自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理探討

馬卓敏

摘 要：伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，檔案管理工作走進(jìn)了信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)新的形勢(shì)，自然資源檔案信息化迫在眉睫，探討自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理具有重要意義。本文分析當(dāng)前自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況提出了幾點(diǎn)策略，供參考。

關(guān)鍵詞：自然資源檔案;信息化建設(shè);數(shù)字化管理

自然資源檔案是指自然資源管理部門(mén)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。它是國(guó)家檔案資源體系的重要組成部分，是自然資源管理和生態(tài)文明建設(shè)的重要基礎(chǔ)支撐，是自然資源系統(tǒng)開(kāi)展權(quán)屬管理、資源開(kāi)發(fā)利用、行政執(zhí)法、防災(zāi)避險(xiǎn)、調(diào)節(jié)權(quán)屬糾紛等核心業(yè)務(wù)工作以及維護(hù)自然資源系統(tǒng)自身權(quán)益的重要依據(jù)。開(kāi)展好自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用，改變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)自然檔案管理信息化，查閱、利用便捷高效，對(duì)提升自然資源管理水平具有十分重要的意義。探討推進(jìn)這項(xiàng)工作十分重要。

1自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，自然資源檔案增長(zhǎng)速度快、數(shù)量大、種類(lèi)多，目前山東省自然資源廳機(jī)關(guān)和各直屬事業(yè)單位存檔40 多萬(wàn)卷，各市（縣、區(qū)）自然資源局存檔1000余萬(wàn)件。多年來(lái)，各級(jí)自然資源部門(mén)形成了大量的電子數(shù)據(jù)。由于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，業(yè)務(wù)壁壘、信息孤島和數(shù)出多源問(wèn)題日漸突出，檔案資源共享困難，影響了檔案信息利用和價(jià)值發(fā)揮。同時(shí)紙質(zhì)檔案利用頻繁、查閱流程繁瑣、不便于長(zhǎng)期存儲(chǔ)，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下自然資源檔案管理工作發(fā)展的需求。為消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案查閱利用便捷高效，迫切需要進(jìn)行自然檔案信息化建設(shè)工作。

按照山東省自然資源廳檔案十三五規(guī)劃部署，從2017年起開(kāi)始分期分批開(kāi)展檔案整理及數(shù)字化建設(shè)工作，制定了省自然資源檔案管理規(guī)范（試用稿），統(tǒng)一立卷歸檔要求和范圍，完成文書(shū)類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案的整理、數(shù)字化工作，初步建立省自然資源廳檔案數(shù)據(jù)，開(kāi)發(fā)了山東省自然資源綜合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收、管、存、用一體化管理，檔案信息化和數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型有了實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

2自然資源檔案信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

2.1法律法規(guī)不夠健全

自然資源是國(guó)家資源的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)建立完整的檔案管理體系。文書(shū)檔案可以執(zhí)行8號(hào)令和歸檔文件整理規(guī)則，業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有完善的標(biāo)準(zhǔn)參考，各單位整理標(biāo)準(zhǔn)和檔案數(shù)字化管理要求不統(tǒng)一。掛接檔案數(shù)字化軟件時(shí)不能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)給后期的檔案利用和電子檔案管理帶來(lái)不便。自然資源檔案有其特殊性，應(yīng)當(dāng)有行業(yè)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，比如一些礦石等實(shí)物檔案數(shù)字化，具體是拍照還是三維立體建模，應(yīng)該有一個(gè)完善的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。

2.2檔案數(shù)字化水平有待提升

因自然資源檔案數(shù)量較多，數(shù)字化工作量大，單位內(nèi)部缺少專(zhuān)業(yè)的處理檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、校對(duì)、著錄和掛接等的人員，加上檔案數(shù)字化需要專(zhuān)業(yè)設(shè)備和先進(jìn)的處理軟件，購(gòu)買(mǎi)這些需較多資金，因此開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，往往采取檔案數(shù)字化外包和檔案服務(wù)外包的形式。檔案數(shù)字化外包服務(wù)單位一般對(duì)數(shù)字化業(yè)務(wù)很熟悉，但對(duì)自然資源業(yè)務(wù)檔案普遍不夠了解，需要專(zhuān)業(yè)人員指導(dǎo)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。最關(guān)鍵的一點(diǎn)是檔案數(shù)字化掃描后，生成雙層PDF時(shí)文字識(shí)別率還可以達(dá)到90%，但自然資源檔案中有大量的圖表和手寫(xiě)體不能完成OCR識(shí)別，檔案數(shù)字化在檔案軟件中的應(yīng)用只能體現(xiàn)在標(biāo)題檢索，不能實(shí)現(xiàn)完整內(nèi)容檢索，更不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的應(yīng)用，另外檔案中的數(shù)據(jù)分析等利用方式得不到有效的價(jià)值發(fā)揮。

