人力資源管理中人事檔案管理重要性的探析

程丹 顧華

摘要：各個企業(yè)和單位想要在競爭形式愈發(fā)激烈的市場當(dāng)中立足，就必須做好人才素質(zhì)的提升，加強(qiáng)人力資源管理工作，而人事檔案管理工作在人力資源管理工作當(dāng)中發(fā)揮著重要的作用。本文首先討論了人事檔案管理中存在的問題，接著重點討論了人事檔案管理在人力資源管理中的重要性，旨在提高人事檔案管理水平，進(jìn)而提高人力資源管理水平，加強(qiáng)企業(yè)的綜合實力。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;人事檔案管理;重要性

引言：

人事檔案管理可以將員工的各類信息進(jìn)行記錄和歸納，能夠為人力資源管理工作提供一定助力，對于人力資源管理工作來說具有不可替代的重要作用。但目前，仍有部分企業(yè)和單位對人事檔案管理工作重視程度不夠，在人事檔案管理中仍然存在一系列問題，因此必須要加強(qiáng)對于人力資源管理中人事檔案管理重要性的探析，培養(yǎng)企業(yè)和單位對該項工作的重視意識。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案存在虛假性

當(dāng)前我國各個企業(yè)和單位對于人才的專業(yè)水平越來越高，部分員工為了提高自身在企業(yè)和單位當(dāng)中的工作待遇，存在學(xué)歷造價、工作履歷造價的現(xiàn)象;同時如果企業(yè)和單位的人事檔案管理工作不到位，無法及時發(fā)現(xiàn)檔案造假現(xiàn)象，就會導(dǎo)致人事檔案整體真實性不高，無法作為人力資源管理工作的數(shù)據(jù)信息依據(jù)，對人力資源管理工作造成阻礙。企業(yè)和單位在對員工進(jìn)行考察時，也不能將人事檔案作為參考，不利于管理層人員和普通員工之間的交流進(jìn)行。

（二）人事檔案記錄不全面

人事檔案需要為人力資源管理工作提供有效的依據(jù)，因此需要對工作人員的各項數(shù)據(jù)和信息有一個相對全面的記錄。目前大部分企業(yè)和單位都能做到對于員工的工作履歷、學(xué)歷、其他個人信息等做到完善的記錄和整理，但對于員工在工作中的實際表現(xiàn)和對部分問題的處理方式?jīng)]有做全面的記錄，往往會導(dǎo)致人事檔案記錄工作流于表面[1]，無法全面反映員工情況，不方便企業(yè)和單位對員工進(jìn)行分類，不利于員工崗位安排工作的進(jìn)行。

（三）人事檔案信息更新不及時

社會發(fā)展節(jié)奏加快，企業(yè)和單位的人才更新速度也有所提升，人事檔案常常需要進(jìn)行更換，其流動性大大增加，因此必須要做好人事檔案更新的管理。但目前，部分企業(yè)和單位的人事檔案更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于人才更新?lián)Q代的速度。部分企業(yè)和單位存在新舊檔案銜接不流暢的現(xiàn)象，往往會導(dǎo)致員工狀況的記錄存在斷層，員工信息不完整、部分信息缺失，為人力資源管理工作帶來了嚴(yán)重的負(fù)面影響。該類問題的主要原因是管理人員沒有轉(zhuǎn)變管理觀念以及檔案管理手段落后。

（四）資料管理不集中

部分企業(yè)和單位的人力資源管理部門沒有將資料進(jìn)行集中管理，導(dǎo)致企業(yè)和單位內(nèi)部的人事檔案過于分散，很容易出現(xiàn)人事檔案丟失的情況，不利于企業(yè)和單位進(jìn)行人力資源管理工作。其次，人事檔案管理不集中也不方便管理人員進(jìn)行不同員工之間的履歷和工作能力對比，不利于員工職稱評定和晉升工作的進(jìn)行，影響員工的發(fā)展，容易打消員工的工作積極性。

