“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案服務(wù)能力提升策略研究

錢婷

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”以不可逆轉(zhuǎn)之勢(shì)沖擊各行各業(yè)時(shí)，新媒體、自媒體呈現(xiàn)出繁榮的景象，由于高校檔案信息化起步早，高校檔案工作相較于其他傳統(tǒng)行業(yè)，已經(jīng)有了一個(gè)比較好的開端。高校檔案工作者應(yīng)順勢(shì)而為，利用互聯(lián)網(wǎng)思維，讓高校檔案服務(wù)更加便捷化、智能化，使高校檔案利用服務(wù)工作更加貼心和周到。

關(guān)鍵詞：高校檔案;“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理;大數(shù)據(jù)

一、引言

2015年3月，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中正式提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃。經(jīng)過兩年多的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”所取得的成果隨處可見?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》也明確指出：要?jiǎng)?chuàng)新檔案信息化管理模式，全面深化和拓展檔案利用服務(wù)方式和渠道。這對(duì)于高校檔案工作者來講，是一個(gè)良好的發(fā)展契機(jī)，我們遵循現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展手段，找到“互聯(lián)網(wǎng)+”服務(wù)于檔案的運(yùn)用方式，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)，深度挖掘高校檔案信息資源的價(jià)值。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案利用工作轉(zhuǎn)變

1.觀念的轉(zhuǎn)變

學(xué)校檔案部門為了真正做到為教學(xué)、科研、管理、學(xué)生和校內(nèi)外單位、個(gè)人使用者服務(wù)，需要提供正確、完善的檔案利用服務(wù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案用戶利用檔案的需求和方式是多元化的，傳統(tǒng)的檔案查詢、借閱等被動(dòng)提供檔案利用的服務(wù)方式已不能完全適應(yīng)檔案用戶主動(dòng)獲取檔案信息的需求。全國人事檔案的全覆蓋工作，之前檔案中的不完善、不準(zhǔn)確、缺失的材料都要通過現(xiàn)有手段查找補(bǔ)漏。這就要求高校檔案工作者轉(zhuǎn)變服務(wù)思路，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)手段，并讓檔案用戶了解檔案部門所能提供的各種檔案服務(wù)手段，方便檔案利用者更加準(zhǔn)確有效的和檔案工作者溝通，提高查檔的速度和準(zhǔn)確性，檔案工作人員服務(wù)理念實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，能夠更好地給檔案利用者提供精準(zhǔn)服務(wù)。

2.內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)所提供的檔案利用內(nèi)容通常是：檔案查閱、復(fù)制、開具證明、提供檔案復(fù)印件，提供證明材料、寄送或者掃描發(fā)送等。但在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，用戶已不滿足于檔案部門提供的服務(wù)內(nèi)容僅僅是發(fā)揮檔案原始憑證、提供復(fù)印資料、提供證明材料這么簡(jiǎn)單，而是希望學(xué)校檔案部門通過深度的數(shù)據(jù)挖掘等方式提供有深度、有廣度、有利用價(jià)值，能夠拿來即用，不需要再重復(fù)編輯和二次加工的檔案信息內(nèi)容。同時(shí)檔案用戶也希望高校檔案部門能主動(dòng)、及時(shí)地進(jìn)行信息推送，發(fā)揮出高校數(shù)字檔案信息資源的潛在價(jià)值。

3.對(duì)象的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)對(duì)象主要是在校師生、工作人員和畢業(yè)的校友，利用目的比較簡(jiǎn)單，通常是查找與個(gè)人有關(guān)的檔案信息，提供給相關(guān)部門進(jìn)行信息核實(shí)。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，當(dāng)高校檔案的信息價(jià)值被充分挖掘出來后，發(fā)揮的地方和對(duì)象增多。高校檔案利用服務(wù)的對(duì)象不再僅僅局限于本校師生員工和校友，還包括學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證的企業(yè)、需要補(bǔ)充人事檔案的企事業(yè)單位、考公務(wù)員、考博士的個(gè)人、做研究的科研工作者、檔案寄送過程中遺失的部分資料，人事檔案全覆蓋后事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)需要補(bǔ)充資料的非常多，大多是對(duì)于當(dāng)年的本科、碩博士材料的補(bǔ)充，為的是更好證明當(dāng)年畢業(yè)證的真實(shí)性。校友資源是高校的寶貴資源，充分利用好校友資源可以增加學(xué)校的知名度，同時(shí)也能發(fā)揮校友的各方面資源，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，檔案館要利用自身的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于校友資源整理出標(biāo)準(zhǔn)的資料，方便校友查閱。

