信息化條件下的財務(wù)數(shù)據(jù)管理與應用
——F集團財務(wù)信息化案例研究

文/劉沙（南方新材料科技有限公司）

一、信息化條件下的公司財務(wù)數(shù)據(jù)管理與應用的實施路徑

（一）實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準化

標準化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，財務(wù)數(shù)據(jù)應用的首要任務(wù)是實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的標準化。為便于所有利益相關(guān)者獲取和利用財務(wù)信息，運用安全、統(tǒng)一和智能化的格式實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)傳輸?shù)臉藴驶直匾?，這就要求做到兩點：（1）夯實底層業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標準，使廣大的業(yè)務(wù)人員清楚并掌握一定的財務(wù)知識，使他們了解他們所進行的業(yè)務(wù)操作將會直接生成財務(wù)憑證，應對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、合法性負責；（2）進一步加強財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，找出業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的規(guī)律，并將這種規(guī)律通過信息系統(tǒng)進行固化，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)向財務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換充分，展現(xiàn)數(shù)據(jù)信息客觀。

（二）建立業(yè)財聯(lián)動、高度協(xié)作的開放財務(wù)架構(gòu)

實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)標準化以后，還需要進一步打破信息壁壘，使業(yè)務(wù)財務(wù)各類系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息的共享，實現(xiàn)全流程、高效率的線上協(xié)作，從而拓展企業(yè)財務(wù)管理職能邊界，建立更加開放的財務(wù)架構(gòu)和更寬廣的財務(wù)信息溝通平臺。具體的邏輯思路主要是：明確財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都可查詢，明確項目單號、憑證編號等作為主數(shù)據(jù)管理，通過主數(shù)據(jù)查詢，可以正反兩個方面查詢到相關(guān)信息，即業(yè)務(wù)信息可追蹤到生成的憑證，財務(wù)信息可查詢到由哪一項業(yè)務(wù)信息所生成，并通過對業(yè)務(wù)信息的分析，找出業(yè)務(wù)信息的規(guī)律性，從而為企業(yè)的發(fā)展提供真實、可靠的決策依據(jù)。

（三）開發(fā)財務(wù)輔助決策系統(tǒng)

通過建立預警值、期望值等指標，利用信息技術(shù)，實現(xiàn)對財務(wù)信息系統(tǒng)的全天候檢測，發(fā)現(xiàn)異常及時報警，同時對決策使用的財務(wù)信息進行歸納總結(jié)，固化現(xiàn)實，為管理層進行經(jīng)營決策提供依據(jù)。

二、F集團財務(wù)數(shù)據(jù)管理與應用舊狀

（一）數(shù)據(jù)收集、傳輸、加工舊狀

F集團共有89家分、子公司，分散在湖南省內(nèi)12個市縣，其中有84家商混企業(yè)、2家骨料企業(yè)、1家物流企業(yè)、1家商混骨料一體化企業(yè)，內(nèi)部交易量大；公司總部下設(shè)16個法人片區(qū)，共有89個會計核算主體，擁有規(guī)范的管理流程，會計業(yè)務(wù)處理有統(tǒng)一的會計政策、會計科目、報表等各項標準；資金業(yè)務(wù)實現(xiàn)全范圍集中，財務(wù)人員在各片區(qū)內(nèi)集中。

原始生產(chǎn)數(shù)據(jù)通過ERP系統(tǒng)生成，經(jīng)統(tǒng)計人員手動整理后報送會計，通過會計人工核對后，再手動制單錄入NC系統(tǒng)；原始憑證、記賬憑證及其他會計檔案都采用紙質(zhì)檔案形式進行保管；全公司每月統(tǒng)一結(jié)賬。

財務(wù)報表按照管理層級，采用逐級匯總的方式生成；單體報表通過用友IUFO報表系統(tǒng)自動生成；內(nèi)部交易數(shù)據(jù)通過手工編制關(guān)聯(lián)方交易表、依靠人工清對形成抵消底稿；合并報表經(jīng)過兩級手工匯總編制、總公司一次集中抵消內(nèi)部交易數(shù)據(jù)后生成。

