市政工程檔案信息化建設探討

高翔

摘 要：當今隨著科學技術的飛速發(fā)展，檔案信息化管理工作也發(fā)揮著有效的保障作用，促進一系列市政工程檔案信息得到了有效的留存和梳理，為后續(xù)建設提供必要的借鑒作用。現(xiàn)階段大數(shù)據和計算機技術的發(fā)展和演變，為市政工程檔案信息管理工作開拓了新興領域，在經濟社會發(fā)展和建設的進程中可以促進信息資源的整合，加強一系列的數(shù)據管理工作，提升市政工程檔案信息的保障性作用。因此，就要融合信息化技術，應用于檔案信息管理領域，以電子信息技術為依托，促進整體市政工程檔案管理效果的不斷提升。

關鍵詞：市政工程;檔案;信息化建設

現(xiàn)階段大數(shù)據和信息技術不斷的發(fā)展，應用于社會生活的各個領域。市政工程檔案的管理模式也在發(fā)生變化，必須結合數(shù)字化管理技術，促進有效的電子檔案管理工作有效開展。隨著信息化管理手段的應運而生，極大地提升了市政工程檔案的管理效率和效果，大大提高了檔案管理的保障性作用。因此，檔案管理部門就要結合技術手段的提升，促進傳統(tǒng)的紙質檔案向電子檔案過渡，符合未來社會發(fā)展進程中檔案現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢。因此，內蒙古紅山物流園區(qū)管理委員會檔案管理部門也在進行積極的探索，進而在有效地保存原始檔案的基礎上，融合信息化的技術手段，加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。

一、現(xiàn)階段市政工程檔案信息化建設的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）缺乏具體的管理制度，整體發(fā)展無序化

現(xiàn)階段的市政工程檔案信息化建設進程中，只是具有初步的探究和設想，缺少落地的制度和實施策略，因此就會造成國內發(fā)展中的無序化，限制整體工作的推進速度。因此，就要首先直面制度的缺失問題，建立起有效的約束和保障制度，突破目前電子檔案管理方面的實際問題?，F(xiàn)階段，由于制度的缺失會帶來一系列的負面效應，整體工作持續(xù)中呈現(xiàn)出一定的盲目性和松散性，造成工作的推進速度受限，同時實際的推進效果不彰，這些都成為現(xiàn)階段市政工程檔案信息化建設進程中亟需解決的問題。因此，檔案管理部門就要結合實際的檔案管理工作需求，建立起嚴格的檔案管理制度。并且結合有效的敬業(yè)精神和職業(yè)態(tài)度，促進這一制度的執(zhí)行和落地，改變現(xiàn)階段的無序化管理狀態(tài)，提升整體的信息化進程。市政工程檔案信息化建設的意義重大，因為本身這些檔案中就包含著眾多城市發(fā)展和建設的信息，必須結合這些信息的記錄綜合考評城市建設工作的實際得失，在此基礎上不斷的調整和進步。因此，就要通過市政工程檔案信息化建設電子檔案的管理制度，促進信息技術在檔案管理領域中得到實際應用，并且在使用過程中解決應的安全管理問題，提升信息化檔案管理發(fā)展的進度。

（二）缺少檔案管理的流程，發(fā)展方向不明確

現(xiàn)階段市政工程檔案信息化建設的整體工作還處于初始階段，在此進程中缺少相關的技術流程，也會導致實際的發(fā)展方向不夠明確，進而影響實際信息化管理的推進效果。而在具體的市政工程檔案信息化建設過程中，傳統(tǒng)的紙質管理還具有一定的技術滯后性，在檔案留存、管理和信息共享的過程中具有很多的實際弊端，并且由于管理措施和手段的落后，和電子檔案管理效果也有很大的差異。因此，檔案管理部門必須建立信息化管理技術改造的流程和方法，從而明確整體技術的推進手段和發(fā)展方向，進一步的促進這項工作的開展和進行，實現(xiàn)科技化的工作手段，保障整體市政工程檔案信息化建設的有序推進，從而在電子檔案管理過程中具有實效性，系統(tǒng)的解決檔案管理和留存過程中的實際問題，同時有效的建立起數(shù)字化存儲體系，保障整體市政工程檔案的安全問題。因此，檔案管理部門就要結合實際的操作規(guī)范，在目前的大環(huán)境中積極的推動數(shù)字化改造，伴隨著大數(shù)據技術和電子政務的廣泛應用，改變現(xiàn)有的檔案文件存儲方式。

