淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

朱玉婷

摘 要：檔案的形成、立卷、歸檔整理與應(yīng)用對(duì)干部提拔使用、加快機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展等方面均有著積極作用。檔案管理信息化建設(shè)可以讓檔案管理工作水平邁入新臺(tái)階，有益于實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史檔案資源的最大化利用，還可以確保檔案信息存儲(chǔ)的可靠性與完整性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變以往的理念，采取針對(duì)性手段加大檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)力度，從根本上促進(jìn)其信息化水平的全面提升，讓其檔案資料發(fā)揮出最大價(jià)值，繼而全面提高其整體管理水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化水平

目前，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)依然存在諸多問題，如檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知不夠、信息化體系硬件設(shè)施不健全等，阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的腳步。因此，本文對(duì)當(dāng)前存在的主要問題進(jìn)行探討，并提出提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息水平的有效對(duì)策，旨在切實(shí)保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可以有條不紊地開展，提升其信息化水平。

一、提高檔案管理信息化水平的重要性

信息社會(huì)，無論是數(shù)字技術(shù)還是電腦等硬件設(shè)備均在單位辦公中得到了廣泛使用，因此電子文件與檔案資料與日俱增，網(wǎng)絡(luò)化辦公已成常態(tài)。檔案管理主要是對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公具體狀況的記載，所以實(shí)現(xiàn)信息化管理就顯得格外重要。一般而言，強(qiáng)化信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)歷史檔案的整理與利用提供應(yīng)有的便利

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理可以對(duì)其存在歷史價(jià)值的檔案文件資料加以存儲(chǔ)，然而因?yàn)橐酝臍v史資料通常都是以紙質(zhì)檔案為主的，所以查詢以及存儲(chǔ)起來既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，且會(huì)占據(jù)較大空間，很多歷史遺留的寶貴材料無法得到最大化利用，不得不被長期擱置。檔案管理信息化后，可以借助電腦技術(shù)對(duì)其檔案加以管理，可以拓寬存儲(chǔ)空間，無論是查詢還是存儲(chǔ)都非常便捷，并且還能充分挖掘歷史資料潛在的價(jià)值，為歷史檔案的整理與利用帶來益處。

2.有利于檔案管理工作效率的提高

因?yàn)闄n案資料的管理模式過于陳舊，以往的檔案管理資料十分煩瑣，機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工的資源不多，檔案管理涉及面較為廣泛，使檔案的利用率不高且極易發(fā)生遺失情況。當(dāng)單位加快信息建設(shè)進(jìn)度之后，相關(guān)檔案管理人員就能以最飽滿的熱情投入到工作當(dāng)中，能夠促進(jìn)工作水平的全面提升。

3.有益于增強(qiáng)檔案管理的完整性與安全性

優(yōu)化信息化建設(shè)可以更加全面地對(duì)電子檔案加以存儲(chǔ)且存在著較強(qiáng)的隱蔽性，讀取時(shí)也十分方便，可以從源頭上充分確保檔案資料在實(shí)際傳輸以及保存期間的安全性。和紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行詳細(xì)比較，可以發(fā)現(xiàn)這種保存手段能夠令存儲(chǔ)時(shí)間延長，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)備份。

4.對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資料共享和提升檔案資料利用率大有裨益

對(duì)以往檔案管理模式進(jìn)行分析后可知，其會(huì)占用較大空間，同時(shí)針對(duì)檔案的存儲(chǔ)也比較零散，無法對(duì)其進(jìn)行科學(xué)規(guī)范地規(guī)劃及應(yīng)用。隨著信息化技術(shù)水平持續(xù)提高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)促使每個(gè)單位、每個(gè)部門的信息達(dá)到實(shí)時(shí)共享的目的，以此來促進(jìn)其檔案資料利用率的全面提升。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知不夠

通常情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理內(nèi)容、管理模式、管理標(biāo)準(zhǔn)等方面管理比較嚴(yán)格，不少單位沒有深刻意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，還是采取已經(jīng)落后的形式管理檔案，還有一些單位依然采取人工方式存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案，信息化建設(shè)所投入的資金還有待提高，在很大程度上導(dǎo)致信息化程度處于較為低下的狀態(tài)，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的腳步。