（二）存在的問題與需求分析

1．財會標準化水平需進一步提升

核算人員未實現(xiàn)全局集中，由于理解誤差和信息不對稱，雖然建立了規(guī)范的管理流程與信息標準，仍存在不合規(guī)的個性化操作。另外標準化水平參差不齊，影響了整體的財務(wù)信息水平；下屬單位多且分散，各區(qū)域的銷售、采購等業(yè)務(wù)模式帶有鮮明的地方特色，個性化業(yè)務(wù)如內(nèi)部企業(yè)之間的委托加工還沒有建立操作標準；新興的骨料、物流企業(yè)，在成本核算方面比較粗放，如骨料企業(yè)沒有實現(xiàn)系統(tǒng)自動成本結(jié)轉(zhuǎn)，不能查看到各個產(chǎn)品的成本構(gòu)成。

2．財務(wù)信息的質(zhì)量亟待提升

數(shù)據(jù)采用逐級上報的方式，在加工匯總過程中，會出現(xiàn)手動調(diào)整的現(xiàn)象，信息的真實性打了折扣；報表系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)是獨立的兩個系統(tǒng)，不能追蹤查詢賬務(wù)數(shù)據(jù),報表匯總后無法穿透查詢各個節(jié)點的單體數(shù)據(jù)，使用不方便；內(nèi)部交易和往來頻繁，需要耗費大量的人力物力進行對賬，人工清對內(nèi)部交易數(shù)據(jù)杜絕不了“人為強行一致”，導致賬表不符，影響了會計信息的可用性。報表生成后，財務(wù)總賬反結(jié)賬操作難以控制，會計人員可以私下修改憑證，影響報表數(shù)據(jù)的延續(xù)性。

3．信息獲取成本和會計工作效率亟須改善

財務(wù)信息至少需要經(jīng)過三級傳遞、兩級匯總，不僅耗費了各級財務(wù)人員的工作量，也造成了數(shù)據(jù)質(zhì)量不高；財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門通過線下單據(jù)傳遞經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息，數(shù)據(jù)重復錄入，增大了財務(wù)人員工作量，而且對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的記錄也會存在口徑不一，增大了溝通、核對成本。月初業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)常提供不及時，比如水泥單價、新增客商、業(yè)務(wù)費用計提等，直接影響財務(wù)報表編制的及時性與準確性。

4．數(shù)據(jù)分析和挖掘的深度與廣度有待加強

財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒有銜接起來，報表匯總后也無法追溯到前端業(yè)務(wù)，不能實現(xiàn)信息的互聯(lián)共享、及時傳遞，制約了信息的深層次加工和綜合利用。分析人員在挖掘異常數(shù)據(jù)的波動原因時，主要是通過詢問業(yè)務(wù)部門獲取信息，信息的真實性無法保證；財務(wù)數(shù)據(jù)分析維度單一，未能建立起多維度、全方位的財務(wù)數(shù)據(jù)分析體系，財務(wù)信息對決策的支撐有限。

三、F集團財務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2020年9月下旬，F(xiàn)集團開始部署實施用友NC Cloud財務(wù)會計系統(tǒng)，第一期項目包含總賬、固定資產(chǎn)和集團報表、集團合并報表四個模塊。2021年1月1日，已成功從原來的NC56系統(tǒng)切換至NC Cloud系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息化的第一個里程碑。2021年11月，第二期項目已上線供應鏈系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)財稅一體化（圖1）。

圖1 F集團財務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

四、信息化實施后對公司財務(wù)數(shù)據(jù)管理與應用的影響

（一）內(nèi)部交易協(xié)同業(yè)務(wù)

