高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核對(duì)檔案管理工作的啟示

于鳳仙

摘? 要：通過(guò)對(duì)高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析，給人事檔案管理工作指明了工作方向，從注重檔案宣傳強(qiáng)化檔案意識(shí)、建立完善管理制度規(guī)范檔案管理、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)、健全監(jiān)督機(jī)制等措施達(dá)到提高干部人事檔案管理質(zhì)量，為高校發(fā)展提供真實(shí)、準(zhǔn)確的人才信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;專(zhuān)項(xiàng)審核;檔案管理

Abstract： Through the analysis of the problems and causes found in the special audit of the personnel archives of college cadres， the work direction for the management of personnel archives has been pointed out， from focusing on the publicity of archives to strengthen the awareness of archives， establishing and improving the management system to standardize archive management， strengthening the construction of talent teams， promoting the digital construction of archives， the improvement of the supervision mechanism and other measures can improve the management quality of cadre personnel archives， and provide true and accurate talent information services for the development of colleges and universities.

Keywords： Personnel archives; Special audit; Archive management

為全面貫徹落實(shí)黨中央作出的全面從嚴(yán)治黨的重要部署，中共中央組織部自2014年10月起在全國(guó)分級(jí)分批次開(kāi)展了干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，首先從省管干部檔案審核，再到中層以上干部檔案審核，再到目前的全覆蓋檔案審核，目的就是規(guī)范干部人事檔案管理，保證干部人事檔案的真實(shí)性和完整性，整治檔案造假行為，在選拔任用干部中充分發(fā)揮其憑證作用。

1 高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中存在的問(wèn)題及原因

干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核的重點(diǎn)內(nèi)容是“三齡兩歷一身份”，三齡即年齡（出生時(shí)間）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間）;兩歷指學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷;一身份是指干部身份。三齡兩歷一身份是干部人事檔案管理工作的核心內(nèi)容，也是高校干部管理的重要依據(jù)。

1.1 檔案材料缺失嚴(yán)重。干部人事檔案材料主要分為檔案主體的學(xué)籍檔案材料和工作經(jīng)歷材料，缺失的材料也主要體現(xiàn)在這兩個(gè)方面。缺失的學(xué)籍檔案材料主要有：報(bào)考登記表、學(xué)生入學(xué)登記表、高校畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、學(xué)位授予決定書(shū)、報(bào)考博士學(xué)位的專(zhuān)家推薦書(shū)、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)的復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告等。缺失的工作經(jīng)歷材料主要有：干部履歷表、年度考核登記表、職務(wù)職稱(chēng)變動(dòng)審批表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、工資變動(dòng)審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、下派掛職鍛煉、培訓(xùn)、進(jìn)修相關(guān)材料、干部任免審批表及相關(guān)考察材料、就業(yè)報(bào)到證、錄（聘）用審批表、應(yīng)征入伍審批表、招工錄用審批表、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料等。

這些材料的缺失的原因有個(gè)人和組織單位兩方面。屬于個(gè)人原因的，需要及時(shí)將缺失的檔案材料補(bǔ)充完整，例如，缺失年度考核表的，可以查詢(xún)并復(fù)印學(xué)校當(dāng)年上報(bào)主管部門(mén)的全校年度考核結(jié)果加以補(bǔ)充;缺失考生報(bào)名登記表的，可以回考生母校復(fù)印報(bào)考當(dāng)年的錄取花名冊(cè);缺失學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件的，及時(shí)將證書(shū)復(fù)印后交主管部門(mén)審驗(yàn)后歸檔;缺失學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告的，主動(dòng)在教育部網(wǎng)站進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證，并在認(rèn)證報(bào)告獲取的第一時(shí)間交組織人事部門(mén)審核驗(yàn)證后歸檔;缺失培訓(xùn)進(jìn)修材料的，及時(shí)將滯留在個(gè)人手中的檔案材料盡快歸檔。屬于組織單位原因的檔案材料缺失，由組織單位根據(jù)具體情況按規(guī)定補(bǔ)充，例如，早期干部任免審批表缺失的，可以從學(xué)校檔案館中查詢(xún)檔案主體干部任免的紅頭文件并復(fù)印加蓋公章歸檔，加以佐證;在高校任職前有企業(yè)工作經(jīng)歷但未簽訂正式用工合同導(dǎo)致工作年限出現(xiàn)不連續(xù)現(xiàn)象的，可以回原工作單位查詢(xún)工資發(fā)放證明、社保養(yǎng)老、醫(yī)保等繳納的相關(guān)證明加以佐證。

