葉曉靜

摘要：醫(yī)院需要制定人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案管理模式和手段進(jìn)行改革，充分利用現(xiàn)代信息化管理方法，完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制。在實(shí)際工作中，為了人事檔案管理工作的有效性，必須積極探索，找到滿(mǎn)足新醫(yī)改需求的人事檔案管理模式，并且讓組織人員共同監(jiān)督。本文主要分析新醫(yī)改背景下醫(yī)院如何進(jìn)行科學(xué)有效的人事檔案管理，找出現(xiàn)有人事管理模式問(wèn)題，提出人事檔案管理改革建議。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改;檔案管理;醫(yī)院

引言：在新醫(yī)改的背景下，要提高檔案管理水平，建立完善的人事檔案制度體系，實(shí)現(xiàn)其信息化管理模式，有效組織檔案，避免人事檔案丟失、損壞。目前，醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題阻礙了人事檔案管理的發(fā)展，導(dǎo)致人事檔案管理的效率低下。因此，需要全面系統(tǒng)地分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題，推進(jìn)相應(yīng)的解決方案，改革人事檔案管理模式，提高人事檔案管理的整體水平。

1 新醫(yī)改背景下完善檔案管理的重要性

在新醫(yī)改實(shí)施過(guò)程中，醫(yī)院將面臨新的挑戰(zhàn)。檔案中不僅存儲(chǔ)著日常的管理內(nèi)容、醫(yī)院內(nèi)各種醫(yī)療器械的信息、大量的醫(yī)療記錄和歷史數(shù)據(jù)，還存在著各種人才信息。醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)觀念，了解檔案管理工作，以改進(jìn)現(xiàn)有工作，進(jìn)行全面檔案管理。人事檔案管理模式，就是有效地運(yùn)用了新興技術(shù)，利用先進(jìn)管理理念，對(duì)當(dāng)前人事檔案管理手段進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，醫(yī)院內(nèi)所有部門(mén)重視全面人事檔案管理，建立科學(xué)管理體系，多個(gè)方面促進(jìn)檔案管理有序進(jìn)展。在新醫(yī)改下，相關(guān)管理人員需要結(jié)合人事檔案管理的要求，進(jìn)行有效實(shí)踐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理漏洞和缺陷，采取有效改進(jìn)措施彌補(bǔ)這些漏洞，為醫(yī)院提供更全面、更可靠的檔案服務(wù)，才能改善醫(yī)院的整體管理水平。人們滿(mǎn)意醫(yī)院形象和醫(yī)生水平，對(duì)于提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益也是有效的。因此，促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)符合時(shí)代趨勢(shì)。只有通過(guò)充分利用檔案并提高效率，才能創(chuàng)建有助于臨床、科研，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

2.1 檔案管理制度不完善

目前醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法有效組織和存儲(chǔ)，導(dǎo)致嚴(yán)重的人事檔案丟失問(wèn)題。而一些醫(yī)院建立了人事檔案管理制度，但實(shí)施仍有很多缺點(diǎn)。此外，在檔案管理方面，一般包括管理文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、視頻音箱檔案、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展檔案、基建檔案、人事檔案、臨床醫(yī)學(xué)檔案、住院檔案等等。而人事檔案沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的管理人員，導(dǎo)致沒(méi)有檔案管理不規(guī)范，管理模式分散，給醫(yī)院管理帶來(lái)極大不便。迄今為止，醫(yī)院人事檔案管理還沒(méi)有科學(xué)、統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)，很多管理思路都沒(méi)有得到有效實(shí)施，因此許多需要人事檔案管理都是人力資源部門(mén)按照自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理的。在人事檔案管理過(guò)程中，如果沒(méi)有完善的管理制度，很多管理工作就會(huì)缺乏有效的支持和保證，不能充分監(jiān)督和控制人事檔案管理工作，很多管理工作的實(shí)施都是浮于表面的，無(wú)法滿(mǎn)足人員考核工作的需求，因此不能有效地展示檔案管理工作的價(jià)值。