在處理集團內(nèi)部交易時，為減輕工作量，保證會計核算的準確性，系統(tǒng)提供集團內(nèi)部交易的協(xié)同功能，即根據(jù)協(xié)同業(yè)務(wù)設(shè)置的內(nèi)部各成員單位之間的科目對應關(guān)系，由一方單位的憑證協(xié)同生成另一方單位憑證的“協(xié)同憑證”功能。確認方只需補充填制一半的憑證，減輕了記賬人員的工作量；協(xié)同業(yè)務(wù)是為內(nèi)部交易對賬業(yè)務(wù)打基礎(chǔ)，它將以往集中到月初對賬的任務(wù)分攤至每次協(xié)同發(fā)生時，能夠?qū)崿F(xiàn)關(guān)聯(lián)方往來的實時清對，保證會計核算的準確性。

（二）內(nèi)部交易對賬業(yè)務(wù)

集團內(nèi)各成員單位之間定期就相互交易的會計記錄進行的數(shù)據(jù)對賬工作即為內(nèi)部交易對賬，雙方通過檢查各自內(nèi)部交易業(yè)務(wù)有無錯記、漏記情況，以確保交易雙方各自記錄準確無誤。其核對結(jié)果可以為合并報表系統(tǒng)確定內(nèi)部交易業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；系統(tǒng)支持一對多、多對多對賬，可篩選對符、未對符情況，呈現(xiàn)一目了然的對賬結(jié)果，并且可以追蹤查詢至未對符的憑證；該業(yè)務(wù)可有效減少財務(wù)人員核對關(guān)聯(lián)方往來的工作量，還可避免因疏漏、人為調(diào)表等造成的賬表不符。

（三）集團報表

集團報表和集團合并報表是NC Cloud企業(yè)績效管理平臺的兩個產(chǎn)品模塊。不同于舊系統(tǒng)的是，它們與NC Cloud總賬系統(tǒng)同處于一個系統(tǒng)中，兩者的同時使用不需要切換登錄界面；集團報表可提供報表編制、數(shù)據(jù)采集和報表過程管理的全方位管理服務(wù)；支持按需定制報表和任務(wù)，實現(xiàn)了報表DIY功能，可根據(jù)需要設(shè)置管理類報表，提供多種從業(yè)務(wù)系統(tǒng)取數(shù)的途徑，目前公司大部分報表可實現(xiàn)全表取數(shù)自動生成；提供為滿足企業(yè)內(nèi)部管理和外部監(jiān)管上報要求的各種報表進行審核、匯總的服務(wù)，提供報表數(shù)據(jù)的報送管理服務(wù)；同時，報表支持追蹤查詢至總賬憑證，核對、查找非常方便；可設(shè)置報表上報后總賬不能反結(jié)賬，避免報表出具后，又反結(jié)賬修改以前月份憑證的違規(guī)操作，保證會計信息的延續(xù)性；每月的集團報表中不僅有當月數(shù)，還呈現(xiàn)了上月、上年同期數(shù)據(jù)，方便企業(yè)對比分析時取數(shù)。

（四）集團合并報表

當內(nèi)部交易對賬全部對符后，可一鍵生成合并報表。集團合并報表可根據(jù)設(shè)置好的報表組織體系，創(chuàng)建多個合并方案，用于滿足不同口徑的合并。目前F集團根據(jù)管理層級設(shè)置了區(qū)域、集團兩個層級的合并報表，并且可查詢所有合并單元的報表數(shù)據(jù)，分布排列在一個表格中，直觀全面；可設(shè)置合并報表上報后，下一層級的合并報表、單體報表都不能修改；合并報表同樣設(shè)置有上月、上年同期數(shù)。

