國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議的收費(fèi)研究和經(jīng)驗(yàn)探討

唐燁斌 曹歡歡 郭峰

【關(guān)鍵詞】學(xué)術(shù)類 國(guó)際會(huì)議 收費(fèi)機(jī)制 費(fèi)用管理 研究 探討

眾所周知，絕大部分國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的舉辦都是由國(guó)內(nèi)的學(xué)術(shù)申辦機(jī)構(gòu)，通常例如醫(yī)院、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)或者領(lǐng)域內(nèi)著名的專家個(gè)人提出承辦申請(qǐng)，經(jīng)由國(guó)際主辦方的學(xué)術(shù)常委會(huì)投標(biāo)決定，之后交由國(guó)際主辦方長(zhǎng)期合作的國(guó)際PCO和國(guó)內(nèi)舉辦。在選定目的地城市之后，國(guó)際和國(guó)內(nèi)主辦方通常會(huì)采用公開招投標(biāo)的方式，通過國(guó)際主辦方和國(guó)內(nèi)主辦方共同投票，確定國(guó)內(nèi)PCO。國(guó)內(nèi)PCO中標(biāo)后，則是將會(huì)議服務(wù)的整體服務(wù)包（MICE）和主題活動(dòng)等根據(jù)自己公司的實(shí)際情況全包或者部分轉(zhuǎn)包給國(guó)內(nèi)其他DMC公司負(fù)責(zé)。

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議項(xiàng)目的資金籌措保障措施和建立以滿足大會(huì)要求的流動(dòng)資金、高效利用項(xiàng)目局部的流動(dòng)資金、最大程度發(fā)揮流動(dòng)資金效益為標(biāo)準(zhǔn)，這在保證重大國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議順利進(jìn)行方面發(fā)揮重要的作用。但同時(shí)，長(zhǎng)期以來(lái)國(guó)內(nèi)主辦方、承辦方逐漸出現(xiàn)的收費(fèi)項(xiàng)目不合理、收費(fèi)方式不規(guī)范、前期收費(fèi)的資金池管理缺乏、外幣兌換等外匯渠道被政策限制等問題，也已經(jīng)在一定程度上影響并阻礙了國(guó)內(nèi)承辦國(guó)際大型學(xué)術(shù)會(huì)議的發(fā)展。如何降低會(huì)議成本，提高與會(huì)質(zhì)量，成為國(guó)內(nèi)會(huì)議承辦方亟待思考并解決的問題。

目前國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)類別和合理性規(guī)則尚無(wú)明確定義，根據(jù)國(guó)際會(huì)議與大會(huì)協(xié)會(huì)（簡(jiǎn)稱：ICCA）會(huì)議的大類歸納及8-10個(gè)國(guó)際學(xué)術(shù)類大會(huì)[1]的實(shí)際情況歸納如下：

（一）國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議收入類項(xiàng)目分類

1.企業(yè)贊助類收入一國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議主要的收入來(lái)源

主要包括大會(huì)冠名及贊助、企業(yè)展位費(fèi)（特裝和標(biāo)準(zhǔn)展位）、各類線上線下大會(huì)廣告費(fèi)、大會(huì)用品（筆、包等）專項(xiàng)贊助、禮品贊助、大會(huì)單個(gè)項(xiàng)目冠名贊助?；旧蠂@著本產(chǎn)業(yè)鏈上的相關(guān)商業(yè)企業(yè)開展的招商項(xiàng)目都可以歸納入這一類收入。

組委會(huì)還可以指定一個(gè)詳細(xì)的贊助商和參展商的利益回報(bào)資源列表，列表內(nèi)包括贊助套餐、展覽展示的機(jī)會(huì)以及回報(bào)、企業(yè)衛(wèi)星會(huì)的時(shí)間等等。

2.代表注冊(cè)費(fèi)、參會(huì)人員注冊(cè)費(fèi)等相關(guān)收入

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的代表注冊(cè)費(fèi)收入是國(guó)際主辦方非常重視的收入項(xiàng)目之一.其重視程度比國(guó)內(nèi)的學(xué)術(shù)會(huì)議主辦方要高很多，甚至排在企業(yè)類贊助收入之前。國(guó)際主辦方會(huì)非常重視代表或參會(huì)人員注冊(cè)費(fèi)的設(shè)計(jì)、定價(jià)等相關(guān)工作，其分類和定價(jià)的考量因素眾多，而且非常復(fù)雜。比如：既要考慮國(guó)際上的通常做法，又要結(jié)合是否符合舉辦地當(dāng)?shù)氐氖杖胨胶臀飪r(jià)水平。多種因素的平衡梳理非?？简?yàn)主辦方和PCO的統(tǒng)籌分析能力。

