加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理 充分發(fā)揮檔案作用

蔣燕芳

摘?要：在科技與經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理人員必須要從創(chuàng)新和前瞻的角度出發(fā)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深度分析，根據(jù)各方面要求與要求，重新定位檔案目標(biāo)管理。以全面提升檔案目標(biāo)管理的效率和效能為前提，對(duì)各階段工作進(jìn)行全面的規(guī)劃和優(yōu)化。結(jié)合單位整體的發(fā)展方向和發(fā)展思路，全面加強(qiáng)基于檔案目標(biāo)管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，并通過(guò)提升技術(shù)水平和綜合管理能力方式，有效解決檔案目標(biāo)管理當(dāng)中存在的難題。在確保檔案目標(biāo)管理取得卓越成效的同時(shí)，為相關(guān)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：檔案目標(biāo)管理;發(fā)揮;檔案;作業(yè)

在全新形勢(shì)下，相關(guān)人員就必須要了解各行業(yè)發(fā)展，對(duì)檔案目標(biāo)管理提出的挑戰(zhàn)和沖擊。了解全新的管理目標(biāo)和工作要求，與時(shí)俱進(jìn)的樹(shù)立全新的管理理念和思想。從實(shí)際和問(wèn)題出發(fā)，全面加強(qiáng)對(duì)前沿技術(shù)與科技的關(guān)注，通過(guò)系統(tǒng)分析掌握各階段檔案目標(biāo)管理的障礙，并以促進(jìn)管理效率的提升和作用的發(fā)揮為前提，制定有效的工作開(kāi)展方案和措施。加強(qiáng)基于檔案目標(biāo)管理的反思和復(fù)盤，了解成功的檔案目標(biāo)管理經(jīng)驗(yàn)和案例，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)的規(guī)章與要求，循序漸進(jìn)的開(kāi)展檔案目標(biāo)管理工作。在確保檔案目標(biāo)管理與社會(huì)發(fā)展保持同步的同時(shí)，最大限度的發(fā)揮相關(guān)檔案的應(yīng)有價(jià)值與作用。

一、提升人員綜合管理素養(yǎng)，充分發(fā)揮檔案作用

通常情況下，管理人員自身的管理能力和水平的高低，將會(huì)對(duì)實(shí)際的檔案目標(biāo)管理效果產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。因此，單位就必須要對(duì)現(xiàn)有的管理隊(duì)伍構(gòu)成情況進(jìn)行了解，通過(guò)有效分析和評(píng)估來(lái)掌握其存在的不足與缺陷。結(jié)合實(shí)際崗位工作需求和檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，遵循適度、適量、合理的原則進(jìn)行優(yōu)秀人才招聘。加強(qiáng)新入職人員的專業(yè)、素養(yǎng)、水平等的有效考核，通過(guò)老帶新和前培訓(xùn)的模式來(lái)增加其對(duì)檔案目標(biāo)管理工作的熟悉度，確保起能更好地勝任和完成相關(guān)工作。單位還可以利用互聯(lián)網(wǎng)渠道加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理的推廣與宣傳，以全面的發(fā)揮檔案作用為前提，引導(dǎo)管理人員進(jìn)行深層次的學(xué)習(xí)和探究?？茖W(xué)開(kāi)展基于檔案目標(biāo)管理的主題座談會(huì)或者講座。邀請(qǐng)優(yōu)秀檔案管理人員和行業(yè)專家積極參與，通過(guò)線上渠道實(shí)現(xiàn)跨領(lǐng)域和跨空間的交流。構(gòu)建具有長(zhǎng)遠(yuǎn)性和發(fā)展性的人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)基于檔案目標(biāo)管理的理論培訓(xùn)和技能培訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)特展，加強(qiáng)先進(jìn)的技術(shù)、軟件、系統(tǒng)的相關(guān)實(shí)踐操作的培訓(xùn)，對(duì)工作開(kāi)展當(dāng)中的一些突發(fā)狀況進(jìn)行模擬和預(yù)測(cè)，引導(dǎo)管理人員身臨其境的進(jìn)行思考、分析、實(shí)踐。使檔案管理人員能夠更好的轉(zhuǎn)化理論知識(shí)，累積豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，并能根據(jù)不同的要求和情況選擇最佳方法開(kāi)展檔案目標(biāo)管理工作。

