淺談企業(yè)項目管理中采購計劃管理與成本控制

霍敏艷 喬亞鵬 李佳東 王菲

摘 要：企業(yè)在項目管理方面目前已經(jīng)有了比較多的研究成果，但是針對在項目計劃管理和項目采購管理各個環(huán)節(jié)中的理論知識以及應(yīng)用成果的研究比較少，而且不少企業(yè)缺乏項目采購全流程的綜合評價。本文針對項目采購計劃管理和項目采購過程管理多個環(huán)節(jié)提出了多維度、多層次的研究，以數(shù)據(jù)實現(xiàn)對采購項目全流程分析，企業(yè)對采購項目全流程管控，為提高企業(yè)采購管理水平提供價值參考。

關(guān)鍵詞：項目計劃管理;項目采購管理;采購成本管理;預(yù)算準(zhǔn)確率;采購節(jié)資率

近年來，隨著全球市場經(jīng)濟需求不斷擴大，國際和國內(nèi)經(jīng)濟市場競爭壓力日益增大，在企業(yè)采購項目各個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的不確定因素也逐漸增多，企業(yè)采購項目管理中要實現(xiàn)項目采購管理精細(xì)化、項目采購流程標(biāo)準(zhǔn)化、項目采購環(huán)節(jié)科學(xué)化的管理目標(biāo)難度也逐漸增大。項目計劃管理和項目采購管理作為采購項目管理中的重要組成部分，如果企業(yè)項目計劃管理和項目采購管理能夠合理優(yōu)化，將對采購項目管理起著積極的促進作用，能夠較大幅度提高企業(yè)的采購效率，降低采購成本。

一、項目計劃管理

項目采購計劃是采購項目管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)的采購需求計劃獲得批準(zhǔn)后形成采購計劃，采購計劃包含了項目采購的名稱、概算金額、計劃采購時間等信息，項目采購工作的數(shù)據(jù)指標(biāo)均以項目采購計劃為依據(jù)，預(yù)算準(zhǔn)確率、采購節(jié)資率等這些采購指標(biāo)算法均以采購計劃的項目概算為基準(zhǔn)值進行計算。所以說制定合理的項目采購計劃，是采購項目管理工作的重中之重，完善優(yōu)質(zhì)的項目采購計劃不僅能夠在很大程度上提高企業(yè)的采購效率、降低采購成本，而且能夠檢驗一個企業(yè)的采購項目管理能力和水平。雖然不少企業(yè)嚴(yán)禁開展計劃外采購，但是現(xiàn)實工作當(dāng)中在不少企業(yè)仍然存在很多隨意追加采購計劃或者無采購計劃而發(fā)生采購的行為，采購企業(yè)總能找到諸多借口開展計劃外采購。甚至有些企業(yè)不僅在制定制度、辦法時對計劃外采購沒有相關(guān)的要求，更是對項目計劃外采購缺少監(jiān)管、缺失罰則，導(dǎo)致計劃外采購行為沒有關(guān)在制度的籠子里，更沒有受到企業(yè)的管罰，以至于企業(yè)追加計劃隨意，計劃外采購為常態(tài)。目前很多企業(yè)在利益的驅(qū)使下，內(nèi)因、外因等多重因素導(dǎo)致了隨意追加計劃和計劃外采購項目得不到有效的控制，嚴(yán)重影響了項目全過程管理的開端，對項目執(zhí)行產(chǎn)生較大的不利影響，更存在很大的經(jīng)濟風(fēng)險和審計風(fēng)險。隨意追加采購計劃、無采購計劃采購或者隨意變更采購計劃，又或者以不合理的變更設(shè)計為理由調(diào)整預(yù)算采購等都是不規(guī)范的采購行為，在多個維度、多個層面對采購全流程管控都很不利，企業(yè)應(yīng)該杜絕隨意追加采購計劃、無采購計劃采購或者隨意變更采購計劃，做到隨意追加采購計劃不采購，無采購計劃不采購，隨意變更調(diào)整采購計劃不采購，無正當(dāng)理由變更設(shè)計調(diào)整采購計劃不采購，用合理的制度約束行為，做好采購計劃管理工作，也就是做好項目采購工作的開端。

