“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代公路部門檔案管理創(chuàng)新研究

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，公路部門檔案管理呈現(xiàn)出跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動、結(jié)構(gòu)重塑、界面友好和生態(tài)開放的主要特征，與創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享發(fā)展理念存在著密切的關(guān)聯(lián)性。本文分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下公路部門檔案管理新特征、需求新變化，提出了理念與實(shí)踐的創(chuàng)新管理，對做好“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代公路部門檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;公路部門;檔案管理;創(chuàng)新

概述

事業(yè)單位（Public Institution），是以社會公益為目的，由國家機(jī)關(guān)舉辦或其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。根據(jù)國家事業(yè)單位分類改革精神，事業(yè)單位分為公益一類、公益二類等。2019年8月28日，根據(jù)臨沂市市級機(jī)構(gòu)改革實(shí)施意見，將臨沂市公路局、市農(nóng)村公路管理處、市高速公路建設(shè)辦公室、市公路局交通量觀測所、市公路局檔案館等多家機(jī)構(gòu)整合，組建臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心，內(nèi)設(shè)25個(gè)科室，下設(shè)國家區(qū)域性公路交通應(yīng)急裝備物資（山東）儲備中心和12個(gè)縣區(qū)中心。中心的成立有效整合了市級公路機(jī)構(gòu)職能，增強(qiáng)公路行業(yè)發(fā)展優(yōu)勢，加快公路互聯(lián)互通，構(gòu)建“大立體”交通，建設(shè)“大美新”臨沂等具有重要意義。

2015年，在國務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于積極推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》中，明確提出“互聯(lián)網(wǎng)+”是把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟(jì)社會各領(lǐng)域深度融合，推動技術(shù)進(jìn)步、效率提升、組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新形態(tài)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的強(qiáng)大技術(shù)融合、資源整合、信息發(fā)布等功能，推動了公路部門檔案深度變革和創(chuàng)新發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理特征

1.1 跨界融合

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案行業(yè)與其他行業(yè)互相滲透、互相統(tǒng)合、互相影響，行業(yè)之間重疊領(lǐng)域增多，壁壘邊界變得模糊，如區(qū)塊鏈思維、矩陣思維、場景設(shè)計(jì)思維等，已經(jīng)滲入檔案發(fā)展軌跡的各個(gè)領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，使檔案與其他行業(yè)領(lǐng)域合作、交流更加順暢，信息流、要素流等跨界流動成為現(xiàn)實(shí)，為檔案管理創(chuàng)新提供堅(jiān)實(shí)技術(shù)基礎(chǔ)、理念基礎(chǔ)。

1.2 創(chuàng)新驅(qū)動

創(chuàng)新是檔案發(fā)展進(jìn)步的動力源。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)發(fā)展的核心和關(guān)鍵是創(chuàng)新。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案集數(shù)據(jù)、信息、知識和動態(tài)網(wǎng)絡(luò)相互交織，作為信息網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分，檔案本身兼具權(quán)威性、社會性和公共性，只有打破固有、封閉思想對檔案信息開放、利用的約束，以及傳統(tǒng)組織邊界對檔案信息資源聚合的桎梏，才能讓檔案信息獲取更加便捷，讓新技術(shù)應(yīng)用推動檔案管理模式、載體、方法等創(chuàng)新。

1.3 結(jié)構(gòu)重塑

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為全球化、信息化的重要推動力，傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)、社會、地緣文化結(jié)構(gòu)被打破?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，互聯(lián)網(wǎng)作為檔案工作的一部分，內(nèi)置于檔案工作全過程，而非單純的工具性價(jià)值功能，現(xiàn)實(shí)社會、虛擬社會，以及虛擬現(xiàn)實(shí)的治理存在較大差異性，需要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”重塑檔案信息結(jié)構(gòu)與內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

1.4 界面友好

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，更加注重信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案收集、整理、檢索、查詢、錄用，借助其超級算法、互聯(lián)互通技術(shù)，使信息流關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的檔案部門從傳統(tǒng)的“單方”控制到“多方”信息共享，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息的查詢和利用，消除了“信息孤島”，使用戶掌握更多信息利用的主動權(quán)、話語權(quán)，消除了檔案信息資源管理和利用過程中的不對稱問題[1 ]。搭建界面友好的互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，用戶登錄賬號，根據(jù)不同用戶的查詢權(quán)限，體現(xiàn)尊重人性、以人為本理念。

1.5 生態(tài)開放

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展到一定程度，趨于成型階段，線上線下結(jié)合更為緊密，互聯(lián)網(wǎng)依賴程度日趨加深，互聯(lián)網(wǎng)起到類似信息發(fā)布系統(tǒng)、互動系統(tǒng)等生態(tài)圈功能[2 ]。而且，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下其生態(tài)自身具有顯著的開放性特征。即，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理面向不特定受眾，在滿足更多用戶群體信息需求的同時(shí)，也面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案需求變化

