談專業(yè)檔案館檔案利用形式的拓展

李哲

摘? 要：專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)運用廣泛，在其專業(yè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。這種信息服務(wù)正是迎合檔案信息化工作的全面展開而產(chǎn)生的，也將成為信息時代檔案利用工作的重要組成部分，有必要對傳統(tǒng)檔案利用形式的概念進(jìn)行拓展。

關(guān)鍵詞：專業(yè)檔案;房產(chǎn)檔案;檔案利用;信息服務(wù)

Abstract： Professional Archives have a wide range of specific information services， and play an important role in their fields of expertise. This kind of information service is to meet the comprehensive development of Archives information work， will also become an important part of the information age Archives utilization work. It is necessary to expand the concept of traditional Archives utilization forms.

Keywords： Professional archives; Real estate files; Use of archives; Information services

在專業(yè)檔案館領(lǐng)域，如房產(chǎn)檔案館，為了滿足群眾及政府在“住房保障、學(xué)生入學(xué)、房屋拆遷、城市建設(shè)、稅收征收、低保申請、司法裁決”中對房產(chǎn)檔案的實際需求，基于館藏檔案資源進(jìn)行分析后產(chǎn)生的成果，是專業(yè)檔案館較為常見的特定的信息服務(wù)。

1 檔案利用形式的法定內(nèi)容不包含專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)

一般來說，對檔案利用的普遍共識是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄。行業(yè)法律法規(guī)也對此進(jìn)行了界定，但在實際工作中，特別是專業(yè)檔案館領(lǐng)域，對檔案的利用不僅僅限于原始憑證的“閱覽、復(fù)制和摘錄”。以房產(chǎn)檔案工作為例，對檔案的利用包含了面向群眾提供館藏資料的查閱、復(fù)制和摘錄，更多的利用工作是通過系統(tǒng)信息登記情況，提供房屋權(quán)利的記載信息，即開具《個人房屋產(chǎn)權(quán)信息表》（即無/有房證明）。

《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》中規(guī)定：“房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對房屋權(quán)利的記載信息，包括房屋自然狀況（坐落、面積、用途等），房屋權(quán)利狀況（所有權(quán)情況、他項權(quán)情況和房屋權(quán)利的其他限制等），以及登記機(jī)關(guān)記載的其他必要信息”，“房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對房屋權(quán)利的記載信息，單位和個人可以公開查詢”?！恫粍赢a(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》也規(guī)定：“不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供必要的查詢場地，并安排專門人員負(fù)責(zé)不動產(chǎn)登記資料的查詢、復(fù)制和出具查詢結(jié)果證明等工作?！边@里也包含了“出具查詢結(jié)果證明”。

查詢房屋權(quán)利的記載信息不是簡單提供檔案的原始記錄，而是對原始檔案信息進(jìn)行分析后按需提取?！俺鼍卟樵兘Y(jié)果證明”更是需要在海量的房產(chǎn)檔案信息中，挑選與權(quán)利人相關(guān)的原始記錄，再對這些原始記錄加以分析和提取，不屬于“閱覽、復(fù)制和摘錄”中的一種。

2 專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)不屬于檔案工作的延伸服務(wù)

自1998年就有學(xué)者提出檔案的延伸服務(wù)，主要是為了解決“接收范圍、接收期限、保管條件所限”所產(chǎn)生的“查不到檔案的問題”，提議通過書刊資料、館際聯(lián)系、館室互通等方式解決。[1]

2000年，在西班牙召開的第十四屆國際檔案大會上提出了“檔案在休閑社會中的作用”的概念。2000年6月，中國檔案學(xué)會和北京市檔案學(xué)會在北京市檔案館聯(lián)合召開了“檔案在休閑社會中的作用”學(xué)術(shù)座談會，專題研討“檔案在休閑社會中的作用”的意義、影響及對策。[2]隨后，藺清芳于2000年發(fā)表的《略論檔案的休閑利用》開啟了我國檔案學(xué)界學(xué)者研究檔案休閑利用的篇章。[3]在研究過程中，學(xué)者們逐漸將檔案休閑利用視為延伸服務(wù)的一部分。