做好項目采購計劃管理，企業(yè)可以通過做好以下幾點來實現(xiàn)：第一，制定企業(yè)的項目采購計劃管理制度，使得采購工作開展有章可循、有制可依。計劃管理制度的制定要與企業(yè)生產(chǎn)、決策緊密相連，在實際執(zhí)行過程中，要確保采購計劃匯總的嚴(yán)肅性、采購需求的準(zhǔn)確性和采購執(zhí)行的及時性。第二，利用電子平臺優(yōu)勢提高企業(yè)采購計劃管理水平。在采購計劃的匯總、分析和執(zhí)行過程中，要充分利用現(xiàn)代電子采購平臺的優(yōu)勢，逐步開發(fā)大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈功能，做好項目采購統(tǒng)領(lǐng)、各環(huán)節(jié)計劃調(diào)整、采購節(jié)點的執(zhí)行工作流程，形成系統(tǒng)模塊固化至采購平臺，使采購活動嚴(yán)格按照既定計劃實施。第三，合理編制采購需求計劃。采購人員根據(jù)企業(yè)采購需求編制詳盡的采購需求計劃，計劃管理人員匯總采購需求計劃，按照采購項目名稱、項目類型、預(yù)算金額、采購方式、計劃采購時間等采購要素，結(jié)合實際開展情況進行采購需求計劃調(diào)整，調(diào)整內(nèi)容可包括項目增減、時間變更等，形成相對準(zhǔn)確的年度采購計劃。第四，采購計劃做到動態(tài)調(diào)整，按照項目的實際進展情況進行計劃調(diào)整，在年度計劃的基礎(chǔ)上，做到按季度調(diào)整完善采購計劃、按月度執(zhí)行落實采購流程。同時，對于計劃外采購或因特殊情況開展的緊急采購，應(yīng)履行相應(yīng)的審批、備案流程，確保企業(yè)的采購活動有序開展。第五，重視概預(yù)算的編制工作。概預(yù)算是企業(yè)采購成本支出的主要依據(jù)，在計劃管理中，企業(yè)可對一定數(shù)額以上的概預(yù)算實行審核制度，確保概預(yù)算編制依據(jù)合理、過程科學(xué)、數(shù)額準(zhǔn)確，嚴(yán)格控制采購成本做到降本增效。

企業(yè)如果在實際工作中合理地制定采購計劃，開展高效的計劃管理工作，能使項目采購節(jié)點得到更好的把控，對項目周期管理起到較好的推進作用，從而促使企業(yè)采購管理水平得到大幅度提升。

二、項目采購管理

項目采購管理在各企業(yè)項目管理中存在的問題比較多，目前存在的問題主要包括三個方面：一是采購管理制度不夠健全、采購流程設(shè)置不夠合理;二是采購人員綜合素質(zhì)偏低，不能做到持證上崗、不能熟知法律法規(guī);三是供應(yīng)商管理混亂，沒有相應(yīng)的管理制度。

企業(yè)缺少健全的采購管理制度，缺乏制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。缺少制度和流程的約束，不僅使企業(yè)采購管理工作困難重重，在降低采購效率的同時又增加了采購成本，更不利于防控廉潔風(fēng)險。采購流程不規(guī)范、不統(tǒng)一，導(dǎo)致采購人員在工作中無法可依、無章可循，出現(xiàn)每個項目都不一樣的采購流程情況，不利于發(fā)現(xiàn)問題、改進問題，也容易導(dǎo)致廉潔風(fēng)險，被相關(guān)人員借此“鉆空子”，造成企業(yè)資產(chǎn)損失。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該制定好完善的采購制度，依據(jù)采購制度確定好采購流程，招標(biāo)采購、非招標(biāo)采購都需要制定嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的采購流程，采購各環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照采購流程實際開展采購工作，再結(jié)合制定好的采購計劃，提高采購效率，節(jié)約采購成本。