（三）工作人員培訓缺失，缺少信息管理能力

現(xiàn)階段隨著大數(shù)據技術和計算機技術的發(fā)展，市政工程檔案信息的管理手段發(fā)生了巨大的變化，電子文件結合其較多的技術優(yōu)越性，也逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質文件，在整體檔案管理的進程中發(fā)揮著重要的調節(jié)作用。但是現(xiàn)階段很多傳統(tǒng)的檔案管理人員不具備與時俱進的學習能力，缺少崗位技術培訓，使得相關的管理工作存在著嚴重的滯后性，限制整體市政工程檔案信息化建設的進程。因此，就要結合有效的崗位培訓，促進整體管理人緣素養(yǎng)的提升，使得市政工程檔案管理工作變得更加的現(xiàn)代化、科技化，進而達到高效化、便捷化的管理和共享局面，實現(xiàn)信息化管理手段的技術優(yōu)越性，促進整體檔案管理進程中，把電子檔案成為重要的檔案存儲形式，方便珍貴的歷史資料的留存，同時也促進具有保存價值的紙質資料得到較好的保護。

（四）整體檔案信息不完整，數(shù)據更新速度慢

同時，市政工程檔案信息也是在不斷的發(fā)展和變化的。在此進程中，工作人員必須結合信息化的管理技術，及時的進行檔案記錄內容的增補和填充，促進檔案信息的有效性，為城市建設的歷程進行綜合的記錄，便于后續(xù)建設中展開具體的規(guī)劃和評價，提升整體城市的建設水平，服務于社會建設和人民的生活幸福。因此，檔案管理部門必須結合信息化技術，開展信息的整合和填充工作。在此過程匯總，檔案管理人員必須要采用電子檔案的保存方法，便于在后續(xù)工作中實施具體的調整手段。為了提升檔案管理的便捷性，就要結合信息技術實施內容的增補，才能保證文件的完整性，以及在后續(xù)的存續(xù)過程中永久留存。但是目前電子檔案的發(fā)展過程中，由于工作人員缺少信息捕捉的敏銳性，以及相關技術水平的欠缺，電子檔案管理還不能夠做到面面俱到，如實的反饋市政工程檔案中的全部信息，因此必須提升工作人員的履職精神， 提升數(shù)據的更新速度，進而提升檔案管理的預期效果。

二、市政工程檔案信息化建設的改進措施

（一）建立管理制度，規(guī)范市政檔案信息管理目標

在進行市政工程檔案信息化改造的工作進程中，必須建立起有效的管理制度，才能保障這項工作的有序推進。在城市規(guī)劃和建設的過程中，為了更好地促進整體規(guī)劃措施的有效留存，務必要重視城市建設檔案工作，在此基礎上實施有效的技術革新手段，發(fā)展電子檔案管理模式，不斷提高整體檔案的實際效果。本人自接管內蒙古紅山物流園區(qū)管理委員會市政工程檔案管理部門工作以來，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，做到明確的責權利的落實，促進檔案管理工作人員具有嚴格的履職態(tài)度，以及有效的操作技術水平，最終保障檔案管理工作的信息化改造進程。在管理本單位市政工程檔案的工作中，筆者結合單位的實際情況，先后制定了《檔案管理員的職責》、《保密工作制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案登記制度》、《檔案資料征集制度》、《檔案鑒定工作制度》、《檔案檢查工作制度》、《檔案管理工作程序》、《檔案管理目標任務獎懲辦法》等一系列制度，并上墻公示，確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進。

