我校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

鄭璇

摘要：檔案管理工作是高校管理的基礎(chǔ)性工作。本文通過對安徽汽車職業(yè)技術(shù)學院檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)檔案工作正面臨著檔案意識相對薄弱、隊伍建設(shè)不齊全、信息化水平不足三個方面的問題，文章在此基礎(chǔ)上，探索其解決思路和途徑，認識到提升檔案意識、加強隊伍建設(shè)、加強有效引領(lǐng)等方面的結(jié)合，才能夠為我校的檔案事業(yè)注入強大的動力和生命力，才是從根本上解決檔案管理問題的根源所在。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化

近些年來隨著信息化水平的提升，特別是數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，正在深刻改變和影響著社會的各個領(lǐng)域，這勢必對傳統(tǒng)的檔案管理事業(yè)提出了更多、更高的挑戰(zhàn)和要求。為了適應21世紀高校檔案事業(yè)發(fā)展的主題思路，適應新的形勢，我校檔案管理事業(yè)亟需轉(zhuǎn)型升級，而在此過程中傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中存在的問題也日益凸顯。

1檔案管理工作的現(xiàn)狀

安徽汽車職業(yè)技術(shù)學院是一所原由江淮汽車集團舉辦，現(xiàn)由合肥市人民政府舉辦的全日制公辦高等職業(yè)院校，學校成立三十年來培養(yǎng)了大批高技能人才，在校生約5000人，然而作為公辦高職院校，我校的檔案管理工作卻相對滯后，主要存在四個方面突出問題。

1.1檔案意識相對薄弱

長期以來人們對檔案的認識微乎其微，對檔案價值與作用的認識更是知之甚少，加上檔案部門對外界的宣傳不足，所以檔案意識不強客觀存在。

1.1.1管理層檔案意識不強

近些年來隨著檔案管理工作的重要性日漸體現(xiàn)，我校領(lǐng)導對檔案的認識得到了很大的提升，認識到檔案對于我校的發(fā)展起到了非常重要的作用，但是學院并未將加強檔案隊伍建設(shè)納入到學院的整體規(guī)劃中，檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源的開發(fā)同樣也未納入到年度學院工作的方針方策中。

1.1.2教職工缺乏歸檔意識

教職工對個人檔案的歸檔材料范圍和規(guī)章制度的認識往往不甚清楚，所以往往缺乏歸檔意識，忽略實時歸檔和定期歸檔的要求，諸如，個人的人事檔案材料往往不會主動交由檔案室，必須檔案室多番催促。歸檔過程中往往也很少關(guān)注本處室的歸檔范圍，歸檔工作往往隨意性較強，歸檔材料往往不夠齊全、完整和準確、案卷質(zhì)量不高。

1.2隊伍建設(shè)不齊全

我校檔案室2010年成立以來，目前專業(yè)從事檔案工作的有兩人，學院10個處室共有兼職檔案員為9名，其中研究生學歷4名、本科學歷5名，其中、高級職稱各一人。原本我校的檔案工作基礎(chǔ)就相對薄弱，加上未去吸收新的知識、掌握新的技術(shù)和經(jīng)驗，這些都阻礙了學院檔案管理工作的發(fā)展態(tài)勢。

1.2.1專業(yè)人員匱乏

檔案工作是一項較為專業(yè)的系統(tǒng)性工作，檔案人員不僅要掌握檔案管理知識，還需要懂得本單位其他業(yè)務知識，通過更豐富的知識儲備，才能更好的應對檔案工作。但是我?，F(xiàn)在僅有兩名檔案管理人員，專業(yè)人員相對匱乏，其他均為兼職檔案員，兼職檔案員對檔案知識學習、掌握往往不夠。這種情況的存在客觀上導致我校檔案管理工作成長緩慢。

