互聯(lián)網(wǎng)時代技師學院檔案管理信息化建設初探

周磊

摘?要：檔案管理工作，在技師類的學校管理工作中，受關注程度偏低。學校對于檔案管理的重要性暫未有一個準確的認識，如果能夠在檔案管理方面，采用信息化技能，而檔案信息查詢則會一目了然，但是不當?shù)男畔n案管理工作，則是會影響學校教育工作的發(fā)展。從當前技師學院的檔案管理工作問題來看，確實存在很大的不足。學校相關部門人員應當去找出這些問題，同時，能夠在借助互聯(lián)網(wǎng)的便利條件下，迎接信息發(fā)展的挑戰(zhàn)，在管理工作中能夠更加的科學、高效、快捷。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代;檔案管理;信息化建設

引言

隨著信息技術的發(fā)展，教育部門要求技師職業(yè)院校對教育工作進行改革。在這個過程中，眾多的高級技工學校，為了提升辦學效益，成功升為技師學院，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展，為學院開拓了更大的發(fā)展空間。面對教育工作發(fā)展中的良好契機，技師學院應當在教育工作中，尤其是檔案管理方面，走上現(xiàn)代化、信息化的道路，如此才能夠更好地適應新的發(fā)展形勢。因此，結合實際工作發(fā)展需要，才能夠使得學校檔案管理工作，在學校發(fā)展中，實現(xiàn)最大價值。

一、技師學院檔案管理信息化建設的意義

技師學院檔案管理信息化，指的是學院的檔案管理工作，可以以網(wǎng)絡系統(tǒng)的形式，對于信息進行歸類和總結，借助網(wǎng)絡技術將各項資源開發(fā)出來，并對其加以利用，讓其更好地為學校的發(fā)展服務，為教育工作服務。檔案管理信息化的方式，是當前時代與科技發(fā)展的必然產物。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化與大數(shù)據(jù)技術的融合，可以在檔案管理工作中，提高檔案管理的效率，優(yōu)化檔案管理的難度，能夠以資源同步，信息同步的方式、更新同步的方式，提高檔案管理的水準。

檔案管理工作有利于學校實現(xiàn)整體性的發(fā)展。學校的檔案是指學校在發(fā)展的過程中，用來記錄學校發(fā)展所形成的文字、圖文以及聲像等，不同的表現(xiàn)形式，反饋了學校的發(fā)展歷程，是學校對教育工作的評估、內審、考核等，同樣又是總結經(jīng)驗，制定發(fā)展規(guī)劃的客觀憑證。檔案管理作為學校管理的重要組成部分，與學校的各項工作以及整體性的發(fā)展密切相關，在互聯(lián)網(wǎng)的時代背景下 ，學校要想全面發(fā)展，就需要全面的實施數(shù)字化的建設，而檔案建設則是學校教育工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，也是學校實施管理的重要策略，對于學校的整體性發(fā)展，有著非常重要的意義與參考價值。

有利于檔案的規(guī)范化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式，是以手工管理方式為標志的管理模式。這種模式比較落后，而且缺乏一定的管理標準。唯有在檔案管理工作中，落實信息化的管理措施，才會讓檔案管理工作獲得最佳的工作效率。

有利于確保檔案信息的安全。傳統(tǒng)的紙質類的檔案管理模式，會容易出現(xiàn)檔案損毀的問題。而檔案信息化的管理，則會讓檔案資源的儲存由原來的紙質類的轉變?yōu)榫W(wǎng)絡化的管理方式，讓檔案在采集、存儲、歸檔整理以及利用方面，都可以快速地實施與完成，避免了檔案的損壞，確保了信息管理的安全性。

有利于提高工作效率與質量。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，要想提升檔案管理的效率，是需要對傳統(tǒng)的觀念與管理模式進行改革，實行檔案管理信息化建設，從而提高管理的水平。

二、推行技師學院檔案管理信息化建設的思考

（一）轉變觀念，強化信息管理意識

檔案管理工作中，有兩部分檔案資源，一部分是需要加密的，另一部分則是普通的檔案。不論是哪種檔案，在運用的時候，都需要及時地對其進行獲取，因此，在檔案管理工作中重視檔案的加密，對于檔案的防盜具有非常重要的意義與價值。尤其學校的管理人員，需要對檔案管理問題，進行重視，從高層制定相應的管理要求，讓檔案管理人員，能夠在從業(yè)的過程中，對信息化的技術手段有非常明確的認識。其次，能夠在思想上進行轉型，轉變被動的服務理念，從而強化檔案信息化，網(wǎng)絡信息化的思想意識。

（二）強化制度建設

完善檔案管理的組織機構以及信息化管理體系，是需要建立完善的檔案管理組織結構。學校可以成立檔案管理組織，由不同的工作人員，對所存在的問題進行負責，在整個檔案管理的流程中，能夠分工明確的去負責不同的項目，能夠從教育、教研、科研、管理四個方面，去成立檔案資料管理體系，統(tǒng)一對學校的檔案進行標準化的管理。這樣就能夠在管理工作開展的過程中，確保了檔案管理的有效性與完整性。

（三）強化檔案規(guī)范化，現(xiàn)代化的管理，實行數(shù)字化管理模式

要想在技師學院能夠開展好檔案管理工作，則是需要建立電子檔案模式。可以在檔案管理工作中，通過加強管理，對于重點的電子文件進行采集，接收，并且可以規(guī)范電子文件文檔的一體化操作，提高歸檔的功能。在檔案管理的整個流程中，就檔案管理問題，實施數(shù)字化的處理方案，持續(xù)地推進信息化數(shù)據(jù)庫的建設，為實現(xiàn)檔案資料的管理工作創(chuàng)造條件。

（四）重視檔案的服務功能

在開展檔案管理工作中，其實是為了發(fā)揮出檔案的服務價值，能夠讓檔案的信息得到充分的運用，實現(xiàn)檔案信息的共享。在這個過程中，要想加強檔案信息的建設，則是需要利用校園網(wǎng)絡系統(tǒng)，來制作檔案信息網(wǎng)頁，在網(wǎng)絡上去發(fā)布新的檔案信息查詢活動，處理檔案信息查詢，電子郵件服務等工作，使得檔案信息可以真正地為學校的各項工作進行服務。

（五）強化安全防范意識，確保檔案信息安全

在檔案管理工作中，為了更好地推進檔案管理信息化建設，提高檔案管理的質量的效率，則需要考慮到信息化管理的安全隱患問題。信息化的管理方案，在能夠提供優(yōu)質、快捷、高效服務的同時，也會存在較大的安全隱患。因此，應當在檔案信息化管理的過程中，能夠考慮到安全隱患問題，可以及時地就信息化的安全障礙進行排除，從而構建安全的檔案信息化管理模式。

總結：技師學院檔案信息化管理工作，是技師學院管理現(xiàn)代化建設的重要內容，更是衡量學校教育以及教學質量的重要依據(jù)，也是承載、記錄學校發(fā)展的重要史料。在技師學院開展檔案管理工作，應當從信息化、數(shù)據(jù)化的檔案資料整合、檔案管理人員的安排，風險防控等方面進行入手，開展信息化檔案工作的建設活動，從而可以做到學校檔案管理工作能夠更好地順應學校發(fā)展的需求，可以在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，將管理方式進行創(chuàng)新與升級，為調取檔案信息的人員，提供最快捷的檔案信息資源，更好地為學校人員服務。

參考文獻

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