4.手段的轉(zhuǎn)變

信息時(shí)代人們對(duì)快捷的信息服務(wù)手段需求日益迫切，而單一、獨(dú)立的信息服務(wù)手段無法滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的需要。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案部門所接收的檔案逐漸以電子檔案為主，隨之而來的，高校檔案利用服務(wù)方式將由紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)變，由線下向線上轉(zhuǎn)變。高校檔案利用的手段也將逐漸從PC端向移動(dòng)端延伸，從微博、微信到移動(dòng)App，手機(jī)短視頻等，為檔案用戶提供多元化的可移動(dòng)服務(wù)。疫情防控期間由于封校管理，非本校人員不能進(jìn)校，更是對(duì)檔案提供服務(wù)的手段提出了更高的要求，為了更好地服務(wù)于疫情防控期間的需求，檔案服務(wù)部門開通各類qq、微信等及時(shí)溝通平臺(tái)，及時(shí)給各類咨詢?nèi)藛T提供幫助，檔案館工作人員還可以錄制各種短視頻，宣傳和普及檔案知識(shí)和利用渠道，同時(shí)也可以利用微信、騰訊會(huì)議等辦公手段為檔案利用服務(wù)提供更多便捷。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案服務(wù)能力存在的問題

1.缺乏“互聯(lián)網(wǎng)+”思維

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”不是簡(jiǎn)單地將數(shù)字檔案放到網(wǎng)絡(luò)上即為互聯(lián)網(wǎng)思維，而是傳統(tǒng)手工檔案、機(jī)械借閱形式向互聯(lián)網(wǎng)、自媒體、智能檢索模式的轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)型升級(jí)既包括檔案信息資源的開發(fā)利用、跨界融合和檔案工作的開放、協(xié)同，也包括檔案利用服務(wù)方式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變。從“傳統(tǒng)檔案”到“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，高校檔案利用服務(wù)要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，就要充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維，在移動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)背景下，檔案的利用不單純是提供原始資料，更多的是挖掘原始資料背后的歷史，同時(shí)可以增加口述檔案史的錄制，通過短視頻和語音視頻，可以更加形象地還原當(dāng)時(shí)的歷史。

2.高校檔案工作人員服務(wù)理念有待改進(jìn)

社會(huì)認(rèn)知度較低、服務(wù)創(chuàng)新能力較弱、服務(wù)內(nèi)容單一、用戶活躍度不高，一直是困擾檔案利用服務(wù)工作的難題。仔細(xì)分析這些問題，除了檔案行業(yè)本身所具有的保密性以外，更重要的是檔案從業(yè)人員長期與外界接觸少，檔案工作人員年齡偏大，女性偏多，長期的意識(shí)形成對(duì)檔案部門的不夠重視，導(dǎo)致檔案工作人員主動(dòng)推送意識(shí)不足。然而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使人們重新認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，檔案利用者希望從海量數(shù)據(jù)中找出有價(jià)值的信息。而高校檔案部門“重整理，輕利用”的思維慣性，與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要求檔案部門主動(dòng)分析用戶需求，將手中的數(shù)據(jù)變活，使利用者查找自己需要的檔案（可開放檔案）就如在網(wǎng)絡(luò)購物，在微信上查找公眾號(hào)、在抖音里查找需要的資料那樣方便，高校檔案工作人員只有轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，才能逐步解決在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中遇到的各種困難和挑戰(zhàn)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，更好地方便檔案利用者。

3.檔案在線服務(wù)質(zhì)量不高，線上線下服務(wù)相脫節(jié)