2.1代表注冊(cè)費(fèi)的分類

國(guó)內(nèi)目前對(duì)學(xué)術(shù)類會(huì)議注冊(cè)費(fèi)分類問題尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前國(guó)際上通用的分類做法是大致根據(jù)與會(huì)代表的地區(qū)來(lái)源、參會(huì)代表類型、會(huì)議注冊(cè)參加時(shí)間、參會(huì)代表身份類型等來(lái)劃分。

（1）根據(jù)代表的來(lái)源地、國(guó)家地區(qū)，可以把注冊(cè)費(fèi)分為國(guó)際代表注冊(cè)費(fèi)和國(guó)內(nèi)代表注冊(cè)費(fèi)兩種。前者主要針對(duì)舉辦地以外的國(guó)家和地區(qū)，后者顧名思義就是本國(guó)代表享受的注冊(cè)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)說，國(guó)內(nèi)代表注冊(cè)費(fèi)比國(guó)際代表的享有優(yōu)惠政策。這種按照與會(huì)代表來(lái)源地的國(guó)家和地區(qū)進(jìn)行分類的好處是解決了發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)與欠發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)之間收入不平衡的問題，讓更需要精進(jìn)知識(shí)的欠發(fā)達(dá)國(guó)家和地區(qū)的代表也有經(jīng)濟(jì)能力參加此類高水平的學(xué)術(shù)盛宴。

比如表2：RICMMHS 2021大會(huì)的注冊(cè)費(fèi)國(guó)際最高USD 250.本地印度盧比INR6500（按照2021年8月30日匯率計(jì)算6500印度盧比約為88.9887美元）。

（2）根據(jù)參會(huì)代表的類型，可以把國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的注冊(cè)類型分為非會(huì)員代表注冊(cè)費(fèi)（Non-member）和會(huì)員代表注冊(cè)費(fèi)（Member），一般會(huì)員代表注冊(cè)費(fèi)優(yōu)惠于非會(huì)員代表注冊(cè)費(fèi)。因?yàn)閲?guó)際學(xué)會(huì)協(xié)會(huì)（即主辦方）大多都會(huì)鼓勵(lì)通過一次次會(huì)議的舉辦吸納更多的協(xié)會(huì)組織會(huì)員，每年繳納的會(huì)員費(fèi)收入也是國(guó)際協(xié)會(huì)除了辦會(huì)以外的收入來(lái)源之一。

比如：原定于2020年9月30日-10月3日在匈牙利布達(dá)佩斯舉行的第四十一屆世界骨科大會(huì)（SICOT 0WC2020）因?yàn)橐咔橥七t到2021年9月15-18日，SICOT協(xié)會(huì)對(duì)非會(huì)員代表注冊(cè)費(fèi)和會(huì)員代表注冊(cè)費(fèi)分類非常清晰，如圖3。

（3）根據(jù)參會(huì)代表報(bào)名參加的時(shí)間分類。國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議通常針對(duì)申請(qǐng)者申請(qǐng)與會(huì)資格的先后、注冊(cè)申請(qǐng)時(shí)間點(diǎn)，會(huì)采取不同的費(fèi)用優(yōu)惠政策，國(guó)外的做法是希望人員提前預(yù)定、提前規(guī)劃好各類行程、酒店住宿等。因?yàn)榕R時(shí)到場(chǎng)注冊(cè)，所有的吃飯、住宿、資料都沒辦法提前做好籌劃，就會(huì)給會(huì)務(wù)組織工作帶來(lái)諸多不便。所以國(guó)外對(duì)提前申請(qǐng)注冊(cè)的代表會(huì)給予很大幅度的注冊(cè)費(fèi)優(yōu)惠，現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)費(fèi)也相對(duì)會(huì)最貴。具體大致可以分會(huì)早鳥注冊(cè)費(fèi)（EarlyBird Registration Fee）、預(yù)注冊(cè)類型（Pre—registration fee）、在線注冊(cè)類型（Online Registration fee）、現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)類型（Onsite Registration Fee）。比如：2022年1月15一19日召開的IMSH2022。

（4）根據(jù)參會(huì)代表的身份類型分類。一般可以分為被邀請(qǐng)的專家（InvitedGuest）、專家學(xué)者、學(xué)生、企業(yè)代表等。每個(gè)國(guó)際學(xué)會(huì)組織還有很多自己組織內(nèi)部本身的身份分類。

（5）根據(jù)注冊(cè)人數(shù)數(shù)量分類，可以分為個(gè)人注冊(cè)（IndividualRegistration）和團(tuán)隊(duì)注冊(cè)（Group/Team Registration）。一般做法為一個(gè)注冊(cè)組織或企業(yè)內(nèi)部的三個(gè)或三個(gè)以上的參會(huì)人員可以注冊(cè)為一個(gè)團(tuán)體，有些主辦方的團(tuán)隊(duì)人數(shù)要求也可能會(huì)提高為五人以上。有些經(jīng)過主辦方認(rèn)證的人數(shù)大于等于五人的團(tuán)體，還有機(jī)會(huì)獲得一定的申請(qǐng)費(fèi)團(tuán)隊(duì)折扣（一般為10%-20%）。