2.1 互動性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，公路部門為了適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，通過搭建互聯(lián)網(wǎng)檔案管理網(wǎng)站、網(wǎng)上管理云平臺，從而將海量數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)信息資源上傳至管理平臺，能夠滿足不特定用戶的檔案需求。但隨著公路事業(yè)的快速發(fā)展，公路檔案的利用需求內(nèi)容、數(shù)量都呈現(xiàn)大幅增長態(tài)勢，但面對著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案查詢的渠道、利用的方式不甚了解，需要得到檔案部門的專業(yè)指導(dǎo)，在線咨詢、互動性較強(qiáng)。

2.2 隱私性

公路部門檔案是重要的信息資源，尤其是公路工程合同、公路工程建設(shè)，以及公路部門的財(cái)務(wù)、人事檔案等，屬于隱私信息內(nèi)容[3 ]?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，增加檔案查詢利用便捷性的同時(shí)，黑客、木馬病毒，存儲檔案載體損毀、滅失，以及電子檔案被篡改，被非法訪問，檔案數(shù)據(jù)信息共享等等，都增大了公路檔案管理信息泄露的安全風(fēng)險(xiǎn)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)。

2.3 差異性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)為主的公路檔案呈現(xiàn)出多樣化表現(xiàn)形式，既有電子文件，也有音頻、視頻、圖片等形式檔案[4 ]。此外，公路檔案的利用需求也存在較大的差異性，公路項(xiàng)目審計(jì)、工程后期的維護(hù)、保養(yǎng)，以及學(xué)術(shù)利用等均涉及檔案查詢利用，公路檔案載體差異性及其需求的差異性，都要求借助現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案檢索的精準(zhǔn)性，滿足不同主體的差異化信息需求，以及不同載體形式的檔案管理需要。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理策略

3.1 明確“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案發(fā)展思路

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，要立足新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構(gòu)建新發(fā)展格局，堅(jiān)守“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的初心和使命，積極推動公路部門檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系“四個(gè)體系建設(shè)”，以“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)融入公路部門檔案管理，緊扣“多元協(xié)同、有效監(jiān)管、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、數(shù)字轉(zhuǎn)型、擴(kuò)大開放、共享利用、責(zé)任落實(shí)和強(qiáng)化管理”八個(gè)方面，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”賦能公路部門檔案管理高質(zhì)量發(fā)展[5 ]。

3.2 把握“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案指導(dǎo)思想

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，公路部門檔案管理應(yīng)堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，加強(qiáng)黨對公路檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真落實(shí)新修訂的《檔案法》。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代公路檔案管理要把蘊(yùn)含黨的的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時(shí)代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾。“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”也進(jìn)一步明確了公路檔案管理的價(jià)值所在和目標(biāo)任務(wù)。即，一方面，要把廣大公路人在推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，把蘊(yùn)含公路人的初心使命的檔案保管好、利用好，更好地為公路事業(yè)發(fā)展大局服務(wù)。

3.3 把握“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案核心要義

一是區(qū)分與“檔案+”的不同?！皺n案+”是利用檔案力與公路行業(yè)融合發(fā)展的驅(qū)動模式，助力公路行業(yè)規(guī)范、科學(xué)發(fā)展，提升公路行業(yè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和智能化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”則是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、設(shè)施、設(shè)備等，與公路事業(yè)發(fā)展融合，形成新的驅(qū)動力的一種創(chuàng)新模式，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐和保障，厚植公路檔案發(fā)展技術(shù)、理念根基，實(shí)現(xiàn)公路事業(yè)時(shí)空跨越發(fā)展，提升工作效率。二是區(qū)分與“三納入、四同步”的不同?！叭{入、四同步”（將檔案工作納入工作計(jì)劃、管理制度和職責(zé)范圍，并同步做好布置、檢查、總結(jié)和驗(yàn)收）作為公路部門檔案管理的一項(xiàng)運(yùn)行機(jī)制，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，“三納入、四同步”的理念同樣需要遵守，但還需將信息技術(shù)等作為“三納入、四同步”的重要內(nèi)容[6 ]。三是要準(zhǔn)確認(rèn)識“互聯(lián)網(wǎng)+”。既要立足“互聯(lián)網(wǎng)”的視角，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)思維、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而不斷拓展公路部門檔案管理的技術(shù)和理念，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)”與公路檔案二者深度融合。通過激發(fā)與綜合運(yùn)用檔案力、信息技術(shù)水平，以及公路行業(yè)發(fā)展力，融合衍生公路檔案新的發(fā)展生產(chǎn)力，從而全面促進(jìn)公路檔案發(fā)展，滿足公路事業(yè)發(fā)展需求。踐行“互聯(lián)網(wǎng)+”，準(zhǔn)確把握公路檔案新理念、新思想、新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升公路事業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化水平。

