崔艷美

摘 要：文書檔案真實(shí)記錄了企業(yè)日常發(fā)生的所有事情以及企業(yè)發(fā)展的歷史，也是后續(xù)管理工作進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障。雖然文書檔案管理工作在企業(yè)日常運(yùn)作中起到了非常重要的作用，但目前仍存在對(duì)文書檔案管理重視度不夠、難以區(qū)分文書和檔案工作、缺乏專業(yè)管理人員、檢索體系不健全等問題。本文從文書檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，探究得出提升管理層對(duì)文書檔案管理工作的統(tǒng)一意識(shí);區(qū)分文書與檔案，加強(qiáng)銜接環(huán)節(jié);培養(yǎng)相關(guān)人才，提升管理人員素質(zhì);完善管理制度，細(xì)化工作環(huán)節(jié);建立電子化文書檔案體系五項(xiàng)解決方案。

關(guān)鍵詞：檔案工作;專業(yè)素質(zhì);工作程序

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化的發(fā)展，越來越多的企事業(yè)單位出現(xiàn)在市場(chǎng)中，文書檔案管理工作作為記錄單位日常生活和管理工作的重要環(huán)節(jié)，已經(jīng)成為企業(yè)運(yùn)作的關(guān)鍵部分。文書檔案記錄了企業(yè)從發(fā)展之初到現(xiàn)階段的歷史和重要事件，所有的文書資料都要?dú)w于檔案，最后再將檔案整理成冊(cè)，并進(jìn)行后續(xù)的管理工作。但是，目前企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度還有待提高，在后續(xù)管理工作中也有待進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范。

一、文書檔案管理特點(diǎn)

1.政策性較強(qiáng)

文書檔案主要用來記錄企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、管理等各個(gè)時(shí)期和各個(gè)方面發(fā)生的事件，文書檔案管理就是將這些日積月累發(fā)生的事件整理成冊(cè)，有規(guī)律地放置并進(jìn)行管理。從管理內(nèi)容來看，文書檔案的記載和管理工作必須與國(guó)家法律法規(guī)相一致，不能違背國(guó)家的規(guī)定，文書檔案工作也是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理是否符合國(guó)家法規(guī)的據(jù)實(shí)記載。另外，文書檔案記載的格式要求也與公文材料格式要求相類似，這對(duì)相關(guān)人員的記載工作起到一定約束作用并且也能增強(qiáng)文書檔案的權(quán)威性。例如，重大事項(xiàng)的決議、重大會(huì)議記錄等。

2.文體多樣性

文書檔案記錄了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體內(nèi)容，其中記載了重要人物在特定事項(xiàng)中發(fā)生的活動(dòng)和所做的決定，這對(duì)所有企業(yè)都適用。作為具有法定效力的文書材料，文書檔案的信息文體表現(xiàn)形式根據(jù)記載內(nèi)容的不同而不同，具體而言有決定、指示、命令、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知等。這樣做的目的在于采用適合內(nèi)容的方法解決企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中不同類型的問題，以體現(xiàn)文書檔案的有效性和及時(shí)性。

3.內(nèi)容的豐富性

企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)、管理工作本身就復(fù)雜多樣，因此作為記錄企業(yè)活動(dòng)的文書檔案內(nèi)容就更加豐富了。一方面，文書檔案中記載了企業(yè)從最初創(chuàng)立、組織結(jié)構(gòu)到后續(xù)發(fā)展等過程中發(fā)生的相關(guān)大事件和概況，這些都真實(shí)反映了企業(yè)發(fā)展的歷史和面貌。另一方面，文書檔案從收集、記載、整理、再到后來的驗(yàn)證、利用、銷毀，在企業(yè)發(fā)展中起到了非常重要地提供憑證的作用，并且內(nèi)容豐富，形式多樣。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.對(duì)文書檔案管理的重視度不夠

相比于其他文件，文書檔案記載管理工作往往會(huì)被管理人員所忽略，沒有真正意識(shí)到文書檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要性，對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)也不夠全面和深刻。因此，也沒有做好企業(yè)文書檔案管理的實(shí)踐工作。管理人員普遍存在的想法是文書檔案管理并不能給企業(yè)帶來相關(guān)利益，反而需要管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去整理這些材料。因此，目前檔案管理工作存在的一個(gè)問題就是，管理人員對(duì)企業(yè)發(fā)展的歷史記載不完善、不細(xì)致，對(duì)企業(yè)發(fā)生的重要事件的記載也不具體，文書檔案整理工作懈怠疏忽，在各種因素的影響下，檔案內(nèi)容不具有及時(shí)性和有效性。