（6）根據(jù)參加不同時(shí)長(zhǎng)會(huì)議日程來(lái)分類。可以分為會(huì)前會(huì)Pre-congress、會(huì)前培訓(xùn)課程Training、主會(huì)議（KeynoteLecture或者是STATE OF THE ARTTALKS）、衛(wèi)星會(huì)、只參加某個(gè)單日注冊(cè)類型（ONE Day Registration），參加2天的注冊(cè)類型（2一day Registration），參加全部日程的注冊(cè)類型（Full Registration）。比如：美國(guó)甲狀腺協(xié)會(huì)召開的90th AnnualMeeting of the American ThvriodAssociation（ATA Annual Meeting）按照注冊(cè)代表的身份分了十大類不同的類型，時(shí)間上分了Early Registration和Regular Registration兩種，如圖6。

（7）國(guó)際學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)及組織主辦方一般會(huì)推出獎(jiǎng)學(xué)金或獎(jiǎng)勵(lì)類型的注冊(cè)費(fèi)類型（Fellowship Fee&Award），F(xiàn)ellowshipFee的種類分類標(biāo)準(zhǔn)一般會(huì)根據(jù)情況不同分為免注冊(cè)費(fèi)、免食宿、免交通等標(biāo)準(zhǔn)。

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議非常重視鼓勵(lì)投稿者投稿學(xué)術(shù)論文，在經(jīng)過組委會(huì)學(xué)術(shù)委員會(huì)的專家組審核后，也會(huì)對(duì)獲獎(jiǎng)?wù)哌M(jìn)行減免注冊(cè)費(fèi)的獎(jiǎng)勵(lì).通常做法如下：

a.投稿論文口頭交流，Best Oral Award

b.投稿論文壁報(bào)交流，Best Poster Award

c.論文刊物印刷交流Publication交流，Best Paper Award

d.以協(xié)會(huì)杰出貢獻(xiàn)人物為名字的各類Award、Grants&Prizes

（8）其他類型的注冊(cè)費(fèi)的情況

a.線上注冊(cè)類型或者叫虛擬注冊(cè)類型

因?yàn)?020年新冠疫情的全球爆發(fā)，越來(lái)越多的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議組織者根據(jù)舉辦的實(shí)際需求增加了線上會(huì)議的注冊(cè)類型。

b.會(huì)后活動(dòng)類型注冊(cè)費(fèi)（Post Congressactivities）

主要是針對(duì)初次來(lái)舉辦目的地的與會(huì)人員，為他們提供會(huì)后的一系列參觀或者游覽當(dāng)?shù)厝宋暮途吧然顒?dòng)。

c.陪同人員注冊(cè)費(fèi)用（AccompanyPerson Fee）

與會(huì)專家的家屬或者秘書等陪同人員也有相應(yīng)的注冊(cè)費(fèi)，在很多國(guó)際大會(huì)上會(huì)出現(xiàn)Accompany Person Fee這樣一類注冊(cè)類型。這些參加人員是陪同人員。他們不參加學(xué)術(shù)活動(dòng).只參加大會(huì)的一些社交活動(dòng)，比如說：晚宴、會(huì)后活動(dòng)、用餐等。

（9）注冊(cè)費(fèi)類型以外的一些收費(fèi)項(xiàng)目及需要特別注意的事項(xiàng)

學(xué)術(shù)會(huì)議中住宿費(fèi)、簽證費(fèi)（VISAApplication）、邀請(qǐng)函打印及寄送服務(wù)都是需要收費(fèi)的。這些項(xiàng)目中，除了住宿費(fèi)可能會(huì)產(chǎn)生一些收入外，其他都屬于基礎(chǔ)會(huì)務(wù)服務(wù)，一般不加收費(fèi)用。住宿費(fèi)我們?cè)谥蟮奈恼轮性龠M(jìn)行詳細(xì)的分享和討論。

注冊(cè)的取消政策（CancellationPolicy）及退款：注冊(cè)費(fèi)用的返還將按一定的時(shí)間政策參考：

1.30天內(nèi)取消，將收取每人固定費(fèi)用的取消費(fèi)：

2.30-15天內(nèi)取消，將收取每人固定費(fèi)用高1-2倍的取消費(fèi)用：

3.14-7天內(nèi)取消，將收取注冊(cè)總費(fèi)用的50%;

4.6-0天內(nèi)取消，將收取注冊(cè)費(fèi)用的100%：

（不退還費(fèi)用）

無(wú)法退還費(fèi)用還包括機(jī)票、火車票等交通工具費(fèi)用，或已經(jīng)支付且不能退還的費(fèi)用，這將直接計(jì)入取消費(fèi)用中不作退還。所有退還費(fèi)用將在收到申請(qǐng)15-20日內(nèi)退還。提前一個(gè)星期申請(qǐng)取消的，統(tǒng)一會(huì)后完成退款（如有）。一般所產(chǎn)生的銀行手續(xù)費(fèi)將由參會(huì)代表自行承擔(dān)。

