當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足與應對措施

顧華 程丹

濱州醫(yī)學院煙臺附屬醫(yī)院

引言：人才信息的主要載體就是人事檔案的管理，它不僅可以做到全面科學地記錄個人經(jīng)歷、能力和工作業(yè)績的數(shù)據(jù)，還能夠讓各種各樣的人才在選擇到合適自己的崗位并最大程度地發(fā)揮自己的優(yōu)勢，創(chuàng)新能力和工作積極性得以提高。在人事管理的工作中，人事檔案是必不可少的一部分，是加強人才科學流動、提高資源合理配置使用效率、保障提高人才隊伍質(zhì)量的關(guān)鍵舉措，也是進行全面監(jiān)察了解，對于人才進行正確評價的主要依據(jù)。人事檔案管理工作是否是科學合理的，對相關(guān)單位和企業(yè)都造成直接性的影響。在當前新時代的人事檔案管理背景下，要求對人事檔案的管理工作的特點和作用要有一個充分的認識和了解，不斷結(jié)合實際情況，進一步分析其中存在的缺點和問題，努力將人事檔案工作落實到實處，使各個崗位的工作人員，能夠更加明確自己的職責，更加積極地去對待工作，從而促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足

（一）人事檔案管理意識不強

在醫(yī)院的人事檔案管理當中，對常見的是對重醫(yī)療病歷檔案和輕醫(yī)療檔案的管理，因為，第一，在宣傳過程中，沒有加強重視對《檔案法》和《檔案法實施方法》的宣傳[1]；第二，檔案工作無法帶來有效的經(jīng)濟效益，缺乏對檔案使用帶來的社會效益和經(jīng)濟效益的宣傳，醫(yī)院的人事檔案工作并沒有得到真正意義上的重視；第三，長期以來，檔案管理工作并沒有得到良好的重視和使用，無論是醫(yī)院領(lǐng)導還是醫(yī)院的職工都沒有對檔案管理的功能和作用有一個良好的認識，薄弱的檔案管理意識，沒有正確認識到檔案管理工作的重要性，總是覺得檔案管理工作可有可無；最后。在醫(yī)院的額檔案建設(shè)當中，沒有良好的使建設(shè)的功能得到有效的發(fā)揮，缺乏檔案資源信息的開發(fā)，使檔案的利用效率一直處于較低的狀態(tài)。

（二）人事檔案管理制度不完善，職能不明確

通常是由行政辦公室內(nèi)的綜合檔案室負責醫(yī)院的檔案管理工作，按照部分的歷史原因和醫(yī)院企業(yè)管理的要求，一般綜合檔案室只負責文書檔案的管理，而對于其他相關(guān)的檔案，比如人事、科技和醫(yī)療病歷檔案及各種檢查影像圖文等檔案都是有專門的部門內(nèi)部和業(yè)務(wù)科室進行管理的，因此在一個單位當中，形成了由多種管理機構(gòu)進行管理的格局。在醫(yī)院的檔案管理當中，還沒有一套完整健全的人事檔案管理制度。在當前時代和科學都在不斷發(fā)展和進步的背景下，檔案的內(nèi)涵和外延都在隨之改變，由于各類醫(yī)院在進行人事檔案管理工作時，還沒有建立出相符合的管理模式和標準，僅僅是根據(jù)自己現(xiàn)有的經(jīng)驗和對人事檔案管理工作的片面理解進行管理，遺漏了很多重要的檔案，使其沒有被納入檔案管理工作中，沒有做到開發(fā)利用，使很多重要的醫(yī)院檔案被深深掩埋，很多有用且重要的檔案資料沉睡在檔案室中，真正的價值沒有得到實現(xiàn)，缺乏管理的意義[2]。

（三）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不強

人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不強，大部分表現(xiàn)在具備較強的專業(yè)工作人員較少，專業(yè)知識掌握不到位、學歷文化程度較低、知識結(jié)構(gòu)不科學、還未完全掌握現(xiàn)代化的先進知識、專業(yè)管理更高層次的人員較少等原因。都導致了目前的檔案管理工作還不能夠適應新時期檔案管理工作的需求。很多醫(yī)院和單位知識單純的把檔案管理工作看作簡單的資料收集和文件的裝訂，以至于對檔案管理工作人員的要求不高，大部門檔案管理工作人員的能力還停留在自己原有的經(jīng)驗上，無法保證工作的質(zhì)量和效率，思想觀念和思想發(fā)展水平?jīng)]有做到與時俱進，缺乏創(chuàng)新能力和工作積極性。這也就是為什么大多數(shù)人都不愿意從事檔案工作的原因，這一現(xiàn)象，導致了檔案工作人員的調(diào)動頻繁，使檔案管理的水平受到影響。