2.3檔案的安全管理水平有待提高

數(shù)據(jù)安全管理是檔案數(shù)字化管理不可缺少的一部分。一些數(shù)字化加工場(chǎng)所安全管理不規(guī)范，監(jiān)控設(shè)備和應(yīng)急處理方案不到位，有一定的安全隱患。檔案數(shù)字化加工人員需要進(jìn)行保密培訓(xùn)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，保證檔案數(shù)字化項(xiàng)目的正常運(yùn)行，但目前一些部門(mén)和單位落實(shí)得不到位。

2.4檔案管理人員業(yè)務(wù)水平亟待提升

數(shù)字化加工人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，沒(méi)有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)單一，有的只會(huì)掃描，不懂整理;有的只會(huì)整理，不懂?dāng)?shù)字化掃描和圖像處理。 《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》 提到：“加快推進(jìn)檔案人才培養(yǎng)，提升檔案智力支撐能力。”加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力，有助于檔案信息化建設(shè)。

3推進(jìn)自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理的主要策略

3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善組織

按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理、分步實(shí)施”的工作原則，推動(dòng)全省自然資源檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。山東省自然資源廳主要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，廳機(jī)關(guān)各處室、事業(yè)單位都配備專(zhuān)兼職檔案員。把檔案庫(kù)房建設(shè)、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)維、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、安全保障建設(shè)等費(fèi)用列入單位預(yù)算，并給予長(zhǎng)期經(jīng)費(fèi)保障。檔案工作實(shí)行“四級(jí)”責(zé)任人制和“誰(shuí)立卷，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的部門(mén)責(zé)任制，做到檔案與業(yè)務(wù)工作同步管理，確保檔案應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。分管領(lǐng)導(dǎo)為檔案工作第一責(zé)任人，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人為保障責(zé)任人，專(zhuān)職檔案工作人員為執(zhí)行責(zé)任人，各處室兼職檔案人員為經(jīng)辦責(zé)任人，為自然資源檔案管理的落實(shí)提供了堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。

3.2充分調(diào)研，統(tǒng)籌規(guī)劃

為系統(tǒng)了解全省自然檔案管理工作現(xiàn)狀，對(duì)全省自然檔案管理工作進(jìn)行調(diào)研，召開(kāi)檔案工作專(zhuān)項(xiàng)研討會(huì)。制定山東省自然資源檔案工作規(guī)劃，明確了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)體系、檔案信息化建設(shè)體系、檔案資源建設(shè)體系、檔案利用建設(shè)體系、安全保障建設(shè)體系及人才隊(duì)伍建設(shè)體系等六大體系的建設(shè)任務(wù)、實(shí)施步驟和保障措施，使這些工作有序進(jìn)行。

3.3推動(dòng)制度保障，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

針對(duì)全省自然資源檔案類(lèi)型多、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，制定 《山東省自然資源檔案管理辦法》 《山東省自然資源文件材料歸檔范圍和保管期限表》 《山東省自然資源廳檔案利用管理辦法》 《山東省自然資源歸檔文件整理辦法》 等一系列制度規(guī)定及業(yè)務(wù)規(guī)范，明確了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)與任務(wù)、檔案工作人員的職責(zé)，規(guī)范了檔案的收集、接收、保管、利用、安全、銷(xiāo)毀和文件材料歸檔范圍及保管期限，使開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作有章可循。

為加強(qiáng)檔案信息化管理，制定了 《山東省自然資源檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 《山東省自然資源廳檔號(hào)編制規(guī)則》等，為大規(guī)模數(shù)據(jù)歸集和數(shù)字資源互聯(lián)互通奠定了基礎(chǔ)。為加強(qiáng)山東省自然資源檔案工作規(guī)范化管理，推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，制定 《山東省自然資源檔案規(guī)范化管理評(píng)價(jià)辦法》，加強(qiáng)對(duì)自然資源檔案管理工作的考核和監(jiān)督。