就收入而言，國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的支出和花費(fèi)部分，國(guó)內(nèi)和國(guó)際做法比較類似，主要包括以下內(nèi)容：會(huì)務(wù)費(fèi)、餐旅費(fèi)、專家費(fèi)（國(guó)內(nèi)和海外專家，海外專家需要現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備美金或者外幣講課費(fèi)，或者會(huì)后匯款）、簽證費(fèi)用及網(wǎng)站建設(shè)、各類印刷品、現(xiàn)場(chǎng)搭建布置及設(shè)備、各種會(huì)議相關(guān)的信息化系統(tǒng)、國(guó)外主辦方的合作費(fèi)、大會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)等。其他還包括：學(xué)分費(fèi)用、會(huì)議宣傳廣告費(fèi)、前期的籌備會(huì)議需要的費(fèi)用。根據(jù)國(guó)際主辦方和國(guó)內(nèi)承辦的PCO公司的合同會(huì)約定盈利部分的分配方式，結(jié)余部分的外幣需要通過匯款方式匯款至國(guó)外協(xié)會(huì)或者其指定的海外賬戶。

國(guó)際主辦方與國(guó)內(nèi)PCO的合作模式一般有這么幾種：第一種，利益共享，風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)。第二種，只享受利潤(rùn)，不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。比較強(qiáng)勢(shì)的主辦方會(huì)采取這種合作模式，本身此類學(xué)術(shù)會(huì)議成熟，質(zhì)量高、業(yè)內(nèi)影響力大。第三種，固定服務(wù)費(fèi)，利益和風(fēng)險(xiǎn)全由國(guó)際或國(guó)內(nèi)主辦方承擔(dān)。

我們以第三種類型進(jìn)行探討，如果在國(guó)際學(xué)術(shù)大會(huì)召開前PCO公司可以預(yù)見到收入將不足以覆蓋支出的，書面通知了國(guó)際主辦方并要求主辦方給予指示。主辦方在收到PCO公司的書面通知之日起幾天內(nèi)應(yīng)給予明確指示，告知應(yīng)該如何處理。如果根據(jù)主辦方的指示導(dǎo)致大會(huì)的收入最終不足以支付支出的，差額部分由主辦方承擔(dān)。三種合作模式各有利弊，根據(jù)雙方自身各自的情況不同，最終談判達(dá)成一致即可。

（一）國(guó)內(nèi)舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議經(jīng)費(fèi)和收費(fèi)方面的問題

從世界國(guó)際會(huì)議、亞太國(guó)際會(huì)議及我國(guó)的國(guó)際會(huì)議的發(fā)展現(xiàn)狀看，國(guó)際會(huì)議呈現(xiàn)不斷增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，且發(fā)展?jié)撃軣o(wú)限。但是2011年2月，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，財(cái)政部、外交部聯(lián)合發(fā)出《關(guān)于嚴(yán)格控制在華舉辦國(guó)際會(huì)議的通知》。在全球國(guó)際會(huì)議發(fā)展呈現(xiàn)快速發(fā)展的時(shí)機(jī)，我國(guó)卻對(duì)在華舉辦國(guó)際會(huì)議嚴(yán)格控制，這一舉措目的不是打擊，而是針對(duì)目前國(guó)內(nèi)國(guó)際會(huì)議存在的問題進(jìn)行整改，促進(jìn)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。目前在華舉辦國(guó)際會(huì)議存在以下一些問題。

1.會(huì)議數(shù)量增多，費(fèi)用極高

目前我國(guó)能舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的單位很多，各家互相攀比，造成的后果就是國(guó)家的財(cái)政支出很高。因?yàn)閲?guó)際會(huì)議在中國(guó)開，很多費(fèi)用是由我國(guó)承擔(dān)的，且很多要?jiǎng)佑脟?guó)家財(cái)政撥款給予費(fèi)用支持。在這種情況下，很多名不副實(shí)的國(guó)際會(huì)議大行其道。與此同時(shí)，一些城市還盲目修建豪華大型會(huì)議中心，甚至建造多個(gè)，主會(huì)場(chǎng)極大，分會(huì)場(chǎng)極多，而使用效率極低，可想而知浪費(fèi)是必然的。

2.學(xué)會(huì)會(huì)議質(zhì)量不高，缺乏品牌

在眾多的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議中，有一些所謂的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議根本沒有任何價(jià)值，解決不了任何問題。一是論文指標(biāo)和背后涉及的學(xué)術(shù)利益，參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議做口頭報(bào)告或墻報(bào)能被認(rèn)作國(guó)際論文發(fā)表，還有一些國(guó)家科研評(píng)審機(jī)構(gòu)，把組織國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議當(dāng)成工作業(yè)績(jī)指標(biāo)來(lái)完成，所以會(huì)議的質(zhì)量可想而知。我國(guó)也有一些自主品牌的國(guó)際會(huì)議，但是高端會(huì)務(wù)少之又少，沒有高端的內(nèi)容，只為了品牌而做品牌，也不會(huì)有健康的行業(yè)內(nèi)容提升與實(shí)質(zhì)性的會(huì)議發(fā)展。

