譚小銘

摘 ?要：檔案文件的數(shù)字化是為了提高檔案信息的使用效率和檔案信息的使用方式。檔案文件的數(shù)字化是提高檔案原件保存質(zhì)量的重要手段。就目前的實際情況而言，電子政務和辦公自動化越來越普及，在這樣的背景下，對數(shù)字信息資源的需求越來越大。將傳統(tǒng)檔案信息，通過一定技術手段，轉(zhuǎn)換成電子版，收集并整理，最終建立一個資源庫。機關事業(yè)單位可以在資源庫中找到自己所需信息，以便更好地服務大眾。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;現(xiàn)狀分析;優(yōu)化措施

1.機關事業(yè)單位檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理數(shù)字化意識缺乏

在現(xiàn)階段，中國的一些機構(gòu)和組織對數(shù)字存檔缺乏認識。雖然一些機構(gòu)已經(jīng)有了數(shù)字記錄管理系統(tǒng)，一些領導和管理人員意識到數(shù)字檔案管理的作用，但數(shù)字管理系統(tǒng)的運作并不如他們所希望的那樣好，因為慣性思維，部分領導認為沒有必要改變現(xiàn)有的管理模式，因為單位員工已經(jīng)習慣了這種模式，其也很熟悉，所以在實際開展工作過程中，會遇到很多困難。紙質(zhì)檔案管理模式這一系統(tǒng)的功能不夠完善，無法實現(xiàn)進一步提高記錄管理標準和效率的目標。數(shù)字技術在檔案管理中的使用是不可避免的，利用數(shù)字技術進行檔案管理是機構(gòu)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)勢也越來越明顯，所以只有將互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)勢運用到檔案管理中，才能使機構(gòu)檔案的管理更加方便和完善。所以當前工作重中之重就是解決檔案管理數(shù)字化意識缺乏這一問題。

1.2檔案數(shù)字化管理開發(fā)程度低

在當前的機關事業(yè)當中，對于檔案數(shù)字化工作，存在著檔案數(shù)字化管理開發(fā)程度低的問題，這一問題的存在，嚴重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

就當前的檔案管理工作的實際情況而言，其發(fā)展不均衡，在經(jīng)濟發(fā)達的地區(qū)，對檔案數(shù)字化管理工作給予了高度的重視，而在一些經(jīng)濟欠發(fā)達的地區(qū)，檔案數(shù)字管理工作非常不受重視，沒有認識到檔案管理工作的重要作用，尤其是經(jīng)濟發(fā)展不完善、小事業(yè)編單位中，在人員招聘中，沒有相關的規(guī)定要求應聘者攜帶檔案;在正式入職之后，工作人員對檔案接收進行電子信息錄入工作時，不能做到完全按照相關規(guī)定進行處理，不夠嚴格[1]。

1.3缺少系統(tǒng)的管理體系

當前檔案數(shù)字化管理沒有規(guī)范性的管理體系，在相關的建設中投入較少，目前資金非常短缺，沒有足夠的資金去購買先進的設備;后期的維護也需要大量的資金。沒有系統(tǒng)的管理體系，大大降低了檔案數(shù)字化管理效率，影響了工作質(zhì)量，阻礙了其發(fā)展。

2.機關事業(yè)單位檔案數(shù)字化優(yōu)化措施

2.1 充分認識檔案管理數(shù)字化的意義

機關事業(yè)單位應充分認識檔案管理數(shù)字化的意義，在此基礎上，充分發(fā)揮其重要作用。在機關事業(yè)機構(gòu)當中，檔案管理和數(shù)字化中使用網(wǎng)絡計算，可以為其管理提供方便快捷的應用技術，有效縮短收集的時間，增加保存的時間，提高檢索的速度，增加使用的效率，不斷對其進行規(guī)范化，提高對歸檔信息資源的保護，新系統(tǒng)將有助于實現(xiàn)現(xiàn)代化，促進信息化，提高對社會和公民的服務質(zhì)量。現(xiàn)階段，各行各業(yè)都會應用到現(xiàn)代信息技術，互聯(lián)網(wǎng)使用頻率在逐年提高。所以檔案管理業(yè)務部門要改變傳統(tǒng)的思維方式，充分利用數(shù)字技術的優(yōu)勢，重新設定數(shù)字檔案管理的目標，完善和檔案管理工作[2]。

2.2加強檔案數(shù)字化管理工作

加強檔案數(shù)字化管理工作，做好自己的本職工作，確保檔案保持完好的狀態(tài)，嚴格按照相關規(guī)定要求進行交接，確保檔案的規(guī)范性。

檔案對于個人的發(fā)展是至關重要的，在檔案中，會記錄一個人在學習過程中與工作過程中所受到過所有的獎勵與懲罰，對個人的升職加薪起著直接的影響。通過檔案，相關部門會對這個人有大致的基本了解，評判員工工作能力、道德品行等方面提供了重要的依據(jù)，在日后工作中對人員的分配，相關部門也會參考檔案資料，所以檔案數(shù)字化管理工作是具有非常重要作用的。對檔案進行分類以后，利用現(xiàn)代技術把檔案信息錄入電腦系統(tǒng)當中，采用電子掃描技術，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，方便檔案的查詢、調(diào)取，與此同時，避免了檔案資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，有利于檔案的存儲，大大減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，并且，保證了檔案的完整性，需要加強檔案數(shù)字化管理工作，在實際工作的過程中，必須嚴格按照相關規(guī)定對檔案進行管理，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，通過數(shù)字化，保證檔案內(nèi)容有序，材料完整，杜絕檔案材料丟失現(xiàn)象的發(fā)生[3]。

2.3制定管理體系，實現(xiàn)制度保障

制定管理體系具有非常重要的作用，可以實現(xiàn)制度保障，采用信息化技術，形成信息化的管理體系，購買先進的設備，成立一個電子歸檔專項，安排特定人員定時、定進度做好數(shù)字化入檔建設，電子化入檔后必須領導簽字同意借閱審批方可借閱;對其定期進行維護，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。在對工作人員進行考核時，以績效為主，添加多種考核標準，尊重員工的主體地位，調(diào)動員工工作的 積極性，對員工進行綜合考評，實現(xiàn)制度保障員工的合法權益。

結(jié)束語：

為社會創(chuàng)建數(shù)字檔案是一個復雜而系統(tǒng)的項目，需要機關事業(yè)單位下大力氣做好建設，過程是不容易的，但一旦開始做了，效果是明顯的，為檔案管理引導向一個專業(yè)、高效的方向發(fā)展。因此，正確理解、描述、檢索和成功轉(zhuǎn)換數(shù)字化檔案非常重要。有效地管理一個機構(gòu)的檔案可以促進其活動的發(fā)展。機關事業(yè)單位應改善數(shù)字技術在檔案管理中的應用，促進數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建立?？偠灾?，檔案管理的數(shù)字化和信息化程度可以提高檔案管理水平，所以要重視檔案數(shù)字化，支持其發(fā)展，提高工作效率以及準確性，保存的時間更加長久，不斷完善機關事業(yè)單位的管理。

參考文獻：

[1] 樸松子.機關事業(yè)單位檔案管理的有效策略以及機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理需把握的幾個 問題[J].中國管理 信息化，2019（16）：203-205.

[2]王玉玲，楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應遵循的原則與創(chuàng)新舉措 [J].檔案管理，2021 （2）：15—16.

[3]鄭金月.為加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供法治保障———對新修訂的 《檔案法》 新增檔案信息化建設規(guī)定的若干思考 [J] .中國檔案，2020 （8）：33—35.