2.檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用不全面

倘若想要確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實(shí)施，除了要予以足夠的資金支持之外，還要結(jié)合實(shí)際情況添置與之相匹配的軟件系統(tǒng)。結(jié)合相關(guān)實(shí)踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少機(jī)關(guān)單位針對(duì)此方面的投入并不夠，盡管加大了采購力度，但是并沒有得到關(guān)鍵軟件系統(tǒng)的大力支持，無法使檔案管理信息化價(jià)值充分展示出來。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

結(jié)合相關(guān)實(shí)踐調(diào)查可知，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有將檔案管理工作放在重要位置，針對(duì)檔案管理的信息錯(cuò)誤、更新緩慢等現(xiàn)象沒有予以廣泛關(guān)注，整體檔案管理工作較為松懈，檔案管理人員工作態(tài)度散漫。機(jī)關(guān)事業(yè)單位依然存在紙質(zhì)材料辦公的現(xiàn)象，而這些紙質(zhì)材料在實(shí)際整理以及存儲(chǔ)期間均會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間和精力，增加問題情況發(fā)生的概率。從客觀上講，因?yàn)閱挝粌?nèi)部缺少系統(tǒng)健全的文件管理機(jī)制、信息系統(tǒng)操作規(guī)范，所以很多檔案工作者不知道究竟要結(jié)合哪一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來收錄信息，日后信息篩查也會(huì)碰到諸多麻煩，長此以往下去必然會(huì)阻礙檔案管理信息化水平的提高。

4.檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

信息化管理質(zhì)量、信息化推進(jìn)的程度和檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在著息息相關(guān)的聯(lián)系。從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)來看，一些管理人員并不具備較強(qiáng)的綜合素養(yǎng)，也沒有深刻意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，無論是在操作方面還是執(zhí)行方面均存在某些技術(shù)障礙，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生較大的阻礙。

5.信息化體系硬件設(shè)施不健全

因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)工作還處于摸索時(shí)期，現(xiàn)階段我國較為成熟的管理信息系統(tǒng)還不多。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有使用統(tǒng)一規(guī)格的系統(tǒng)，同時(shí)部門之間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整合標(biāo)準(zhǔn)也不相同，長此以往下去必然會(huì)導(dǎo)致信息篩選期間花費(fèi)較多時(shí)間和精力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有將目光放在檔案信息化建設(shè)上，也沒有對(duì)此投入較多資金，使檔案系統(tǒng)軟件處于不夠完善狀態(tài)。因此，就要進(jìn)行相應(yīng)的信息錄入以及篩選，但是錄入過程比較煩瑣，極易增加失誤情況發(fā)生的次數(shù)，因?yàn)檐浖?quán)限以及功能有限，所以在很大程度上使檔案管理信息化建設(shè)工作有待優(yōu)化。管理信息系統(tǒng)不具備較高的版本，倘若系統(tǒng)操作頻率高，就很容易會(huì)發(fā)生漏洞等情況，這些情況的存在必然會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)的輸入以及信息資源的利用帶來不利影響。另外，有的領(lǐng)導(dǎo)沒有深刻意識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要價(jià)值，長此以往下去必然會(huì)阻礙檔案管理信息化建設(shè)的腳步。

三、提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效對(duì)策

檔案管理信息化對(duì)于我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位科學(xué)規(guī)劃以及充分利用檔案資料大有裨益，能夠促進(jìn)其管理工作水平與質(zhì)量的全面提升。針對(duì)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效對(duì)策，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)檔案管理信息化建設(shè)引起重視