1.2.2專業(yè)技能有待提高

我校專兼職檔案員隊伍中，僅有一位是檔案專業(yè)出身，其他則都是非檔案專業(yè)出身，半路出家的檔案人員，他們接受過或多或少的檔案培訓，但是往往并不系統(tǒng)，而在長期的工作中，同樣不注重經(jīng)驗的積累和提升，知識的更新和迭代，勢必在檔案日常工作中缺乏清晰的工作思路、專業(yè)技能，同樣也欠缺檔案利用開發(fā)的手段和能力，這就導致我校檔案專業(yè)技能水平整體不高。

1.3信息化水平不足

檔案信息化本質(zhì)上是檔案工作與信息技術(shù)的有機結(jié)合。我校自2020年安裝檔案管理系統(tǒng)，配備相應基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化設(shè)備、存儲介質(zhì)等，才算正式啟動了檔案信息化建設(shè)工作。并于2021年開始進行學生、文書檔案信息化等相關(guān)工作。但是信息化設(shè)備的配置依舊不夠完善，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)也剛剛起步，發(fā)展緩慢。

1.3.1信息化設(shè)備配置不齊全

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化工作開展的物質(zhì)基礎(chǔ)，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)三個部分。我校購置了檔案信息日常管理設(shè)備如計算機、掃描儀、保密柜等，但是在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中未擁有獨立的服務器，而是從之前企業(yè)辦學相關(guān)方開設(shè)一個端口，網(wǎng)絡(luò)使用的是企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，目前未建立自己的局域網(wǎng)。

1.3.2數(shù)字檔案信息資源建設(shè)處于初級階段

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的規(guī)模和質(zhì)量是衡量檔案信息化水平的重要標志。我校的檔案信息資源建設(shè)目前還處于起步階段，應用水平較低，除了學生檔案我們開啟了全文數(shù)據(jù)庫建設(shè);其他類型的檔案我們均只是啟動了目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，一定程度上影響了檔案服務工作的效率和效果。

2原因分析

毋庸置疑，我國校檔案管理水平相較于其他高校明顯是滯后的，發(fā)展也是較為緩慢的，探究其形成的主要原因，總結(jié)為以下幾個方面：

2.1對檔案認識的片面性

近些年來，雖然我校檔案管理工作一直在有序的發(fā)展，但是跟其他的例行工作相比，依舊沒有得到足夠的重視，所以慢慢的已經(jīng)不能適應當今檔案管理工作的發(fā)展要求了。主要原因歸納為以下幾點：1、對檔案管理工作的不重視。我校這些年一直屬于自主辦學，沒有撥款，經(jīng)費也比較緊張，所以一定程度上遏制了檔案工作資金的投入，殊不知檔案工作對于一個學校發(fā)展的重要性之大，所以缺乏遠見，必有近憂，導致現(xiàn)在檔案工作的發(fā)展緩慢，一檔程度上也影響了檔案工作者的工作熱情和積極性;2、對檔案工作的認識不足。學校領(lǐng)導和各部門往往對于檔案室每年的歸檔通知和要求不夠重視，對于需要提交的檔案認為不是必須的，可有可無，所以導致檔案工作很難實現(xiàn)全員覆蓋，導致了我校的檔案工作得不到充分有效的管理。

2.2自身發(fā)展的局限性

我校前期一直屬于校企合作，自主辦學，在管理理念上參雜了一定的企業(yè)管理模式，導致管理體制、模式與傳統(tǒng)高校有許多的不同之處。而這種缺少束縛式的管理模式，多了更多的自主性，這是好的一面，但是一定程度上也缺少了管理的規(guī)范性、前瞻性。在我校的經(jīng)營和管理中，我們可以看到學校更看重了經(jīng)濟利益和市場發(fā)展，比如說在招生工作中花費了大量的精力和投入，在一定程度上缺乏在校園其他的諸如基礎(chǔ)設(shè)施和文化底蘊上的植根和投入，所以資金投入的走向往往也較為利益導向，而缺乏了學校長期發(fā)展的實際考量。所以檔案管理工作停滯不前，缺乏資金的投入也是必然的。8FFE0822-1633-45AD-A29B-D42F973F03ED

