RPA機器人流程自動化在財會領(lǐng)域的應用探析

朱力維 李想 宋航

摘要：從會計電算化到財務(wù)共享中心，再到如今以智慧化為特征的時代，機器人流程自動化作為數(shù)字化技術(shù)的重要基礎(chǔ)部分之一，逐漸走進人們的視野。經(jīng)過多年發(fā)展，RPA的應用廣泛，但我國開始在財務(wù)審計領(lǐng)域應用RPA技術(shù)實際還只有寥寥數(shù)年，相關(guān)研究并未高度成熟。文章從機器人流程自動化的概念及理論出發(fā)，總結(jié)了RPA技術(shù)在多方面的積極作用，基于實際案例，分析了企業(yè)開展RPA項目的過程及其成效，認為其對企業(yè)多方面有提升作用。

關(guān)鍵詞：RPA;財會;積極作用

一、引言

突如其來的新冠疫情給各個行業(yè)企業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)，復工復產(chǎn)的節(jié)奏一度被疫情防控需要而阻礙，人們開始采取居家隔離、遠程辦公的形式來應對疫情對企業(yè)生產(chǎn)造成的沖擊。大多數(shù)企業(yè)在這樣的背景下采取了數(shù)字化應對措施，這也引起企業(yè)管理層和RPA供應商再次重視RPA技術(shù)的應用和發(fā)展。在數(shù)字化方面發(fā)展領(lǐng)先的企業(yè)將會具有更大的彈性，打破地理空間的限制，在應對諸如疫情這樣特殊的事件時，能夠更少地依賴人工，從而用更短的時間更快的效率實現(xiàn)復工復產(chǎn)，減少對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響。

近年來RPA市場的發(fā)展速度非常快，成長率超過30%。中國RPA市場盡管份額小，但增速明顯，前景巨大?，F(xiàn)實中一些不成功的案例影響了市場對機器人流程自動化的評價和市場信心，本文通過分析現(xiàn)實案例，旨在客觀評價其作用和價值。從企業(yè)角度看，希望能夠幫助企業(yè)了解RPA在企業(yè)經(jīng)營管理尤其是財會中發(fā)揮的作用，從而采取更契合企業(yè)發(fā)展的RPA應用場景。從事務(wù)所角度看，研究這一角度能夠總結(jié)提供RPA解決方案的經(jīng)驗，為后續(xù)其他客戶的RPA設(shè)計提供借鑒，揚長避短，從而發(fā)揮RPA技術(shù)的更好作用。從會計從業(yè)者角度看，了解最新的技術(shù)前沿能夠幫助從業(yè)者在新的商業(yè)環(huán)境下找到自己的定位，實現(xiàn)自我價值的探索，適應新的從業(yè)環(huán)境，從而保證不被信息化浪潮和人工智能替代，在變革中發(fā)現(xiàn)新的職業(yè)方向。

二、國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

高雅（2020）肯定RPA能實現(xiàn)流程優(yōu)化、減少財務(wù)合規(guī)風險、提高財務(wù)的增值效能，指出其對突發(fā)性異常事件處效甚微;劉光強、干勝道和姜騫（2020）認為RPA在管理會計中具有很大的應用價值，推動了流程標準化和智能化，供產(chǎn)銷多個環(huán)節(jié)均可應用;毛清（2020）以實際為例，發(fā)現(xiàn)RPA可以推動業(yè)財融合，助力企業(yè)預算管理、加強營運管控，提升管理會計報告體系的自動化程度從而驅(qū)動器也管理會計轉(zhuǎn)型升級。

Hyun Young Geun和Lee JooYeoun（2018）認為RPA正在被用于增強企業(yè)在服務(wù)和辦公方面的競爭力，但其本身還不夠成熟。David Wiljer和Zaki Hakim（2019）提倡衛(wèi)生保健專業(yè)人員要理解和適當采用機器人流程自動化技術(shù)運用于實踐中。Julia Kokina和Shay Blanchette（2019）基于RPA的采用者收集到的數(shù)據(jù)作出分析，發(fā)現(xiàn)RPA能夠節(jié)約成本，改進流程，實現(xiàn)更低的錯誤率和更準確的業(yè)績表現(xiàn)度量以及更好的報告質(zhì)量等。Sara Séguin和Imène Benkala？（2020）通過對北美某銀行提供的實際案例和綜合測試案例的初步測試認可了RPA可以減少任務(wù)處理中的錯誤并減少執(zhí)行任務(wù)的完成時間。