近年來，許多高校檔案部門依托檔案門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)了預(yù)約查檔、檔案信息公開、檔案信息推送、在線留言等網(wǎng)上檔案信息服務(wù)，這些服務(wù)通過精簡(jiǎn)查檔手續(xù)、優(yōu)化服務(wù)方式，縮短了檔案與高校利用者之間的距離，為利用者帶來許多便利。但由于高校檔案部門的在線服務(wù)缺乏大量人手和及時(shí)回復(fù)，線上所能提供的服務(wù)內(nèi)容和信息十分有限，“線上服務(wù)”和“線下資源”之間相脫節(jié)，用戶滿意度不高。例如，許多高校檔案部門能夠提供檔案在線預(yù)約服務(wù)，但用戶提交預(yù)約申請(qǐng)后，往往得不到檔案部門及時(shí)的信息反饋，在預(yù)約后還是自己去檔案登記、拿走材料，無法實(shí)現(xiàn)真正的自助服務(wù)，無法在實(shí)際檔案利用工作中發(fā)揮真正效用，如果能有一個(gè)如同“小紅書”“抖音”的檔案App，用戶通過輸入需要的資料，就能夠得到及時(shí)的回復(fù)和資料（開放檔案），回復(fù)可以設(shè)置為通識(shí)性問題的回復(fù)和復(fù)雜問題的回復(fù)，如果是共性的問題，將由機(jī)器人負(fù)責(zé)規(guī)范的回答，如果是復(fù)雜的檔案查詢，則轉(zhuǎn)至人工服務(wù)，通過人工服務(wù)和查詢，最大限度地提供精準(zhǔn)的回復(fù)，這樣將極大地方便檔案利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足檔案利用者的要求。

4.網(wǎng)絡(luò)安全防范水平和數(shù)字檔案信息資源安全保護(hù)意識(shí)有待進(jìn)一步提高

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案利用服務(wù)工作是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下通過信息化手段利用數(shù)字檔案信息資源實(shí)現(xiàn)的，在網(wǎng)絡(luò)病毒的影響下，存在安全性問題。高校檔案部門采用了各種技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全管理，例如安裝殺毒軟件、防火墻和IT監(jiān)控軟件等。但是，網(wǎng)絡(luò)安全離不開日常運(yùn)行維護(hù)，“重系統(tǒng)建設(shè)，輕運(yùn)維管理”，忽視管理和運(yùn)維手段在網(wǎng)絡(luò)安全防范中的作用，是當(dāng)前高校檔案信息化進(jìn)程中存在的弊端。數(shù)字檔案信息資源在提供利用服務(wù)的過程中，嚴(yán)重依賴網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息技術(shù)，其存儲(chǔ)的安全性要求在利用過程中防止出現(xiàn)泄密、丟失和被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。我們應(yīng)該在數(shù)字檔案信息資源利用服務(wù)過程中，區(qū)別對(duì)待紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的保管手段和利用方式，提高數(shù)字檔案信息資源的保護(hù)意識(shí)，對(duì)于紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)庫房安全性建設(shè)，對(duì)于電子檔案采取雙備份制，多機(jī)器備份，確保電子檔案的安全性。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”提升高校檔案服務(wù)能力對(duì)策

1.提升高校檔案的認(rèn)知度

檔案的利用者一般是在被告知自己的檔案材料里有資料缺失的時(shí)候才會(huì)想到檔案館，他們大多數(shù)不了解學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)，不知道學(xué)校檔案館有哪些館藏資源，因此，檔案宣傳，是更好地提供檔案服務(wù)的前提，高校檔案部門應(yīng)該多做宣傳，全方位地向?qū)W校師生員工進(jìn)行檔案知識(shí)的普及。同時(shí)有條件的要建設(shè)檔案館網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、開發(fā)檔案館App、抖音等，進(jìn)行檔案知識(shí)、校史文化的宣傳普及。同時(shí)可以利用新生入學(xué)教育、安全知識(shí)競(jìng)賽等契機(jī)，開展專題檔案講座、視頻會(huì)議、開設(shè)檔案知識(shí)競(jìng)賽等豐富的檔案活動(dòng)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的文化育人功能，提升檔案的認(rèn)知度，便于更好地給數(shù)字化檔案提供服務(wù)。