（五）業(yè)財稅一體化

業(yè)財稅一體化系統(tǒng)融合MES（制造執(zhí)行系統(tǒng)）、GERP（集團運營管理系統(tǒng)）、SES（結(jié)算系統(tǒng)）、NCC（財務(wù)系統(tǒng)）和森揚云稅G3票稅通五個系統(tǒng)，五個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)可以正向流轉(zhuǎn)，部分模塊也能逆向回寫。（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)搭建：客商在NCC中增加同步至GERP與MES系統(tǒng)，既保證了客商信息的準確性，也確保了集團內(nèi)客商信息的唯一性，為應收賬款風控管理提供了全局管理的依據(jù)；項目（合同）在GERP中新增同步至NCC系統(tǒng)，切合實際業(yè)務(wù)流程。（2）各模塊間的關(guān)系：①所有的原始單據(jù)都從源頭（MES）發(fā)起，收貨與收單的職責在源頭，故過磅單與發(fā)貨單審核的第一道防線在MES；②財務(wù)會計下的存貨核算及應收應付是財務(wù)會計結(jié)算的節(jié)點，是涉及金額的管理；③SES系統(tǒng)承擔采購或銷售結(jié)算員的職責，采購人員維護采購合同價格后，在SES系統(tǒng)中經(jīng)過系統(tǒng)步驟計算完成就可傳至NCC的存貨核算中的采購入庫單，此時可以在存貨中查詢相應單據(jù)；（3）成本管理：在成本計算前必須對物料消耗量進行業(yè)財一致檢查，按系統(tǒng)預置流程逐步完成。

通過上線業(yè)財稅一體化系統(tǒng)，小到物料編碼的統(tǒng)一、成本核算的自動取數(shù)，大到發(fā)貨流程與應收賬款風險管控，明顯改善款、貨、票、合同對象不一致現(xiàn)象，降低稅務(wù)風險；業(yè)務(wù)從發(fā)起到核算實現(xiàn)標準流程管理；業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)不再各自為政，而是息息相關(guān)，為財務(wù)審核與監(jiān)督業(yè)務(wù)的完整性、合理性及真實性提供依據(jù)；打破時間、空間限制，實現(xiàn)集團“無邊界”管理，提高內(nèi)部控制水平；增強跨部門協(xié)作能力，業(yè)財進一步融合。

五、信息化條件下的公司財務(wù)數(shù)據(jù)管理和應用的改進措施

（一）夯實系統(tǒng)功能，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

1．充分利用協(xié)同憑證功能，提升財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性與可用性

用戶在實施協(xié)同憑證過程中，只要平時核對好每筆協(xié)同憑證，在月初內(nèi)部交易對符結(jié)賬后，即可實現(xiàn)一鍵生成報表，并同步至各級合并報表。這樣，從結(jié)賬到生成最終的集團合并報表，都可成為“一鍵式”操作。時間上，目前可從原來手工匯總、傳遞的4至5天，縮減為2至3天。憑借業(yè)財一體化系統(tǒng)的上線，實現(xiàn)與前端人資、工程、物資、營銷等業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)集成后，如果將協(xié)同憑證覆蓋范圍擴大至業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)的實時核對，那么將有可能實現(xiàn)“1天出報表”。核算的速度非常重要，能為經(jīng)營決策層以及其他業(yè)務(wù)部門提供更及時的數(shù)據(jù)支撐。同時，協(xié)同憑證實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)之間、業(yè)財數(shù)據(jù)之間的核對一致，系統(tǒng)信息就能互聯(lián)共享，實現(xiàn)深層次加工和綜合利用。

2．運用報表DIY功能，搭建多維報表，更好地發(fā)揮服務(wù)功能

2020年12月底，F(xiàn)集團大部分財務(wù)人員都接受了關(guān)于報表搭建的培訓。在正式環(huán)境中，由F集團本部財務(wù)部各模塊人員負責搭建所需的報表。除了以往需要統(tǒng)一報送的標準報表，公司后續(xù)還可將內(nèi)部經(jīng)常所需的數(shù)據(jù)指標化，搭建組合報表，實現(xiàn)管理報表多層次、多視角、多口徑的應用和隨需展示，比如日日新報表、考核指標表、財務(wù)分析、業(yè)務(wù)口徑表等。進一步地，公司還可以開發(fā)利用企業(yè)績效分析功能，運用圖表管理、故事板管理將分析表格圖示化，提升數(shù)據(jù)的可視化、親民化，更好地發(fā)揮服務(wù)功能。

