唐山市公立醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案資料整理與保存研究

摘要：本文以新冠肺炎疫情防控檔案為主要研究對象，以唐山市公立醫(yī)院疫情防控檔案為研究范疇，主要以唐山市公立醫(yī)院作為主要的研究對象，可以永久的保存抗擊疫情的珍貴史料，通過對抗擊新型冠狀肺炎疫情的資料收集和整理，可以有效的對這場沒有硝煙的戰(zhàn)爭進行全面的記錄，系統(tǒng)開展疫情防控檔案資料的收集、整理、保存、匯編等檔案管理專業(yè)技術工作。

關鍵詞：公立醫(yī)院;新冠肺炎疫情;檔案

1、疫情防控檔案整理與保存的現(xiàn)狀

全國上下通力合作，共同努力成功控制了新冠疫情的蔓延，其間產生了大量具有保存價值的檔案資料。新冠肺炎疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情的真實記錄，對今后查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值。

自2020年2月以來，根據國家檔案局印發(fā)的相關通知，河北省檔案管也積極地開展了對于新冠肺炎疫情的檔案收集和保存工作。充分調動全社會的力量，公開征集得到了大量的抗擊疫情的真實資料。唐山市新冠疫情防控小組通過對下設的組織單位進行有效的資源整合和分析，將領導小組辦公室和11個工作組進行數(shù)據整理，同時將兩個專項指揮部的數(shù)據進行梳理保存。通過高效的整理，可以方便日后的交接和使用，在應對新冠疫情的資料整合工作中，唐山市檔案館整合下設組織進行資源檔案的整理，主動地開展工作，將業(yè)務骨干整合到各個小組中，同時將不同的人員協(xié)同調度，分配到下設的各個指揮部中，這樣可以結合唐山實際情況，并對照省局相關標準，可以有效的對新冠疫情的檔案的收集和整理起到良好的作用。截至目前，唐山市新冠疫情防控小組已經將接收到文件5857件，目前正在規(guī)范整理過程中。目前，唐山市新冠肺炎疫情防控檔案工作在市檔案館的現(xiàn)場收集整理及各種方式的指導下正有條不紊地開展，這將為全市團結一心抗擊新冠肺炎疫情的歷史留下完整的記錄，并對今后的相關工作提供堅實的保障。

2、以“唐山市公立醫(yī)院”為對象的實例研究

公立醫(yī)療系統(tǒng)作為抗擊新冠疫情的主戰(zhàn)場，起到了相當關鍵與核心的作用。在抗擊疫情的危機時刻，公立醫(yī)院通過科學的防治方法，在抗擊疫情的一線起到了至關重要的作用。在醫(yī)療防控過程中擔任了主要的角色，體現(xiàn)出了唐山市公立醫(yī)院作為唐山市的核心醫(yī)療組成部分，其責任與擔當。

以唐山市公立醫(yī)院疫情防控檔案為研究范疇，在阻擊新冠疫情的過程中，對所產生的數(shù)據進行有效的整合，這樣可以有效地對唐山市公立醫(yī)院在阻擊新冠疫情過程中的數(shù)據進行有效的保存，做到以史為鑒，成為珍貴的史實資料，為今后的工作進行指導，系統(tǒng)開展疫情防控檔案資料的收集、整理、保存、匯編等檔案管理專業(yè)技術工作。具體工作如下：

2.1防控資料的收集歸檔

在新型冠狀病毒疫情發(fā)生的同時，需要第一時間將疫情防控的文件進行收集整理，可以有效地促進對新型冠狀病毒疫情進行分析。采取合法合規(guī)的手段對新型冠狀病毒疫情的檔案進行分析和整理，再根據國家檔案局的相關通知，可以有步驟的對檔案進行梳理。唐山市醫(yī)院的疫情防控的相關工作，得到了市公立醫(yī)院的領導高度重視，在對新型冠狀病毒疫情的防控資料進行收集歸檔時，要確保檔案的完整性和安全性，對防控資料的收集和歸檔，一定要保證其準確性。同時也需要定制規(guī)范的管理方式來對資料進行有效的管理。

2.2結合實際工作，收集歸納資料

在新型冠狀病毒防控文件的收集工作中，需要結合唐山市公立醫(yī)院的實際情況，根據新型冠狀病毒防控的實際工作過程中所產生的資料進行分類整理，同時要明確資料接收的流程，要做到“應歸盡歸”。同時根據所收集到的資料屬性，將其分門別類，可以分為圖片、錄音、錄像、文件實物等不同屬性的資料進行分類整理。這樣在實際的工作過程中，將不同的資料進行分門別類的梳理，可以更好地進行資料的保存。