（四）管理手段、方法和制度不夠先進

隨著人事管理制度的持續(xù)改革發(fā)展，人才流動、醫(yī)療服務(wù)企業(yè)、單位選拔優(yōu)秀人才的辦理手續(xù)持續(xù)簡單化，因為人事檔案管理方法的“ 終生”制，沒有獲得合理的補充和調(diào)整，使優(yōu)秀人才的流動受到了阻礙，直接導致人事檔案材料的不詳細，給新錄用企業(yè)在人事部門審批、審核工作上帶來影響。人事檔案管理方法是一項專業(yè)性、時代性、安全保密性較強的工作，人事檔案材料需要專職人員進行管理和獨立儲存。因為人事管理工作量大，人事檔案管理全是由人力資源管理工作人員兼任管理，屬于外行員工管理，在檔案管理方式上，由于沒有建立獨立檔案管理軟件，使管理方法還比較的原始和古老，非常容易導致人事檔案材料沒得到及時的整理歸納和檔案文件參差不齊的狀況發(fā)生，檔案管理工作人員對人事檔案補充搜集和創(chuàng)新升級工作進行較緩慢，無法立即使材料歸檔，精確地獲得補充[3]。此外，一些科學研究、課堂教學、技術(shù)職稱評定、繼續(xù)教育、績效考評、年終考核、薪水變動等方面的材料沒有及時歸檔，使歸檔的材料沒有在真正意義上體現(xiàn)出自己的價值。

（五）對于人事檔案的交接手續(xù)不夠重視

在對檔案進行交接時，出現(xiàn)打包移交，沒有按照規(guī)定的程序進行手續(xù)辦理，沒有做到及時檢查、及時清理和及時簽字，使檔案出現(xiàn)數(shù)量、材料等在交接的過程中出現(xiàn)責任不明確、界限不清楚等問題。除此之外，還有人認為檔案的交接工作就好像是交換一把鑰匙的問題，不必要過分重視，以至于在檔案的交接工作中出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。

（六）檔案的查詢速度慢、效率不高

現(xiàn)如今，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，通常都建立專業(yè)的檔案資料信息數(shù)據(jù)庫查詢，并充足借助使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息化技術(shù)性的優(yōu)點，應用電子計算機、掃描機等優(yōu)秀的機器設(shè)備和技術(shù)手段，將員工的檔案資料及時列入到電腦，再與有關(guān)的技術(shù)手段相結(jié)合，把文本、相片等轉(zhuǎn)換為中后期儲存的信息材料，如果有的員工信息有所變化，就可以立即使用電腦，對人員信息的進行及時的變更，這在一定程度上保障了員工信息材料的精確性、高效性和穩(wěn)定性；但目前嚴峻的形勢是，這僅僅為醫(yī)院中后期的數(shù)據(jù)分析帶來了便捷，而為快速查看和讀取信息和數(shù)據(jù)提升了一定的難度系數(shù)。例如，醫(yī)院在人才招聘的歷程中，遇到需要處理的勞動量較大時，當一職位存有很多人員報考的市場競爭情況時，管檔人員就需要在確定的時間內(nèi)查看很多的檔案資料，再加上檔案工作都還沒與局域網(wǎng)連接，以至于管檔人員要進行往返行走，才可以獲得人員檔案資料，既消耗了大量的時間，又使工作效率降低。因而，醫(yī)院在開展人事檔案管理工作中，管檔人員要充足利用優(yōu)秀的電腦系統(tǒng)，制訂切實可行的計劃措施。