從機(jī)關(guān)事業(yè)單位的角度出發(fā)，檔案管理信息化建設(shè)存在著長期性以及復(fù)雜性的特點(diǎn)，是一個(gè)循序漸進(jìn)、由表及里的過程，并不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的，雖然無法在短時(shí)間內(nèi)看到成果，但卻是機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展必須具備的。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要將目光放在檔案建設(shè)工作之上，采取宣講、會(huì)議等一系列手段來促使全體員工深刻意識(shí)到此項(xiàng)工作開展對(duì)促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展的重要意義。因?yàn)闄n案管理意識(shí)薄弱的工作人員在具體工作期間很容易發(fā)生工作失誤，所以要想解決這一狀況，就要對(duì)員工做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作。管理層應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況設(shè)置與之相匹配的獎(jiǎng)項(xiàng)，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理部門，相關(guān)檔案管理人員除了擁有建議職能之外，還擁有表決權(quán)以及決策權(quán)，將檔案管理工作放在重要位置上，并強(qiáng)化每一個(gè)員工的管理意識(shí)，使他們以最飽滿的熱情投入到對(duì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的開展中。從數(shù)據(jù)信息真實(shí)性的角度出發(fā)，每一個(gè)員工均要對(duì)自身所提供的數(shù)據(jù)信息有追責(zé)權(quán)，倘若信息發(fā)生錯(cuò)誤，那么要在最短的時(shí)間內(nèi)做好追責(zé)處理工作。在常規(guī)管理工作期間一定要對(duì)檔案信息的運(yùn)用情況予以高度重視，在人員晉升時(shí)應(yīng)當(dāng)依據(jù)人員的工齡、貢獻(xiàn)記錄、錯(cuò)誤記錄、獎(jiǎng)懲情況等數(shù)據(jù)信息篩選適宜的人員進(jìn)行選拔。對(duì)于年度總結(jié)以及各項(xiàng)工作落實(shí)情況來說，可依據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)了解每一項(xiàng)工作的階段性同期對(duì)比數(shù)據(jù)以及今后發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)，繼而為檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)保障。

2.加大檔案管理信息化的建設(shè)力度

第一，應(yīng)當(dāng)從源頭確保信息化建設(shè)的設(shè)備物資，并予以足夠的資金支持，在全面了解檔案管理具體狀況的基礎(chǔ)上，購買一定數(shù)量的基礎(chǔ)設(shè)備，旨在為持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ);第二，應(yīng)當(dāng)對(duì)各種新型技術(shù)手段進(jìn)行充分利用，積極引進(jìn)符合檔案管理要求的高科技設(shè)備，以此來促進(jìn)檔案管理信息化水平的全面提升;第三，應(yīng)當(dāng)持續(xù)強(qiáng)化對(duì)紙質(zhì)檔案電子化、信息化格式的有效轉(zhuǎn)換，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理形式以及信息化管理形式進(jìn)行全面、細(xì)致地評(píng)估，循序漸進(jìn)地展開分類編碼存儲(chǔ)以及模式過渡轉(zhuǎn)換，繼而將檔案檢索、調(diào)用等方面的能力加以提升;第四，應(yīng)當(dāng)將目光放在網(wǎng)絡(luò)安全上，在第一時(shí)間對(duì)網(wǎng)絡(luò)防火墻做好升級(jí)工作，為進(jìn)一步強(qiáng)化檔案資料的完整性以及真實(shí)性提供應(yīng)有的保障。

3.對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案建設(shè)的管理制度加以完善

科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)章制度，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)工作者行為的嚴(yán)格規(guī)范，為檔案管理工作得以正常開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案建設(shè)管理制度是否完善與健全，會(huì)對(duì)各環(huán)節(jié)的工作水平產(chǎn)生直接影響，需要每一個(gè)部門通力合作來完成。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上把檔案管理制度滲透到相應(yīng)的規(guī)章制度當(dāng)中，深度剖析每一個(gè)模塊，對(duì)具體的職責(zé)加以明確。

比如，對(duì)人員入職、調(diào)動(dòng)等方面做好統(tǒng)計(jì)工作等，為檔案建設(shè)工作的順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，還需要對(duì)操作規(guī)范以及操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，要求全體檔案工作者要嚴(yán)格結(jié)合相關(guān)要求進(jìn)行操作，針對(duì)信息篩查、統(tǒng)計(jì)等諸多流程使用統(tǒng)一格式，為日后信息整合與分析提供應(yīng)有的便利。客觀上講，檔案建設(shè)成功離不開每一個(gè)成員的大力支持，為了確保檔案建設(shè)得以順利實(shí)施，就要做到獎(jiǎng)懲分明，對(duì)那些工作態(tài)度消極的員工予以適當(dāng)懲罰，對(duì)工作認(rèn)真的員工予以一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)以及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，懲罰不是目的，而是要讓所有人都能全身心地投入到工作當(dāng)中。