1.2 檔案材料記載內(nèi)容前后不一致。①出生日期記載不一致。檔案中早期記載材料和后期記載材料不同，有的是思想上不重視隨意填寫(xiě)，有時(shí)填實(shí)歲有時(shí)填虛歲相差一年;有的是有時(shí)填陽(yáng)歷日期有時(shí)填陰歷日期，相差一兩個(gè)月;還有的是為了上學(xué)、入團(tuán)、入伍、招工、提干等，滿(mǎn)足個(gè)人利益而主觀地改大或改小年齡。②參加工作日期記載不一致。主要是由于檔案主體對(duì)參加工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)記不清，填寫(xiě)相差幾個(gè)月時(shí)間，而且早期的重要材料又缺失（就業(yè)報(bào)到證、錄用審批表、招工合同等）無(wú)法確認(rèn)。③入黨日期記載不一致。大部分這類(lèi)情況是由于時(shí)間久了干部對(duì)入黨時(shí)間記憶模糊，非主觀填寫(xiě)錯(cuò)誤導(dǎo)致了檔案材料記載不一致;有一部分是由于對(duì)政策不了解，誤把轉(zhuǎn)正時(shí)間填寫(xiě)成入黨日期而導(dǎo)致了不一致;當(dāng)然還有一部分是干部本人為了在提拔晉升中獲利而主觀地把入黨日期提前而達(dá)到其目的導(dǎo)致了不一致，這類(lèi)情況必須嚴(yán)格甄別有效遏制。④學(xué)歷學(xué)位記載不一致。有些干部在工作中攻讀了在職學(xué)歷，取得學(xué)歷學(xué)位后因缺乏檔案意識(shí)，沒(méi)有將學(xué)籍材料歸檔;還有一些干部受利益驅(qū)動(dòng)，制造假的學(xué)歷學(xué)位，從而使學(xué)歷越填越高，前后記載不一致。

2 干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核對(duì)高校檔案管理工作的啟示

2.1.注重檔案宣傳，強(qiáng)化社會(huì)大眾的檔案意識(shí)。干部人事檔案由于其保密性要求，個(gè)人不能直接接觸檔案，導(dǎo)致大多數(shù)人對(duì)人事檔案不了解，對(duì)人事檔案工作所包括的內(nèi)容也不了解。因此要注重檔案宣傳，揭開(kāi)干部人事檔案的神秘面紗，提高社會(huì)大眾對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，進(jìn)而推動(dòng)干部人事檔案工作的有序開(kāi)展。通過(guò)檔案宣傳，一方面可以提高社會(huì)大眾對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，另一方面，可以提高干部人事檔案管理層、工作人員以及檔案材料形成部門(mén)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而達(dá)到提高檔案意識(shí)的目的。社會(huì)大眾在日常學(xué)習(xí)工作中認(rèn)真對(duì)待各類(lèi)需要?dú)w檔的材料，把該歸檔而未歸檔的滯留在自己手中的材料盡快歸檔，從而減少檔案形成環(huán)節(jié)的材料缺失及填寫(xiě)內(nèi)容不一致問(wèn)題。

加強(qiáng)檔案宣傳可以從以下方面著手：①定期開(kāi)展人事檔案專(zhuān)題講座。讓社會(huì)大眾意識(shí)到人事檔案是個(gè)人一生的財(cái)富，與自己息息相關(guān)，從而培養(yǎng)個(gè)人的檔案意識(shí)，注重個(gè)人檔案材料的積累。②借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，運(yùn)用新媒體手段（微博、微信公眾號(hào)等），發(fā)布干部人事檔案的相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、涵蓋內(nèi)容、小知識(shí)等，多視角地宣傳人事檔案工作，讓社會(huì)大眾逐步了解檔案，從而重視檔案，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)。

2.2 建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作。根據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問(wèn)答》等，結(jié)合高校實(shí)際工作情況，對(duì)高?，F(xiàn)有的干部人事檔案管理制度進(jìn)行修訂并完善，從而建立健全一套切實(shí)可行的管理制度及實(shí)施細(xì)則，使高校的人事檔案管理步入法制化和科學(xué)化的道路。

用制度規(guī)范日常工作。①把好檔案材料形成、收集的源頭關(guān)。高校引進(jìn)的人才、擬調(diào)入的干部以及軍轉(zhuǎn)干部等，可以嚴(yán)格按照干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核的要求，對(duì)“三齡兩歷一身份”等重要信息認(rèn)真審核，把好進(jìn)人的源頭關(guān)。檔案材料形成部門(mén)歸檔的材料，收集之初，嚴(yán)把入口，審核簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全、是否真實(shí)有效、是否有涂改造假嫌疑等。②把好檔案收集、整理、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查詢(xún)、借閱等利用的過(guò)程關(guān)。在干部人事檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)做到嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理，審批手續(xù)齊全，認(rèn)真登記，注重留痕管理。

