基于煙草行業(yè)檔案管理信息化發(fā)展研究

張曉蕾

摘要：煙草行業(yè)在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體系中占有重要的地位，檔案是反映、記錄煙草企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展的重要信息資料，其內(nèi)容以數(shù)據(jù)、圖表、影像、圖片、文字等多種形式體現(xiàn)，是煙草企業(yè)日常管理、運(yùn)營(yíng)以及未來(lái)發(fā)展等各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。隨著信息化技術(shù)的不斷推廣與革新，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理也需與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)其信息化發(fā)展，以優(yōu)化煙草行業(yè)檔案的處理、保存及應(yīng)用，挖掘其價(jià)值以促進(jìn)煙草行業(yè)持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煙草行業(yè);檔案管理;信息化發(fā)展

引言：

檔案所記錄的內(nèi)容非常繁雜，包括人事資料、生產(chǎn)活動(dòng)、銷售情況、日常管理等各種信息，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)、發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低、安全性差、信息利用率小，逐漸無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需求，而信息技術(shù)操作便捷、高效安全、功能多，尤擅數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析，因此檔案的信息化發(fā)展是一種必然趨勢(shì)。在其信息化發(fā)展過(guò)程中，管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理中的問(wèn)題，并結(jié)合信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)提出科學(xué)的解決措施。

一、煙草行業(yè)檔案管理問(wèn)題

（一）缺乏專業(yè)人才

很多企業(yè)認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地將資料進(jìn)行整理，因此在選擇檔案管理人員的時(shí)候比較隨意，對(duì)其經(jīng)驗(yàn)、工作能力等要求不高，甚至有的企業(yè)是安排其他崗位的人兼職檔案管理工作，這種認(rèn)知是非常片面的，這種管理更是不可取的。檔案管理人員不僅要有專業(yè)的工作技能，還需要熟悉煙草行業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定以及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，要責(zé)任心強(qiáng)、安全意識(shí)強(qiáng)，綜合素質(zhì)高。但是，目前煙草行業(yè)的檔案管理人員大多沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，只是進(jìn)行了臨時(shí)培訓(xùn)，或者自己自學(xué)，因?qū)I(yè)能力不足、對(duì)檔案管理工作缺乏深刻的認(rèn)知，檔案管理員往往缺乏主動(dòng)性、責(zé)任意識(shí)及安全意識(shí)，且工作效率低、管理質(zhì)量不高。若是兼職檔案管理人員，更是缺乏對(duì)這份工作的重視和尊重。檔案管理專業(yè)人才匱乏，是檔案管理工作信息化發(fā)展的重要阻礙因素。

（二）管理缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案載體多是光盤、照片、磁帶以及紙張等，其中以紙質(zhì)檔案最多。在對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理及歸檔、調(diào)閱等管理中，不僅要消耗大量的時(shí)間、人力，占據(jù)大面積的空間，而且容易對(duì)檔案造成損壞，或者丟失。檔案管理的信息化發(fā)展減少了對(duì)人工的依賴，在效率上更高，儲(chǔ)存、調(diào)閱、歸檔等也更加便捷。但是，目前煙草行業(yè)的信息化檔案管理還未完全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理職責(zé)不明、流程不清、要求不嚴(yán)謹(jǐn)，使檔案管理難以有序、高效的開展。

（三）缺少信息化基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的信息化發(fā)展過(guò)程中，構(gòu)建安全、穩(wěn)定、高效、多能的電子檔案管理系統(tǒng)是關(guān)鍵，利用電子管理系統(tǒng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速儲(chǔ)存、檢索，還可以對(duì)信息進(jìn)行整合，利用大數(shù)據(jù)分析來(lái)體現(xiàn)煙草公司運(yùn)營(yíng)情況，以有效利用數(shù)據(jù)指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，與此同時(shí)，必須要保證系統(tǒng)的技術(shù)性、安全性，這些都需要依靠信息化基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)保障。但是，目前的煙草行業(yè)在信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面缺少投入力度，軟件配置、硬件配置不足，功能性、安全性、穩(wěn)定性較差，而且電子系統(tǒng)的各版塊業(yè)務(wù)也不能有效的銜接，比較獨(dú)立、分散，無(wú)法構(gòu)建一個(gè)完整的電子檔案管理體系，影響了檔案管理信息化發(fā)展的有效進(jìn)行。另外，信息化基礎(chǔ)設(shè)置的不足，另檔案信息化建設(shè)處于探索階段難以突破，在數(shù)據(jù)的獲取方面缺乏及時(shí)性，在查詢方面不夠便捷，對(duì)數(shù)據(jù)的利用不足，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不完善。