2.2 針對(duì)檔案管理的重視度不夠

檔案管理工作中需要檔案資料者和查閱使用者互相溝通，才能使檔案得到最大化利用。由于醫(yī)院檔案管理的人員、設(shè)備、資金短缺，人事檔案管理服務(wù)不能發(fā)揮。另外，由于醫(yī)院對(duì)人事檔案資源的重要作用認(rèn)識(shí)不足，大多數(shù)人事檔案都基于紙張為載體，導(dǎo)致檔案的數(shù)據(jù)查找困難，不會(huì)被大量使用。人事檔案內(nèi)容豐富，給醫(yī)院人員職稱(chēng)變動(dòng)、工作調(diào)離提供便利，但是由于醫(yī)院懈怠相關(guān)管理工作，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案管理不規(guī)范的情況，不規(guī)范管理下還會(huì)引紙張損壞，出現(xiàn)某些資料的缺失，阻礙了人員資料的缺失。

2.3 醫(yī)院檔案管理安全性差

由于醫(yī)院人事檔案記錄醫(yī)院人才的信息內(nèi)容，數(shù)據(jù)龐大，在傳統(tǒng)工作模式下，數(shù)據(jù)很容易丟失。在醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展中，醫(yī)院人事檔案管理要確保醫(yī)務(wù)人員個(gè)人信息安全，避免信息被他人損壞或使用。醫(yī)院目前不重視人事檔案管理，管理水平落后，管理模式不先進(jìn)，管理技術(shù)不符合安全標(biāo)準(zhǔn)。另外，傳統(tǒng)的人事管理模式存在許多資料不完整，導(dǎo)致相關(guān)管理人員工作負(fù)荷重，工作過(guò)于飽和，大大降低了檔案管理的安全性。因此，為了改革傳統(tǒng)的單一管理模式，需要改革人事檔案管理模式，重視信息安全，明確責(zé)任體制，嚴(yán)格進(jìn)行人事檔案維護(hù)、檔案利用、檔案保密、檔案識(shí)別和銷(xiāo)毀。

2.4 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)

根據(jù)我國(guó)相關(guān)法規(guī)，醫(yī)院檔案相關(guān)管理人員應(yīng)具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在工作中有積極的態(tài)度。但是，由于醫(yī)院對(duì)人事檔案管理不夠重視，許多醫(yī)院選擇為醫(yī)療和科研部門(mén)分配專(zhuān)業(yè)水平低的人員。面對(duì)新醫(yī)改政策，這部分人會(huì)對(duì)人事檔案管理理解和應(yīng)用不熟悉，不知道人事檔案管理的價(jià)值和人事檔案管理帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)利益。作為檔案管理人員缺乏責(zé)任感，缺乏對(duì)人事檔案管理的嚴(yán)格的研究，很難高效工作。因此，需要進(jìn)一步提高人事檔案管理器的綜合質(zhì)量。在醫(yī)院實(shí)際管理制度中，需要強(qiáng)化不同檔案人員的知識(shí)和技能，有效有序進(jìn)行管理。

3 醫(yī)院人事檔案管理模式改革的具體應(yīng)用方式

3.1 建立完善的配套設(shè)施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合人事檔案管理現(xiàn)代化，除相關(guān)系統(tǒng)保障外，建立完善的配套設(shè)施也是必要條件之一。建立配套設(shè)施包括軟件和硬件設(shè)施。硬件設(shè)施是直接影響人事檔案管理順利發(fā)展的基礎(chǔ)，需要更換基礎(chǔ)設(shè)施，升級(jí)基礎(chǔ)設(shè)施，淘汰落后設(shè)施。只有在基礎(chǔ)設(shè)施完備的情況下，才能跟進(jìn)工作?，F(xiàn)代人事檔案管理聚焦于電子檔案，因此提高人事檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的各個(gè)方面的軟件配套設(shè)施是新時(shí)期全面人事檔案管理的首要任務(wù)。軟件系統(tǒng)還包括配套輔助軟件、配套人事檔案管理軟件，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)建設(shè)。醫(yī)院聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員配置醫(yī)院人事檔案管理自動(dòng)化軟件，注意檔案信息的安全性，并要求配套軟件系統(tǒng)的完整性，讓醫(yī)院檔案可以在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下進(jìn)行在線咨詢(xún)。作為檔案管理人員，必須利用基礎(chǔ)設(shè)施，完善相關(guān)的人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。檔案管理人員也可以提出對(duì)配套設(shè)施提出要求和意見(jiàn)，完善相關(guān)配套設(shè)施。同時(shí)作為醫(yī)院管理人員，也要了解配套設(shè)施的重要性，通過(guò)完善的配套設(shè)施實(shí)現(xiàn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提升檔案完整性