二、人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

（一）為人力資源管理提供可靠的數(shù)據(jù)和信息

企業(yè)和單位在發(fā)展過程中人才流動性極強(qiáng)，人員更迭較頻繁，因此人力資源管理工作想要正常進(jìn)行，必須要依靠員工信息的可靠性和實時性[2]。優(yōu)秀的人事檔案管理工作能夠為人力資源管理工作提供可靠的信息和數(shù)據(jù)，具有較高的重要性。首先，人事檔案能夠?qū)Ω鱾€員工的基本信息進(jìn)行和記錄和整理，人力資源管理部門可以通過人事檔案工作判斷員工的基本狀況，方便對員工進(jìn)行各項管理，在進(jìn)行人力資源管理工作時做到有據(jù)可依。其次，水平優(yōu)秀的人事檔案管理工作可以保證人事檔案對員工的個人工作特點、實際工作成果也進(jìn)行一定記錄，可以加深管理層對于企業(yè)和單位員工實際情況的了解程度，有利于企業(yè)和單位的管理層進(jìn)行晉升和選拔工作，為人才質(zhì)量的整體提升提供助力。同時，人事檔案所提供的員工資料信息也可以為員工的評價工作帶來事實依據(jù)，提高評價工作的公平性，強(qiáng)化員工的工作熱情。人事檔案管理工作可以有效地擴(kuò)大人事檔案的信息涵蓋面積，為人力資源管理工作提供更多的事實依據(jù)，提高人力資源管理工作的有效性和真實性，具有較強(qiáng)的重要性。

（二）有利于人力資源的合理配置

當(dāng)前眾多的企業(yè)與單位都建立起了較為成熟的人力資源管理體系，對于企業(yè)內(nèi)部員工的狀況一般都有一個全面的了解，能夠做到員工的全面管理。而優(yōu)秀人事檔案管理體系的建立可以為進(jìn)一步強(qiáng)化人力資源配置水平，優(yōu)化企業(yè)和單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)。首先，企業(yè)和單位可以根據(jù)人事檔案當(dāng)中對于員工的各項記錄判斷員工的綜合素質(zhì)，根據(jù)員工的實際情況調(diào)整人力資源管理工作的模式，實行更加科學(xué)合理的管理辦法。例如，企業(yè)和單位的人力資源管理人員在整理人事檔案的過程中發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)內(nèi)大部分員工的工作成效不太理想，就可以加強(qiáng)激勵機(jī)制的效果，調(diào)動員工的工作熱情，提高員工的工作質(zhì)量。其次，企業(yè)和單位可以依靠人力資源管理檔案實現(xiàn)人力資源的信息互通，提高人力資源管理工作的效率。通過人力資源信息的互通，企業(yè)和單位的各個部門可以更好地了解內(nèi)部員工的工作能力，為員工提供最合適的崗位和工作，充分利用不同員工的能力和特性，保證員工的優(yōu)勢能夠最大程度地得到發(fā)揮。人力資源配置水平的提升能夠提高企業(yè)對人才的利用率，進(jìn)而提高企業(yè)的工作水平。

（三）推動人才發(fā)展

人事檔案記錄著各個員工的工作能力和發(fā)展趨勢，良好的人事檔案管理工作可以強(qiáng)化人事檔案這一功能，使企業(yè)和單位能夠根據(jù)人事檔案所反映出的情況為員工規(guī)劃發(fā)展方向，促進(jìn)員工的發(fā)展。企業(yè)和單位可以依據(jù)人事檔案中記錄的員工工作能力，為員工提供更加合適的工作崗位，促進(jìn)員工的個人發(fā)展。例如，管理層人員在人事檔案記錄中發(fā)現(xiàn)某員工的市場策劃能力較強(qiáng)，就可以在征詢員工本人的意見后，將員工調(diào)到市場策劃崗位上，讓員工能夠在工作過程中發(fā)展自己的優(yōu)秀能力，提高員工的能力上限。另外，企業(yè)和單位也可以通過人事檔案制定對于員工的培訓(xùn)計劃。當(dāng)前部分企業(yè)和單位仍然存在員工專業(yè)素質(zhì)欠缺的情況，因此需要對其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，而人事檔案可以為培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)計提供一定參考依據(jù)。例如，培訓(xùn)設(shè)計人員在參考人事檔案時發(fā)現(xiàn)某部門的員工工作協(xié)調(diào)能力較差，就要在培訓(xùn)內(nèi)容中加強(qiáng)協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)的比重，有針對性地設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容，提高人才質(zhì)量。人才質(zhì)量是決定企業(yè)和單位發(fā)展水平的重要因素，因此必須要注重人才的發(fā)展，做好人事檔案記錄和管理工作，為人才發(fā)展提供助力[3]。