在企業(yè)項目采購工作中，項目管理各環(huán)節(jié)包括企業(yè)采購人員等，企業(yè)采購人員素質(zhì)不夠高也在很大程度上制約了企業(yè)采購管理，因此企業(yè)采購人員較高綜合能力和綜合素質(zhì)是提升企業(yè)采購管理的重要因素。企業(yè)的日常經(jīng)營發(fā)展與人才是分不開的，包括企業(yè)采購相關(guān)人員也是企業(yè)人才的重要組成部分，企業(yè)采購相關(guān)人員負(fù)責(zé)企業(yè)的所有采購工作，當(dāng)采購人員綜合素質(zhì)較低時，企業(yè)的采購工作會受到很大的影響，甚至影響企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。采購人員素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，企業(yè)從事采購工作的人員不夠?qū)I(yè)，往往沒有通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。在企業(yè)項目采購時，采購人員通常按照采購清單進行采購，不能夠深入了解采購需求，不具備專業(yè)的辨別能力，也就是只了解項目采購的商務(wù)工作采購流程不懂得采購需求的技術(shù)內(nèi)涵。采購人員不知道如何合理制定采購資格條件，導(dǎo)致采購工作難以有效地擴大采購尋源力度，再加上現(xiàn)代市場環(huán)境比較復(fù)雜，信息流通速度快、范圍廣，項目采購中標(biāo)單位有時不是優(yōu)質(zhì)承包商或者不能購買到質(zhì)優(yōu)價廉的物資設(shè)備，給企業(yè)帶來一定經(jīng)濟損失。第二，采購人員的法律意識、風(fēng)險防控意識有待提高，面對日益激烈的市場經(jīng)濟環(huán)境，一些不法供應(yīng)商，為了謀取利益獲得采購項目合同或者采購訂單，往往會采取一些不良手段，力圖與采購或其他相關(guān)人員達成利益同盟，供應(yīng)商不法中標(biāo)后實際供應(yīng)低于采購標(biāo)準(zhǔn)的物資，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)的經(jīng)濟利益。如果企業(yè)采購人員的工作能力差、缺乏責(zé)任心、缺乏執(zhí)行力，對工作處理不及時，很難有效地落實采購計劃，不利于企業(yè)的良好經(jīng)營。

供應(yīng)商管理混亂，缺少管理目標(biāo)和制度。有的企業(yè)對供應(yīng)商沒有實現(xiàn)統(tǒng)一管理，沒有建立有效的供應(yīng)商管理制度，導(dǎo)致采購人員面對眾多魚龍混雜的供應(yīng)商無法分辨其真實實力，僅僅依靠價格、注冊資金、營業(yè)執(zhí)照等因素進行片面判斷，導(dǎo)致在項目采購過程中、履約過程中供應(yīng)商出現(xiàn)各種問題，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量事故。有的企業(yè)雖然制定了供應(yīng)商管理制度，但對供應(yīng)商的管理大多停留在對供應(yīng)商的制約和考核方面，而且對供應(yīng)商的考核評價也往往在合同履約后評價或進行年度評價，沒有在合同履行過程中進行實時監(jiān)督，未做到防患于未然，屬于比較被動的措施。同時，雙方關(guān)系沒有得到鞏固和發(fā)展，企業(yè)也沒有忠實可靠的長期合作伙伴，制約企業(yè)降本增效的目標(biāo)。

三、采購成本管理

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，企業(yè)的經(jīng)濟效益往往被重視，不少企業(yè)只知道控制人力成本，往往容易忽視采購成本，其實采購成本占比是非常大的。節(jié)約采購成本能為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展起到非常重要的作用，可以從以下幾個方面考慮和管理企業(yè)的采購成本。

1.完善企業(yè)采購管理制度

企業(yè)需要有健全的采購管理制度，只有企業(yè)采購管理制度健全，企業(yè)采購流程完善，企業(yè)才能夠?qū)崿F(xiàn)對采購項目的有效管理、對采購成本的有效控制。所以，企業(yè)必須有健全的采購管理制度，用制度指導(dǎo)和約束人員行為，來確保企業(yè)采購工作合理合法、穩(wěn)定有序開展，才能提高企業(yè)的采購效率、提高企業(yè)的采購指標(biāo)。為了更好地監(jiān)督采購行為建議企業(yè)建立相關(guān)采購監(jiān)督職能部門，對項目采購人員和采購行為實施全程監(jiān)督，在合法合規(guī)的范圍內(nèi)開展采購工作。