在新醫(yī)改下，醫(yī)院需要積極建立電子信息管理，并利用該技術(shù)來(lái)處理和解決檔案規(guī)模大、不規(guī)范、不完整的問(wèn)題。因此，檔案管理人員除了能夠收集、比對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檔案外，檔案管理人員還需要了解如何運(yùn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等。在這方面，醫(yī)院需要定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，增加檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用，不斷改善人事檔案管理效率。檔案管理人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)，利用技術(shù)積極創(chuàng)新管理方法，發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。其次，通過(guò)構(gòu)建信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享和多渠道動(dòng)態(tài)管理。信息管理平臺(tái)的應(yīng)用可以有效改善醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，有效降低工作成本，確保檔案信息訪問(wèn)的便利性和安全性。為了提高現(xiàn)代化水平，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和檔案系統(tǒng)信息的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案數(shù)字信息管理平臺(tái)的建設(shè)。檔案管理人員可以借助管理平臺(tái)及時(shí)獲取醫(yī)院管理中生成的所有信息和數(shù)據(jù)，有效擴(kuò)大檔案的建立范圍，及時(shí)提交傳統(tǒng)人事檔案管理的漏洞，有效解決信息不完整問(wèn)題。加強(qiáng)人事檔案管理信息化，改進(jìn)管理方法，將檔案信息集成到醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，并監(jiān)管檔案的形成、收集、匹配、發(fā)展和利用，逐步從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)部局域網(wǎng)和資源共享，進(jìn)一步提高人事檔案管理現(xiàn)代化水平。同時(shí)，醫(yī)院需要注意檔案的編輯和研究工作，加強(qiáng)檔案管理人員編制和研究信息化能力，以便始終按照分類(lèi)提交各個(gè)醫(yī)院檔案。傳統(tǒng)管理思想認(rèn)為，檔案部門(mén)不是主要職能部門(mén)或臨床工作。因此，醫(yī)院人事檔案管理存在一些問(wèn)題，包括不完善的管理模式和不完善的管理組織。根據(jù)傳統(tǒng)的管理理念和管理要求，醫(yī)院設(shè)置的綜合檔案主要管理文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案和部分影像檔案，臨床、醫(yī)技形成的檔案由相對(duì)部門(mén)自行管理。檔案管理人員通常為非專(zhuān)業(yè)人員，不利于檔案資源使用和共享，但不能保證原始檔案的真實(shí)性，未來(lái)是否使用檔案還有待討論。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院收費(fèi)由計(jì)算機(jī)管理，取消了傳統(tǒng)的患者收費(fèi)模式。收據(jù)以電子表單進(jìn)行存儲(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，不進(jìn)行統(tǒng)一管理就會(huì)導(dǎo)致某種信息的丟失，或者醫(yī)療人員查詢(xún)需要很多時(shí)間，或者查詢(xún)不到自己想要的檔案，所以醫(yī)院需要統(tǒng)一人事檔案管理模式，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。

