新時期建立健全干部人事檔案管理數(shù)字化制度研究

摘 要：檔案數(shù)字化管理能夠優(yōu)化干部人事檔案管理工作流程，保證工作效率，有效提升檔案管理工作的開展及水準。干部人事檔案數(shù)字化管理相對于傳統(tǒng)管理模式更加高效，具有明顯的優(yōu)勢。同時，數(shù)字化檔案管理也是新時期檔案管理的發(fā)展趨勢及大形勢所需，對我國社會主義經(jīng)濟建設提供了優(yōu)秀的人才資源，對現(xiàn)實發(fā)展具有重要意義。

關鍵詞：新時期;干部人事檔案;數(shù)字化管理

新時期我國互聯(lián)網(wǎng)技術快速發(fā)展，各行各業(yè)都開啟智能化發(fā)展道路，國家檔案管理更需要建立數(shù)字化的信息管理模式。其中，干部人事檔案管理是我國檔案發(fā)展管理中最為重要的內(nèi)容。

因此，對干部人事檔案管理數(shù)字化是改革創(chuàng)新的主要措施。在數(shù)字化建設中，要確保干部人事檔案信息的準確性，政府人事部門可根據(jù)數(shù)字化建設中的新數(shù)據(jù)有計劃地對干部發(fā)展進行定位研究，并且提出一套適合我國國情和發(fā)展的干部發(fā)展路線。建立干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的同時，還要建立健全相應的管理制度，只有完善的管理制度，干部人事檔案數(shù)字化建設才能更好發(fā)展，為我國社會主義發(fā)展選拔有用的人才。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理區(qū)別

干部人事檔案主要是對干部的履歷、工作能力及品德方面的相關統(tǒng)計資料，其檔案內(nèi)容主要包含以下幾種內(nèi)容：第一，干部人員生平經(jīng)歷、個人家庭狀況、工作經(jīng)歷、思想道德及綜合業(yè)務能力等;第二，詳細記錄干部人員的學歷、業(yè)務水平及技能、專業(yè)職稱等級評定等;第三，進行政審后的詳細記錄;第四，干部人員在黨內(nèi)及團內(nèi)等詳細參與情況;第五，任職期間所獲榮譽及相關處分等;第六，任免記錄、轉業(yè)退伍、出國深造、崗位調(diào)動，以及任職、離職退休等相關記錄。

在干部人事檔案中需將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案，通過信息技術轉化為電子化、數(shù)字化的方式存儲，該檔案主要是由人事、資料庫及搜索查閱等部分構成。在干部人事檔案中，其關鍵是將相關干部基本情況分類進行統(tǒng)計儲存，進而方便查閱及統(tǒng)計。數(shù)據(jù)庫主要包含干部人員相關數(shù)據(jù)信息、教育經(jīng)歷及參與各種活動的照片及視頻，開展全方位管理。查閱系統(tǒng)是干部電子檔案平臺，也是干部人事檔案數(shù)字化的核心，能夠實現(xiàn)遠程查閱檔案的功能。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義

干部人事檔案數(shù)字化管理是一項綜合性較強的系統(tǒng)性工程，該建設可有效提升干部人員的綜合素質，不斷提升相關人事部門業(yè)務能力。此外，可有效對干部人員進行督促，不斷提高自身綜合素質，豐富個人履歷，為后續(xù)發(fā)展提供有效幫助。

1.系統(tǒng)化分析人事數(shù)據(jù)，整合人才資源

傳統(tǒng)的干部人事檔案在收集、整理、歸檔、查閱方面既耗時又耗力，不僅工作周期長，檢索查詢慢，對于檔案的系統(tǒng)化分析薄弱。當干部人事檔案數(shù)字化管理后，可以大批量復核文檔的數(shù)據(jù)信息，對干部人事管理進行綜合管理。借助該形式的數(shù)字檔案可將干部信息呈現(xiàn)得更加直觀，能夠針對相關數(shù)據(jù)信息分析得更加全面、公正，對人員的分配及管理更加便捷，有利于人才資源的開發(fā)和決策。

