數(shù)字化趨勢(shì)下高校行政信息管理流程優(yōu)化

溫子春

（浙江警官職業(yè)學(xué)院,浙江 杭州 310018）

我國高校經(jīng)過多年信息化建設(shè)，建立了相對(duì)成熟的教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，為高校規(guī)范化、數(shù)字化管理提供了支撐。在國家“十四五”規(guī)劃提出“以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革”背景下，如何管理和利用現(xiàn)有信息系統(tǒng)積累的數(shù)據(jù)資源，驅(qū)動(dòng)高校管理創(chuàng)新，成為高校數(shù)字化改革的重點(diǎn)任務(wù)?；诖?，以浙江省某職業(yè)學(xué)院為例，研究數(shù)據(jù)管理升級(jí)路徑。

1 管理信息系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀

目前，該校信息系統(tǒng)是在高校職能式組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)上，按職能分工的崗位責(zé)任制，建立的信息系統(tǒng)體系。該學(xué)院有179個(gè)管理子系統(tǒng)之間已完成部分?jǐn)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享與交換，比如OA系統(tǒng)與人事系統(tǒng)共享培訓(xùn)申請(qǐng)和掛職鍛煉、OA辦公與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)庫共享辦公文件管理等。具體系統(tǒng)信息資料如表1所示。

表1 學(xué)校行政信息系統(tǒng)基本情況

由于缺乏頂層規(guī)劃和整體設(shè)計(jì)，上述各信息系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容是以業(yè)務(wù)部門需求為核心的單獨(dú)系統(tǒng)，存在嚴(yán)重的數(shù)據(jù)孤島問題，且開發(fā)時(shí)間不一致，定期備份周期不同，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)只能在系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)而無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的常態(tài)化互通與共享[1]，如圖1所示。

圖1 職能分工基礎(chǔ)上的行政信息系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀

2 信息管理存在的問題

隨著信息化的發(fā)展，高校信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)狀，難以滿足各方面的需求。本文分別從上級(jí)管理部門、部門之間數(shù)據(jù)交互場(chǎng)景與需求、師生需求角度，分析數(shù)字化趨勢(shì)下高校數(shù)據(jù)管理存在的問題。

2.1 與上級(jí)管理部門標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)需求存在差異

浙江省教育廳辦公室關(guān)于建立公辦高校審計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送機(jī)制（浙教辦函［2020］216號(hào)）文件要求，為全面系統(tǒng)推進(jìn)高校審計(jì)信息化建設(shè)，各高校建立常態(tài)化的審計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送機(jī)制，定期提供信息系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)內(nèi)容包括一卡通系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、出國管理系統(tǒng)、校園交通管理系統(tǒng)、基建管理系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)、公車管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并定期提交增量數(shù)據(jù)、不定期提交非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

根據(jù)教育廳、審計(jì)廳的數(shù)據(jù)需求，高校各部門首先要提取各自系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)，然后按要求轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，再集中收集、匯總、提交。在各系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)采集、轉(zhuǎn)換過程中，各獨(dú)立系統(tǒng)數(shù)據(jù)的格式、數(shù)據(jù)要素與教育廳的標(biāo)準(zhǔn)化需求間存在差異，并且部分系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)缺失。另外，由于職能分工不同，部分?jǐn)?shù)據(jù)采集需幾個(gè)部門共同完成，比如采購系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要后勤處、實(shí)訓(xùn)中心、財(cái)務(wù)處共同提供，在數(shù)據(jù)整合中存在三個(gè)部門數(shù)據(jù)交叉重疊的現(xiàn)象。

2.2 部門之間數(shù)據(jù)共享難以實(shí)現(xiàn)

