PDCA循環(huán)法在高校圖書館讀書節(jié)活動平臺的應用

譚 璐

(長沙航空職業(yè)技術學院，湖南 長沙 410124)

0 引言

自聯合國教科文組織1995年確立4月23日為“世界讀書日”[1]起，政府和社會紛紛積極響應，倡導和推動讀書日相關的全民閱讀活動，并取得了一定成效。倡導全民閱讀，建設書香社會是我國構建公共文化服務體系的一項重要部署，任重而道遠。在全民閱讀的時代背景下，作為高校圖書館，發(fā)動和宣傳閱讀推廣，開展讀書節(jié)活動是與“世界讀書日”的宗旨相契合的，也是圖書館發(fā)揮職責作用和促進人才培養(yǎng)的目標要求[2]。探討創(chuàng)建讀書節(jié)活動平臺，研究有效的工作機制和管理方法，組織安排好讀書節(jié)活動的各個環(huán)節(jié)，使得校園文化建設有條不紊地推進和開展，具有重要的理論和現實意義。

1 讀書節(jié)活動概述

全民閱讀的重要方式之一就是圍繞中心開展各種形式的主題讀書活動，而高校圖書館開展讀書節(jié)活動已經成為圖書館的常規(guī)工作，每年都會有不同的內容和形式，這極大地考驗圖書館的管理和創(chuàng)新能力。讀書節(jié)的活動資料繁多，如果不進行積累，容易遺失，同時缺乏規(guī)律可循。讀書節(jié)活動的效果很難度量，需要總結研究相應的評估方法。隨著閱讀手段和方法的不斷更新，為適應社會和學生群體的變化，活動方式和宣傳手段也必須進行創(chuàng)新才能持續(xù)發(fā)展，活動的組織協調工作將影響到活動的成效。因此，高校圖書館讀書節(jié)活動已成為高校校園文化建設的重要組成部分，進行規(guī)范化和信息化的管理工作尤為關鍵。

然而，高校圖書館開展讀書節(jié)活動是一項系統(tǒng)工程，耗時長，資金有限，需要多個部門協同完成，引入PDCA循環(huán)理論這一科學管理方法和技術，建設讀書節(jié)活動平臺進行活動的管理協調控制，既能優(yōu)化質量管理，又能提高工作效率，使得讀書節(jié)活動成為科學管理的新型服務項目，成為校園文化的推廣品牌。

2 讀書節(jié)活動平臺架構

圖書館讀書節(jié)活動是閱讀推廣的重要載體，采用平臺方式進行活動推廣，可充分利用圖書館的數據資源，使得圖書利用率最大化，降低活動成本，開展閱讀實踐[3]。

2.1 平臺的理論依據

PDCA循環(huán)法[4]又稱“戴明環(huán)”，是美國管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納宣傳并普及。根據PDCA循環(huán)法的4個階段(計劃階段、執(zhí)行階段、檢查階段、反饋處置階段)，針對讀書節(jié)活動開展的過程，建構讀書節(jié)活動平臺，將讀書節(jié)活動的組織調研、制定規(guī)劃、具體實施、檢查、改進，形成一個完整的活動模式，促進平臺、資源、讀者三位一體的良性多元體驗互動，讓活動策劃更加集中、深入、持續(xù)，密切跟蹤讀者的閱讀過程。

近年來，將PDCA循環(huán)法應用在教育方面的文獻數量呈逐年上升趨勢，目前主要有教育質量方面、人員培養(yǎng)、平臺設計等方面的應用研究，表明PDCA的過程開發(fā)應用于教育實踐越來越受到研究者的重視和關注。而PDCA在圖書館方面的應用研究還處于起步階段，主要針對流通服務、文獻資源建設方面，還沒有針對PDCA循環(huán)法引入圖書館讀書活動平臺的應用。因此，探索高校圖書館讀書活動平臺新的管理運營方式，開拓讀書活動的新思維、新模式具有積極的現實意義。

2.2 平臺的PDCA管理模型

按照高校圖書館讀書節(jié)活動的需求和特點，運用PDCA循環(huán)理論建立科學的平臺管理運行機制和模型[5]，如圖1所示分為過程模塊、管理模塊、對接模塊，完善平臺實施步驟，并對實施效果進行科學評價，以確保讀書節(jié)活動可持續(xù)地開展。

圖1 圖書館讀書節(jié)活動的PDCA平臺模型

2.2.1 過程模塊

讀書節(jié)活動平臺的過程模塊是為完成讀書節(jié)活動的部署工作按步驟進行的過程，以讀書節(jié)活動平臺為中心，包括計劃階段、執(zhí)行階段、檢查階段和處置反饋階段4個過程模塊。每個模塊既各自獨立又相互作用，既不斷完善又持續(xù)改進，形成不可分割的有機體系[6]。