2.提高檔案資源的利用效率

一直以來，我國各類干部人事檔案基本是以傳統(tǒng)的檔案袋方式進行存儲，在查閱時，既浪費時間又浪費人力，效率非常低下，并且還會造成原始檔案的損壞、丟失。因此，改變干部人事檔案的管理方式迫在眉睫，將干部人事檔案數(shù)字化管理，能夠在網(wǎng)絡上隨時查閱，避免了人為查詢造成的損失。檔案數(shù)字化不僅可以實現(xiàn)信息資源共享，還具有靈活、便捷的特點，能夠有效發(fā)揮檔案信息的最大利用率。

3.對重要人事檔案載體的持久保護

傳統(tǒng)人事檔案是以紙質為主要載體，也是最原始的證據(jù)材料。干部檔案中記載的內(nèi)容是干部成長經(jīng)歷和發(fā)展前景的重要依據(jù)，具有法律性和原始證據(jù)性。在職稱評審、選拔重用、工資晉升方面起到重要的憑證作用。因此，即使進行了檔案管理數(shù)字化，還是要保護好紙質檔案載體。干部人事檔案管理數(shù)字化可以實現(xiàn)資源的共享性、復用性、交互性的特點，避免了紙質檔案人為損壞，保存時間短的特點。同時，計算機的電子檢索檔案信息，節(jié)省了人力查找的時間，減少了紙質檔案由于翻閱次數(shù)過多所產(chǎn)生的損壞，有利于紙質檔案的保存。

4.優(yōu)化管理運行狀態(tài)

現(xiàn)階段，將干部人事檔案轉化為數(shù)字化管理仍處于觀望狀態(tài)，利用率較低。目前，江蘇省內(nèi)干部單位已應用數(shù)字化干部人事檔案管理模式，在應用期間均正常運行及應用，未發(fā)生系統(tǒng)崩盤或檔案數(shù)據(jù)丟失等情況，為人事部門統(tǒng)計及查詢檔案提供便利，同時為人事檔案的保管及數(shù)據(jù)備份提供了新方式。由此可見，要與時俱進，在保留傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢下將其劣勢進行完善，有效提升工作效率，為各個部門工作開展提供便利，方便檔案調(diào)取與查閱。在日后發(fā)展過程中，要積極開展干部人事檔案管理數(shù)字化建設，在應用期間不斷總結使用經(jīng)驗并完善檔案，進而優(yōu)化管理運行狀態(tài)。

三、干部人事檔案管理數(shù)字化存在的問題

干部人事檔案管理數(shù)字化意義重大、作用明顯。但是，在人才、設備、技術等方面還是會受到制約，管理工作中仍然存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.傳統(tǒng)管理方式滯后，數(shù)字化程度不高

傳統(tǒng)的檔案管理方式局限性較大，整體工作模式均處于手動操作上，因此，導致人事檔案數(shù)據(jù)及管理模式落后。此外，大多數(shù)單位計算機配置相對滯后，其性能無法滿足數(shù)字化管理需求。同時，人事部門在錄入相關數(shù)據(jù)時不夠嚴謹導致數(shù)據(jù)不夠準確，未做到實時更新，進而導致數(shù)據(jù)庫參考價值不高，數(shù)字化管理實效性受阻，無法發(fā)揮其重要效能。因此，很難滿足人事檔案管理數(shù)字化需求，一直沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，導致干部人事檔案審閱煩瑣，對檔案存儲與記錄十分不利，影響其服務效能。

2.缺乏高素質復合型檔案管理人員

開展干部人事檔案管理數(shù)字化工作，需要組建檔案人才隊伍，檔案人才除了需要擁有較強的信息化水平外，還需要具備良好的知識儲備和專業(yè)能力。當前，既具備計算機技術，又懂得檔案管理的復合型人才短缺，嚴重阻礙了干部人事檔案管理數(shù)字化工作的有序開展?，F(xiàn)階段，檔案管理部門人才缺乏并且缺少相應的人才培養(yǎng)體系，再加上檔案管理人員不主動學習，導致其專業(yè)能力和業(yè)務水平無法得到有效提高，影響了人事檔案電子數(shù)據(jù)開發(fā)的力度和深度。因此，要盡快普及對檔案管理人員計算機知識和操作的培訓，從而讓干部人事檔案管理數(shù)字化廣泛應用。