3.4開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)

一是推進(jìn)自然數(shù)字檔案資源建設(shè)。從2017年開(kāi)始，分期分批開(kāi)展了檔案整理和數(shù)字化建設(shè)工作，共完成館藏20 多萬(wàn)卷74.71萬(wàn)件的文書(shū)類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案的整理、數(shù)字化工作，掃描、整飾A4、A3幅面檔案937萬(wàn)多頁(yè)，掃描大幅 面圖紙60多萬(wàn)張;著錄檔案文件級(jí)目錄條目80多萬(wàn)條;坐標(biāo)點(diǎn)提取6萬(wàn)多卷，建立省自然資源廳檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。按照規(guī)定，妥善選擇，開(kāi)展自然檔案電子數(shù)據(jù)異地備份工作。數(shù)據(jù)庫(kù)作為自然資源數(shù)據(jù)中心的重要組成部門(mén)，與電子政務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接與融合，實(shí)現(xiàn)了自然資源檔案大數(shù)據(jù)管理。

二是研發(fā)自然資源檔案綜合管理系統(tǒng)?；赟OA（系統(tǒng)服務(wù)組件）的集中式架構(gòu)，開(kāi)發(fā)自然資源檔案綜合管理系統(tǒng)（數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)），重點(diǎn)開(kāi)展檔案信息統(tǒng)一檢索、檔案數(shù)據(jù)鑒定、自動(dòng)化庫(kù)房管理、電子檔案長(zhǎng)期保存管理、檔案監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)、自動(dòng)歸檔系統(tǒng)、電子文件單套制歸檔管理系統(tǒng)、檔案RFID（無(wú)線射頻識(shí)別）管理和數(shù)字資源庫(kù)開(kāi)發(fā)建設(shè)等方面的研發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案收、管、存、用全流程一體化管理。系統(tǒng)將“數(shù)”（數(shù)字化檔案）、“圖”（GIS地圖——地理信息系統(tǒng)）、“文”（文檔資料）三方信息通過(guò)坐標(biāo)點(diǎn)、檔號(hào)等關(guān)鍵字信息關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)圖形、圖像、文字的有機(jī)結(jié)合，打造可視化的自然資源綜合檔案管理和“以圖查檔、以檔查圖”管檔案的管理模式。采用簽名（電子簽章）+版式文件技術(shù)“雙保險(xiǎn)”技術(shù)，通過(guò)MD5（數(shù)據(jù)保護(hù)散列函數(shù)）摘要技術(shù)和256位RSA（公鑰密碼體制）非對(duì)稱(chēng)性簽名算法設(shè)計(jì)的電子簽章，使電子公文有了具法律效力的電子簽名屬性，能驗(yàn)證公章真?zhèn)魏头来鄹摹２捎肞DF版式文件為統(tǒng)一的檔案資源保存和利用格式，保障了電子檔案真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性。

三是明確有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范。明確電子文件數(shù)據(jù)規(guī)范、系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)規(guī)范等，完成廳OA系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)的對(duì)接，啟用電子簽章。在廳OA系統(tǒng)里嵌入歸檔范圍和保管期限表，開(kāi)發(fā)自動(dòng)鑒定、電子文件四性檢測(cè)、電子文件預(yù)歸檔功能，初步實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔。為加強(qiáng)自然資源業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管理和歸檔功能建設(shè)，按照 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等要求，計(jì)劃以自然資源行政審批系統(tǒng)為試點(diǎn)，嘗試開(kāi)展業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的有效銜接。

3.5實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案物聯(lián)網(wǎng)化

對(duì)實(shí)體檔案實(shí)施“盒級(jí)”“卷級(jí)”等的RFID管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案物聯(lián)網(wǎng)化管理，使檔案的調(diào)閱、利用、歸還登記、批量盤(pán)點(diǎn)等更加便捷，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案資料的有序、安全、完整及快速識(shí)別、精確定位。