3.4 突出“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理要素

一要樹立創(chuàng)新思維?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的核心是“平臺思維”和“大數(shù)據(jù)思維”。具體到公路檔案管理部門，就是要利用互聯(lián)網(wǎng)平臺、大數(shù)據(jù)將傳統(tǒng)公路檔案價(jià)值鏈賦能改造為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代價(jià)值新體系，并以新思維明確公路檔案管理新定位、新戰(zhàn)略、新模式，在公路檔案管理業(yè)務(wù)層面突破傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新組織結(jié)構(gòu)和管理機(jī)制。也即“互聯(lián)網(wǎng)+公路檔案”利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新公路檔案服務(wù)理念，推動公路檔案管理模式、管理環(huán)節(jié)變革，進(jìn)一步激發(fā)公路檔案信息價(jià)值，實(shí)現(xiàn)公路檔案數(shù)據(jù)信息開放共享。二要識別業(yè)務(wù)流程。根據(jù)公路行業(yè)發(fā)展實(shí)際，以及公路檔案自身發(fā)展、用戶需求，精準(zhǔn)識別“互聯(lián)網(wǎng)+公路檔案”全新業(yè)務(wù)流程，明確公路檔案發(fā)展方向。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，公路檔案管理流程中互動性更強(qiáng)，運(yùn)轉(zhuǎn)效率更高，管理方式更先進(jìn)，需要構(gòu)筑的業(yè)務(wù)流程應(yīng)保持其穩(wěn)定性、適應(yīng)性。此外，要秉持“用戶至上”原則，精準(zhǔn)識別公路檔案潛在用戶需求，既滿足共性需求，也要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)滿足個(gè)性需求[7 ]。運(yùn)用IDEFO（功能建模法）、FMEA（風(fēng)險(xiǎn)分析工具）、五角星法（用戶、員工、合作方、標(biāo)桿單位、專家五個(gè)方面）等模型法，精準(zhǔn)識別“互聯(lián)網(wǎng)+公路檔案”核心業(yè)務(wù)流程。運(yùn)用科學(xué)方法，進(jìn)一步壓縮管理流程，剔除非增值環(huán)節(jié)。

3.5 完善“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案配套體系

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)行需要一套完善的配套體系協(xié)同推進(jìn)。具體來說，就是要從組織結(jié)構(gòu)、制度標(biāo)準(zhǔn)、績效考核和知識管理配套涉及等，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)治理技術(shù)與公路檔案業(yè)務(wù)流程配套融合發(fā)展，增強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”業(yè)務(wù)流程可行性、執(zhí)行力。一是創(chuàng)建流程管理組織。公路檔案業(yè)務(wù)流程管理的實(shí)施效果主要來自用戶的應(yīng)用評價(jià)，根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的實(shí)施流程特點(diǎn)，通過重組既有的組織實(shí)施原則，也要充分結(jié)合公路檔案利用主體的需求，設(shè)計(jì)檔案業(yè)務(wù)流程及內(nèi)容，尤其是要設(shè)計(jì)界面友好的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，將公路檔案內(nèi)容集中于具體的管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)公路檔案業(yè)務(wù)管理與平臺軟件管理于一體，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理與平臺管理無縫銜接。在檔案管理門戶網(wǎng)站，可嘗試開通在線咨詢服務(wù)，為檔案用戶查詢提供實(shí)時(shí)在線咨詢、解答服務(wù)，做到有問題及時(shí)解決，拉近用戶與檔案管理者之間的距離，改善用戶的體驗(yàn)感。二是重構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)制度體系?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”背景下，公路檔案管理更加的智能化、自動化，需要根據(jù)公路檔案管理面臨的新情況，及時(shí)修訂完善公路電子檔案操作流程規(guī)范、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)分類，以及崗位職責(zé)，尤其是要做好新類型公路檔案數(shù)據(jù)信息的收集，明確收集范圍和數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，將制度性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范嵌入計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公路電子檔案智能捕獲、智慧管理。如根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》等等，建立符合“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式下了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。三是完善考核體系。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式下，做好績效考核體系的修訂和完善，進(jìn)一步明確公路電子檔案管理平臺、管理系統(tǒng)，以及日常維護(hù)的流程運(yùn)作、運(yùn)作職能及指標(biāo)要求，明確績效評價(jià)的主體、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，以及評價(jià)結(jié)果的運(yùn)用。要暢通監(jiān)督渠道，鼓勵檔案利用者、管理者等共同參與，將績效考核評價(jià)結(jié)果作為評先評優(yōu)的重要依據(jù)，激發(fā)檔案工作內(nèi)生動力。最后，優(yōu)化知識管理配套體系設(shè)計(jì)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”模式下，檔案管理不再是單純的檔案本身的管理，而是知識集成式管理，是一個(gè)知識體系的管理。通過流程運(yùn)作及知識提煉，及時(shí)做好公路檔案歸納、總結(jié)、分類，并加強(qiáng)平臺應(yīng)用的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，凝聚思想共識，提高員工對互聯(lián)網(wǎng)模式下檔案管理流程內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求的認(rèn)知和理解，提高流程運(yùn)行效率，減少失誤。

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作者簡介：付琰（1980— ），大學(xué)本科，臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心館員，主要從事檔案管理研究。