（七）不規(guī)范的人事檔案材料工作

上文提到，資料在真實性和完整性方面還存在著諸多不足。首先，是因為醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導人員沒有對人事檔案的管理工作有一個較高的重視，以至于醫(yī)院在這個方面的資金和管理的投入都較少，所以醫(yī)院的人事檔案管理工作人員只能沿用較為古老和陳舊的管理手段進行資料和信息的收集。其次，由于資料收集的涉及面較廣，范圍較大，不僅包括工作人員之前的信息資料收集，還包括所有工作人員的資料信息，因此，在實際的工作人員資料收集當中，無法保證所收集資料的真實性和可靠性[4]。最后，就目前的狀況而言，醫(yī)院人事檔案的資料收集和保存方式都還較老舊，重點記錄的是醫(yī)院工作人員的經(jīng)歷和成績，并沒有將工作人員的最新實際情況客觀及時的進行反應。比如，缺乏對工作人員來到醫(yī)院之后的工作能力、專業(yè)業(yè)務(wù)能力的記錄，使醫(yī)院人事檔案資料直接缺乏完整性。

（八）信息化水平不足

當前的需求是人事檔案向信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展，但它需要一定的軟件技術(shù)和硬件技術(shù)的支持才能實現(xiàn)，另外，人事檔案的發(fā)展還要醫(yī)院改變傳統(tǒng)的管理模式，引進現(xiàn)代化的管理方法，用自動化、信息化、現(xiàn)代化來代替人工管理的行為。但是，目前，我國還有一部分醫(yī)院不具備先進的信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，沒有充足的資金構(gòu)建完善的計算機信息技術(shù)，還有一部分醫(yī)院，從根本上就沒有要加強信息化管理人事檔案的意識，仍然選擇停留在原地，應用人工管理的方式開展人事檔案管理工作[5]。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的應對措施

（一）強化人事檔案管理

醫(yī)院的管理層和領(lǐng)導人員需要對醫(yī)院人事檔案的管理提起重視，也應該為此注入更多的資金和物質(zhì)支持，建立健全相應的管理制度，提高對人事檔案的重要性管理宣傳，加強硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)，強化人事檔案工作的管理。明確自己的崗位職責，積極主動的配合資料的收集。

（二）健全管理制度

俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，必要的規(guī)章制度可以有效的對人事檔案的管理工作進行約束和指導，建立健全相關(guān)的管理制度，使人事檔案的管理工作更有規(guī)矩，更加有法可依。因此，醫(yī)院的管理層工作人員，要積極主動的學習中西方的優(yōu)秀人事管理文化和技術(shù)，并結(jié)合自身醫(yī)院的實際情況，進行管理制度的調(diào)整，確保收集到的消息真實可靠，及時歸檔，傳達準確[6]。

（三）加強信息化管理

人事檔案管理的信息化依賴于電子信息技術(shù)和機器設(shè)備的引入，管理層人員應給予適用人力資源和資金支持，便于完成材料搜集、儲存、升級、查閱、轉(zhuǎn)檔等工作，使他們均可在短期內(nèi)進行，以此提高工作效率[7]。實際上，個人檔案的信息化管理方法能為領(lǐng)導階層和別的管理崗位進行決策時提供及時且靠譜的參考資料，使其全方位掌握機關(guān)人員的道德修養(yǎng)主要表現(xiàn)、業(yè)務(wù)水平等信息，進而能夠更好地在“選拔任用”工作中引進信息化技術(shù)，一次建檔和信息錄入便可隨時隨地借調(diào)、查閱，節(jié)約了大量時間。與此同時，在內(nèi)部完成信息共享，能夠使各單位隨時借調(diào)各種數(shù)據(jù)信息，免去打印、復印、訂裝等步驟，有益于提升各單位的工作效能，節(jié)約資金、物力、人力。此外，根據(jù)設(shè)定個人檔案數(shù)據(jù)管理和應用管理權(quán)限，可以避免信息外泄，有益于人事檔案管理體制的進一步完善[8]。

（四）加強人才的培養(yǎng)