（二）轉(zhuǎn)變財務(wù)數(shù)據(jù)處理模式，增強數(shù)據(jù)的利用效率

隨著廣泛應用前沿的IT技術(shù)，基于桌面、基于紙面的傳統(tǒng)處理方式將會被打破，數(shù)據(jù)獲取與提供方式也將發(fā)生變化。首先，在數(shù)據(jù)對內(nèi)提供方面，財務(wù)部門可以直接在系統(tǒng)中導出數(shù)據(jù)傳遞給管理層和業(yè)務(wù)部門，管理層、審計部門也可以直接進入系統(tǒng)查看、使用數(shù)據(jù)，而不再是基于EXCEL表格的傳遞；內(nèi)部的各種檢查，比如說標準化檢查、目標責任審核等可以直接在線上開展，查看影像掃描附件，無須再去現(xiàn)場查看紙質(zhì)檔案資料。NC Cloud財務(wù)產(chǎn)品提供了全面的審計線索、記錄業(yè)務(wù)操作日志，符合內(nèi)控要求。外部審計、稅務(wù)機關(guān)等取數(shù)也將更方便,財務(wù)系統(tǒng)支持審計接口導出，系統(tǒng)日志記錄了每個用戶的操作痕跡，稅務(wù)系統(tǒng)可以通過查驗系統(tǒng)日志來分析企業(yè)是否有不合規(guī)的賬務(wù)操作。

（三）拓展數(shù)據(jù)資產(chǎn)范疇，增加企業(yè)經(jīng)濟效益

企業(yè)數(shù)據(jù)通常分為企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)、企業(yè)外部數(shù)據(jù)和企業(yè)購買數(shù)據(jù)。企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)主要來源于企業(yè)本身，是企業(yè)通過自身的交易和事項形成的，或通過進一步的處理、挖掘和集成所掌握的市場需求數(shù)據(jù)、行業(yè)發(fā)展趨勢數(shù)據(jù)等。企業(yè)外部數(shù)據(jù)主要是從互聯(lián)網(wǎng)、各類公開文件中所獲取，例如“企查查、天眼查”此類企業(yè)信息查詢網(wǎng)站。企業(yè)購買數(shù)據(jù)通常是從專業(yè)的服務(wù)商處購買，這些大數(shù)據(jù)服務(wù)商積累了大量的行業(yè)數(shù)據(jù)、廣告營銷數(shù)據(jù)、用戶行為數(shù)據(jù)等。在數(shù)據(jù)規(guī)模和容量達到一定程度后，企業(yè)應將擁有的各類數(shù)據(jù)作為資產(chǎn)管理，形成公司的數(shù)據(jù)湖，利用數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)挖掘等一系列技術(shù)平臺對其進行處理和分析，獲取數(shù)據(jù)更多的價值。財務(wù)數(shù)據(jù)是企業(yè)重要的資產(chǎn)，是財務(wù)管理的核心，通過挖掘這些數(shù)據(jù)，企業(yè)可以預測市場需求，進行智能化決策分析。也可效仿中國水泥網(wǎng)、Wind數(shù)據(jù)庫等平臺，建立“一切業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，一切數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化”的轉(zhuǎn)型目標，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保值增值。

（四）制定數(shù)據(jù)在線治理規(guī)則，保障財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性

一方面，在系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)治理模塊，提升海量數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控與治理能力。設(shè)立數(shù)據(jù)責任人，及時對預警數(shù)據(jù)進行維護。

另一方面，儲存在云端的數(shù)據(jù)需要更強的安全措施來保障，要在財務(wù)管理組織內(nèi)部增設(shè)專門的技術(shù)人員，負責對數(shù)據(jù)平臺維護以及更新升級企業(yè)信息防火墻，最大限度地避免財務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、平臺到應用的過程中被第三方惡意竊取、篡改和泄露的風險，保障財務(wù)數(shù)據(jù)的完整、準確和安全性。有必要建立應急預備方案，一旦發(fā)生意外，能有效降低數(shù)據(jù)風險。