我國(guó)近幾年越來(lái)越重視學(xué)術(shù)會(huì)議的舉辦質(zhì)量，從2021年7月15日中國(guó)科協(xié)辦公廳“關(guān)于公布《重要學(xué)術(shù)會(huì)議指南（2021）》收錄會(huì)議的通知”可以看出國(guó)家提升學(xué)術(shù)會(huì)議的決心，具體通知如下：

為進(jìn)一步營(yíng)造良好學(xué)術(shù)交流環(huán)境，服務(wù)學(xué)術(shù)高端引領(lǐng)，推動(dòng)學(xué)術(shù)會(huì)議質(zhì)量提升，促進(jìn)學(xué)術(shù)會(huì)議品牌建設(shè)，中國(guó)科協(xié)開展了《重要學(xué)術(shù)會(huì)議指南（2021）》相關(guān)工作。經(jīng)專家提名、學(xué)會(huì)遴選、指導(dǎo)委員會(huì)認(rèn)定等環(huán)節(jié)，《重要學(xué)術(shù)會(huì)議指南（2021）》共收錄123家全國(guó)學(xué)會(huì)（學(xué)會(huì)聯(lián)合體）推薦的707個(gè)會(huì)議，現(xiàn)對(duì)入選會(huì)議名單予以公布。

希望各相關(guān)單位深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記在兩院院士大會(huì)、中國(guó)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)第十次全國(guó)代表大會(huì)上的重要講話精神，努力營(yíng)造奮勇爭(zhēng)先的科技創(chuàng)新氛圍，大力弘揚(yáng)科學(xué)家精神，持續(xù)打造同行認(rèn)可的高水平學(xué)術(shù)會(huì)議，為不斷提升我國(guó)原始創(chuàng)新能力、實(shí)現(xiàn)高水平科技自立自強(qiáng)作出更大貢獻(xiàn)。

（一）收費(fèi)規(guī)范與靈活、便利性

根據(jù)注冊(cè)費(fèi)類型的收費(fèi)幣種一般為：美金，歐元、本地貨幣（如：人民幣，日元、韓元）根據(jù)舉辦地的主辦方而定。那么，國(guó)際收款就成為了國(guó)內(nèi)承辦國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議的一個(gè)重要問題。為了符合各國(guó)代表的日常支付習(xí)慣，通常收款為整數(shù)額收款，手續(xù)費(fèi)（Handling Fee）由大會(huì)承擔(dān)。目前針對(duì)國(guó)內(nèi)代表的收費(fèi)方式邊界比較清晰，國(guó)際與會(huì)代表的收款會(huì)比較麻煩一點(diǎn)，有這幾種收費(fèi)方式：國(guó)際匯款、國(guó)際在線支付、信用卡、現(xiàn)場(chǎng)付費(fèi)POS機(jī)、現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)金。

我們的經(jīng)驗(yàn)是國(guó)內(nèi)有一個(gè)在線支付通道，可以是微信、支付寶、信用卡等常見的在線第三方支付方式。國(guó)際收款除了贊助商使用國(guó)際匯款方式較為普遍外，Paypal貝寶就是首選的在線收款工具。Paypal的優(yōu)勢(shì)是其在全球范圍內(nèi)有超過3.25億用戶，跨境交易結(jié)算能通過電子郵件輕松收付款，且全球203個(gè)國(guó)家支持使用，26種貨幣匯率自動(dòng)兌換，保護(hù)商家利益，能解決美國(guó)、歐洲、亞洲、澳洲大部分國(guó)家和地區(qū)的在線支付問題;而且在國(guó)外普及度非常高，支付系統(tǒng)穩(wěn)定;更為重要的是可以解決退款的問題。Paypal在線支付的款項(xiàng)不會(huì)直接匯到舉辦會(huì)議機(jī)構(gòu)所在的國(guó)家賬戶內(nèi)，而是停留在Paypal的賬戶里面，可以很方便的匯款給境外，退款給境外的與會(huì)代表。Paypal提供了多種提現(xiàn)渠道，十分便捷，最終在大會(huì)結(jié)算時(shí)也能幫助國(guó)內(nèi)的PCO公司，在符合中國(guó)的稅收政策和相關(guān)法律規(guī)定的情況下，根據(jù)會(huì)議舉辦地國(guó)家政策，提供與國(guó)際主辦方的合同、填寫說明文件，輕松搞定大額國(guó)際匯款。對(duì)于一個(gè)大會(huì)而言，參會(huì)人員支付各項(xiàng)費(fèi)用的便捷程度也是決定國(guó)際與會(huì)代表是否積極報(bào)名參加的重要因素之一，所以支付問題解決的好壞對(duì)于國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的成功舉辦非常重要。