二、創(chuàng)新檔案目標(biāo)管理方法，充分發(fā)揮檔案作用

在全新形勢(shì)下，相關(guān)人員必須要了解辦公無(wú)紙化的特性和數(shù)字化發(fā)展的要求，結(jié)合實(shí)際的檔案目標(biāo)管理工作目標(biāo)，有針對(duì)性的構(gòu)建電子檔案系統(tǒng)。讓管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的快速收集，借助云計(jì)算技術(shù)和智能分析方式，確認(rèn)檔案內(nèi)容和真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性，并結(jié)合檔案管理規(guī)則進(jìn)一步的進(jìn)行整理和歸檔。保證能為后續(xù)各階段的檔案目標(biāo)管理工作的規(guī)劃和相關(guān)決策提供正式準(zhǔn)確依據(jù)的同時(shí)，全面實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的人力與資源的優(yōu)化配置。也可借助信息設(shè)備和無(wú)損掃描技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和轉(zhuǎn)錄，將其以加直觀的圖片、文字、視頻等形式儲(chǔ)存在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理，及時(shí)根據(jù)工作開(kāi)展情況更新檔案內(nèi)容。并在考慮檔案目標(biāo)管理的安全性提升和風(fēng)險(xiǎn)防控的前提下，加強(qiáng)數(shù)字認(rèn)證技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、防火墻技術(shù)等的引入，將之和電子檔案進(jìn)行深度融合。嚴(yán)格的審核登錄人員的權(quán)限和資格，當(dāng)其符合系統(tǒng)要求后，才可進(jìn)一步地對(duì)相關(guān)的電子檔案進(jìn)行查閱、瀏覽、下載、共享、傳輸、借閱等操作。以避免在檔案目標(biāo)管理和檔案使用過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象。

另外，還可以引進(jìn)基于網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，借助相關(guān)設(shè)備對(duì)檔案室的溫度、濕度、環(huán)境等進(jìn)行全面監(jiān)測(cè)，了解紙質(zhì)檔案的蟲(chóng)蛀、污損、褪色、霉變等情況，并結(jié)合具體的檔案目標(biāo)管理要求，采取有效的方式和方法進(jìn)行處理。也可以借助相關(guān)系統(tǒng)有效的開(kāi)展水災(zāi)、火災(zāi)等事故的監(jiān)測(cè)與預(yù)防工作。有效避免紙質(zhì)檔案損壞而造成的一系列不必要損失。此外，還可構(gòu)建基于檔案目標(biāo)管理工作的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，引導(dǎo)相關(guān)人員利用該渠道進(jìn)行工作交接和信息交流?；蛟谄渲性黾颖O(jiān)督和反饋的板塊，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道來(lái)收集員工的意見(jiàn)和建議，根據(jù)檔案目標(biāo)管理的要求借鑒，并更好的借助全體人員力量來(lái)進(jìn)行檔案目標(biāo)管理工作的監(jiān)督。

三、構(gòu)建全新檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案作用

在檔案目標(biāo)管理中，相關(guān)人員必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律和方針的了解，對(duì)檔案目標(biāo)管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化和全面化的分析，從頂層設(shè)計(jì)階段入手進(jìn)行各環(huán)節(jié)任務(wù)的詳細(xì)劃分。將其層層落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員頭上。通過(guò)引導(dǎo)其明確自身的責(zé)任和義務(wù)的方式，使各環(huán)節(jié)的工作能更加的科學(xué)、有序，并避免出現(xiàn)工作紊亂和互相推諉責(zé)任的情況。也可以考慮檔案目標(biāo)管理的整個(gè)周期和流程，科學(xué)的制定檔案利用制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案收集制度、檔案歸檔制度、目標(biāo)化管理制度、檔案鑒定制度、檔案建立與銷毀制度，以及電子檔案管理制度、檔案安全管理制度、檔案室管理制度等，對(duì)各階段工作進(jìn)行客觀的定性和定量。通過(guò)明確制度細(xì)則的方式來(lái)提升制度的約束性和指導(dǎo)性，使管理人員的檔案目標(biāo)管理工作能實(shí)現(xiàn)有章可循、有法可依。

結(jié)束語(yǔ)

單位必須要將檔案目標(biāo)管理工作作為重要的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，充分的結(jié)合當(dāng)下發(fā)展趨勢(shì)和各階段要求，制定全新的檔案目標(biāo)管理方案。充分考慮各個(gè)方面影響因素，利用各種有效的手段和方法提升管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使其能更好的發(fā)現(xiàn)檔案目標(biāo)管理當(dāng)中存在的問(wèn)題并解決。還需緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，結(jié)合管理流程來(lái)進(jìn)行先進(jìn)管理軟件和系統(tǒng)的引入，優(yōu)化檔案目標(biāo)管理架構(gòu)，不斷完善原有的檔案目標(biāo)管理制度體系。并以促進(jìn)檔案作用的發(fā)揮為前提，構(gòu)建具有數(shù)字化、信息化、智能化特性的全新檔案目標(biāo)管理體系。這樣才能為檔案目標(biāo)管理的創(chuàng)新改革和單位持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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