2.提高檔案服務(wù)的滿意度

高校檔案利用者通常需要檔案館提供加蓋公章的檔案復(fù)印件、檔案的證明材料、學(xué)歷學(xué)位的認(rèn)證資料、學(xué)籍材料的補(bǔ)充資料、檔案缺失材料的咨詢和辦理等。目前高校的每個(gè)系統(tǒng)都是相對(duì)獨(dú)立的，沒有形成相互之間的調(diào)取，后期高校檔案系統(tǒng)可以考慮和OA系統(tǒng)、奧藍(lán)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、校友系統(tǒng)等學(xué)校的其他系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，讓本校師生可以通過現(xiàn)有的學(xué)校網(wǎng)站對(duì)接檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)（開放）檔案的獲取。對(duì)于因?yàn)橐咔榛蚓嚯x原因不方便來學(xué)校的校外利用者，在利用者身份認(rèn)證和利用目的材料確認(rèn)無誤的情況下可以通過郵件、騰訊QQ、企業(yè)微信等網(wǎng)絡(luò)傳輸工具傳遞、交流材料，提供在線的及時(shí)咨詢服務(wù)，縮短距離、及時(shí)便捷的服務(wù)，極大提高了檔案服務(wù)用戶的滿意度。

3.提高檔案信息的利用率

學(xué)校的檔案信息主要提供給學(xué)校各個(gè)部門，如校辦、黨辦、校友辦、宣傳部等在編制學(xué)校組織，沿革年鑒、校史、大事記等通用性編研成果外，檔案館還要利用好“互聯(lián)網(wǎng)+”，公開部分開放檔案信息，挖掘存在檔案內(nèi)部的信息材料，以便學(xué)校各部門更好地利用，同時(shí)檔案信息的利用除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料外，更多地可以提供電子文件或者掃描件，能夠快速滿足電子化辦公的需求。

4.提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)對(duì)傳統(tǒng)服務(wù)的有力補(bǔ)充

高校傳統(tǒng)檔案是指高校從事各種教學(xué)、科研、管理、教學(xué)活動(dòng)之后形成的對(duì)國家、全校師生、學(xué)校和社會(huì)有影響和有價(jià)值的一些紙質(zhì)材料、文字材料、聲像材料、圖片材料等。高校檔案是高校的一部發(fā)展史、奮斗史、承載著老一輩的艱苦奮斗精神，是老一輩優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承和發(fā)揚(yáng)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、新媒體、自媒體網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，電子信息資源，網(wǎng)絡(luò)查檔以其準(zhǔn)確、快速、便捷的特性越來越受到檔案利用者的肯定，但是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的便捷并不能代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)服務(wù)的溫度，紙質(zhì)服務(wù)提供不僅是資料和憑證、更是提供某一個(gè)時(shí)代的印記、有著濃郁的時(shí)代精神和風(fēng)采，紙質(zhì)材料的查閱，能使檔案工作者如同“穿越”一樣回到那個(gè)年代，泛黃信紙和手寫的文字稿更能體現(xiàn)時(shí)代的特色。

電子化、自媒體的發(fā)展，檔案的收集也趨向于“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案一起收集，雖然電子檔案的利用更加便捷，但是電子檔案的存在并不意味著紙質(zhì)檔案的消亡，電子檔案和紙質(zhì)檔案應(yīng)同時(shí)存在，傳統(tǒng)服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)長期共存，相互補(bǔ)充，將是今后一段時(shí)間的主流存在方式。

五、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案服務(wù)中，檔案工作者要提升自己的服務(wù)意識(shí)、增強(qiáng)自己的服務(wù)能力，不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，年長的工作者更是要緊跟時(shí)代的步伐，在確保網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全性的前提下，利用好“互聯(lián)網(wǎng)+”，為檔案利用者提供更便捷的服務(wù)，但是網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不會(huì)取代傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)在增加傳統(tǒng)服務(wù)的靈活度外，更會(huì)讓其煥發(fā)出新的活力。檔案館傳統(tǒng)服務(wù)方式與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)應(yīng)相互補(bǔ)充，綜合服務(wù)，長期共存。

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（作者單位：南京工業(yè)大學(xué)檔案館）