（二）國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議收費(fèi)法律風(fēng)險(xiǎn)探討

不管是國(guó)內(nèi)還是國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議，一直是各行業(yè)營(yíng)銷領(lǐng)域商業(yè)賄賂高發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，特別是醫(yī)學(xué)類學(xué)術(shù)會(huì)議，更是在此范圍之內(nèi)，我國(guó)近些年嚴(yán)厲監(jiān)管和打擊的也是醫(yī)藥領(lǐng)域會(huì)議。無(wú)論是在醫(yī)藥廠家自己主辦學(xué)術(shù)會(huì)議還是在參與國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議，如何發(fā)現(xiàn)并防范營(yíng)銷中的商業(yè)賄賂問題十分重要。

根據(jù)資料，我國(guó)2016年頒布的《最高人民法院、最高人民檢察院關(guān)于辦理貪污賄賂刑事案件適用法律若干問題的解釋》進(jìn)一步明確：賄賂犯罪中的“財(cái)產(chǎn)性利益”包括可以折算為貨幣的物質(zhì)利益如房屋裝修、債務(wù)免除等，以及需要支付貨幣的其他利益如會(huì)員服務(wù)、旅游等。新修訂的《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》也列舉了商業(yè)賄賂的具體行為類型，刪除了“回扣”條款，并增加了“經(jīng)營(yíng)者的工作人員進(jìn)行賄賂的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為經(jīng)營(yíng)者的行為”的規(guī)定。

上述新法規(guī)的頒布實(shí)施，對(duì)國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議如何舉辦提出了新的挑戰(zhàn)，尤其是企業(yè)普遍采用的“以學(xué)術(shù)會(huì)議的名義進(jìn)行市場(chǎng)推廣”方式，這其中是否存在向?qū)＜?、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人員輸送“財(cái)產(chǎn)性利益”情況并進(jìn)而被認(rèn)定為商業(yè)賄賂的事情，也是目前學(xué)術(shù)大會(huì)舉辦、承辦企業(yè)普遍關(guān)注的問題。

1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

通過學(xué)術(shù)推廣活動(dòng)名義進(jìn)行賄賂，主要是指企業(yè)自己通過主辦學(xué)術(shù)會(huì)議，或?qū)W(xué)術(shù)會(huì)議的國(guó)內(nèi)國(guó)際主辦方（各類學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)）、參會(huì)代表提供資金資助，幫助解決會(huì)議召開及參會(huì)代表的食宿、交通、注冊(cè)、專家授課等費(fèi)用，誘使利益接受方違背其法定義務(wù)或職業(yè)道德，利用其權(quán)力、影響力，為利益輸送方謀取好處或誘使交易發(fā)生。其風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)形式包括但不限于：

（1）對(duì)國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)（學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)）主辦的會(huì)議提供贊助;

（2）對(duì)國(guó)際主辦（學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)）的會(huì)議提供贊助;

（3）對(duì)國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、國(guó)際主辦方委托的第三方會(huì)務(wù)公司提供贊助;

（4）企業(yè)自辦學(xué)術(shù)會(huì)議或者在國(guó)際大會(huì)中舉辦企業(yè)衛(wèi)星會(huì)，邀請(qǐng)并贊助與會(huì)代表參加會(huì)議;

（5）企業(yè)贊助利益相關(guān)者參與第三方主辦的學(xué)術(shù)會(huì)議，承擔(dān)他們的交通費(fèi)、食宿、注冊(cè)費(fèi);

（6）以費(fèi)用報(bào)銷的形式，為參會(huì)代表個(gè)人提供參會(huì)的交通、食宿、注冊(cè)費(fèi)用。

2.風(fēng)險(xiǎn)防范

舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議對(duì)贊助的合規(guī)建議：

（1）事前審查會(huì)議性質(zhì)，確保會(huì)議在國(guó)際上真的屬于與技術(shù)相關(guān)的學(xué)術(shù)性會(huì)議;

（2）避免將某一個(gè)單獨(dú)機(jī)構(gòu)、單獨(dú)專家個(gè)人、單獨(dú)內(nèi)部業(yè)務(wù)單元、職能部門或協(xié)會(huì)內(nèi)部機(jī)構(gòu)作為贊助對(duì)象;

（3）簽訂書面協(xié)議，明確贊助資金僅能用于本次國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議本身，確保?？顚Ｓ?