2.3明確分工，加強組織協(xié)調

在新型冠狀病毒防控檔案的整理過程中，根據不同單位和防控小組的實際工作，需要明確分管領導和相關的檔案收集整理人員，可以做到對歸檔的資料責任到人。確保在資料收集的過程中，可以進行正常的防疫工作。歸類的檔案資料可以分類進行的整理，以不同的單位來進行整合，紙質資料和電子資料可以通過符合國家和唐山市標準的方式進行保管。同時，在對于不同的責任主體，一定要將其本職工作落實到位，同時也可以設置組織中的責任人作為監(jiān)督管理，這樣可以更好的督促疫情防控檔案的收集工作。不同組織之間的良性協(xié)調，可以促進檔案整理工作的落實。

3 疫情防控檔案資料整理與保存的重要意義

3.1 在新型冠狀病毒爆發(fā)之后，需要對其爆發(fā)的過程進行全面深入的客觀分析，同時也需要提高對疫情的防控的應急能力。我黨的各層領導組織對抗擊疫情進行重要的實踐，在這場疫情救援中，檔案資料的作用是巨大的。利用不同組織和業(yè)務部門對在新型冠狀病毒爆發(fā)期的資料進行記錄和整理，可以快去地組織抗擊疫情的工作。同時也可以設置相應的防控工作組，在遏制疫情發(fā)展的過程中起到了重要的作用。

3.2 助力科學研究促進衛(wèi)生政策的制定。在新型冠狀病毒爆發(fā)的過程中，通過有效的疫情防控手段，可以控制疫情的發(fā)展。再進行檔案記錄可以得出新型冠狀肺炎的發(fā)生時間和地點，再利用傳染病學的相關理論，可以有效的診斷出高發(fā)人群的年齡和性別以及職業(yè)等方面的信息。在新型冠狀病毒防控的過程中，利用第一手的資料，可以促進流行病學專家對于疫情防控的診療措施的制定和確定新型冠狀肺炎的傳播方式，以及新型冠狀病毒的病理規(guī)律和特點，對我國可以快速的控制疫情，起到了重要的作用，提供了科學性的依據。

3.3 形成科學性的共識，同時也可以提升公共大眾的防范意識。在疫情防控的過程中，通過對檔案的收集整理，深入地對檔案進行分析，將所得到的傳染病的規(guī)律傳播給大眾，可以有效的提升大眾的防范能力?？梢越柚茖W的防范手段，如勤洗手、戴口罩等方法，可以提升大眾在公共環(huán)境中的安全性。再通過宣傳片、書籍等方式來進行傳播，促進公眾的安全衛(wèi)生的意識養(yǎng)成。

4、疫情防控檔案的特點

唐山市公立醫(yī)院新冠肺炎疫情防控工作中形成的數(shù)據資料是醫(yī)院檔案資源的重要組成部分，具有重要的利用價值。

4.1疫情防控檔案資料具有偶然性與隨機性。疫情防控檔案資料主要來源于疫情防控工作的方方面面，且隨著疫情的發(fā)展變化而變化，疫情的突發(fā)性和變化的不確定性導致防控工作存在被動性與隨機性，這必然影響檔案資料的形成過程。

4.2疫情防控檔案資料來源廣泛且分散。疫情防控的數(shù)據來源涉及到眾多的分支機構，由于新冠疫情的影響范圍較廣，在數(shù)據的收集整理過程中又分為不同種類的資源。在對官方與非官方的數(shù)據進行整理時，發(fā)現(xiàn)資料的提供機構也分散在不同的社會組織結構框架里。所以在疫情防控檔案數(shù)據資料的來源上，呈現(xiàn)廣泛且分散的特征。

4.3疫情防控檔案資料類型多樣、結構復雜、數(shù)量龐大。疫情防控資料的類型相當復雜，其形成資料由不同的組織機構提供。在對于信息進行分類整理的過程中，數(shù)量呈現(xiàn)非結構化的特征，由不同類型的文件構成，較為復雜。

4.4疫情防控檔案資料的收集、管理難度大。一方面，新冠肺炎是一種傳染性極強的疾病，除醫(yī)務人員外，其他人員一般難以進入疫情一線，給檔案資料收集整理帶來難度;另一方面，在疫情防控工作中，各地區(qū)、各部門都處于高度忙碌和緊張狀態(tài)，加之沒有事先明確疫情防控工作中檔案資料收集管理范圍、層級管理制度、移交管理制度等，檔案資料收集整理工作易被忽視，收集整理很難齊全。

4.5疫情防控檔案資料的現(xiàn)實利用率高。由于我國各級政府對于疫情防控工作的重視程度較高，專家團隊需要對新型冠狀病毒相關問題的有深入的研究，這要求疫情防控的數(shù)據整理收集和歸檔有較高的效率，同時在對于收集整理的資料時，一定要保證疫情防控資料的準確性。

