信息化背景下的基層檔案管理質(zhì)量升級措施

劉丹寧

一、基層檔案管理中信息化建設(shè)的價值

（一）控制管理成本

基層檔案管理主要指的是檔案的收集、統(tǒng)計和保管等相關(guān)活動。從檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容可以知道，其本質(zhì)上是非常繁瑣復(fù)雜的一項工作，而且會涉及到大量的信息數(shù)據(jù)，覆蓋內(nèi)容也非常廣泛，在不同管理環(huán)節(jié)應(yīng)該具備不同的管理理念。在開展基層單位檔案管理工作的過程中，必須要求工作人員具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，而由于實(shí)際面對的工作量非常巨大，因此工作人員本身的工作效率會受到嚴(yán)重影響。在這種情況下，基層單位的檔案管理實(shí)踐中往往會消耗大量人力、物力和財力資源[1]。而在基層檔案管理工作中利用信息化技術(shù)能夠有效控制檔案管理工作的成本，讓檔案管理空間得到有效節(jié)約。以信息化技術(shù)為支撐形成檔案管理數(shù)據(jù)庫，并以數(shù)據(jù)庫為支撐實(shí)現(xiàn)基層檔案資料的信息化和電子化，使得檔案資料管理中的實(shí)體空間不足的問題得到有效解決，并且在檔案管理工作中人工參與更少，有效避免了不必要的人員參與，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，為基層單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

（二）提升管理效率

基層單位的檔案管理過程中對信息技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用可以有效替換當(dāng)前的人工工作方式，因此基層單位應(yīng)該以檔案管理工作實(shí)際情況為基準(zhǔn)進(jìn)行積極轉(zhuǎn)變，對信息化技術(shù)產(chǎn)品進(jìn)行合理應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完成檔案管理的智能化目標(biāo)[2]。檔案管理的信息化通常情況下是以網(wǎng)絡(luò)查詢形式來實(shí)現(xiàn)檔案信息的精準(zhǔn)搜索和定位，與傳統(tǒng)人工查找的方式相比較，利用網(wǎng)絡(luò)查詢方式的效率更高也更加便捷。另外，通過信息技術(shù)的利用能夠讓檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)得到緩解，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的全面提升，也能有效避免在檔案管理工作中因人為因素干擾而出現(xiàn)失誤。

將信息技術(shù)應(yīng)用到基層檔案管理工作中能夠進(jìn)一步提升工作的準(zhǔn)確性和有效性，對檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。因此，在基層檔案管理工作中通過應(yīng)用信息技術(shù)提升管理工作效率和檔案管理準(zhǔn)確性的提升是未來檔案管理工作的必然趨勢。

二、基層檔案管理現(xiàn)狀分析

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，基層檔案管理是對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行簡單的收納，很多基層單位在檔案管理實(shí)踐中并未具備與時代發(fā)展相適應(yīng)的管理思維，大部分檔案管理人員對于檔案管理的重要意義和內(nèi)涵缺乏有效認(rèn)知。檔案管理思想的落后導(dǎo)致各基層單位的檔案管理頻繁出現(xiàn)問題，檔案管理工作人員不能有效提升自身的工作效率，導(dǎo)致整個檔案管理體系出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下很多基層單位存在管理機(jī)制不完善的問題。在實(shí)際開展檔案管理工作過程中，基層檔案管理人員往往面臨著無章可循的現(xiàn)象，檔案管理機(jī)制出現(xiàn)過于形式化的問題。管理人員的工作開展有效性缺失，雖然大部分檔案管理機(jī)構(gòu)也設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理條例，但是在實(shí)踐中各類管理條例并未得到嚴(yán)格落實(shí)。與此同時，完善的獎勵和懲罰機(jī)制缺失，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，整體管理質(zhì)量和管理效果也受到了嚴(yán)重影響。另外，由于一些基層檔案管理機(jī)構(gòu)管理人員本身存在綜合素質(zhì)相對較低的現(xiàn)象，缺乏專業(yè)工作技能和責(zé)任心，在出現(xiàn)檔案管理事故的情況下會出現(xiàn)互相推諉。此外，由于缺乏完善的獎懲激勵機(jī)制，基層檔案工作人員在實(shí)際工作中缺乏主動性，對于檔案管理工作缺乏責(zé)任感，這對基層檔案管理工作開展極為不利。