（4）贊助資金必須“公對(duì)公”，并由受贈(zèng)單位出具公益事業(yè)捐贈(zèng)統(tǒng)一票據(jù)或會(huì)議贊助發(fā)票，避免將贊助款交給個(gè)人或某個(gè)部門。

筆者對(duì)贊助與會(huì)專家代表參加國(guó)際學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)承辦的大會(huì)或企業(yè)在大會(huì)中自辦學(xué)術(shù)會(huì)議、衛(wèi)星會(huì)、企業(yè)會(huì)等的合規(guī)建議：

保留邀請(qǐng)專家真實(shí)參會(huì)的材料。注意留存邀請(qǐng)函、會(huì)議通知、會(huì)議議程、參會(huì)專家代表的注冊(cè)費(fèi)用發(fā)票（國(guó)際為INVOICE）、現(xiàn)場(chǎng)簽到、現(xiàn)場(chǎng)照片、PPT等會(huì)議材料，證明學(xué)術(shù)會(huì)議本身及專家參會(huì)的真實(shí)性。

合理安排參會(huì)行程和選擇會(huì)議地點(diǎn)。贊助行業(yè)專家代表參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議時(shí)，行程時(shí)間安排應(yīng)適當(dāng)緊湊;行程路線安排應(yīng)避免非正常經(jīng)過旅游城市或景點(diǎn)，并滯留時(shí)間較長(zhǎng)。企業(yè)的衛(wèi)星會(huì)、企業(yè)發(fā)布會(huì)出席日程需要的時(shí)間段以外，其他時(shí)間段不要安排統(tǒng)一的行程。更不能假借國(guó)際會(huì)議的名義，開會(huì)后選擇在舉辦地的景點(diǎn)、風(fēng)景區(qū)停留太多時(shí)間，各項(xiàng)會(huì)后活動(dòng)都必須是官方認(rèn)可的比較好。

避免無(wú)關(guān)費(fèi)用支出。費(fèi)用支出上應(yīng)該僅限于正常的交通、住宿、餐飲、注冊(cè)費(fèi)用，避免出現(xiàn)景點(diǎn)門票、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)、導(dǎo)游加班費(fèi)、用途不明的雜費(fèi)等與會(huì)議無(wú)關(guān)的非正常費(fèi)用。

贊助指向性不應(yīng)過于明確。不應(yīng)與專家代表個(gè)人簽訂贊助協(xié)議，也不宜與特定的機(jī)構(gòu)簽訂指向性過于明確的贊助協(xié)議。

贊助費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)避免過高。贊助專家代表參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議，如會(huì)議主辦方對(duì)住宿、餐飲有統(tǒng)一安排的，應(yīng)以主辦方的安排為準(zhǔn)，不宜另外提供明顯更高價(jià)位的食宿安排;企業(yè)在大會(huì)期間自辦衛(wèi)星會(huì)或發(fā)布會(huì)等，主辦方對(duì)住宿、餐飲沒有安排時(shí)，注意將人均消費(fèi)控制在合理的范圍內(nèi);交通費(fèi)用方面避免安排頭等艙、頭等座。

（一）國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議收入部分是重代表注冊(cè)費(fèi)而輕企業(yè)贊助

大部分國(guó)際主辦方都把學(xué)術(shù)和商業(yè)化區(qū)分的非常清楚，他們注重學(xué)術(shù)內(nèi)容和氛圍，導(dǎo)致有時(shí)候難以理解我們國(guó)內(nèi)一些贊助商的商業(yè)化做法。某些企業(yè)想要投資贊助，但是需要經(jīng)過篩選和審核，這套篩選審核機(jī)制也是有著非常嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和流程的。國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議對(duì)注冊(cè)費(fèi)類型、贊助費(fèi)類型、各類捐贈(zèng)細(xì)致程度都區(qū)分的相當(dāng)清楚。收入部分側(cè)重于招募更多的參會(huì)代表、收取更多的注冊(cè)費(fèi)，而國(guó)內(nèi)主辦方更關(guān)注企業(yè)贊助收入的這一部分開發(fā)。

國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議對(duì)注冊(cè)費(fèi)的關(guān)注程度，努力確保了主辦方是更傾向于關(guān)注學(xué)會(huì)協(xié)會(huì)會(huì)議的長(zhǎng)期健康發(fā)展;為各類型的與會(huì)人員提供不同類型的注冊(cè)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，也是鼓勵(lì)一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)的學(xué)生、研究生參與到學(xué)術(shù)研究中來(lái)。國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議更多的只是就項(xiàng)目本身的盈利出發(fā)，缺乏中長(zhǎng)期考量，所以在收費(fèi)項(xiàng)目和注冊(cè)費(fèi)類型設(shè)定上比較簡(jiǎn)單粗暴。關(guān)鍵還在于對(duì)一些注冊(cè)費(fèi)收費(fèi)細(xì)節(jié)問題上的處理。