1)計劃階段是讀書節(jié)活動科學立項與系統(tǒng)策劃的首要環(huán)節(jié)，主要功能是進行讀書節(jié)活動的組織、調研、計劃，制訂的計劃方案是執(zhí)行階段的實施規(guī)范和標準。其中，組織功能為組建讀書節(jié)活動的領導小組，制定相應的分工，通過組內和學校院系的人員管理，形成組織結構圖，制定安排各項工作。讀書節(jié)活動的領導小組一般由圖書館和學生團委共同組成，并根據具體的活動分成若干小組，方便活動的開展和學生的組織宣傳。調研功能為通過網上網下收集資料的途徑和實地考察的方式收集讀書節(jié)活動的相關情報，提交綜合調研考察報告。經過對高校圖書館的調研，讀書節(jié)活動主要采取的組織形式有讀書征文比賽、圖書推介、名家講座、圖書捐贈、讀者有獎知識競賽、圖書漂流、精品圖書展覽、經典視頻展播、讀書征集、技能競賽等，線上和線下方式結合進行[7]。計劃功能為根據往年讀書節(jié)活動開展的實際情況和成功經驗，調研考察其他院校的特色，結合本年度宣傳工作的重點，通過反復論證，制定適合的圖書館讀書節(jié)活動計劃方案，確定活動主題。形成的方案內容要包括活動主題、人員組成、物資及經費預算、安全保障、活動過程、宣傳及培訓方案等。

2)執(zhí)行階段是讀書節(jié)活動的關鍵與核心，要嚴格按照計劃來執(zhí)行具體的步驟任務，主要功能是讀書節(jié)活動的培訓、實施。培訓功能為根據讀書節(jié)活動的培訓工作方案，對組員進行相關活動的業(yè)務知識培訓，熟悉活動的工作流程和要求，安排具體的工作任務。實施功能為根據活動計劃方案，讓組員了解其所負責的具體內容，提前部署安排并按時間步驟開展活動。實施過程中，小組負責人根據時間表定期檢查計劃的執(zhí)行情況，針對出現的偏差進行及時調整，以保證讀書節(jié)活動的順利進行。

3)檢查階段是讀書節(jié)活動的分析階段，根據讀書節(jié)活動計劃制定的標準對執(zhí)行階段過程進行監(jiān)督，檢驗實際執(zhí)行的情況，進行讀者滿意度調查，并總結活動是否達到預期效果。檢查階段小組負責人對活動的執(zhí)行情況進行審查和驗收，形成讀書節(jié)活動綜合評價報告，包括活動的實際執(zhí)行情況、費用、評價效果、存在的問題及原因、經驗教訓、結論和建議等。

4)處置反饋階段是對讀書節(jié)活動實施中產生的問題進行反饋的過程，可以采取問卷調查、讀者意見反饋、讀者投票、數據分析等方式進行，形成智慧化的數據分析和統(tǒng)計信息。成功案例可推廣并納入標準，活動效果不佳的應重新修正思路和方式。對于可延續(xù)的問題繼續(xù)負責或轉交其他部門去解決，并根據綜合評價包括對活動的實施效果進行科學評估、整體評價進行分級管理，進而促進活動實施的有效性，為下一屆讀書節(jié)的開展起到指導和借鑒作用。

2.2.2 管理模塊

讀書節(jié)活動平臺的管理模塊是執(zhí)行活動計劃的管理活動和操作。讀書節(jié)活動實施的主要依據在于活動計劃方案中的時間進度、人員組成、物資及費用、服務保障四個方面。

1)時間管理。為了把控活動的進度，控制讀書節(jié)活動的各關鍵節(jié)點，形成時間進度表。既能優(yōu)化時間進度，合理配置資源，盡量避免其他因素對讀書節(jié)活動的影響，同時也可以作為活動執(zhí)行效果的度量，確定實際與計劃之間的偏差，根據情況及時合理調整，確保讀書節(jié)各項活動的順利完成。

2)人員管理。人員配備到位是讀書節(jié)活動能圓滿完成的重要保障。各活動組下設調研考察組、服務組、宣傳組、協調組等。各小組長負責制定、協調任務，把控時間，指揮安排活動人員。組員的安排與配備可保證組織有完成活動必需的人力資源，根據其專長安排任務，充分做到人盡其才。

3)費用管理。讀書節(jié)活動的預算費用一般比較有限，需要經過報批申請經費，并爭取其他部門的支持和協助，形成費用管理可以控制費用，保證有足夠的人、物、財力的支撐。