三、基于信息化時代下基層檔案管理模式變化

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，社會的不斷進(jìn)步使得信息技術(shù)已經(jīng)成為了當(dāng)今時代發(fā)展的主流，尤其是在微信等新媒體應(yīng)用平臺產(chǎn)生之后，在人們的視野和日常生活中也開始出現(xiàn)了大數(shù)據(jù)這些專業(yè)名詞。為了能夠讓檔案管理工作與時代發(fā)展同步，在日常檔案管理工作開展過程中合理融入信息技術(shù)已經(jīng)成為未來各個單位實(shí)施檔案管理的關(guān)鍵所在，通過檔案管理工作的信息化能夠?yàn)槿蘸髾n案資料的信息利用和研究提供便利。而檔案管理價值導(dǎo)向在很大程度上取決于檔案管理有效性，因此在大數(shù)據(jù)技術(shù)普遍應(yīng)用的情況下，必須要積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能夠不斷提升檔案管理工作的整體能力和水平。

（一）大數(shù)據(jù)時代檔案管理資源整合

檔案管理工作本質(zhì)上是對各類經(jīng)營活動場所所有的基礎(chǔ)信息進(jìn)行全面收集，同時按照信息重要程度進(jìn)行篩選和排列后實(shí)時保存。由于檔案管理涉及的信息內(nèi)容非常豐富，傳統(tǒng)管理模式下在人力和物力方面的消耗非常大，而信息技術(shù)的應(yīng)用能夠充分保障檔案管理每一個環(huán)節(jié)信息的準(zhǔn)確性和完整性，檔案管理部門只需要具備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施就能夠快速實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)檔案信息的歸檔，從而有效避免因業(yè)務(wù)能力弱導(dǎo)致的檔案信息丟失等現(xiàn)象。

（二）信息化時代檔案管理制度變革

信息化時代下檔案管理信息的收集方式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，因此大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在應(yīng)用過程中也會引發(fā)檔案管理制度的變革。在信息化檔案管理工作中要明確檔案管理工作的重要性和基本目標(biāo)，并結(jié)合大數(shù)據(jù)信息的歸屬邏輯和對應(yīng)結(jié)構(gòu)制定出相應(yīng)的規(guī)章制度。在實(shí)際操作的過程中，要保障各類檔案信息分類合理、主從有序，這樣才能夠讓檔案管理收集工作更加有章可循，有效避免出現(xiàn)勞動力流失的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)職責(zé)的明確劃分，從而有效提升檔案管理人員的責(zé)任意識。此外，在信息化時代下基層檔案管理服務(wù)對象也發(fā)生了巨大改變。檔案信息資源只需要通過指令就可以實(shí)現(xiàn)管理，利用者通過授權(quán)方式就可以利用網(wǎng)絡(luò)精確地查找所需信息。

（三）特別行業(yè)檔案的業(yè)務(wù)需要

一些特殊行業(yè)，如專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、保密、金融等可能需要部分特殊的檔案服務(wù)，憑證專享、對私業(yè)務(wù)、跨公司交換，這都需要我們檔案管理工作人員在日常工作和積累中不斷的去接觸、認(rèn)識和熟悉不同的業(yè)務(wù)方向，聯(lián)系對應(yīng)數(shù)據(jù)需求或?qū)庸荆诂F(xiàn)有的資料中尋找不同對象特殊資料需要的檔案。在一些比較緊急的檔案需求中，也一定要有充分的準(zhǔn)備，選擇可靠服務(wù)商，了解是否有充足資源可以調(diào)用，后期業(yè)務(wù)服務(wù)是否到位，等等。

四、基于信息化時代檔案管理模式分析改進(jìn)