在項目采購過程中，項目采購流程規(guī)范不僅能夠提高采購效率、保證采購質(zhì)量，還能夠有效控制采購的成本，營造良好采購環(huán)境，為企業(yè)長久、健康、穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，企業(yè)需要規(guī)范采購流程，可以通過以下兩點來實現(xiàn)：第一，在采購工作之前，做好各部門之間溝通協(xié)調(diào)，包括對項目采購需求的深度理解，結(jié)合項目實際需求，制定科學(xué)的采購計劃。第二，企業(yè)及時開展市場調(diào)研，加強市場的了解，在項目采購中制定采購方案時充分考慮市場因素對項目的影響，充分利用各種互聯(lián)網(wǎng)，發(fā)揮新時代信息化優(yōu)勢，服務(wù)采購工作，同時確保整個采購流程高效、透明、陽光，能夠增強市場競爭、降低采購成本。

2.提高采購人員專業(yè)素養(yǎng)、廉潔意識

企業(yè)采購人員承擔(dān)采購成本控制的重任，采購人員要在成本控制過程中充分發(fā)揮專業(yè)作用。作為一名合格的采購人員，除了要掌握充足的專業(yè)知識之外，還需要積累一定的采購經(jīng)驗，更要有廉潔意識?；诖耍髽I(yè)有必要定期為采購人員開展專業(yè)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能，強調(diào)法律意識和風(fēng)險防控意識，鼓勵采購人員不斷提高自身素養(yǎng)，強化責(zé)任意識，強化擔(dān)當(dāng)意識。

3.努力擴大尋源力度、降低采購成本

企業(yè)在現(xiàn)有的采購渠道上建立完善的供應(yīng)商庫，不斷擴充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不良供應(yīng)商，充分利用大數(shù)據(jù)信息、企業(yè)物資采購平臺、市場采購平臺的優(yōu)勢。同時，利用網(wǎng)絡(luò)載體的采購管理系統(tǒng)，在招標(biāo)采購過程中吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立更專業(yè)、更高端、更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)體系，最大限度地降低采購成本，使企業(yè)的采購工作更加高效、陽光。

4.引進現(xiàn)代管理理念，優(yōu)化供應(yīng)商管理。

在現(xiàn)代供應(yīng)商管理理念中，供應(yīng)商管理的根本目標(biāo)是在完善供應(yīng)商管理的同時，與供應(yīng)商建立更為長遠(yuǎn)的、優(yōu)質(zhì)的合作關(guān)系，實現(xiàn)企業(yè)降本增效。企業(yè)與供應(yīng)商之間是相互依存的，優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商關(guān)系能夠促進生產(chǎn)企業(yè)的健康發(fā)展。供應(yīng)商關(guān)系的培養(yǎng)可分為以下幾個階段：

根據(jù)目前的法律規(guī)定和相關(guān)原則，企業(yè)（特別是國有企業(yè)）與多數(shù)供應(yīng)商處于初次接觸的階段，少部分供應(yīng)商能夠成為優(yōu)先供應(yīng)商，企業(yè)在培育優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商關(guān)系上可以采取更加深入的措施。同時，為在眾多供應(yīng)商中實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，選擇穩(wěn)定、可靠的供應(yīng)商，企業(yè)需制定完善的供應(yīng)商管理制度，對供應(yīng)商入庫審核、評價管理、考核約定進行規(guī)定，特別是要研究制定快速懲戒體系，將對供應(yīng)商的管理做到日常工作中，對供應(yīng)商的評價做到關(guān)口前移，可從以下方面著手：

（1） 如在合同履約過程中建立進度跟蹤體系，根據(jù)供貨（工期）偏離度進行實時考核。

做到對供應(yīng)商合同履約的實時監(jiān)控就需要對其履約過程做到定量分析，通過建立合同履約模型來實現(xiàn)過程監(jiān)控，模型如下圖所示：

按照簽訂合同，以供貨量-合同時間為極軸做出正常供貨曲線。當(dāng)合同時間為a時，供貨量為A，此時屬于正常供貨狀態(tài);若合同時間為b時，供貨量為B'，則此時供貨量滯后于正常供貨量B，此時狀態(tài)C在正常供貨曲線以下，為合同偏離狀態(tài)，此時應(yīng)該及時采取相關(guān)措施糾偏。

（2） 在采購過程中，充分利用采購小組（評標(biāo)委員會）對供應(yīng)商的審核意見，對其中發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商違規(guī)行為進行快速通報懲戒，避免對后續(xù)工作的開展產(chǎn)生不良影響，真正實現(xiàn)防患于未然，審核做到關(guān)口前移。

