量的增加難度增大。因此應(yīng)考慮設(shè)計產(chǎn)品審核方案，開發(fā)系統(tǒng)功能，由系統(tǒng)進行產(chǎn)品審核，進一步提高采購管理效率。其他智能化改造工作還包括采購異常提醒、新上線產(chǎn)品智能推送等。

2.擴展系統(tǒng)使用范圍

科研物資種類繁多，現(xiàn)階段通過系統(tǒng)采購方式無法滿足全部科研采購需求，用戶不使用采購系統(tǒng)而自行采購的情況時有發(fā)生。接下來還需進一步擴大采購系統(tǒng)的產(chǎn)品覆蓋范圍，遴選更多優(yōu)質(zhì)源頭供應(yīng)商加入系統(tǒng)。另外隨著科研物資采購越來越受到重視，已經(jīng)出現(xiàn)了相當數(shù)量的第三方科研物資采購平臺，因此要積極對接第三方采購平臺，通過完善自建的采購系統(tǒng)產(chǎn)品體系，提高采購人系統(tǒng)使用意愿，減少自行采購業(yè)務(wù)。

3.積極對接其他信息化系統(tǒng)

單位科研物資采購管理是整體業(yè)務(wù)的一部分，物資采購與單位人員管理以及財務(wù)管理具有密不可分的關(guān)系。應(yīng)積極關(guān)聯(lián)內(nèi)部其他的管理系統(tǒng)，主要包括人事相關(guān)系統(tǒng)和財務(wù)相關(guān)系統(tǒng)，避免采購系統(tǒng)成為孤島式信息化平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)完整性。

六、總結(jié)

在國家科研投入持續(xù)增加、科研經(jīng)費持續(xù)受到關(guān)注的大背景下，依據(jù)各級科研物資采購管理制度規(guī)范，結(jié)合各項巡視和審計工作對采購管理的要求，利用信息化手段打造規(guī)范化的科研物資采購管理業(yè)務(wù)程序是現(xiàn)代科研單位管理體系建設(shè)中不可或缺的重要內(nèi)容。采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，在規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程、監(jiān)管購銷雙方行為及符合內(nèi)控制度要求等方面發(fā)揮了積極作用?，F(xiàn)階段科研物資信息化系統(tǒng)形式多樣，科研院所應(yīng)結(jié)合自身特點，綜合考慮開發(fā)投入和應(yīng)用范圍等問題，合理選擇采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)方式，充分利用第三方平臺資源，實現(xiàn)院所科研物資采購高效、透明和可控的管理目標。