在高校日常管理過程中，各部門系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)相互依賴性不斷增強(qiáng)，存在數(shù)據(jù)傳遞和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)。但由于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、更新，在相互提供數(shù)據(jù)時(shí)，存在數(shù)據(jù)口徑不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)截止日期不統(tǒng)一、信息不一致等問題，造成部門之間數(shù)據(jù)很難共享。比如，退役復(fù)學(xué)學(xué)生學(xué)費(fèi)減免業(yè)務(wù)涉及辦公OA系統(tǒng)、教務(wù)學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)，由于信息不對(duì)稱，容易造成學(xué)費(fèi)漏收或重復(fù)收取等問題。在具體業(yè)務(wù)處理過程中，財(cái)務(wù)部門工作人員反復(fù)核對(duì)大量數(shù)據(jù)，重復(fù)勞動(dòng)，工作效率低下。如財(cái)務(wù)部門學(xué)費(fèi)賬戶學(xué)生助學(xué)貸款到賬后，賬務(wù)處理業(yè)務(wù)需要學(xué)生處根據(jù)助學(xué)貸款系統(tǒng)提供學(xué)生貸款到賬信息，包括學(xué)生名單、金額、到賬日期等。由于兩個(gè)部門工作進(jìn)展不一致，學(xué)生助學(xué)貸款系統(tǒng)與財(cái)務(wù)學(xué)費(fèi)賬戶到款信息無法及時(shí)核對(duì)，在業(yè)務(wù)處理過程中，容易出現(xiàn)記賬錯(cuò)誤等問題。

2.3 師生信息獲取體驗(yàn)滿意度低

通過對(duì)該學(xué)院師生的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)師生數(shù)據(jù)獲取體驗(yàn)滿意度低，主要存在以下問題：一是學(xué)生對(duì)信息獲取途徑不明。被調(diào)研的學(xué)生中，70%以上學(xué)生不知道從哪些途徑獲取有關(guān)專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃、課程體系、就業(yè)情況的信息，甚至大部分學(xué)生不知道利用數(shù)字圖書館資源查詢資料。大部分學(xué)生對(duì)比較關(guān)注的學(xué)費(fèi)繳費(fèi)情況、各類獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、補(bǔ)助等發(fā)放進(jìn)度查詢途徑不清楚。二是公共信息更新不及時(shí)，存在“一數(shù)多源”問題。校園網(wǎng)絡(luò)信息更新不及時(shí)，同一信息各部門提供數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)分散等造成教師在信息需求、獲取過程中滿意度低。三是數(shù)據(jù)重復(fù)、反復(fù)采集的問題。比如，教務(wù)系統(tǒng)有教師的基本情況、授課名單、教改課題、指導(dǎo)競(jìng)賽等信息，科研系統(tǒng)有教師橫向、縱向科研信息，人事系統(tǒng)有培訓(xùn)、會(huì)議信息等，同一位教工信息獨(dú)立存在于不同的部門系統(tǒng)中。在每年教師信息采集、年度考核、職稱評(píng)審時(shí)，要填報(bào)授課課時(shí)、畢業(yè)論文、畢業(yè)綜合實(shí)踐、培訓(xùn)、科研等信息，需要從畢業(yè)實(shí)踐平臺(tái)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等系統(tǒng)分類采集、整理，任務(wù)煩瑣，工作量大。

3 高校信息管理流程升級(jí)路徑

鑒于高校行政管理機(jī)構(gòu)的特殊性，對(duì)信息管理的流程改造以現(xiàn)有流程為出發(fā)點(diǎn)，本著“減量提質(zhì)”的優(yōu)化思路，推動(dòng)流程再造、業(yè)務(wù)協(xié)同。實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)通、業(yè)務(wù)通、查得通、辦得通”的目標(biāo)，節(jié)約運(yùn)行成本，提高信息智能化管理水平。

表2 高校師生數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)需求

借鑒數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)理念，提出在統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，建立數(shù)據(jù)共享中心，構(gòu)建智慧校園大數(shù)據(jù)平臺(tái)，為數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)高校管理智能化、科學(xué)化提供支撐。