檔案的延伸服務(wù)中，延伸的主體是“檔案館”的服務(wù)，是檔案館作為“文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”而衍生的服務(wù)，大多集中在文化休閑功能上。有學(xué)者將檔案管理的延伸服務(wù)發(fā)展方向歸納為“文化休閑服務(wù)功能”“文化傳播服務(wù)功能”“文化教育服務(wù)功能”和“信息服務(wù)功能”，其雖提到了“信息服務(wù)功能”，但這個“信息服務(wù)功能”僅指“通過網(wǎng)站、開設(shè)公眾號等方式可以面向公眾提供包括開閉館時間、活動安排、館藏內(nèi)容、便民服務(wù)等在內(nèi)的信息服務(wù)，還能在與第三方機(jī)構(gòu)合作的基礎(chǔ)上為公眾提供更加多元化的信息資源”。[4]也有學(xué)者提出要“立足館、室藏，利用資料搞好延伸服務(wù)”，但明確了是在查檔者查閱檔案無檔可查時，“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)為其當(dāng)好參謀，提供報紙、雜志、文件匯編、史志書籍等資料為查檔者查取所需內(nèi)容”。[5]可見，大家對檔案延伸服務(wù)的理解是以檔案館工作為延伸的主體，而非“檔案”。

專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)是基于館藏檔案建設(shè)的檔案信息系統(tǒng)中的電子檔案所做的統(tǒng)計分析、提供利用，而非“檔案館工作”。可以說，延伸服務(wù)是檔案館工作的延伸，而專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)是一種檔案利用工作的拓展。特定的信息服務(wù)與檔案工作的延伸服務(wù)有著本質(zhì)區(qū)別。因此，不能將專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)視為檔案延伸服務(wù)的一部分。

3 將專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)列入檔案利用法定內(nèi)容的合理性分析

1980年，在倫敦舉行的第九屆國際檔案大會上提出了“學(xué)術(shù)利用”“實際利用”“普遍利用”幾種檔案利用的類型，認(rèn)為“檔案用于技術(shù)目的可以有很多方法，如提供檔案的服務(wù)手段”，“提供專門的和較全面的館藏檔案情況”，還提出了“公眾利用檔案可以采取不同的形式，即文化的（如舉辦展覽會）、教育的（如為編寫歷史教科書提供材料）和提供資料（如出生、婚期、死亡登記材料）等形式”，[6]這些提法與專業(yè)檔案館的信息服務(wù)是相通的，說明早在二十世紀(jì)八十年代，國際檔案界已經(jīng)開始關(guān)注提供信息服務(wù)這種檔案利用形式。

3.1 專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)應(yīng)用廣泛。實際上，在早期，對“延伸服務(wù)”研究主要源于專業(yè)檔案領(lǐng)域。從知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中對“檔案延伸服務(wù)”的檢索可得出，2002年至2004年發(fā)表的所有有關(guān)“延伸服務(wù)”的文章，均與專業(yè)領(lǐng)域有關(guān)，如“民營企業(yè)”“社區(qū)工作”“三農(nóng)”“民警”等，說明專業(yè)檔案部門在檔案利用實踐工作中一直處于前沿。以房產(chǎn)檔案為例，向群眾開具《個人房屋產(chǎn)權(quán)信息表》（即無/有房證明）作為一種常見的服務(wù)方式，是產(chǎn)權(quán)人確權(quán)、維護(hù)合法權(quán)益的重要依據(jù)，是政府服務(wù)民生、保障民生的重要依托。

從表1可知，房產(chǎn)檔案這類與民生息息相關(guān)的專業(yè)檔案利用需求巨大，且以利用館藏信息進(jìn)行統(tǒng)計分析、提供證明為主要利用方式，平均利用比接近82%。因此，專業(yè)檔案館的信息服務(wù)運用廣泛且意義重大。

3.2 專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)是檔案信息化發(fā)展的產(chǎn)物。以往對利用工作的研究沒有重視信息服務(wù)是有客觀原因的。對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄主要針對的是檔案原件或視為原件的復(fù)制件，在未廣泛開展檔案信息化且未確定電子檔案的法律效力之前，對館藏檔案進(jìn)行分析、提取是不現(xiàn)實的，且不符合相關(guān)法律法規(guī)。