2.3 加強(qiáng)干部人事檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

2.3.1 注重檔案工作人員素質(zhì)提高。干部人事檔案工作人員必須具備政治立場(chǎng)堅(jiān)定的素養(yǎng)，要有強(qiáng)烈的責(zé)任心、較強(qiáng)的黨性修養(yǎng)、較高的理論水平和業(yè)務(wù)能力，要有依法管理檔案的意識(shí)和保密意識(shí)，能夠堅(jiān)持原則、甘于奉獻(xiàn)，不受利益、人情的誘惑，不受強(qiáng)權(quán)的威壓，自覺(jué)抵制涂改造假等不法行為，堅(jiān)決按照檔案管理的規(guī)章制度工作，保護(hù)好干部人事檔案的真實(shí)性和完整性。

2.3.2 定期組織檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。建立科學(xué)的人才引進(jìn)機(jī)制，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專(zhuān)業(yè)人員;邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專(zhuān)家學(xué)者，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平;同時(shí)還要注重信息技術(shù)的培訓(xùn)，讓檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的技術(shù)，適應(yīng)檔案數(shù)字化的要求，提高檔案利用效率。其次，還要為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，走出家門(mén)觀摩學(xué)習(xí)外校或外單位豐富的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的工作方法，進(jìn)而提高自身的管理水平。

2.4 全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核時(shí)，為了確?！叭g兩歷一身份”準(zhǔn)確無(wú)誤，必須反復(fù)翻閱檔案材料，這不僅增加巨大的工作量，還會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案材料造成破壞。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的全面推進(jìn)，可以使以上問(wèn)題迎刃而解。

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，必須以《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》頒布的內(nèi)容為準(zhǔn)則，在利用干部人事檔案管理軟件基礎(chǔ)上，首先對(duì)人事檔案目錄電子化，其次，根照技術(shù)指標(biāo)對(duì)人事檔案全文掃描并進(jìn)行圖像處理;再次，對(duì)數(shù)字加工的圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，保證電子檔案的真實(shí)與完整。最后，加強(qiáng)檔案管理軟件權(quán)限的設(shè)定與使用管理，所有進(jìn)入系統(tǒng)的操作過(guò)程電腦自動(dòng)生成記錄，并全程跟蹤監(jiān)督，保障電子檔案信息安全利用。

通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙套管理，有效避免紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)人為涂改、抽取檔案材料的情況，杜絕干部人事檔案涂改造假現(xiàn)象。在校園網(wǎng)內(nèi)建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并將在專(zhuān)項(xiàng)審核中認(rèn)定的“三齡兩歷一身份”等重要信息發(fā)布在公共平臺(tái)上，教職工通過(guò)賬號(hào)密碼登錄，掌握自己的基本情況，保證之后產(chǎn)生的檔案材料中涉及的個(gè)人信息與認(rèn)定結(jié)果保持一致。

2.5.健全人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。首先，制定監(jiān)督制度.成立檔案管理監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，確保干部人事檔案嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事。其次，定期開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作。干部人事檔案的特點(diǎn)之一是它的動(dòng)態(tài)變化，隨著個(gè)人的職務(wù)、職稱(chēng)、學(xué)歷、工資等的不斷變化，檔案材料也會(huì)不斷增加。我們必須把干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作常態(tài)化，以便及時(shí)地查找糾正問(wèn)題，對(duì)缺少的檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改，防患于未然。

*基金項(xiàng)目：中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)2020年基金重點(diǎn)研究項(xiàng)目“高校檔案文化記憶與大學(xué)文化建設(shè)研究”（編號(hào)：ZGD-ZD-2020-15）

參考文獻(xiàn)：

[1]干部人事檔案工作條例[M].北京：黨建讀物出版社，2018.

[2]中共中央組織部.關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知，[S][EB/OL].[2014-06-12].

[3]王佳玲.高校干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核中的問(wèn)題研究，[J].蘭臺(tái)內(nèi)外2018（11）：73-74.

[4]劉志華，傅雪梅.從專(zhuān)項(xiàng)審核談干部人事檔案的管理工作，[J].山東檔案2019（05）：67-69.

（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)人事檔案科 來(lái)稿日期：2022-02-17）