2.難以區(qū)分文書與檔案工作

一般而言，很多企業(yè)中的管理人員都沒有認(rèn)識(shí)到文書與檔案工作的不同，難以區(qū)分這兩者，而籠統(tǒng)將這兩項(xiàng)工作當(dāng)成一項(xiàng)工作去管理。其實(shí)，文書工作和檔案工作是有一定區(qū)別的，前者是整個(gè)文書檔案管理工作的前提，負(fù)責(zé)記錄企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)和管理事項(xiàng)，后者是對(duì)文書資料進(jìn)行整理排序，是對(duì)資料的進(jìn)一步完善。目前，許多企業(yè)的這兩項(xiàng)工作都非?；靵y，并沒有統(tǒng)籌安排文書和檔案工作，他們之間的協(xié)調(diào)工作也沒有順利進(jìn)行。總之，企業(yè)中的文書檔案工作存在脫節(jié)問題，彼此之間缺乏連接性，并且工作出現(xiàn)重復(fù)，降低了文書檔案管理效率，影響了整個(gè)管理中文件整理的質(zhì)量和速率。

3.缺乏專業(yè)管理人才

目前，許多企業(yè)中的文書檔案管理人員都是由其他管理人員兼任的，管理體系中非常缺乏文書檔案管理方面的專業(yè)人才。文書檔案管理專業(yè)人才不僅具備文書檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，而且接受的是當(dāng)下比較先進(jìn)的管理方式和理念，聘用這樣的專業(yè)人才不僅可以提高工作質(zhì)量和效率，還可以及時(shí)更新檔案管理方法，避免傳統(tǒng)管理方式中存在的漏洞。傳統(tǒng)管理方法不僅耗費(fèi)大量的人力、物力，而且對(duì)企業(yè)整個(gè)運(yùn)行的貢獻(xiàn)也有限。但是，現(xiàn)在普遍存在的狀況是，公司會(huì)選擇一些年齡比較大的或者即將退休的人員從事文書檔案管理工作，這些人員一方面專業(yè)知識(shí)有限，另一方面管理理念缺乏創(chuàng)新，不利于企業(yè)文書檔案管理工作發(fā)展。

4.檢索體系不健全

現(xiàn)階段的文書管理工作依然采用的是傳統(tǒng)的文件檔案檢索方法，這種傳統(tǒng)的方法效率低，質(zhì)量不高，而且需要耗費(fèi)大量的人力。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行文件檢索不僅速度快，而且只要有一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以。另外，文書檔案的編制工作標(biāo)準(zhǔn)目前還沒有統(tǒng)一，不同公司有不同的編制標(biāo)準(zhǔn)，不利于公司之間的對(duì)比，并且檢索工具的利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。因此，對(duì)現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不足是導(dǎo)致檢索體系不健全的一個(gè)非常重要的原因。

三、完善文書檔案管理的對(duì)策

1.提升管理層對(duì)文書檔案管理工作的統(tǒng)一意識(shí)

要想完善文書檔案管理工作，提升管理層對(duì)文書檔案管理工作的統(tǒng)一意識(shí)是首要前提，公司要組織相關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)定期參加相關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，了解文書檔案管理工作的重要性和基礎(chǔ)管理知識(shí)，提升管理人員對(duì)文書檔案管理工作的重視。在相關(guān)活動(dòng)中引入管理者對(duì)當(dāng)前成功案例和先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)以及加強(qiáng)對(duì)這方面的宣傳工作，以統(tǒng)一對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。另外，要增加一定的資金投入文書管理工作，以支持相關(guān)工作的有序展開，并建設(shè)文書檔案管理辦公室和檔案放置室。另外，領(lǐng)導(dǎo)要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)文書檔案管理工作中要點(diǎn)，將文書檔案管理學(xué)習(xí)與工作績(jī)效掛鉤，激發(fā)員工的工作積極性和主動(dòng)性。張貼與文書檔案管理工作相關(guān)的宣傳標(biāo)語(yǔ)，使學(xué)習(xí)文書檔案管理工作相關(guān)知識(shí)和技能成為工作人員認(rèn)真對(duì)待的事項(xiàng)。B112CC55-18E6-44A4-B536-5D859A531B97