3.1 建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

以浙江省高校審計(jì)信息化建設(shè)為契機(jī)，根據(jù)常態(tài)化審計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。將各部門管理系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)對(duì)照教育廳統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)，逐一匹配、轉(zhuǎn)化、提取，并做好數(shù)據(jù)完整性復(fù)核、一致性復(fù)核和表間關(guān)系復(fù)核，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，最大程度上實(shí)現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享。

對(duì)于已經(jīng)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)的部門，主要做法是定期對(duì)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫全庫備份，完成標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)化和校驗(yàn)；沒有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的部門，在日常數(shù)據(jù)采集過程中，可以參照以下規(guī)范，建立標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫。

圖3 標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式

3.2 建立共享數(shù)據(jù)中心

上級(jí)教育主管部門標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)報(bào)送方式，是各高校信息技術(shù)人員按要求將相關(guān)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，放置在前置數(shù)據(jù)庫中。各高校需建立專用的數(shù)據(jù)傳輸服務(wù)器等設(shè)備，設(shè)置申請(qǐng)的IP地址，要建立相關(guān)安全機(jī)制，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。也就是說，在審計(jì)數(shù)據(jù)定期報(bào)送機(jī)制下，浙江省高校行政信息系統(tǒng)所有的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)都集中在各校信息技術(shù)部門，在此基礎(chǔ)上，建立共享數(shù)據(jù)中心。

通過該中心來實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)的共享和交換，進(jìn)而提高工作效率。各部門系統(tǒng)都與共享數(shù)據(jù)中心對(duì)接，如圖4所示。該方案能夠有效避免業(yè)務(wù)系統(tǒng)直連而導(dǎo)致的復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯，同時(shí)也規(guī)避了源數(shù)據(jù)傳遞而帶來的安全隱患[2]。建立高校內(nèi)部數(shù)據(jù)共享中心，各系統(tǒng)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，將部門信息匯聚于學(xué)校內(nèi)部共享中心。

圖4 數(shù)據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)演變：由網(wǎng)狀變?yōu)樾菭?/p>

3.3 構(gòu)建大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

按照“一數(shù)一源、動(dòng)態(tài)更新”的原則，建立校級(jí)數(shù)據(jù)倉庫，構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，如圖3所示。共享數(shù)據(jù)中心按照“數(shù)據(jù)挖掘——量化分析——相關(guān)分析——預(yù)測(cè)決策”[3]，將提供面向師生的個(gè)人數(shù)據(jù)服務(wù)和面向管理決策的數(shù)據(jù)分析服務(wù)。通過梳理各個(gè)業(yè)務(wù)部門及服務(wù)部門的服務(wù)清單，逐一列出每個(gè)部門對(duì)外提供的服務(wù)詳情；梳理服務(wù)數(shù)據(jù)資源共享需求清單，堅(jiān)持按需共享原則，完善服務(wù)數(shù)據(jù)共享機(jī)制，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、不間斷的數(shù)據(jù)共享服務(wù)，為全校信息服務(wù)應(yīng)用提供支撐。

4 結(jié)語

高校以往的業(yè)務(wù)流程建立在單系統(tǒng)基礎(chǔ)上，僅從部門內(nèi)部管理的角度出發(fā)[4]，對(duì)上級(jí)管理部門數(shù)據(jù)提供、部門之間數(shù)據(jù)共享、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策數(shù)據(jù)分析、師生數(shù)據(jù)獲取的體驗(yàn)和滿意度等方面關(guān)注不夠。在高校信息化建設(shè)背景下，行政信息管理業(yè)務(wù)流程必須面向用戶，在共享數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)上，優(yōu)化已有業(yè)務(wù)流程，解決信息孤島、應(yīng)用孤島、資源孤島等問題[5]，達(dá)到信息共享、業(yè)務(wù)整合、資源協(xié)同的現(xiàn)代化信息管理要求。

圖5 高校大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)模型