關(guān)于數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的運(yùn)用探析

蔡琴

摘?要：隨著大數(shù)據(jù)的深入發(fā)展，數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用越來(lái)越深入。企業(yè)的物資采購(gòu)管理是非常重要的管理任務(wù)。為了優(yōu)化企業(yè)的物資采購(gòu)管理，工作人員要明確物資采購(gòu)計(jì)劃，不僅要固化采購(gòu)模板，提高工作效率。而且要固化采購(gòu)制定，提高合同準(zhǔn)確性。企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中要重視數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)中的應(yīng)用，采購(gòu)過(guò)程的績(jī)效考核與評(píng)價(jià)就是要激勵(lì)員工的發(fā)展以及改善供應(yīng)商的績(jī)效，追求企業(yè)的利益最大化，從而有效改善采購(gòu)管理環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)分析;物資采購(gòu)管理;運(yùn)用

引言

要注意數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確錄入，讓企業(yè)的工作人員更加熟練的運(yùn)用數(shù)據(jù)分析的工具，從而運(yùn)用數(shù)據(jù)分析來(lái)提高企業(yè)物資采購(gòu)管理的整體水平，另外企業(yè)應(yīng)該結(jié)合本國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況，既要保障采購(gòu)工作的質(zhì)量，又需要對(duì)成本進(jìn)行合理控制，完成資源的分配，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1企業(yè)物資采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題

1.1采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

許多企業(yè)在選聘與錄用物資采購(gòu)人員的過(guò)程中，一般保持“重思想、輕技能”的落后思維，往往過(guò)于看重物資采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平，嚴(yán)重忽略了采購(gòu)人員采購(gòu)企業(yè)生產(chǎn)物資和相關(guān)設(shè)備的技能。加之部分采購(gòu)人員對(duì)自身的要求偏低，僅僅遵照所上報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)信息，在體系中增添物資的型號(hào)、名稱、簽訂合同和生成訂單，極易導(dǎo)致一些引用標(biāo)準(zhǔn)成為無(wú)效標(biāo)準(zhǔn)，造成企業(yè)庫(kù)存清單的紊亂，一些采購(gòu)人員不具備判斷物資質(zhì)量的基礎(chǔ)性鑒別能力，極易造成所采購(gòu)的物資存在質(zhì)量偏差、價(jià)格偏高的情況;甚至出現(xiàn)所采購(gòu)的物資并非企業(yè)生產(chǎn)所需物資，嚴(yán)重影響企業(yè)對(duì)運(yùn)營(yíng)成本與庫(kù)存物資的有效控制。

1.2到貨物資的驗(yàn)收不夠嚴(yán)格

企業(yè)的物資驗(yàn)收工作實(shí)質(zhì)上是和供需雙方的經(jīng)濟(jì)利益存在緊密聯(lián)系，因此，物資的驗(yàn)收具備極其明顯的時(shí)效性。如果物資的驗(yàn)收出現(xiàn)延誤，或者不嚴(yán)格的問(wèn)題，而企業(yè)未能開展及時(shí)的調(diào)試工作，從而錯(cuò)過(guò)了退換貨的期限，導(dǎo)致企業(yè)的合法權(quán)益受到損害;同時(shí)也使供應(yīng)商的近期結(jié)算請(qǐng)求無(wú)法實(shí)現(xiàn)，極易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)方面的糾紛。并且，這么多企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，倉(cāng)管人員、采購(gòu)人員及申購(gòu)人員沒(méi)有一起參與驗(yàn)收工作，一般，僅有倉(cāng)管人員開展頻繁的物資驗(yàn)收工作，同時(shí)在驗(yàn)收的過(guò)程中未對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的各個(gè)方面檢驗(yàn)工作加以重視，僅按照運(yùn)送單據(jù)檢查物資的名稱、規(guī)格、品種及數(shù)量等是否與實(shí)物相符，而對(duì)于貨物的外包裝是否完好不夠重視，以及極少對(duì)物資的質(zhì)量，尤其是物資的重要指標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)，比如物資的厚度不符合要求等，極易發(fā)生安全事故。

1.3不能合理確定一般性的招標(biāo)與采購(gòu)價(jià)格

許多企業(yè)在招標(biāo)與采購(gòu)的過(guò)程中存在不合理的地方，造成不合理情況的原因也是多方面的。首先，一些企業(yè)在招標(biāo)書內(nèi)所公布的采購(gòu)需求常常存在不準(zhǔn)確、不全面及不合理的問(wèn)題，或者存在漏項(xiàng)，由此發(fā)生“簽證后補(bǔ)”“超預(yù)算投資”及“低價(jià)中標(biāo)”等現(xiàn)象;其次，招標(biāo)書內(nèi)實(shí)質(zhì)性條款與實(shí)際情況不符，一些投標(biāo)人所作的判斷由于各種原因極易出現(xiàn)失誤，或者發(fā)生不能準(zhǔn)確理解的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的一些設(shè)備技術(shù)與工藝要求不了解，從而導(dǎo)致僅把企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備的性能參數(shù)作為參考制定招標(biāo)文件，如此也極易發(fā)生指向性的技術(shù)問(wèn)題;再次，少數(shù)企業(yè)過(guò)于重視特定的某個(gè)供應(yīng)商，而為了排擠潛在的投標(biāo)人而設(shè)置條件，從此，各種招標(biāo)評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)不合理、不準(zhǔn)確、不全面、不科學(xué)、不量化;最后，采購(gòu)來(lái)源過(guò)于單一，審核界定不明確，沒(méi)有對(duì)物資的實(shí)際情況進(jìn)行核定，如此企業(yè)僅僅可以被動(dòng)地接受供應(yīng)商的條件與價(jià)格。