3.3 提高醫(yī)院檔案服務(wù)效能，完善管理機(jī)制發(fā)展

在日常的工作過(guò)程中，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)必須注意進(jìn)行人事檔案管理可以提供一些有幫助的信息和資料，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者、研究人員乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)的工作主要是在查找信息時(shí)為醫(yī)院相關(guān)人員提供應(yīng)對(duì)服務(wù)。在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，針對(duì)一些人員資料，檔案管理人員需要保存、分類(lèi)和歸檔，同時(shí)利用相應(yīng)工具做好人員材料的相應(yīng)摘要和關(guān)鍵字，將摘要和關(guān)鍵字編制到相應(yīng)搜索軟件，使相關(guān)人員查找資料更加方便。否則相關(guān)人員很容易找不到自己的原始資料。其次，人們一直不關(guān)注醫(yī)院檔案的發(fā)展和使用，許多醫(yī)院忽視醫(yī)院人事檔案管理的價(jià)值。因此，檔案部門(mén)不僅要提高管理工作的質(zhì)量，完善管理機(jī)制發(fā)展，將被動(dòng)管理轉(zhuǎn)化為積極主動(dòng)管理。比如，在人員人事檔案管理中，科研為人力資源管理發(fā)展提供服務(wù)，檔案室為領(lǐng)導(dǎo)者提供合理科學(xué)的人員信息，使醫(yī)院改善人才分配，促進(jìn)人才信息共享，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才需求，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外，人事檔案包含大量醫(yī)療人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與醫(yī)生的溝通和交流，找到共享機(jī)會(huì)，將檔案滲透到醫(yī)院活動(dòng)中，為醫(yī)療探索做出貢獻(xiàn)。改進(jìn)的管理機(jī)制可以確保標(biāo)準(zhǔn)化管理的有效性。傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理缺乏健全的機(jī)制，不能促進(jìn)檔案的有效延伸。人事檔案管理應(yīng)從多個(gè)角度入手，加強(qiáng)人事檔案管理模式創(chuàng)新，確保檔案的整體質(zhì)量。醫(yī)院人事檔案管理提高醫(yī)院檔案服務(wù)效能，為發(fā)展人事檔案管理模式多樣化提供基礎(chǔ)。根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，醫(yī)院檔案應(yīng)系統(tǒng)地建立收集、整合、鑒定、分析模式，以促進(jìn)醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)化。

3.4 建立完善的檔案制度體系

在新醫(yī)改視野下，建立完善的檔案制度體系非常重要。如果管理體制不完善，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)和收集。因此，醫(yī)院實(shí)施管理體制，設(shè)立人事檔案管理制度，以便將責(zé)任分配給各級(jí)。每位員工必須遵守人事檔案管理體制，提高工作效率，使人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。此外，醫(yī)院還可以收集所有人員的檔案、信息和資源，在職稱(chēng)變動(dòng)、干部任免、人員業(yè)績(jī)方面做好工作，通過(guò)這些質(zhì)量適度修訂后進(jìn)入檔案庫(kù)，提高檔案庫(kù)使用效率，為醫(yī)院管理體制的構(gòu)建的服務(wù)。重視醫(yī)院人事檔案管理體制是醫(yī)院管理創(chuàng)新和改革的重要方向，也是確保醫(yī)療體系發(fā)展的重要措施。要加強(qiáng)部門(mén)間的溝通，彌補(bǔ)人事信息的缺漏。除了對(duì)傳統(tǒng)的文書(shū)和音像檔案外，還要積極促進(jìn)人事記錄規(guī)范構(gòu)建，促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定和諧發(fā)展。寫(xiě)人事記錄時(shí)，檔案管理人員必須按照人事記錄的標(biāo)準(zhǔn)，以嚴(yán)格的工作態(tài)度，確人事記錄寫(xiě)作的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要加強(qiáng)人事記錄規(guī)范要求的醫(yī)務(wù)人員培養(yǎng)，從根本上進(jìn)行人事記錄，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際行為，確保人事記錄質(zhì)量，為人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供基本保證。此外，要完善監(jiān)督體制，定期開(kāi)展人事記錄定點(diǎn)檢查，設(shè)置相應(yīng)的薪酬和處罰，加快建立完善的檔案制度體系。