三、機器人流程自動化在財會領(lǐng)域的應用案例分析

（一）航空業(yè)企業(yè)機器人流程自動化的應用

A公司是一家航空業(yè)企業(yè)，業(yè)務(wù)面向國內(nèi)外，航線網(wǎng)絡(luò)發(fā)達，客運量保持在較高的水平。在公司運營中，需要匹配較多的人力資源，且公司與下屬公司的往來頻繁，涉及到較多的銀企資金支付工作，差旅費審核頻率高。另外在航空業(yè)企業(yè)普遍需要大量明細成本核算，包括國內(nèi)起降費用的核算和餐食成本核算等，同時需要對各分子公司的明細數(shù)據(jù)進行核對再匯總導入財務(wù)系統(tǒng)。在這樣的背景下，A公司采取了多階段式的RPA項目推進，在財務(wù)方面的流程自動化中取得了一定的成績，為我們的研究提供了實例。

RPA用自動化代替了人工錄入和審核，同時引入了郵件自動反饋機制，在執(zhí)行過程遇到問題時將會以郵件形式介入，及時報告異常。A公司還設(shè)置了監(jiān)控機器人監(jiān)控任務(wù)實施，多個任務(wù)可以同時進行。RPA項目會自動審核起降費用成本核算業(yè)務(wù)的單據(jù)是否合規(guī)，對待支付已抽取的單據(jù)進行付款單的自動編制，對不符合要求的單據(jù)進行自動拒付，自動計算預提成本費用以實現(xiàn)成本核算。而同時機器人會全天運行餐食成本的審核，這更符合航班時間的性質(zhì)，能夠及時快速準確地完成餐食成本的審核。A公司新增的自動化流程主要是以成本核算為主，增加了費用審核和稅務(wù)相關(guān)的流程自動化。同時搭建了機器人中央控制室，自動化程度得到了根本提高。同時，任務(wù)從觸發(fā)到反饋流轉(zhuǎn)的整個過程十分清晰、可控，能夠有效減少信息交互中的損耗和錯誤。在差旅費審核中，RPA實現(xiàn)了單據(jù)的篩選過濾，適合自動化的由機器人操作，其他人工派發(fā)。兩者互相補充結(jié)合，提高了分派速度，也避免了大量錯派情況產(chǎn)生，節(jié)約工時。除了簡單核對還實現(xiàn)了城市間交通費合理性的評價、識別是否存在出國及非公務(wù)票等特殊情況。

RPA對運營方面的影響一方面是提高了運營效率，降低了運營成本，僅第一階段的RPA建設(shè)就節(jié)約過半人力，解放人力效用明顯。不同業(yè)務(wù)均有不同幅度的效率提升。這有效降低了企業(yè)的運營成本，能夠幫助企業(yè)面對更復雜的市場，應對特殊事項的發(fā)生。另一方面，RPA實現(xiàn)了流程重塑，優(yōu)化了企業(yè)運營的流程。用機器人的邏輯對流程進行思考設(shè)計，更符合自動化流程的快速執(zhí)行要求。我們也借此實現(xiàn)流程設(shè)計的優(yōu)化。換言之，RPA的應用并不是簡單的將人工操作生搬硬套地轉(zhuǎn)化為機械代碼，而是在提高運營效率的基礎(chǔ)目的上首先考慮人工操作流程的合理性和轉(zhuǎn)換為機器人流程的適用性。正因為RPA技術(shù)使公司可以低成本高效地完成曾經(jīng)可能難以想象的工作量和復雜性工作，所以我們更需要考慮新的優(yōu)勢對企業(yè)原有流程有哪些可優(yōu)化的部分。

（二）信托業(yè)企業(yè)機器人流程自動化的應用

B信托公司是其集團旗下一家控股子公司，團隊分布于北上深等地。截至2018年年末，累計管理的信托財產(chǎn)高達7409億元，B公司面臨著數(shù)量龐大的信托項目，企業(yè)員工在制作信托合同上耗費大量的時間，員工加班現(xiàn)象普遍。財務(wù)部業(yè)務(wù)涉及大量發(fā)票核查和合同錄入，月末審核對賬賬戶多達上百個，往往需要加班完成。資金到賬審核是其重要業(yè)務(wù)之一，業(yè)務(wù)要求高準確率和高效率。