專業(yè)檔案館之所以能夠?qū)⑿畔⒎?wù)開展在前是由其專業(yè)屬性決定的。專業(yè)檔案館在某一專業(yè)領(lǐng)域的權(quán)威性、服務(wù)性等決定了其必須將檔案信息化和信息服務(wù)工作及時做好，才能充分發(fā)揮其在某一領(lǐng)域的作用。在檔案信息化開展以前，原有的單一著錄方式只能根據(jù)一種檢索方式找到目標(biāo)檔案。而隨著檔案信息化的發(fā)展，信息技術(shù)的運用增加了檢索條目的范圍，“姓名”“身份證號”“地址”“事件”等檢索詞均可以從海量的信息中找出相關(guān)的信息，使信息服務(wù)成為重要的檔案服務(wù)手段。新修訂的《檔案法》中也專門增加了檔案信息化建設(shè)的章節(jié)，并對電子檔案的法律效力予以確認(rèn)，也為檔案利用形式的拓展提供了有力的支撐。

3.3 專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)豐富了檔案利用服務(wù)的內(nèi)容。對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄屬于一種被動服務(wù)，檔案館只是提供一種服務(wù)的途徑，利用者需要哪份檔案，檔案館就提供檔案給利用者閱覽、復(fù)制和摘錄，無附加的服務(wù)內(nèi)容。而信息服務(wù)則突破了傳統(tǒng)中的只是檔案原件的提供者，未做任何加工的服務(wù)形式，需要檔案館變被動為主動，根據(jù)多數(shù)用戶的利用需要，利用現(xiàn)代信息技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對電子檔案中的信息加以提取和綜合，且保持了查詢內(nèi)容的“原始性”，為群眾提供了所需的全面的信息服務(wù)。

3.4 專業(yè)檔案館特定的信息服務(wù)是檔案編研工作的具體運用。檔案編研工作，顧名思義，就是檔案的編輯和研究工作，是“為了滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對檔案進(jìn)行研究，匯編出版各種檔案參考文獻(xiàn)”。[7]專業(yè)檔案館的信息服務(wù)正是基于館藏信息，對相關(guān)信息進(jìn)行分析、提取、匯總的過程，可以說，是一種基于信息網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫的檔案編研工作，是檔案編研工作在檔案信息化時代的新形式。雖然原來的檔案編研工作服務(wù)對象是“多樣和廣泛”的，而每一次信息服務(wù)的對象是特定的，但并不影響其“滿足社會利用檔案的需求”的目的。因此，這種特定的信息服務(wù)形式是檔案編研工作在檔案信息化時代的具體運用，推動了檔案編研工作更“接地氣”，與群眾的需求更貼近，是檔案編研工作的新發(fā)展。

總之，隨著檔案信息化工作成為檔案工作的發(fā)展方向，由檔案信息化帶來的利用形式的拓展也必將成為檔案工作的重點。目前，專業(yè)檔案館已引領(lǐng)了這種利用方式的應(yīng)用，綜合檔案館應(yīng)趁勢跟上，結(jié)合檔案信息化工作的開展，轉(zhuǎn)變思路，運用檔案信息化帶來的檔案管理技術(shù)變革，充分發(fā)揮館藏資源優(yōu)勢，切實貫徹檔案工作“便于社會各方面的利用”的宗旨。

*本文為2021年度河南省檔案科技項目《新<檔案法>背景下房產(chǎn)檔案開放審核流程與方法研究》（項目標(biāo)號：2021-R-02）的研究成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]王新學(xué)，張興蘭.淺談檔案館?室的延伸服務(wù)[J]檔案學(xué)研究，1998（04）：17-18.

[2]跟蹤國際檔案學(xué)界的研究方向 探討休閑社會檔案工作的對策──“檔案在休閑社會中的作用”學(xué)術(shù)座談會綜述[J]北京檔案，2000（07）：9-11.

[3]藺清芳.略論檔案的休閑利用[J]檔案管理，2000（04）：28-29.

[4]隋凌云.如何做好檔案管理延伸服務(wù)[J]城建檔案，2020（11）：95-96.

[5]王新學(xué)，張興蘭.淺談檔案館?室的延伸服務(wù)[J]檔案學(xué)研究，1998（04）：17-18.

[6]孫方玖.第九屆國際檔案大會介紹（續(xù)）[J]檔案學(xué)通訊，1981（02）：60-64.

[7]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M]北京：中國人民大學(xué)出版社，2006：71.

（作者單位：鄭州市房產(chǎn)檔案館 來稿日期：2022-01-27）