4.不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)將更多目光投入到對(duì)檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提高上。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將目光放在對(duì)檔案管理人員引進(jìn)、聘用等相關(guān)工作的開展上，同時(shí)還要定期或不定期對(duì)已有管理人員加大培訓(xùn)力度，讓他們的技術(shù)水平可以上升到一個(gè)新高度，強(qiáng)化對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，繼而創(chuàng)建一支綜合能力強(qiáng)、道德品質(zhì)高的人才隊(duì)伍。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，促使其帶領(lǐng)基層工作人員關(guān)注檔案信息化管理流程、方法等方面的學(xué)習(xí)，倘若發(fā)現(xiàn)管理漏洞則需要在第一時(shí)間做好補(bǔ)位工作，切實(shí)保障檔案管理信息化工作合理開展。

5.對(duì)檔案信息化建設(shè)配套設(shè)施加以完善

在對(duì)檔案管理信息化期間，應(yīng)當(dāng)采取有效措施強(qiáng)化管理信息系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性，確保信息不會(huì)出現(xiàn)泄露情況。

第一，廣泛關(guān)注管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性。通常情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)合作商進(jìn)行挑選期間，應(yīng)當(dāng)對(duì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用狀況有一個(gè)全面認(rèn)識(shí)，盡可能地選擇品質(zhì)過關(guān)、性價(jià)比高的軟件供應(yīng)商。因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位存在著較大的信息數(shù)據(jù)量，所以應(yīng)當(dāng)對(duì)存儲(chǔ)空間和運(yùn)行速度予以高度重視。

第二，在全面了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位具體運(yùn)作狀況的基礎(chǔ)上，將目光放在檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)上面，確保信息的完整性，不單單要從相關(guān)工作者的管理意識(shí)入手，強(qiáng)化其信息保密性，還應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)角度著手，只有這樣才能強(qiáng)化信息的可靠性以及完整性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理持續(xù)提升信息化建設(shè)質(zhì)量，優(yōu)化其大數(shù)據(jù)信息庫，對(duì)各種信息管理技術(shù)進(jìn)行充分利用，可以快速實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)采集以及信息檔案的實(shí)時(shí)共享，使其信息管理程度得到有效強(qiáng)化。

四、結(jié)束語

檔案管理信息化除了可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的充分利用外，還能夠從整體上確保檔案信息存儲(chǔ)的完整性以及準(zhǔn)確性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要主動(dòng)轉(zhuǎn)變以往的管理理念，采取針對(duì)性手段加大檔案管理信息化建設(shè)力度，只有這樣才能從整體上提升檔案管理的信息化水平，讓其資料可以百分之百地利用，為機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展水平邁入新臺(tái)階保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]李維艷，關(guān) 嫚.科研事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對(duì)策[J].管理觀察，2019

[2]姜霽純.基于新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[3]張丹青.新形勢(shì)下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對(duì)策[J].江蘇科技信息，2018

[4]脫連弟.新時(shí)代背景下如何提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化檔案管理[J].科技傳播，2018

[5]闞澤微.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的探討[J].黑龍江科技信息，2017

[6]李玉華.事業(yè)單位檔案管理工作中的問題和解決策略分析[J].中外企業(yè)家，2017

[7]徐宏宇.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].赤子（上中旬），2016

[8]李宏霞.對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016

[9]單承瑾.事業(yè)單位檔案管理的理解與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014

[10]張學(xué)利.事業(yè)單位檔案管理存在的問題[J].才智，2013

[11]張 巍.探討事業(yè)單位檔案管理存在的問題[J].黑龍江史志，2014

[12]王冬梅.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].科技視界，2014

[13]李冬敏.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作探析[J].黑龍江檔案，2014

[14]邢莎莎.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012

（作者單位：大慶市龍鳳區(qū)紀(jì)委監(jiān)委）