3.6加強(qiáng)檔案安全管理

一是加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案安全管理，建設(shè)三維虛擬庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的遠(yuǎn)程管理。檔案不可再生，檔案安全保管是需要確保的任務(wù)，山東省自然資源廳一直非常重視檔案安全和庫(kù)房管理工作，制定了檔案安全應(yīng)急預(yù)案、庫(kù)房管理等一系列管理辦法。因廳主辦公樓和檔案庫(kù)房分處兩地，距離2公里。為加強(qiáng)實(shí)體檔案管理力度，切實(shí)保護(hù)檔案安全，積極開(kāi)展智能化庫(kù)房、三維虛擬庫(kù)房、檔案管理中控室建設(shè)工作。在廳主辦公樓建設(shè)檔案管理中控室，搭建檔案庫(kù)房、密集架、檔案盒、庫(kù)房設(shè)備等逐級(jí)可視的三維場(chǎng)景，集成檔案管理、視頻監(jiān)控、門(mén)禁管理、溫濕度管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)安裝視頻監(jiān)控、環(huán)境控制監(jiān)控、消防設(shè)備、RFID電子標(biāo)簽及門(mén)禁等設(shè)施設(shè)備。按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防污染、防高溫、防磁、防靜電等要求，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)不間斷可視化跟蹤和遠(yuǎn)程監(jiān)控。如庫(kù)房溫濕度發(fā)生異常或者發(fā)生火災(zāi)、漏水等突發(fā)事件，智能系統(tǒng)立即啟動(dòng)防火、防水等功能，并及時(shí)通過(guò)電話和系統(tǒng)短信通知檔案管理人員，最大程度地保護(hù)了實(shí)體檔案的安全。

二是加強(qiáng)檔案信息化安全管理。主要是加強(qiáng)檔案數(shù)字

化現(xiàn)場(chǎng)安全管理。與檔案數(shù)字化服務(wù)單位員工簽訂保密協(xié)議，定期對(duì)數(shù)字化人員開(kāi)展檔案安全和保密專(zhuān)題教育。檔案實(shí)體使用專(zhuān)用的車(chē)輛和周轉(zhuǎn)箱進(jìn)行運(yùn)輸和存放保護(hù)，到達(dá)加工現(xiàn)場(chǎng)后直接入柜交由專(zhuān)人管理，專(zhuān)人清點(diǎn)登記后統(tǒng)一入柜保管。還加強(qiáng)電子文件安全管理。電子文件信息安全伴隨電子文件產(chǎn)生、信息處理、信息儲(chǔ)存、信息傳輸和信息利用、信息銷(xiāo)毀等工作環(huán)節(jié)，伴隨數(shù)字化全程。為切實(shí)做好電子文件安全管理，建立和完善了電子檔案管理制度和電子檔案安全管理制度，增強(qiáng)檔案安全管理人員保密意識(shí)。設(shè)置電子檔案管理權(quán)限，不同崗位，不同職責(zé)，分工明確，責(zé)任到人。制定電子文件存儲(chǔ)和備份方案、電子檔案轉(zhuǎn)移與遷移方案、數(shù)據(jù)恢復(fù)方案等，為避免自然災(zāi)害給電子檔案帶來(lái)的損失，實(shí)行電子檔案異地備份。與四川地區(qū)建立協(xié)作關(guān)系，相互備份。實(shí)行異質(zhì)備份，在光盤(pán)備份的同時(shí)，建立移動(dòng)硬盤(pán)或膠片備份。光盤(pán)保存期限15-20年，定期檢查光盤(pán)數(shù)據(jù)的安全性。硬盤(pán)備份也經(jīng)常檢查，保障數(shù)據(jù)安全。

我們應(yīng)不斷增強(qiáng)自然資源檔案工作的神圣感、使命感，提升檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和信息化水平，充分利用省自然資源廳信息化基礎(chǔ)設(shè)施資源和檔案信息成果資源，全面開(kāi)展館藏檔案收集、整理、數(shù)字化、數(shù)據(jù)資源整合與服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、新增檔案數(shù)字化和在線歸檔，健全省級(jí)自然資源檔案信息資源庫(kù)。升級(jí)和完善山東省自然資源綜合檔案系統(tǒng)，提升實(shí)體檔案、電子檔案安全存儲(chǔ)和檔案信息風(fēng)險(xiǎn)管控能力，把自然資源檔案保管好、利用好，更好地服務(wù)于全省自然資源管理、生態(tài)文明建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

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（作者單位：山東省自然資源資料檔案館）