2.3引導工作的滯后性

我校的檔案工作前期更多是由江汽股份檔案室來進行指導，但是因為江汽股份是企業(yè)，所以其檔案室管理工作必然和學校的檔案管理工作關(guān)注不同、各有側(cè)重，我們很難去照搬照抄的采用。而我校又因為與其他公辦院校不同，沒有生均撥款，我們自然也無法去大量的采用別的高校的管理模式，所以更多時候我們屬于閉門造車。而省檔案局在對我校進行行政執(zhí)法檢查時，對我校的檔案管理工作的特殊性也表示理解，認為無法沿用其他高校的管理模式，并給予管理工作上一定的建議和意見。但是這樣頻次的指導還是很難一步到位的解決我校檔案管理工作的全部問題。

3解決的思路和策略

我校的檔案工作后期該如何發(fā)展，這個需要根據(jù)我校的實際發(fā)展情況來確定，不能一概而論。簡而言之，除了引進一些新的思想，我們在固有的基礎(chǔ)工作上推成出新以外，我們應明確檔案實體管理和檔案信息開發(fā)是相輔相成，密不可分的。而針對我校這種高校檔案工作管理，我們也需要提出合理的、可行的解決方案：

3.1提升檔案意識

檔案意識的提升對加快我校檔案管理進程，對檔案資源的開發(fā)也起著至關(guān)重要的作用。首先加強領(lǐng)導層的檔案意識。這就要求先樹立起正確的高校檔案觀，明確檔案具有憑證價值和情報價值的基本價值，同樣檔案也擁有著現(xiàn)實價值和長遠價值，學校領(lǐng)導應在了解檔案工作的重要性和價值后，將檔案工作建設(shè)納入到學院發(fā)展布局中。所以我們只有從管理思路上進行調(diào)整和改變，才能使得學院的檔案工作煥發(fā)新的活力和生機。

3.2加強隊伍建設(shè)

任何一項工作的發(fā)展和完善必須以一定的機構(gòu)和人員作為組織保證，檔案管理工作也不例外。我校如果想把檔案工作做好，就必須建立一支業(yè)務精良的檔案人才隊伍，而要想做到這一點，在目前檔案工作的基礎(chǔ)上一方面應建立健全檔案的組織結(jié)構(gòu)，提高現(xiàn)有檔案管理人員整體素質(zhì)的同時，打造檔案隊伍的人才梯隊，人才隊伍的打造會確保檔案資源的開發(fā)，活躍檔案工作隊伍;另一方面應加大檔案培訓經(jīng)費的投入，在檔案費用方面給予充分的物質(zhì)準備，鼓勵在崗員工參加檔案培訓、進修和業(yè)務能力提升，并主動搭建平臺，為培訓工作的常態(tài)化開展奠定基礎(chǔ)。

3.3加強有效引導

我校目前的檔案管理工作并無對標對表的院校加以借鑒和指導，應而在此基礎(chǔ)上我們應遵循自主和適用相結(jié)合原則，積極探索適合我校檔案工作發(fā)展規(guī)律的有效方法。首先，加強上級檔案行政管理部門的業(yè)務指導?；谖倚n案管理工作的特殊性，在實際工作中我們應邀請上級檔案行政管理部門來我校進行業(yè)務指導，提出適合我校檔案管理工作的良好思路和發(fā)展方案，同樣可以通過開展普及性的檔案專項座談會，提高校領(lǐng)導對檔案重要性的認知;其次積極主動的做好服務工作。在面對業(yè)務部門上門咨詢求教時，給與全面的幫助和指導;在電話服務工作中做好熱情的服務和講解;最后，開展普惠性的宣傳培訓班，提升專兼職檔案員及群眾的檔案意識，更快的了解現(xiàn)在檔案的發(fā)展趨勢和發(fā)展水平。

參考文獻：[1]趙彥昌，徐擁軍.中國檔案研究（第五輯，2018年上輯）：2018年6月，遼寧大學出版社