總之，文書檔案管理工作在企業(yè)日?；顒?dòng)中非常重要，管理層和公司內(nèi)人員都要時(shí)刻重視并學(xué)習(xí)，管理層要形成對(duì)文書檔案管理工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，擺正公司對(duì)文書檔案管理工作的態(tài)度。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)做好文書檔案管理工作的第一步，為公司更長(zhǎng)久的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)，文書檔案管理工作的各項(xiàng)事務(wù)才會(huì)有更強(qiáng)約束力，公司才會(huì)在遵循國(guó)家法律法規(guī)的基礎(chǔ)上健康發(fā)展。

2.區(qū)分文書與檔案，加強(qiáng)銜接環(huán)節(jié)

完善文書檔案管理工作要區(qū)分文書和檔案工作，文書和檔案是不同環(huán)節(jié)形成的資料，文書是前期階段對(duì)事項(xiàng)的記載，檔案是將資料整理成冊(cè)并按一定的順序擺放。文書檔案管理工作周期中的各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開文書和檔案。因此，區(qū)分文書和檔案，加強(qiáng)這兩個(gè)環(huán)節(jié)的銜接對(duì)文書檔案管理工作的展開非常重要。首先，文書工作要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家規(guī)定的格式進(jìn)行，不同的內(nèi)容根據(jù)事件的性質(zhì)采用不同格式，以加強(qiáng)文書檔案資料的參考性和有效性。

其次，在進(jìn)行文書整理工作時(shí)，要按照一定順序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并按時(shí)間順序進(jìn)行擺放，以便后續(xù)查找。同時(shí)，在有關(guān)工作人員查閱其中的檔案時(shí)，要通過一定環(huán)節(jié)的審核，確保要查閱資料的人沒有不正當(dāng)目的。檔案查閱過程中也要有監(jiān)督人員在場(chǎng)。最后，文書檔案的銷毀工作也要遵循一定的程序和標(biāo)準(zhǔn)?？傊?，文書與檔案是兩個(gè)不同的工作內(nèi)容，兩者的統(tǒng)一配合和相互銜接才能構(gòu)成完整的文書檔案管理工作。另外，這兩者也是相互制約關(guān)系，如果文書工作不夠細(xì)致完善，會(huì)影響后面的檔案整理工作，如果檔案工作出現(xiàn)紕漏，那就會(huì)浪費(fèi)大量的文書資源。這兩項(xiàng)工作相輔相成，在企業(yè)工作中占有同樣重要的地位。因此，企業(yè)要打好基礎(chǔ)，設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，才能確保文書檔案管理工作的每一步都能有序進(jìn)行。

3.培養(yǎng)相關(guān)人才，提升管理人員素質(zhì)

目前，文書檔案管理工作面臨著缺乏專業(yè)人才的難題，因此公司不僅外部要聘用專業(yè)人才從事文書檔案管理工作，內(nèi)部也要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)文書檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，以提升管理人員的綜合素質(zhì)。首先，要減少企業(yè)中文書檔案管理工作由其他人員兼任的情況，必須由專門人員專職從事文書檔案管理工作。另外，在提升專業(yè)人員的知識(shí)與技能的同時(shí)，也要培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，要對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，要求其必須遵循國(guó)家法律法規(guī)，不可徇私舞弊。同時(shí)，公司也要培養(yǎng)工作人員掌握現(xiàn)代科技知識(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理文書檔案?？傊?，單位要注意培養(yǎng)文書檔案管理工作方面的人才，不僅要提升其專業(yè)知識(shí)和技能，而且要使其學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提升其專業(yè)素養(yǎng)。只有由專業(yè)人員從事文書檔案管理工作，才會(huì)進(jìn)一步提升企業(yè)文書檔案管理工作的效率以及專業(yè)性。文書檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常復(fù)雜細(xì)致的工作，需要專業(yè)人員科學(xué)地整理冗雜的資料，才能緊跟企業(yè)發(fā)展的腳步，使企業(yè)能夠快速找到日常事務(wù)中所需要的所有資料。只有前期打好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，才能在后續(xù)中穩(wěn)步推進(jìn)文書檔案資料的整理、利用和銷毀工作。

4.完善管理制度，細(xì)化工作環(huán)節(jié)