任何一項工作效果的落實，都必須圍繞著有效的制度建設，才能在制度的引領下循序漸進的開展實際工作，促進工作內容的不斷分解和落實，同時也建立起明確的工作標準，促進整體工作水平的不斷提升?，F(xiàn)階段電子檔案管理的高效性得到了業(yè)界的普遍認同，因此管理部門就要結合這一技術的有效應用，提升具體的制度規(guī)范性，從工作的開展以及完成標準方面不斷的規(guī)范，促進嚴格的管理制度來指導工作的有序開展。因此，就要首先從制度的制定入手，既要保障制度的科學性，同時也要促進制度的有效實施，引導全體檔案管理人員遵循制度章程，履行制度規(guī)范，最終提升整體市政工程檔案信息化改造的工作效果，采取有效措施來促進信息化進程的不斷演變和推進，最終達到理想的檔案記錄和管理效果。同時，還要結合制度的規(guī)范，落實電子檔案利用過程中的安全管理問題，從而確保重要信息的有效留存，以及普通信息的資源共享。在整體市政工程檔案信息化改造中，制度的建立和遵守也是重中之重，必須結合制度的嚴肅性，改變現(xiàn)階段電子檔案的管理現(xiàn)狀，有效的縮減保護技術差異，針對系統(tǒng)的檔案開展有效管理和分析，根據實際情況實施可行的保護措施。

（二）確定工作流程，建立有效的管理模式和標準

長期以來，在城市檔案管理工作的運行過程中，由于缺少制度的規(guī)范，以及工作流程的保障，很多檔案管理的沒有形成固化的操作流程。因此在實際操作和管理中，就會由于管理人員的差異，具備管理的無效性特點。這也會導致管理工作出現(xiàn)混亂的局面。因此，就要在整體市政工程檔案信息化改造時，制訂具體的操作流程和標準，才能保障大體量的紙質文件進行數(shù)據化的轉變，進而提升檔案的科學性能，在后續(xù)的保管過程中做到方便快捷，改變原有檔案管理的機械化、刻板化局面。因此，就要遵循檔案管理中的存儲、增減、電子格式轉換等一系列工作的開展，進行技術流程的確定?，F(xiàn)如今，如何高效保管市政工程檔案一直是檔案管理的重點。由于傳統(tǒng)的紙質檔案管理較為低效，同時管理的措施手段以及方式方法單一，都會制約檔案的信息化改造效果。因此，就要制定操作的藍本，促進檔案管理人員可以結合有效的技術流程指導，進而便捷的進行操作，提升整體檔案管理的效率和效果。內蒙古紅山物流園區(qū)管理委員會在制定了有效的管理制度以后，輔助具體的管理措施和手段，提升了本單位對于檔案管理工作的重視程度，改變原有紙質檔案的管理簡單存放的從業(yè)狀態(tài)，實施城市檔案管理工作中的專業(yè)性管理。2021年，我單位把檔案硬件設施建設作為重要工作之一抓緊抓好。一是撥出?？钤O置檔案100余平方米，并實施改造、維護，增大了檔案容量;二是購置了鐵質文件柜10個以及大批消防、防盜、防蟲、刻錄機等設施和物品，提高了安全防范能力;三是按行政、業(yè)務、兩大類檔案設置1臺電腦作為總信息庫，并與全單位10余臺電腦聯(lián)網，加強了內部信息聯(lián)系和共享，提高了檔案管理的信息化水平;四是各科室資料的收發(fā)、登記、信息傳遞和電子文件的存放均實現(xiàn)了辦公自動化，檔案管理的科技含量倍增。

現(xiàn)階段必須提升具體的管理措施和手段，保障檔案管理人員結合電子檔案管理方式的應運而生，逐步的提升自身的管理能力，將傳統(tǒng)管理工作轉變?yōu)殡娮訖n案管理模式，切實的突破一系列技術難題和管理難題，做到與時俱進，構建現(xiàn)代化的新型電子檔案管理模式，更好進行檔案的歸納管理，突破現(xiàn)有檔案管理中的技術瓶頸，實現(xiàn)全新的工作局面。因此，要落實具體的操作規(guī)范，在科學技術飛速發(fā)展的階段，就要不斷結合信息化元素，改變原有的檔案管理觀念和措施，通過大數(shù)據技術實施管理改造，建立數(shù)字化的檔案資源庫，實現(xiàn)電子檔案管理的全新局面，提升檔案管理效果，促進檔案管理工作信息的整合和使用，做到檔案管理思想和操作行為的與時俱進，力求達到電子檔案工作的有效性。