3.檔案資源未得到充分利用

現(xiàn)階段，檔案管理部門缺少對檔案資源的有效利用，在日常管理過程中，對檔案的查詢和檢索難度較大，并且在向相關人員或部門提供信息服務時對于資料查找所花費的時間較長，嚴重影響了部門服務質量的提升。將紙質資料轉化為數(shù)字檔案后，管理人員能夠快速、準確地查找到人事檔案資料。同時，數(shù)字化檔案不會受到紙質磨損等問題的影響，只要存儲檔案的數(shù)據(jù)庫未被損壞，那么數(shù)字檔案將可以永久保存并隨時查看。另外，由于紙質資料查找速度較慢，有的部門為節(jié)省時間，就不進行相關檔案資料的查閱，導致檔案資料未得到有效利用。因此，在保證數(shù)字化檔案存儲安全的情況下，進一步加大對檔案資源的深入開發(fā)，將檔案資料的作用發(fā)揮出來，是檔案管理部門亟待解決的問題。

4.檔案數(shù)字化普及度較低，信息化水平不高

以江蘇省檔案管理數(shù)字化工作為例，現(xiàn)階段，江蘇省國家機關單位部門中，僅有15家單位將人事檔案轉化為數(shù)字檔案，并開展了數(shù)字化管理工作。其中，僅有1所高校對學生的檔案進行了數(shù)字化管理，其余高校均處于籌備階段，有10家國企單位開展了干部人事檔案管理數(shù)字化工作。針對全國不同省份和地區(qū)而言，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化的地區(qū)相對較少，大部分地區(qū)仍采用傳統(tǒng)方式對檔案進行管理。雖然部分地區(qū)構建了數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是并未得到充分利用，僅對重要信息和檔案進行數(shù)字化管理，其他檔案資料仍為紙質檔案，并未對檔案信息進行充分的開發(fā)利用。

四、影響檔案數(shù)字化發(fā)展進度的主要因素

1.理念因素

影響數(shù)字化檔案發(fā)展進度的重要因素是“理念因素”。首先，人事檔案記錄了員工的個人信息，因此具有保密性。由于檔案數(shù)字化普及程度較低，并且部分單位受到傳統(tǒng)管理思想影響較深，阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展;其次，管理人員接觸傳統(tǒng)管理方式和管理模式的時間較長，無法快速接受新穎的檔案管理數(shù)字化模式，對其缺乏了解和學習，在認知上沒有形成相應的理念，也不愿意學習數(shù)字化檔案的知識，嚴重阻礙了檔案管理數(shù)字化建設。

2.管理因素

傳統(tǒng)檔案管理模式根深蒂固，并且制度和模式趨于完善，而對于檔案管理數(shù)字化的管理體系和管理細則還沒建立健全，因此，導致檔案管理數(shù)字化制度缺乏明確的依據(jù)，使得下級管理部門缺少完善的管理制度進行參考，無法有序開展相關工作。

3.技術因素

信息技術作為開展檔案管理數(shù)字化工作的基礎，其在提高檔案管理工作效率的同時，也存在信息安全問題。如果出現(xiàn)干部人事檔案信息泄露的問題，就會對干部本人、單位甚至社會造成嚴重后果。因此，要確保干部人事檔案信息的安全，但保護檔案信息的安全，不僅需要投入大量的經(jīng)濟成本，也會增加管理人員的工作量，該問題嚴重阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展。目前，大部分管理人員由于缺乏良好的信息素養(yǎng)，在開展檔案管理數(shù)字化工作時無法熟練掌握信息技術，尤其是老員工由于年紀大，不愿意學習新技術，阻礙了檔案管理數(shù)字化工作的有序開展。