（一）利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)檔案資源整合

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，由于基層檔案信息涉及范圍非常廣，信息量巨大，因此在信息收集環(huán)節(jié)就存在較大困難[3]。檔案管理工作開展往往需要投入大量的人力和物力，管理工作也會受到人為主觀因素影響。在這種情況下無法充分保障檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完整性，因此檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變是一種趨勢。目前大部分基層單位檔案管理實(shí)踐中主要是以大數(shù)據(jù)信息技術(shù)和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件結(jié)合的方式為主。在檔案信息的收集過程中充分利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，具備相關(guān)軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，工作人員就可以快速的完成基礎(chǔ)檔案信息的整理和歸檔。但是在信息化時代下檔案管理工作人員在具備檔案管理技巧的同時，需要對各類信息技術(shù)的軟硬件熟練掌握，這樣才能有效避免因自身業(yè)務(wù)能力差而導(dǎo)致檔案信息丟失問題。與此同時作為檔案信息管理人員也需要跟隨時代發(fā)展及時提升自身的新技術(shù)應(yīng)用和接受能力，這樣才能保障基層檔案管理工作的順利開展。

（二）信息化時代下構(gòu)建完善檔案管理制度

在應(yīng)用信息化技術(shù)之后檔案管理工作方式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用要求檔案管理制度也相應(yīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變?；鶎訖n案管理工作由于設(shè)計工作范圍廣、工作量大，具有一定難度，在檔案信息收集過程中要對信息收集的目標(biāo)和重要性進(jìn)行明確，同時結(jié)合實(shí)際需求來制定出符合檔案管理實(shí)踐的規(guī)章制度[4]。檔案管理工作涉及的海量信息具有較大基數(shù)，檔案信息數(shù)據(jù)的不同也會導(dǎo)致其對應(yīng)結(jié)構(gòu)和歸屬邏輯存在較大差異。鑒于這個狀況，在檔案管理實(shí)踐中為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效編輯和確定，必須要制定相應(yīng)的管理制度，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序分類，避免出現(xiàn)勞動力無效流失。在制定檔案管理制度的過程中必須要對各工作人員職責(zé)進(jìn)行清晰劃分，全面提升管理人員的責(zé)任意識。

（三）信息化時代檔案服務(wù)對象的變化

基于信息技術(shù)下的檔案管理在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化之后，為檔案資源的共享和傳播提供了便利。在信息化技術(shù)的支撐下可以通過指令來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的管理，針對檔案利用環(huán)節(jié)，通過授權(quán)就可以更加便捷和精準(zhǔn)的找到所需檔案信息。這種檔案服務(wù)方式不僅能夠讓勞動力得到解放，而且也可以面向檔案信息使用部門或個體提供更加精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。此外，在社會不斷的進(jìn)步和發(fā)展過程中，各個部門對檔案管理的重要性有了更加清晰的認(rèn)識，因此在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)該充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，這樣才能真正讓檔案管理服務(wù)向著多元化和平民化的方向發(fā)展。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有一定的復(fù)雜性，這也導(dǎo)致檔案管理網(wǎng)絡(luò)化受到一定限制，基層檔案管理工作在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中要做好信息安全工作，深入分析網(wǎng)絡(luò)化管理特征來制定出相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，按照不同網(wǎng)絡(luò)安全等級進(jìn)行詳細(xì)劃分后有序推進(jìn)檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用。

（四）提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

信息化時代下基層檔案管理工作仍然離不開具備專業(yè)素養(yǎng)工作人員的支撐，因此在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)該不斷強(qiáng)化工作人員培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作積極性，同時要提升計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力，這樣才能發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動檔案管理工作順利開展?；鶎訂挝粦?yīng)該定期開展檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)講座等活動，邀請行業(yè)內(nèi)部的專家來傳授檔案信息化管理技術(shù)的專業(yè)知識，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效保護(hù)管理。另外，基層檔案管理工作人員要結(jié)合檔案管理發(fā)展的實(shí)際狀況不斷強(qiáng)化自身道德素養(yǎng)，在管理工作實(shí)踐中要有更加積極負(fù)責(zé)的態(tài)度，這樣才能做好檔案服務(wù)工作。

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作者單位：哈爾濱銀行股份有限公司