（三）開展技能培訓，促進人員的信息化管理能力

為了促進檔案管理工作人員有效的開展檔案信息化改造工作，檔案管理部門還要開展有效的崗位技術培訓?，F(xiàn)階段，很多檔案管理工作還處于起始階段，并且由于檔案管理條件差異，也會出現(xiàn)工作效果良莠不齊的局面。由于很多技術人員習慣了原有的管理技術手段，在實際工作中不能夠實施全新的數(shù)字換管理技術，從而限制了整體管理技術水平的提升。因此，檔案管理部門必須進行有效的業(yè)務培訓，進而提升從而人員的能力水平，促進整體技術改造的順利推進和運行。現(xiàn)如今計算機技術和大數(shù)據技術的發(fā)展，為很多工作的開展提供了便利。但是同時也需求從業(yè)人員有效的把握和駕馭這種技術，促進市政工程檔案信息化管理的發(fā)展和應用，從而有效的規(guī)避紙質檔案存儲的弊端，進行檔案內容的有效計算機錄入和整理升級，從而滿足實施數(shù)據化信息管理條件，滿足檔案的“十防”要求，切實的達到相關技術要求，避免原有紙質檔案存儲的風險隱患。電子檔案管理工作是一項綜合的技能，需要工作人員掌握較好的計算機操作能力水平，同時對于電子信息的錄入和分類管理具備操作能力，從而結合新的信息化技術開展全新的檔案管理工作。內蒙古紅山物流園區(qū)管理委員會為了保障信息技術操作的效果，2020年初，單位組織了為期三天的檔案員培訓，作為單位市政工程檔案管理人員，課上我認真做筆記，課后提問消化，不但順利完成了培訓任務，并取得了結業(yè)證書。在進行培訓的進程中，不僅僅要注重理論知識的學習，還要結合實際的操作和指導提升管理人員的實際運用能力，確保可以獨立的開展檔案信息化管理工作。因此，相關的培訓內容就必須涉及理論和實踐的有效結合，在培訓的過程中以電子信息技術作為技術支撐，同時指導工作人員如何構建檔案的存儲條件，結合電子檔案的優(yōu)越性，進行電子信息技術的革新?？傊鸵Y合一系列的培訓，提升管理人員的技術水平，以及管理人員的技術素養(yǎng)，發(fā)揮電子檔案的管理優(yōu)越性。檔案的存儲和信息化改造必須經歷一個漫長的過程，在此階段對于實際的操作人員是具有嚴格要求的。因此，還要結合對于管理人員工作態(tài)度的引導，促進檔案管理人員在原有的存儲環(huán)境下，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化留存以及相關的技術改造。同時，在培訓工作的過程中，必須具有嚴格的物質和設備保障，引進計算機、掃描儀等設備，實現(xiàn)整體環(huán)境構建的數(shù)字化、信息化，是促進檔案管理工作建立科技化的必要手段。在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，還要注意網絡系統(tǒng)的建立，促進城市管理中的檔案信息有效的錄入，對于共享內容能夠及時的上傳至數(shù)字化網絡，結合設備聯(lián)網設施的引用，形成共享的信息平臺，建立起數(shù)字化的管理手段，從而保障城市建設和規(guī)劃的信息處于一個互聯(lián)互通的網絡環(huán)境之中，實現(xiàn)信息共享，搭建起便捷化、電子化的檔案存儲和分享環(huán)境。

三、總結

市政工程檔案信息化管理的意義重大，可以大大的提升信息的留存效果，同時結合信息化技術手段的改造，促進信息的交流和共享，為城市的發(fā)展和規(guī)劃提供有效的數(shù)據支持和保障。因此，市政檔案管理部門就要做到與時俱進，建立起嚴格的管理制度和操作規(guī)范，在人才引進的過程中做到專業(yè)對口。同時結合崗位技能培訓提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時還要在崗位培訓中做到理論聯(lián)系實際，促進市政檔案管理人員實踐技能提升，從而積極的投入工作，推動市政建設檔案電子化工作的快速發(fā)展。

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