3.5 加強(qiáng)管理人員檔案管理意識(shí)，提升管理人員檔案管理素質(zhì)

新醫(yī)改實(shí)施后，我國(guó)醫(yī)院應(yīng)該按照各種新醫(yī)療方針制定新標(biāo)準(zhǔn)。在過(guò)去的工作中，人事檔案管理沒(méi)有受到重視。為了改變現(xiàn)狀，首先要注意人事檔案管理，加強(qiáng)管理人員人事檔案管理意識(shí)，提升管理人員人事檔案管理素質(zhì)，避免檔案亂丟等現(xiàn)象發(fā)生。在基本工作順利進(jìn)行，人事檔案管理有序后，醫(yī)院必須配備專(zhuān)業(yè)設(shè)備，以促進(jìn)管理工作的合理進(jìn)展。在新醫(yī)改的指導(dǎo)下，醫(yī)院人事檔案管理可以有條不紊進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，管理人才是檔案工作的重要因素之一。管理人才代表著醫(yī)院的形象。管理人才的質(zhì)量直接影響著人事檔案管理水平。管理人才要更加全面細(xì)心地進(jìn)行工作，在全新的人事檔案管理模式下逐漸推進(jìn)正確的管理思想。為了進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新，醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，進(jìn)行學(xué)術(shù)教育，更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有效提高人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體質(zhì)量，不斷提高管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、操作技能、檔案資源的利用。第二，在實(shí)際工作中，醫(yī)院管理建立現(xiàn)代化的管理管理體制，使檔案工作人員和醫(yī)院其他人員認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，改善人事檔案管理系統(tǒng)。要通過(guò)制定晉升考核補(bǔ)貼等激勵(lì)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理人員自我完善，在考核中納入相關(guān)指標(biāo)，有效改善管理人員的工作熱情，推進(jìn)人事檔案管理。在制定人事檔案管理系統(tǒng)時(shí)，醫(yī)院需要成立專(zhuān)業(yè)和經(jīng)驗(yàn)豐富的人事檔案管理工作小組，收集和組織醫(yī)院不同部門(mén)和部門(mén)的檔案，通過(guò)人才制定最科學(xué)完善的人事檔案管理系統(tǒng)。第三，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)的工作質(zhì)量，特別是管理人才的質(zhì)量，直接影響著醫(yī)院管理水平的提高。高質(zhì)量的檔案管理人員可以使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)分析檔案，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的快速發(fā)展。因此，可以采用引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理人才，給人事檔案管理工作帶來(lái)活力。第四，可以建立科學(xué)的薪酬和懲罰機(jī)制，刺激和約束檔案管理人員的工作狀況，促進(jìn)人事檔案管理系統(tǒng)的順利實(shí)施。醫(yī)院要培養(yǎng)檔案管理人員的思想，使他們改變負(fù)面想法，具有良好的職業(yè)道德，并且提高思維能力。第五，醫(yī)院必須明確人事檔案管理范圍，并將系統(tǒng)制定、實(shí)施和執(zhí)行納入檔案管理人員的職責(zé)評(píng)估中，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力和服務(wù)水平。制度化管理已成為新時(shí)代管理的必然趨勢(shì)，醫(yī)院需要建立檔案收集系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)和檔案利用系統(tǒng)。其中，引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，就需要員工更改傳統(tǒng)思想，更清楚地了解人事檔案管理實(shí)際工作情況，進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院不僅要有先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)，還要提高醫(yī)院的管理水平。人事檔案管理是醫(yī)院的重要任務(wù)之一，其管理直接影響人員的分配和利用。因此，必須確保檔案管理人員正確理解醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并持續(xù)改革人事檔案管理模式。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應(yīng)培養(yǎng)人事檔案管理人才，引進(jìn)優(yōu)秀的人才，積極創(chuàng)新人事檔案管理工作模式，引入信息管理模式，使用計(jì)算機(jī)將檔案分類(lèi)，優(yōu)化檔案檢索，為醫(yī)療服務(wù)進(jìn)步做出更好貢獻(xiàn)。

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