五、對建立健全干部人事檔案管理數(shù)字化制度的研究

1.完善檔案管理數(shù)字化準備工作

首先，在建立檔案數(shù)字化信息平臺時，檔案部門需要對所有的紙質檔案開展核查、歸納、分類、整理工作，保證紙質檔案與數(shù)字化檔案目標內(nèi)容相一致。其次，根據(jù)紙質檔案存儲要求，補齊缺失的紙質檔案信息。在補齊檔案信息過程中，管理人員必須對補齊的檔案進行鑒定，查驗其真?zhèn)?，保證檔案信息的真實性和準確性。最后，對檔案進行歸檔，上述三個步驟是檔案管理數(shù)字化工作的關鍵內(nèi)容，只有保證檔案信息的真實性，才能夠充分發(fā)揮檔案信息具有的作用。當檔案全部收齊后，就需要對檔案進行歸納整理，以便于為后續(xù)管理工作的有序開展提供幫助。首先，管理人員需要將同一個人的信息整合在一起，并對整合的信息進行掃描、排序、裝訂和編目。其次，檔案整理完成后，管理人員需要檢查紙質檔案是否與數(shù)字化檔案信息相一致，確保數(shù)字化檔案的準確性，同時形成檔案的雙重管理和保障機制，從根本上提高檔案管理工作和服務工作的有效性。

2.保證管理系統(tǒng)的安全性

紙質檔案作為記錄員工個人發(fā)展經(jīng)歷的重要載體，對于干部未來發(fā)展有著直接的影響。雖然檔案管理數(shù)字化降低了紙質檔案管理中人為磨損、涂改等情況，但是信息技術仍然存在不安全性，嚴重影響了檔案管理數(shù)字化工作的有序開展。因此，系統(tǒng)安全問題也是管理部門亟待解決的技術難關。最常見的信息安全問題是數(shù)據(jù)丟失和黑客攻擊，這些問題嚴重威脅了檔案數(shù)字化管理。其中，數(shù)據(jù)丟失、損壞等問題的解決，需要管理部門制定完善的檔案管理和存儲機制，可以利用移動硬盤、電子檔案出入庫記錄、移動備份等設備和技術進行定期的備份和管理，避免出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞等問題。針對黑客攻擊數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的問題，是目前互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)很難突破的關鍵性技術難題，在這方面，檔案管理人員要注意規(guī)范存儲操作流程，避免點擊各種不明鏈接，還要對系統(tǒng)設置防火墻和多重密鑰，為數(shù)據(jù)提供安全技術保障。

3.提高管理人員的素質水平

干部人事檔案管理數(shù)字化對于人員的要求較高，不僅需要具備檔案管理的基礎知識儲備，還要對檔案管理信息化操作熟練掌握，但是很多單位對人員培訓方面的管理比較薄弱。在新時期，為了順應數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，相關單位要打造一支綜合素質過硬的檔案管理隊伍，對檔案管理人員加強檔案管理數(shù)字化的培訓和考核，解決當前檔案管理人員素質參差不齊的問題。同時，還要根據(jù)檔案管理數(shù)字化的實際需要，引進高素質的專業(yè)信息技術管理人才，為檔案管理隊伍注入新鮮血液，使相關工作有效實施。實施檔案管理數(shù)字化還要成立干部人事檔案專項工作領導小組，將骨干分子投入檔案管理數(shù)字化建設中，組織檔案管理人員參加檔案管理技能培訓，以此提升管理人員的業(yè)務水平。

4.明確各職能部門間的權責，提高服務水平

干部人事檔案管理部門不是單一的獨立部門，它需要和各種相關單位、部門聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)工作，因此要明確各職能部門之間在干部人事檔案處理方面的銜接規(guī)則和權責，從而更好地提高檔案管理數(shù)字化建設水平。建立健全干部人事檔案管理數(shù)字化制度最關鍵是要提升服務能力，這也是提高各機關單位辦事能力的關鍵。在數(shù)字化檔案管理平臺上，要開通服務業(yè)務，將檔案管理與服務管理一體化，同時要在區(qū)域內(nèi)對數(shù)字化檔案聯(lián)網(wǎng)管理。一方面，給廣大干部提供檔案查詢服務，另一方面，實現(xiàn)檔案查閱與業(yè)務辦理的跨區(qū)域服務。檔案管理部門可以建立網(wǎng)站集群，從而擴大檔案資源的覆蓋面，提升服務能力。

六、結語

干部人事檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢，在改革期間會遇到各種各樣的困難和阻礙，但是這些困難和阻礙都阻止不了時代前進的步伐。檔案管理數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)性的工程，它需要檔案管理部門切實落實工作需要，明確發(fā)展方向，推動干部人事檔案管理數(shù)字化全面且深入地發(fā)展。

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（作者單位：重慶開放大學）

作者簡介：劉歲梅（1982—），女，漢族，陜西韓城人，碩士，館員，研究方向：人事檔案研究。