事業(yè)單位文書檔案收集與利用工作創(chuàng)新思路探究

黃靜

摘 要：基于本質(zhì)視角，通過在事業(yè)單位中的應(yīng)用，對于文書檔案管理工作來說，其復(fù)雜性、內(nèi)容的政策性與機密性特點顯著，因此相關(guān)工作人員應(yīng)注重專業(yè)意識與專業(yè)能力的提升，積極開展文書檔案的收集工作、利用工作，確保與當(dāng)前市場經(jīng)濟與信息技術(shù)環(huán)境相一致;同時，相關(guān)工作人員應(yīng)對收集和利用的特點進(jìn)行明確化，樹立高度的創(chuàng)新發(fā)展意識，采取先進(jìn)的工作方法，以免傳統(tǒng)管理模式帶來的負(fù)面影響，從而與社會發(fā)展的前瞻化視角相互協(xié)調(diào)與一致。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;收集與利用;創(chuàng)新思路

針對事業(yè)單位文書檔案收集與利用工作的創(chuàng)新思路展開研究，下文通過闡述事業(yè)單位文書檔案收集與利用工作的原則，提出了事業(yè)單位文書檔案收集與利用工作創(chuàng)新思路，主要包括創(chuàng)新檔案管理理念、搭建檔案信息管理平臺、明確規(guī)定文書檔案收集與歸檔范圍、完善檔案系統(tǒng)、加強檔案管理隊伍建設(shè)等，旨在合理利用文書檔案資源，促進(jìn)文書檔案收集和利用工作的順利開展與落實。

一、事業(yè)單位文書檔案收集與利用工作的原則

（一）完整性原則

首先，對于文書檔案材料，應(yīng)確保高度的完整性，并充分滿足長期保管與利用等質(zhì)量要求，將事業(yè)單位的真實情況真實展示出來，并注重自身未來各項工作的服務(wù)能力的提升。同時，完整性原則應(yīng)積極滲透到收集的文書檔案的種類等方面，特別對于公文，每份的原件和附件等必須要符合成套的標(biāo)準(zhǔn)要求。因此對于單位各個部門來說，應(yīng)提高對文書檔案在各方面的關(guān)注度，并在業(yè)務(wù)部門考核職責(zé)范圍中體現(xiàn)出來。

（二）準(zhǔn)確性原則

準(zhǔn)確性要求，對于事業(yè)單位文書檔案收集和利用也是至關(guān)重要的，以此來充分發(fā)揮出文書檔案的功能與價值。通常來說，在事業(yè)單位日常工作，所使用的文件比較龐大化，其查考、憑證價值突出，所以相應(yīng)的整理歸檔必須要及時、準(zhǔn)確，為后續(xù)的正常利用奠定良好的基礎(chǔ)。要想防止雜亂問題的發(fā)生，應(yīng)準(zhǔn)確分析收集和利用的文件材料，基于保管期限內(nèi)及時給予準(zhǔn)確的處理，旨在正確展現(xiàn)出重要活動等文件材料。

（三）實用性原則

對于文書檔案管理部門來說，應(yīng)提高對實用性原則的高度重視，防止處理分散性等問題的出現(xiàn)，及時化解不必要的矛盾，引導(dǎo)各部門順利收集好不同類型文書檔案，并應(yīng)用于適宜的節(jié)點。同時檔案部門應(yīng)做好相應(yīng)的調(diào)查工作，為歸檔文件的分散、流動情況等收集提供一定的便捷，然后對本單位、各部門基本職能予以合理劃分。另外，在工作任務(wù)繁重化的制約下，再加之客觀因素的出現(xiàn)，在收集和利用方面，盲目性問題難以避免，所以不同部門之間應(yīng)保持高度的協(xié)調(diào)與配合，根據(jù)重大活動與事件，全面化服務(wù)于文件的歸檔與利用工作。

二、事業(yè)單位文書檔案收集與利用工作創(chuàng)新思路

（一）創(chuàng)新檔案管理理念

在文書檔案資源的收集與利用工作中，應(yīng)加強與時俱進(jìn)思想觀念的塑造，對于檔案管理人員來說，應(yīng)注重自身思想意識的積極轉(zhuǎn)變，對工作方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新，為文書檔案資源動態(tài)化利用管理創(chuàng)造有利條件。同時，檔案管理工作人員應(yīng)對文書檔案資源的開發(fā)利用的重要性予以清晰認(rèn)知，借助互聯(lián)網(wǎng)+的應(yīng)用，投入充足的人力、物力以及財力，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理環(huán)境的順利構(gòu)建，從而積極整合檔案材料。