四、預(yù)算準(zhǔn)確率和采購節(jié)資率指標(biāo)

1.項目采購預(yù)算準(zhǔn)確率

衡量項目采購的指標(biāo)一般可以通過項目預(yù)算準(zhǔn)確率和采購節(jié)資率來判斷。假設(shè)項目預(yù)算金額為Y，項目最終中標(biāo)金額為H，那么項目預(yù)算準(zhǔn)確率ん可以通過以下公式來計算：

企業(yè)用采購預(yù)算準(zhǔn)確率來衡量和判斷采購的項目編制預(yù)算的能力和水平，采購準(zhǔn)確率越高，說明項目在編制預(yù)算前進行的市場調(diào)研越充分，以及對項目的理解深度越深入，通常我們希望預(yù)算準(zhǔn)確率越高越好，ん>>90%就是一種非常理想的狀態(tài)了。相反，如果采購預(yù)算準(zhǔn)確率偏低ん<<70%，甚至ん<<60%及以下就可以初步判定項目預(yù)算編制非常不合理?？梢栽诤罄m(xù)的工作中通過加強預(yù)算編制人員對項目需求的理解深度以及提高項目前期市場調(diào)研能力，及時了解和掌握相關(guān)市場動態(tài)信息，根據(jù)了解到的有效信息及時做出預(yù)算調(diào)整方案，確保項目采購預(yù)算的準(zhǔn)確率合理。

2.項目采購節(jié)資率

衡量項目采購的另一個重要指標(biāo)就是項目采購節(jié)資率。假設(shè)項目預(yù)算金額為Y，項目最終中標(biāo)金額為H，那么項目的節(jié)資率μ可以通過以下公式來計算：

企業(yè)通常用采購節(jié)資率來衡量和判斷采購項目的成果，采購節(jié)資率越高，說明采購成果越大，因為項目節(jié)約的成本越高，采購工作成績越好。通常我們希望采購節(jié)資率越高越好，μ>>20%就是一種非常理想的狀態(tài)了。相反，如果采購預(yù)算準(zhǔn)確率偏低μ<<3%，甚至μ為負(fù)數(shù)，也就是項目采購中標(biāo)金額高出項目預(yù)算金額，這都說明項目采購成果不夠好，項目在供應(yīng)商或者承包商報價中未能形成有效的市場充分競爭，導(dǎo)致項目采購節(jié)資率偏低。

3.項目采購預(yù)算準(zhǔn)確率和采購節(jié)資率的關(guān)系

衡量項目采購指標(biāo)的采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん和采購節(jié)資率μ相互制約，我們希望采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん越高越好，但是采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん越高采購節(jié)資率μ就會越低;在項目最終中標(biāo)金額為H小于項目預(yù)算金額為Y時，采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん越低采購節(jié)資率μ就會越高。鑒于企業(yè)衡量采購成果時把采購節(jié)資率μ指標(biāo)要求得比較高，我們一般希望5%<<μ<<35%，但采購節(jié)資率μ提高了，采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん就降低了。所以想要達到比較理想的采購效果，采購指標(biāo)的采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん和采購節(jié)資率μ需要為彼此作出讓步，犧牲一定的采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん來滿足采購節(jié)資率μ理想效果。

兩大采購指標(biāo)的采購預(yù)算準(zhǔn)確率ん和采購節(jié)資率μ都必須依賴于項目預(yù)算金額Y，所以這就證明了比較合理的項目預(yù)算金額Y是項目采購的基礎(chǔ)，也是最重要的先決條件。

五、結(jié)束語

筆者經(jīng)過數(shù)十年對項目采購領(lǐng)域的研究和實踐工作，通過無數(shù)個項目采購研究分析，用大量的數(shù)據(jù)計算統(tǒng)計得出結(jié)論：在項目采購管理工作中，提升企業(yè)項目計劃管理能力，加強企業(yè)采購管理工作，優(yōu)化企業(yè)項目采購流程，提高企業(yè)項目采購效率，降低企業(yè)項目采購成本，合理的項目預(yù)算準(zhǔn)確率和節(jié)資率指標(biāo)等是每個企業(yè)都應(yīng)該努力提升的要素。企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)采購管理專業(yè)化、采購人員專業(yè)化、采購流程專業(yè)化，將為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展帶來更好的效益。

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