（四）實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理

優(yōu)秀的人事檔案管理工作可以保證檔案管理的統(tǒng)一性，為企業(yè)和單位的人力資源管理工作提供便利。當(dāng)前企業(yè)和單位發(fā)展速度較快，人才更替頻率較高，一般來說人事檔案也不會始終放在同一個部門或組織內(nèi)部，因此必須要對各檔案的流動方向做到全面掌握，實現(xiàn)人事檔案的集中管理。首先要保證“檔案隨人走”，在人員調(diào)動時保證檔案的同步調(diào)動，以便確認(rèn)檔案的流向已經(jīng)所在位置，方便檔案管理工作的進(jìn)行。其次要及時更新檔案管理制度，保證人事檔案管理制度可以滿足當(dāng)前的人力資源管理要求?？梢赃m當(dāng)在檔案管理制度中引入全新的技術(shù)手段，例如可以逐漸減少紙質(zhì)檔案的使用比例，更多地使用信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，在人事檔案流動性大的情況下也可以做到對檔案的高效率管理，同時加強(qiáng)檔案管理工作的統(tǒng)一性。檔案統(tǒng)一管理可以有效地提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，對于人力資源管理工作具有較強(qiáng)的積極作用，因此必須要注重優(yōu)化人事檔案管理制度和方法，為人力資源管理和配置工作提供正面助力。

（五）人事檔案對于考核的影響

績效考核工作在人力資源管理工作當(dāng)中發(fā)揮著重要的作用，可以激勵員工進(jìn)一步發(fā)展，提高員工的工作熱情。人事檔案管理工作可以為考核工作的開展提供一定依據(jù)，同時也能對考核結(jié)果做記錄，保證考核結(jié)果的公平性。一方面，人事檔案內(nèi)記錄了各個員工的工作崗位和工作內(nèi)容，有關(guān)人員在設(shè)計考核內(nèi)容時可以根據(jù)檔案內(nèi)容設(shè)置各個考核標(biāo)準(zhǔn)，為不同類別的員工提供有針對性的考核內(nèi)容，使考核能夠真正對員工的水平提高起到促進(jìn)作用。另一方面，人事檔案可以對各個員工的考核結(jié)果進(jìn)行記錄，一旦后續(xù)員工對于考核結(jié)果產(chǎn)生質(zhì)疑，人事檔案可以為員工的查詢提供方便，保證考核工作的公平性;同時考核結(jié)果也可以反映員工的工作能力和專業(yè)水平，企業(yè)和單位也可以通過人事檔案上對考核結(jié)果的記錄判斷員工的工作水準(zhǔn)，提高對員工的任用水平，優(yōu)化人力資源配置。考核工作不僅受人事檔案管理工作的影響，也可以反過來促進(jìn)人事檔案管理工作和人力資源管理工作水平的提升，能促成良性工作循環(huán)的形成，因此必須要考慮到人事檔案管理工作對于考核機(jī)制的重要性，加強(qiáng)相關(guān)工作建設(shè)。

結(jié)語：

當(dāng)前我國大部分企業(yè)和單位當(dāng)中的人事檔案管理工作仍然存在一定弊端，而人事檔案管理工作對于人力資源管理和企業(yè)單位的發(fā)展又具有決定性的作用，因此必須要認(rèn)識到人事檔案管理工作在人力資源管理工作中的重要性，優(yōu)化人事檔案管理手段，提升人事檔案管理水平，優(yōu)化人力資源管理工作。只有提高人力資源管理工作的水平，才能夠提升企業(yè)和單位的綜合實力，實現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]柴曉晨.探析人事檔案管理在人力資源管理中的重要性[J].經(jīng)濟(jì)管理文摘，2019，10：43-44

[2]郭麗.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2020，06：175-176

[3]張磊.人事檔案在人力資源管理中的重要性解析[J].智庫時代，2019，04：25+31