（二）搭建檔案信息管理平臺

針對于以往紙質(zhì)化檔案管理模式，與當(dāng)前發(fā)展需求并不一致，所以對于檔案管理人員來說，加強計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，彌補紙質(zhì)管理操作的缺陷和漏洞，從而更好地管理電子檔案資源。在文書檔案資源開發(fā)利用方面，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，有助于數(shù)據(jù)信息庫的構(gòu)建，并對相關(guān)權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，不斷提高文書檔案資源的利用效率，同時將安全性優(yōu)勢發(fā)揮出來。同時，應(yīng)確保檢索方式的科學(xué)性，節(jié)約檔案使用者挖掘文書檔案資料所需的時間，這不僅可以有效利用文書檔案資源，而且還可以滿足實效性需求。此外，應(yīng)加強文書檔案管理平臺的積極構(gòu)建，或通過手機APP，以此來對文書檔案信息的動態(tài)情況進(jìn)行及時更新、調(diào)整，確保使用者對檔案資源的相關(guān)情況予以高度了解。

（三）明確規(guī)定文書檔案收集與歸檔范圍

在開展文書檔案收集與利用工作中，應(yīng)高度明確收集與歸檔范圍，其中，應(yīng)嚴(yán)格遵循國家檔案局的相關(guān)規(guī)定要求，并從事業(yè)單位自身發(fā)展需求出發(fā)，合理匯總文書檔案收集與規(guī)范范圍，并且對單位發(fā)展形勢保持高度關(guān)注。在事業(yè)單位內(nèi)部，也要加強收集歸檔機制的構(gòu)建，不斷細(xì)化部門法規(guī)條例，有效約束和規(guī)范管理工作人員的行為，嚴(yán)格控制好文書檔案收集與歸檔范圍、期限等，從而致力于檔案管理工作制度化水平的穩(wěn)步提升。

（四）完善檔案系統(tǒng)

為了不斷提高文書檔案信息開發(fā)利用效率，應(yīng)注重信息的深度挖掘，積極整合原始文書檔案內(nèi)容、技術(shù)等。在文書檔案收集以后，應(yīng)借助數(shù)字化加強深度加工，為傳播、共享提供極大的便捷，旨在將文書檔案信息的價值充分彰顯出來。在完善檔案系統(tǒng)方面，應(yīng)做到以下幾點：

首先，完善文書檔案信息加工系統(tǒng)。從事業(yè)單位文書檔案信息具體情況出發(fā)，應(yīng)加強初步加工設(shè)計，為加工系統(tǒng)的構(gòu)建提供可行的依據(jù)。同時，也要在單位檔案管理信息系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，為檔案人員查詢、統(tǒng)計提供極大的便利性，避免日常工作任務(wù)出現(xiàn)加重的趨勢，從而推動文書檔案信息管理效率的提升。其次，完善文書檔案信息存儲系統(tǒng)。眾所周知，事業(yè)單位文書檔案管理內(nèi)容較多，所以應(yīng)加強信息化設(shè)備的應(yīng)用，以此來構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫。在檔案綜合管理系統(tǒng)中，管理與創(chuàng)建歸檔模塊為重要的構(gòu)成，如果文書資料的保存價值較高，先要進(jìn)行保存，然后根據(jù)不同類別進(jìn)行保存，以此來確保文書檔案的高度完整性;在檔案庫內(nèi)，還要及時保存分類移交的文件等，將統(tǒng)一化目錄、檢索等落實下去。總之，借助信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，可以使事業(yè)單位文書檔案信息得到有效規(guī)范，就信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以為分類與存儲處理節(jié)約諸多的時間與精力，從而切實維護(hù)好檔案的利用效率。

（五）加強檔案管理隊伍建設(shè)

為了促進(jìn)文書檔案資源收集和利用工作的順利進(jìn)行，文書檔案管理人員隊伍建設(shè)起到重要的決定性作用。所以應(yīng)加強專業(yè)化檔案管理隊伍的構(gòu)建，并確保其高度的職業(yè)道德素質(zhì)和綜合能力，給予文書檔案收集和利用工作強有力的人力支持。首先，應(yīng)將檔案管理人員招聘門檻適度提升上來，在根源上確保檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德水準(zhǔn);其次，應(yīng)加強人員培訓(xùn)，積極滲透系統(tǒng)化原則，借助定期教育培訓(xùn)的開展，調(diào)動其在各類培訓(xùn)教育活動中的參與熱情，從而充分利用文書檔案資源;最后，應(yīng)注重人才引入工作的開展，將更多新鮮的血液賦予給檔案管理隊伍。其中，基于事業(yè)單位角度，應(yīng)投入充足的人物財力，同時對各個部門的關(guān)系予以密切協(xié)調(diào)，實現(xiàn)良好內(nèi)部環(huán)境的順利構(gòu)建，這對于文書檔案資源的收集與利用也是尤為關(guān)鍵的。

三、結(jié)語

在檔案管理過程中，加強檔案資源的收集和利用勢在必行。對于事業(yè)單位來說，文書檔案信息的收集與利用，屬于系統(tǒng)化工程之一，為了不斷提高文書檔案收集與利用效率，檔案管理人員應(yīng)正確抓住機遇、并勇敢地迎接挑戰(zhàn)，對文書檔案收集和利用中存在的缺陷予以清晰認(rèn)識，然后制定合理的解決思路，將文書檔案信息的準(zhǔn)確性提升上來。

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