跟隨者醫(yī)院體制不斷深化改革的步伐，我國對醫(yī)院的人事檔案管理也提出了更多的要求，首先，就是加強醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)技能和專業(yè)知識的培養(yǎng)。在醫(yī)院加強人才培養(yǎng)的過程中，要重視對檔案工作人員的管理意識、責任意識和專業(yè)意識方面的培訓，使他們更具備責任心和崗位職責感，但是由于人事檔案管理工作本身就比較復雜，工作量較大，因此，醫(yī)院的管理層人員，要結(jié)合各方面的因素考慮，合理調(diào)配工作，定期的對管理人員進行專業(yè)的培訓，積極調(diào)動他們的工作興趣，提高他們的綜合素質(zhì)水平，確保檔案管理工作合理有序的進行。醫(yī)院要加強管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，可以從以下幾個方面入手：

1.培養(yǎng)他們對工作的熱情

檔案管理工作是一項繁雜的工作，管檔人員必須要具備很強的細心，只有喜愛自身所就職的工作，才可以一心一意地投入到工作中。檔案保管工作有別于別的工作，其工作內(nèi)容多、抗壓強度大，管檔人員除了要必須具備積極主動的工作態(tài)度以外，還需要在整個工作過程從頭開始忙到尾，管檔人員在工作過程中非常容易出現(xiàn)怠倦、焦慮情緒、心浮氣躁等負面情緒，因此管檔人員要在第一時間內(nèi)調(diào)整好自身的心理狀態(tài)，保證人事檔案管理工作一切正常并井然有序地展開。

2.基本功過硬

醫(yī)院檔案資料工作的本質(zhì)特征就有接觸起來易、真正做好難的一大特性，換句話說，管檔人員做的工作十分簡易，但無法保證細膩周全地做好檔案工作，尤其是在實際的工作成果上，盡管能確保工作中沒有誤差和錯誤，但還是無法做出杰出貢獻，這在一定程度上就會使管檔人員缺失主動性。對于此事，管檔人員要加強對自己的學習培訓，努力擴大自身的知識層面，具備大量的專業(yè)技能，提升自己的專業(yè)能力。

3.認真的工作作風

醫(yī)院檔案工作的工作量較大、可操作性強、每日任務(wù)重，其關(guān)系到醫(yī)院的員工情況、醫(yī)患關(guān)系等，這就必須管檔人員要具備用心的工作態(tài)度，不然一旦發(fā)生關(guān)鍵點上問題，或者自身的一時的粗心大意，就會對全部的管檔工作造成影響。所以，不管是在管檔人員的思想還是行為上，都必須對管檔工作提高重視，認真仔細的完成人事檔案的管理工作。

（五）嚴格把關(guān)收集的檔案材料

要想搞好醫(yī)院人事檔案管理工作中，主要的便是對收集的檔案材料開展嚴格監(jiān)督，嚴格遵守我國最新法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行一套實際標準的人事檔案管理計劃方案和操作步驟，對所收集的檔案材料開展用心核查，針對辦理手續(xù)不齊備、填寫不過關(guān)、材料不實際的一律不收取，規(guī)定實際工作人員對這些材料結(jié)合自身的具體情況進行填寫，只有收集的檔案材料具備一致性和真實有效，才可以使其具備真正的使用價值[9]。

（六）保證查檔資料的有效性

一般情況下，在對檔案文件的查閱上，多是由管檔工作人員來實際操作的，對于此事，管檔工作人員要強化管理觀念，學習豐富多彩的技術(shù)專業(yè)基礎(chǔ)知識，對于員工檔案材料前后左右不統(tǒng)一的問題，先以檔案資料材料中形成的最開始時間為標準[9]。例如，對于某一員工的出生日期有錯誤的問題出現(xiàn)，就必須先以檔案資料最開始的記錄為標準，再與員工進行具體的溝通和了解之后，再進行變更，當遇到比較復雜的情況時，管理人員必須要重視對材料的認真對比，并定期的進行實地考察和采訪，以此保證檔案材料具備準確性[10]。

三、結(jié)論

隨著科技進步和經(jīng)濟發(fā)展的發(fā)展趨勢，互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域飛速發(fā)展并滲入到每個行業(yè)領(lǐng)域的進步過程中，由于社會發(fā)展信息化水準也在不斷提升，所以對人事部門檔案開展信息化的管理方法是當今社會發(fā)展新時期的需求。醫(yī)院在開展人事檔案管理的工作任務(wù)是要學會運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案材料開展信息化管理，提高醫(yī)院人事管理工作者的信息化專業(yè)能力，以此能夠更好地符合新形勢下的要求。