首先要在會(huì)前就做好預(yù)算管理，哪些收費(fèi)項(xiàng)目是要爭(zhēng)取的，哪些支出項(xiàng)目是必要花費(fèi)，經(jīng)費(fèi)籌措、食宿等周邊服務(wù)安排、注冊(cè)費(fèi)收繳等一系列準(zhǔn)備工作，都需要提前細(xì)化制定。其次，在會(huì)議過程中要科學(xué)安排組織分工，合理配置會(huì)議人力、物力、財(cái)力資源。最后在會(huì)議結(jié)束后要認(rèn)真進(jìn)行會(huì)議資料的整理、會(huì)議各類費(fèi)用的結(jié)算、會(huì)議籌備經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與反思等會(huì)后收尾工作?？傊J(rèn)真制定大會(huì)的預(yù)算、設(shè)計(jì)注冊(cè)費(fèi)收費(fèi)類別、贊助商贊助類別，切實(shí)將其落實(shí)到國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的資金籌措、費(fèi)用的預(yù)算管理工作中去，是舉辦高質(zhì)量、高水平國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的關(guān)鍵。

國(guó)際學(xué)術(shù)大會(huì)對(duì)壁報(bào)（Poster）和獎(jiǎng)項(xiàng)的重視程度非常高，這為正在精進(jìn)自身醫(yī)學(xué)專業(yè)度的年輕人和一些想聽取意見的年輕學(xué)者創(chuàng)造了極佳的參與機(jī)會(huì)，而國(guó)內(nèi)大部分壁報(bào)和獎(jiǎng)項(xiàng)都流于形式，被重視程度不高。

（二）國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議的支出和費(fèi)用部分是重學(xué)術(shù)、輕會(huì)務(wù)

國(guó)際會(huì)議基本不設(shè)有接送參會(huì)者的相關(guān)服務(wù)。大教授小專家都得自己去，因?yàn)閲?guó)際會(huì)議主辦方在這部分支出十分有限。而國(guó)內(nèi)的學(xué)術(shù)會(huì)議都是全程接送包住宿吃飯，大部分費(fèi)用都花在專家機(jī)票、住宿，餐飲等非學(xué)術(shù)項(xiàng)目。其他的花銷支出例如：會(huì)務(wù)布置、搭建、印刷品、互聯(lián)網(wǎng)信息化等部分與國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議大體一致，只是國(guó)際的會(huì)議還多了一些跨國(guó)跨地區(qū)的相關(guān)費(fèi)用如：簽證、外幣等。

盡管國(guó)際和國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)類會(huì)議在收費(fèi)和支出管理上有這些差別，但大部分是國(guó)內(nèi)的會(huì)議在收費(fèi)和費(fèi)用管理上有些不規(guī)范和粗糙。畢竟國(guó)內(nèi)的學(xué)術(shù)會(huì)議市場(chǎng)化運(yùn)作起步比國(guó)外晚好多年，而且加上國(guó)內(nèi)對(duì)學(xué)術(shù)會(huì)議行業(yè)從業(yè)人員的培訓(xùn)途徑太少，大多是非本領(lǐng)域會(huì)議服務(wù)和管理專業(yè)人員，所以水平參差不齊，造成目前的國(guó)內(nèi)想要承辦真正意義上的國(guó)際學(xué)術(shù)性大會(huì)，還需要國(guó)際主辦方、國(guó)際PCO的指導(dǎo)。

盡管國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議非學(xué)術(shù)方面的支出和繁縟的東西太多，但毫無(wú)疑問，國(guó)內(nèi)從業(yè)人員和PCO的辦會(huì)水平也在不斷改善。我以前工作過的一家國(guó)內(nèi)專業(yè)的PCO公司團(tuán)隊(duì)競(jìng)標(biāo)成功、舉辦過一次第十六屆國(guó)際兒科腎臟病大會(huì)（IPNA2013），舉辦的非常出彩。大會(huì)在國(guó)際主辦方的指導(dǎo)下學(xué)習(xí)和進(jìn)步，最后所有的會(huì)務(wù)服務(wù)、財(cái)務(wù)管理、合規(guī)性都達(dá)到了國(guó)際主辦方的標(biāo)準(zhǔn)，甚至達(dá)到了舉辦以來(lái)的最高水平，得到了國(guó)際主辦方官方的高度認(rèn)可和書面表?yè)P(yáng)。

希望國(guó)內(nèi)能舉辦越來(lái)越多高水平超國(guó)際化的國(guó)際學(xué)術(shù)大會(huì)，這樣既能像習(xí)近平總書記所指示的：國(guó)內(nèi)要引進(jìn)和舉辦高水平的學(xué)術(shù)會(huì)議，增加合作，提升科研水平，讓學(xué)術(shù)水平的提高起到促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步和改善生活水平的真正應(yīng)有的作用，也能讓國(guó)內(nèi)的從業(yè)人員、相關(guān)企業(yè)在舉辦國(guó)際學(xué)術(shù)類會(huì)議時(shí)在財(cái)務(wù)管理等方面更加規(guī)范、更加合規(guī)，讓辦會(huì)質(zhì)量更高，讓行業(yè)發(fā)展更健康。