5.疫情防控檔案的整理與保存

防控疫情檔案的整理與保存，可以有利于新型冠狀病毒的防控工作，同時針對于不同門類與載體的文件材料進行匯總收集，資料種類可以可以分為工作文件，會議紀要等。這些資料對新型冠狀病毒的防治起到了重要的作用。

5.1 主動收集是制定疫情防控收集工作的主要方式。各級檔案管理部門都需要主動積極的工作，根據疫情防控的相關工作要求，對于新型冠狀病毒的防控材料進行收集和歸檔工作。根據上級主管部門的業(yè)務指導，以“應收盡收”為原則。根據新型冠狀病毒在我國的蔓延形勢，依據國家檔案局所發(fā)布的工作通知作為工作基準，結合本地的疫情防控工作。例如在唐山市防控小組就根據下設的工作組和工作單位，對唐山市公立醫(yī)院進行防控檔案的收集整理工作，有效地對所發(fā)生的新型冠狀病毒的示例進行收集，符合上級主管部門的檔案工作要求。明確工作方式，做好防控資料的收集和歸檔。明確工作方向，結合各工作小組和實體的實際工作內容，將所得到的資料進行分門別類的收集和整理，達到上級主管部門的要求。

5.2 加強各業(yè)務部門之間的合作關系。在疫情爆發(fā)的初期，需要各醫(yī)療部門的協(xié)調統(tǒng)一的工作來防止疫情的擴大。同時，由于疫情爆發(fā)期，其主要方式以以人傳人為主，所以要結合社會各級各層面的力量，共同來阻擊疫情。根據國家的號召，盡量做到不出門、不串門、少聚餐的號召，結合唐山市主管部門的相應防控疫情的工作要求，利用媒體進行防控教育，結合心理疏導等方式安撫大眾的的情緒。在這一過程中，產生了大量的防控疫情資料，這些資料都可以切實的反映出現(xiàn)社會的問題和疫情防控措施的實際效果，利用唐山市的社會輿論導向可以有效地對疫情的發(fā)展進行預判。同時，這些都是疫情防控檔案資料的重要組成。根據檔案部門的要求，結合唐山市的疫情防控過程來對相應的數(shù)據進行分門別類的收集整理。

5.3做好數(shù)據的保存工作，為疫情防控提供數(shù)據支持。根據新型冠狀病毒的特征和其傳播規(guī)律，檔案部門收集大量的檔案資料，可以得出有效的預防手段。同時，當所收集的檔案資料累積到一定數(shù)量和規(guī)模時，需要對其進行及時匯編。檔案編研人員將所得到的資料進行匯總，及時進行編輯，并及時向傳染病學專家進行通報。同時，疫情防控的相關職能部門可以有效地利用匯編的方式來對資料進行整合，可以羅列出疫情防控工作中感人的事跡，例如志愿者、醫(yī)護人員、公安武警等奮斗在疫情防控一線的感人故事。結合疫情防控的實際發(fā)展情況來進行文化創(chuàng)作和影視作品創(chuàng)作，利用影視作品進行宣傳，有效的促進疫情的防控。開展專題檔案的展覽，做好疫情防控的文化傳播功能，提升公眾防控疫情的積極性。

5.4成立疫情防控數(shù)據檔案中心，將所得到大量新型冠狀病毒防控過程的檔案數(shù)據進行保存。結合大量真實的數(shù)據，可以為疫情防控工作提供重要的參考意義。同時也有利于我國健康事業(yè)的發(fā)展，具有極高的歷史參考價值。疫情防控的數(shù)據庫的建立，可以使用開放性的數(shù)據庫模型，例如唐山市公立醫(yī)院的相關數(shù)據具有真實性和公共性，這種數(shù)據便具有歷史參考價值。同時，也可以結合我國各地區(qū)各社會層面的真實案例，利用檔案管理相關標準來進行數(shù)據管理，對大量的疫情防控數(shù)據進行保存，可以建立永久性的數(shù)據化資源庫。

結束語

唐山市公立醫(yī)院，建立疫情防控檔案資料整理與保存協(xié)作機制，建立完備的唐山市公立醫(yī)院疫情防控檔案資料保存體系。檔案部門要提高站位，自覺把思想行動統(tǒng)一到中央決策部署上來;認真履職，做好疫情防控期間的檔案工作;服務大局，充分發(fā)揮檔案資政作用。

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基金項目：2021年度唐山市社會科學發(fā)展研究課題，課題名稱：唐山市公立醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案資料整理與保存研究，課題編號：TSSKL2021-229。

作者簡介：楊軒（1982.10-），男，漢族，河北省唐山市人，唐山市婦幼保健院中級，本科學士，研究方向：檔案學。