4)保障管理。針對活動過程設計相應的調查反饋機制，對執(zhí)行情況定期檢查，并針對出現的偏差及時調整計劃，對實施效果進行評價的一系列服務質量保障管理。

2.2.3 對接模塊

對接模塊包括資源和讀者的智慧化對接2個模塊[8]。資源模塊指構建讀書節(jié)活動時圖書館的館藏信息資源、基礎物資設施、內外部的聯系等軟硬件環(huán)境?；顒拥拈_展可有效提升資源的使用流量，而流量可作為活動效果評價的一個指標。讀者模塊指在讀書節(jié)活動平臺的進程中起著重要作用的主體，即為學生，可與圖書管理系統(tǒng)進行對接，并形成學生瀏覽、參與活動、評價等的一系列數據參考。

2.3 讀書節(jié)活動平臺建設的難點解決

高校圖書館讀書節(jié)活動是閱讀推廣的重要環(huán)節(jié)，既有共性又有個性，共性有：①讀書節(jié)活動推廣的內容。②讀書節(jié)活動推廣的方式。③讀書節(jié)活動的過程。

在圖書館讀書節(jié)活動過程中應用PDCA循環(huán)法，可以有效解決以下難點[9]：①簡化管理流程，通過科學合理規(guī)劃，建立讀書節(jié)活動平臺，完善讀書節(jié)活動的方案和步驟，提高活動效率，確保活動順利完成。②有序安排人員，準確把握管理活動的主要規(guī)律，合理分配人員和協調時間。③充分利用資源，全面調動學生參與，形成線上線下多種活動形式，覆蓋面廣，有更多的創(chuàng)新模式借鑒。④完善效果評價體系，進行過程評估量化，為下一次的讀書節(jié)活動的開展提供數據化參考。⑤精準把握時間點，符合全面質量管理遵循的科學程序，對圖書館讀書節(jié)活動的質量控制和過程優(yōu)化起著積極的作用。⑥平臺建設要充分考慮高校圖書館的實際情況，提出適用性需求，并考慮可擴展性和智能化的過程，以及與圖書館其他平臺的對接或嵌入方式。

3 讀書節(jié)活動實踐

3.1 讀書節(jié)活動對比

通過對高校圖書館讀書節(jié)活動的舉辦形式和內容進行調查發(fā)現，傳統(tǒng)的讀書節(jié)活動在新媒體方式介入下有新的形式和內容，主要形式有館內現場活動(培訓、展覽、讀書等活動)、微信平臺活動(黨史、朗誦、薦書、評書、打卡等競賽活動)、網站系統(tǒng)評選活動(數據展示、讀者之星、問卷調查)、微博宣傳活動(圖書館宣傳)。搭建統(tǒng)一平臺并應用PDCA過程識別、管理和控制規(guī)范操作，可以提高其效率和質量。與現有傳統(tǒng)讀書節(jié)活動模式相比[10]，效果如表1所示。

表1 讀書節(jié)活動對比分析

3.2 讀書節(jié)活動注意事項

開展活動過程中應注意的事項有以下幾點。

1)過程明確，主題突出。讀書節(jié)活動PDCA管理平臺明確過程步驟，圍繞既定主題展開，重點要突出主題，既可實現目標、規(guī)范、標準的制定可操作性，又是保證活動有序健康開展的關鍵，進而增強讀者的積極性、參與性、主動性。

2)內容多元，注重效果。讀書節(jié)活動的內容設計需要多元化，既要貼近學生的文化需求，使得活動有受眾群、吸引力、創(chuàng)新性，又要反映圖書館和學校文化宣傳主題，保證內容健康、積極向上、有內涵，同時通過調查反饋評價進行效果檢驗和改進，也是讀書節(jié)活動可持續(xù)發(fā)展的動力，達到讀書節(jié)活動開展的效果和目的[11]。

3)宣傳多樣，注重推廣。讀書節(jié)活動要深入了解學生群體，以多種多樣的形式和手段展開宣傳，全方位、多角度地推薦館藏資源，注重閱讀推廣的渠道和媒介，既有效地教育和引導讀者利用圖書館資源，又有利于讀者的學習與進步。

4)總結積累，促進創(chuàng)新。讀書節(jié)活動過程中要注意收集、記錄、整理資料，梳理各項活動開展情況，積累活動的各種經驗，通過分析活動達到的效果和存在的不足，對活動過程進行評價、反饋、提煉、完善和創(chuàng)新。在持續(xù)創(chuàng)新中，使得讀書節(jié)活動既能反映當代學生青年的風采和才能，同時也能在學校文化建設中形成品牌和標桿。

4 結語

高校圖書館活動節(jié)的PDCA平臺主要針對平臺的構建，創(chuàng)新地將PDCA循環(huán)法應用在讀書節(jié)活動的全過程中，使得活動步驟明晰，活動管理過程可控，活動效果可度量。既可以理順活動中的各個環(huán)節(jié)，又能建立健全各種保障機制。今后還需要進一步理論聯系實際，對平臺過程把握和品牌建設方面進行深入探討，形成完善的圖書館讀書節(jié)活動平臺新的管理運營模式，為圖書館管理工作應用PDCA循環(huán)法提供理論和實踐參考。