管理制度是對(duì)整個(gè)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，對(duì)整個(gè)工作環(huán)節(jié)的統(tǒng)籌規(guī)劃。完善文書檔案管理工作，必須制定管理制度和工作細(xì)則，明確規(guī)定文書檔案管理工作每一步環(huán)節(jié)中的操作標(biāo)準(zhǔn)。比如，如何分配工作器械、軟硬件設(shè)施如何配備等，主要解決的是文書檔案管理各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作。

另外，在采用信息化手段進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)要確保信息的安全性和保密性，確保信息不會(huì)泄露。除此之外，要完善管理工作的獎(jiǎng)懲機(jī)制和問責(zé)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)事事有人做，事事有人負(fù)責(zé)，提升文書管理工作的有效性。細(xì)化工作環(huán)節(jié)，應(yīng)該做好以下四個(gè)方面，一是轉(zhuǎn)變觀念，做到事事有人負(fù)責(zé)，使每一位工作人員都有事可做，并且有明確的工作安排;二是轉(zhuǎn)變作風(fēng)，管理人員靠前指揮，使每一項(xiàng)工作都有領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行指揮安排，統(tǒng)籌兼顧，確保工作人員不會(huì)自亂陣腳;三是完善工作，事事有標(biāo)準(zhǔn)，工作人員應(yīng)該在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下行事，增強(qiáng)文書檔案管理工作的規(guī)范性和約束力;四是嚴(yán)格獎(jiǎng)懲，事事有考核，考核要真實(shí)有效，從實(shí)際出發(fā)。總之，完善管理制度，細(xì)化工作環(huán)節(jié)是完善文書檔案管理工作的制度保障，只有在標(biāo)準(zhǔn)化制度下，文書檔案管理工作才更加具有權(quán)威性。文書檔案管理工作從開始記錄到最后結(jié)束，都要事事有人負(fù)責(zé)，工作環(huán)節(jié)一環(huán)扣一環(huán)，以加強(qiáng)文書檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

5.建立電子化文書檔案體系

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，文書檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，建立電子化文書檔案體系?，F(xiàn)階段的文書檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)方式記載和管理，但傳統(tǒng)方法不僅效率低而且耗費(fèi)人力、物力。應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)開展文書檔案管理工作不僅可以同時(shí)進(jìn)行批量化整理資料，節(jié)省大量時(shí)間，而且強(qiáng)大的大數(shù)據(jù)整理功能可以提供更加多樣的數(shù)據(jù)檢索功能，能夠在短時(shí)間內(nèi)找到需要的材料。

另外，智能化存儲(chǔ)系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)更新檔案資料，提醒工作人員到期需要核實(shí)和銷毀的文書檔案資料，這些工作只要操作計(jì)算機(jī)就可以完成，可以節(jié)省大量人力和物力，提升文書檔案管理工作效率。

首先，要完善技術(shù)體系，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，開發(fā)先進(jìn)的電子信息管理系統(tǒng);其次，提升電子化性能與安全水平，及時(shí)更新系統(tǒng)和建設(shè)設(shè)備，如果發(fā)現(xiàn)信息泄露問題要及時(shí)解決。

最后，管理理念和管理方式也要結(jié)合現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)進(jìn)行，結(jié)合先進(jìn)理念和大數(shù)據(jù)功能對(duì)工作人員進(jìn)行管理，使文書檔案管理工作時(shí)刻保持與現(xiàn)代科技同時(shí)進(jìn)步。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)中必不可少的部分，越來越多的管理者已經(jīng)開始意識(shí)到文書檔案管理工作在企業(yè)日常生產(chǎn)管理活動(dòng)中的重要性。總體來說目前文書檔案管理工作普遍存在工作人員意識(shí)不統(tǒng)一、管理方式落后等問題。要推進(jìn)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，公司不僅要培養(yǎng)和聘用相關(guān)的專業(yè)人員從事文書檔案管理工作，還要學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將其應(yīng)用于文書檔案管理工作，建立電子文書檔案管理系統(tǒng)。除此之外，公司應(yīng)該完善文書檔案管理工作，標(biāo)準(zhǔn)化工作細(xì)節(jié)。只有從這些方面入手，使文書檔案管理工作得到進(jìn)一步發(fā)展，提高文書檔案管理工作的約束性、權(quán)威性和工作效率。

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（作者單位：太原市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣服務(wù)中心）B112CC55-18E6-44A4-B536-5D859A531B97