二、信息化發(fā)展的策略

（一）培養(yǎng)檔案管理人才

檔案管理的水平如何，這與檔案管理人員的素質(zhì)密不可分。目前，煙草行業(yè)缺乏專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才，因此檔案管理信息化發(fā)展的首先任務(wù)，就是在管理隊(duì)伍的構(gòu)建方面提高要求、加強(qiáng)培訓(xùn)，以打造專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，在檔案管理的發(fā)展歷程中，信息化發(fā)展是一次創(chuàng)新、一次變革，而很多檔案管理人員在思想上、技術(shù)上遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有跟上時(shí)代的腳步，對(duì)信息化理念、技術(shù)的了解不深入、不全面。企業(yè)除了結(jié)合市場(chǎng)環(huán)境積極引進(jìn)專業(yè)人才外，需對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，針對(duì)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)、信息化技能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等組織學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)技能。其次，隨著檔案管理工作的規(guī)范化、復(fù)雜化，檔案管理人員必須要成長(zhǎng)為復(fù)合型人才，不僅要掌握專業(yè)的檔案管理、信息化管理相關(guān)知識(shí)與技術(shù)，還需要有嫻熟的業(yè)務(wù)能力，更要熟悉煙草行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理?xiàng)l例。對(duì)此，企業(yè)可以制定激勵(lì)方案，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

煙草行業(yè)檔案管理的信息化改革能否順利的進(jìn)行，其主要決定因素是檔案管理工作能否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，如果檔案管理人員的職責(zé)不明、管理流程混亂、管理要求不嚴(yán)密，必然會(huì)嚴(yán)重阻礙信息化發(fā)展有效進(jìn)行。對(duì)此，企業(yè)要完善檔案管理制度，在制度中對(duì)檔案管理的部門、職責(zé)等進(jìn)行明確，同時(shí)對(duì)部門內(nèi)各人員的工作范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作要求等進(jìn)行明確，使檔案管理工作有章可循、有規(guī)可依。其次，企業(yè)要設(shè)置好各部門、各層級(jí)的檔案管理系統(tǒng)權(quán)限，以保證各部門能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效使用的同時(shí)，還能夠保護(hù)好檔案信息的安全，并協(xié)調(diào)好各部門與檔案管理部門工作上的配合。再次，檔案管理部門在工作劃分上，要結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)，對(duì)檔案的保管與保護(hù)工作、利用與開發(fā)工作、統(tǒng)計(jì)與借閱工作、鑒定與銷毀工作的相關(guān)流程、管理方法等進(jìn)行優(yōu)化，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。另外，對(duì)于信息化管理制度的落實(shí)情況，煙草企業(yè)需要加強(qiáng)審查，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)調(diào)整，保證制度執(zhí)行的有效性。

（三）完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案利用率

首先，煙草企業(yè)在檔案管理的信息化建設(shè)中，要積極的引入先進(jìn)的信息化管理設(shè)備，并強(qiáng)化信息安全管理，為信息化管理工作的開展奠定良好的條件基礎(chǔ)。利用強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)置支持，提高工作效率，并構(gòu)建流暢、安全的電子檔案管理體系，增強(qiáng)系統(tǒng)的整體性。比如，將OA業(yè)務(wù)系統(tǒng)及辦公平臺(tái)結(jié)合，使文檔、檔案有效對(duì)接，以增強(qiáng)檔案管理、服務(wù)能力，更好的整合檔案資源。其次，充分挖掘檔案信息的價(jià)值。比如，檔案中記錄著煙草企業(yè)各個(gè)時(shí)期的發(fā)展情況，見證著企業(yè)的改革，利用檔案可以撰寫企業(yè)的大事記，可以編制企業(yè)年鑒，員工通過(guò)這些資料能夠從更多角度、更多維度以及更多層次來(lái)感觸企業(yè)的發(fā)展歷程和前輩們的艱辛奮斗，這對(duì)傳承企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)、增強(qiáng)企業(yè)品牌影響力有重要意義。再次，企業(yè)可以適當(dāng)?shù)拈_放檔案管理信息化平臺(tái)的權(quán)限，讓員工共享檔案資源進(jìn)行學(xué)習(xí)、分析，以更多的了解公司發(fā)展，并從中挖掘有價(jià)值的內(nèi)容以優(yōu)化自身的工作。此外，檔案管理部門也可以通過(guò)整合檔案、細(xì)分檔案等，借助信息化手段將有價(jià)值的檔案信息以視頻、圖片等生動(dòng)的形式展示出來(lái)，一方面可以體現(xiàn)信息化技術(shù)的價(jià)值，一方面可以讓檔案信息以更豐富的形式為全體員工服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

煙草行業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要，其會(huì)一直伴隨企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)與發(fā)展。但是，時(shí)代在變，技術(shù)在創(chuàng)新，工作的理念與模式在不斷改革，如果檔案管理工作依然延續(xù)傳統(tǒng)的、落后的思想及形式，不能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需求打破束縛、積極創(chuàng)新，便會(huì)嚴(yán)重阻礙煙草行業(yè)發(fā)展。因此，信息化時(shí)代背景下，檔案管理也需要順應(yīng)形勢(shì)以不斷的調(diào)整發(fā)展策略，結(jié)合信息化技術(shù)與優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理效率與質(zhì)量，深入挖掘檔案價(jià)值，使其更好的為煙草行業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳嘉慎.新時(shí)代背景下大型企業(yè)檔案管理水平提升點(diǎn)的探討[J].建筑施工，2020，42（7）：2.

[2]張立春.試論現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理的影響及對(duì)策[J].電子工程學(xué)院學(xué)報(bào)，2020，9（3）：1.