2數(shù)據(jù)分析在物資采購(gòu)管理中的運(yùn)用

2.1資源的合理配置

數(shù)據(jù)分析可以對(duì)企業(yè)的資源進(jìn)行合理化的分配利用，合理的優(yōu)化資源配置可以達(dá)到企業(yè)效益最大化的目的。優(yōu)化企業(yè)資源配置是21世紀(jì)財(cái)務(wù)管理發(fā)展的新趨勢(shì)，它是通過(guò)ERP，TPM以及SCM的結(jié)合對(duì)企業(yè)實(shí)施的科學(xué)管理的辦法，這些都體現(xiàn)了數(shù)據(jù)分析在物質(zhì)財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用。ERP是用預(yù)算來(lái)進(jìn)行企業(yè)管理的方法，從而協(xié)調(diào)企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。TPM要求企業(yè)的每一項(xiàng)作業(yè)都應(yīng)該有預(yù)定的目標(biāo)，將TPM導(dǎo)入到資源配置管理的系統(tǒng)當(dāng)中，可以提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。從物資采購(gòu)角度方面，TPM處于資源配置的核心地位。通過(guò)分析企業(yè)現(xiàn)狀，重新設(shè)計(jì)采購(gòu)流程，包括組織管理流程再造和操作流程再造而SCM主要是滿足顧客需求。從物資采購(gòu)管理的角度來(lái)看，主要體現(xiàn)在物資采購(gòu)和驗(yàn)收入庫(kù)兩個(gè)環(huán)節(jié)方面。物資采購(gòu)環(huán)節(jié)主要是根據(jù)數(shù)據(jù)分析控制最高價(jià)位。

2.2企業(yè)的精益管理

在物資采購(gòu)管理中，少不了對(duì)采購(gòu)成本的計(jì)算，物質(zhì)的采購(gòu)成本中不僅包括運(yùn)雜費(fèi)、整理費(fèi)，還包括對(duì)供應(yīng)商對(duì)賬以及物料賬目的記錄，這些都和數(shù)據(jù)的分析整理有關(guān)。在物資采購(gòu)管理中，賬目清晰明確，數(shù)據(jù)分析得當(dāng)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)具有至關(guān)重要的作用。運(yùn)用數(shù)據(jù)分析這一技術(shù)，可以針對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)采用不同的統(tǒng)計(jì)方法，把數(shù)據(jù)處理的結(jié)果直觀呈現(xiàn)出來(lái)，使企業(yè)的物資采購(gòu)人員清楚掌握自己應(yīng)該掌握的工作內(nèi)容有利于企業(yè)的精益管理，減輕了物資采購(gòu)部門人員的工作。同時(shí)，由于對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性提高可以提高物資采購(gòu)人員的工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2.3采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一

近幾年來(lái)，傳統(tǒng)的物資采購(gòu)管理逐漸向供應(yīng)鏈下的采購(gòu)管理轉(zhuǎn)變。物資采購(gòu)管理的主數(shù)據(jù)是否能實(shí)現(xiàn)共享和應(yīng)用，制約了企業(yè)管理水平的提高。之前企業(yè)的物資采購(gòu)主數(shù)據(jù)在分類標(biāo)準(zhǔn)等方面沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，由于分類不科學(xué)，描述不規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。隨著數(shù)據(jù)分析的運(yùn)用，可以根據(jù)企業(yè)的個(gè)性化特點(diǎn)增加合理的標(biāo)準(zhǔn)及管理方法。結(jié)合信息系統(tǒng)的實(shí)踐，企業(yè)可以采用高位碼和低位碼結(jié)合的編碼規(guī)則，從而提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)生產(chǎn)的價(jià)值主鏈條中物資采購(gòu)是重要環(huán)節(jié)，對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行有效監(jiān)督與管理，不僅可以降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本，還對(duì)企業(yè)的安全維護(hù)與平穩(wěn)生產(chǎn)具有重要影響。然而，假如企業(yè)不將目光放于市場(chǎng)，完成新供應(yīng)商的開發(fā)準(zhǔn)備工作，同時(shí)構(gòu)建規(guī)范的有利于合規(guī)供應(yīng)商進(jìn)入的機(jī)制，而只滿足于現(xiàn)有供應(yīng)商的供給，不實(shí)施有效的議價(jià)比價(jià)，長(zhǎng)期如此，極易導(dǎo)致供應(yīng)商喪失有效的競(jìng)爭(zhēng)，甚至發(fā)生“坐地起價(jià)”的惡劣情況。所以，企業(yè)需強(qiáng)化對(duì)物資采購(gòu)管理，使采購(gòu)的成本與物資質(zhì)量得到充分控制。

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