B企業(yè)采取多期項目，發(fā)掘了RPA技術(shù)為企業(yè)創(chuàng)造的巨大價值，為我們的研究提供了參考。企業(yè)共使用了三位“機器人”分別應用于報銷、網(wǎng)銀和法律及財務(wù)的工作。機器人可靈活加班，能夠?qū)崿F(xiàn)二十四小時無間隙工作。發(fā)票核查工作已經(jīng)完全由RPA代替，可以捕捉到不同類型的費用數(shù)據(jù)，自動查驗發(fā)票，反饋錯誤部分，若無誤則會自動進入報銷的下一流程。為提高信托資金到賬審核和月末對賬業(yè)務(wù)的效率和準確度，B企業(yè)還開發(fā)了相應機器人。進賬審核機器人會每半小時執(zhí)行一次，定點觸發(fā)整套流程，包括自動抓取網(wǎng)頁信息等與所獲得的到賬信息進行核對等，確保信息準確性。定時自動觸發(fā)意味著不需要人工進行頻繁操作，而且實現(xiàn)數(shù)秒審核，遠遠高于人工審核的速度。關(guān)于月末對賬，財務(wù)人員不必擔心龐大體量帶來的加班問題。月末對賬機器人會在年末的最后兩個工作日開始展開對賬工作，同時B公司設(shè)計了對特定賬戶定點觸發(fā)對賬流程的操作，來控制賬戶的特別風險。RPA技術(shù)的成功應用讓原來3天的結(jié)賬周期縮短到1天，節(jié)約人力成本10～20個，據(jù)統(tǒng)計機器人處理Excel數(shù)據(jù)和SAP操作高達上千上萬次，月底壓力減小。通過實施機器人自動化，B企業(yè)有效縮短財務(wù)處理周期，便于發(fā)現(xiàn)異常情況。另外，B公司在合規(guī)領(lǐng)域應用RPA技術(shù)助力信托合同的校驗和生成，改變了人工完善信托合同細節(jié)的傳統(tǒng)工作方式。

案例顯示RPA幫助員工從價值鏈低端的工作中解放出來，如發(fā)票查驗和核對信息這種考驗細致但是無高專業(yè)能力要求的工作，且機器人效率高，錯誤率低，勝于人工。此外，RPA技術(shù)并不孤立使用，而是與多樣化智能技術(shù)融合應用到企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略中，以帶來持續(xù)發(fā)展和可拓展的價值增長。單一技術(shù)帶來的價值是有瓶頸的，這也為其他企業(yè)在運用RPA技術(shù)時提供建議。將RPA技術(shù)和其他智能技術(shù)結(jié)合起來發(fā)揮更大效用是各個企業(yè)需要考慮的重要內(nèi)容。另外，RPA明顯提升了公司員工滿意度，他們不用再做一些耗時費力但不能體現(xiàn)個人價值的工作，從原來事務(wù)性勞動帶來的持續(xù)加班中解放出來，而且機器人流程自動化得出的結(jié)果文件具有較高標準化的特征，這也更加有利于員工利用這些資料進行后續(xù)的價值創(chuàng)造活動。

四、結(jié)語

綜上所述，RPA對我國各行業(yè)企業(yè)的發(fā)展具有積極意義，有較大的應用空間。RPA的財會應用具有以下優(yōu)勢：一是釋放資源，提高生產(chǎn)效率。企業(yè)資源有限，RPA實現(xiàn)了將更多資源分配到高附加值工作中，讓財務(wù)可以更多地側(cè)重管理職能而不是簡單核算;另一方面服務(wù)于內(nèi)部戰(zhàn)略和運營活動，對預算和報告等多方面產(chǎn)生深刻的影響;二是提升數(shù)據(jù)安全性，優(yōu)化風險防控。機器人流程自動化技術(shù)規(guī)則固定，可以加密，有跡可循。一旦發(fā)生故障，企業(yè)能及時發(fā)現(xiàn)，調(diào)整優(yōu)化，更好地實現(xiàn)風險防控。同時減少了流程中人的主觀判斷和舞弊可能，對內(nèi)部控制方面的優(yōu)化和風險管控有著重要的意義，提升安全性;三是易于取得，實現(xiàn)成本節(jié)約。RPA高收益長壽命，企業(yè)易于取得。成功引進RPA有利于降低人力成本，而這些效益又反過來能夠成為企業(yè)下一步發(fā)展或者數(shù)字化、智能自動化發(fā)展的助力，實現(xiàn)良性循環(huán);四是影響企業(yè)管理活動，提升企業(yè)競爭力。它為企業(yè)帶來了更快的市場速度和流程速度，取得競爭優(yōu)勢，在保證業(yè)務(wù)速度的同時提高了質(zhì)量，因此能夠獲得更高的客戶滿意度。我國企業(yè)應當基于已有經(jīng)驗去精華，去糟粕，在適當?shù)膱鼍爸性黾覴PA技術(shù)的應用，助力企業(yè)發(fā)展升級。

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（作者單位：朱力維，自然資源部信息中心;李想、宋航，上海國家會計學院）

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