高校二級(jí)學(xué)院檔案精細(xì)化管理對(duì)策研究

文/寧夏醫(yī)科大學(xué)外國(guó)語(yǔ)教學(xué)部 王媛媛

2020年6月20日，《中華人民共和國(guó)檔案法》的重新修訂為檔案事業(yè)提供了法律保障，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》在總結(jié)檔案事業(yè)發(fā)展成效的同時(shí)明確指出了“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的7個(gè)目標(biāo)和8項(xiàng)主要任務(wù)。我國(guó)高校檔案治理高質(zhì)量發(fā)展正朝著法治化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和精細(xì)化方向穩(wěn)步前行，高校檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，致力于服務(wù)學(xué)校中心工作和教育教學(xué)全過(guò)程。高校二級(jí)學(xué)院作為一線(xiàn)主體，是檔案的直接產(chǎn)生者，真實(shí)記錄著學(xué)院教學(xué)、科研、黨建、行政等工作的全過(guò)程，如何對(duì)門(mén)類(lèi)豐富、內(nèi)容繁瑣的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的規(guī)范化、精細(xì)化管理，從而提高檔案利用和服務(wù)效率至關(guān)重要。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不完善。一是二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作缺乏相應(yīng)的制度和指導(dǎo)性文件，對(duì)于“歸什么，怎么歸”缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，檔案管理員大多憑借工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行短期歸檔，歸檔的材料零散、不完整、不齊全。二是由于每個(gè)學(xué)院的工作實(shí)際不盡相同，即使借鑒其他工作指南和辦法，也只能是參考，不能作為部門(mén)檔案精細(xì)化管理的最終辦法。三是對(duì)于檔案管理缺乏監(jiān)督機(jī)制，不能做到“應(yīng)歸盡歸”長(zhǎng)期跟蹤，也沒(méi)有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，不能很好地調(diào)動(dòng)檔案管理員的工作積極性和主觀(guān)能動(dòng)性。

（二）檔案意識(shí)和管理隊(duì)伍薄弱。一是檔案管理工作作為高?；镜墓ぷ髦?，重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)被弱化，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)更加重視教學(xué)科研等工作，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展投入不足。二是檔案管理隊(duì)伍不健全，沒(méi)有成立專(zhuān)門(mén)的檔案工作小組，二級(jí)學(xué)院檔案管理工作大多由各專(zhuān)職教師或者各個(gè)秘書(shū)兼任，人員流動(dòng)性大，不能保證檔案管理的連續(xù)性。三是兼職管理員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，缺少專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，從而導(dǎo)致檔案管理工作難度增大。

（三）檔案的可持續(xù)利用率低。一是檔案整理、存檔流程不規(guī)范和不連續(xù)導(dǎo)致后期查找困難、再利用率低，缺乏長(zhǎng)期統(tǒng)一的有效歸檔措施，使得工作交接不連續(xù)、出現(xiàn)“斷崖”現(xiàn)象。二是很多教師對(duì)檔案歸檔尤其是教案、科研檔案等存在抵觸心理，認(rèn)為在教學(xué)科研中形成的成果屬于私有財(cái)產(chǎn)，不愿公開(kāi)，配合度差，檔案共享利用的作用很難發(fā)揮。三是二級(jí)學(xué)院之間缺少檔案共享、經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，尤其是閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、出具檔案證明、提供咨詢(xún)服務(wù)等形式的利用率低下。

（四）檔案信息化管理手段落后。目前二級(jí)學(xué)院更多使用紙質(zhì)檔案，仍采用手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陳舊、落后，造成很多不便，致使檔案工作繁瑣繁重。一是檔案存儲(chǔ)設(shè)施較差，沒(méi)有固定的檔案存放地點(diǎn)和配套設(shè)施，一般只存放在文件柜或者庫(kù)房，雜亂無(wú)序，容易丟失，不便于管理。二是檔案信息化建設(shè)困難，資金投入程度不足，導(dǎo)致音頻、視頻、圖片、電子版等文件得不到保存，智慧化建設(shè)推進(jìn)步伐更加緩慢。

二、寧夏醫(yī)科大學(xué)某二級(jí)學(xué)院檔案精細(xì)化管理舉措

針對(duì)高校檔案管理工作中存在的缺少檔案管理規(guī)范化操作流程、檔案雜亂無(wú)章、很難重復(fù)利用等問(wèn)題，本文以寧夏醫(yī)科大學(xué)某二級(jí)學(xué)院為例，結(jié)合工作實(shí)際，以二級(jí)學(xué)院組織架構(gòu)和工作模塊為主線(xiàn)，參照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，共劃分出DQ黨群、XZ行政、JX教學(xué)、KY科學(xué)研究和WS外事五類(lèi)一級(jí)類(lèi)目，按照責(zé)任分工和工作歸口部門(mén)，設(shè)置了黨總支、黨支部、辦公室、工會(huì)、教學(xué)辦、語(yǔ)言實(shí)驗(yàn)中心、科研辦和外籍教師管理辦8個(gè)二級(jí)類(lèi)目，具體歸檔內(nèi)容作為三級(jí)指標(biāo)，制定了切實(shí)可行的檔案精細(xì)化管理操作指南，為推動(dòng)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作有序、可持續(xù)發(fā)展提供借鑒，具體操作指南見(jiàn)表1。

表1 寧夏醫(yī)科大學(xué)某二級(jí)學(xué)院檔案精細(xì)化管理操作指南

?

三、高校二級(jí)學(xué)院檔案精細(xì)化管理對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立健全檔案管理制度。一是學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案工作，權(quán)責(zé)分明，全面建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，優(yōu)化考核制度。二是結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際，完善檔案管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施指南等制度體系，規(guī)范歸檔流程，明確檔案收集范圍、存放期限、歸檔日期、檔案盒標(biāo)準(zhǔn)、借閱流程和交接手續(xù)等，確保檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”并有效落實(shí)。三是樹(shù)立正確的檔案價(jià)值觀(guān)、檔案法制觀(guān)，同時(shí)加強(qiáng)檔案法治宣傳教育。四是在檔案管理實(shí)踐中，加強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控、隱患排查和應(yīng)急管理能力，優(yōu)化人防、物防、技防三位一體安全防范體系，保障庫(kù)房和設(shè)施設(shè)備安全可靠。

（二）打造專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，提高職業(yè)認(rèn)同感。一是建立健全人才引入和培養(yǎng)機(jī)制，設(shè)定專(zhuān)職檔案管理崗位，大力引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)背景的檔案管理人才，定崗定責(zé)，打造專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。二是加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提供外出培訓(xùn)和實(shí)踐機(jī)會(huì)，不斷提升專(zhuān)兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)技能。三是完善人才評(píng)價(jià)機(jī)制，深化檔案專(zhuān)業(yè)人員職稱(chēng)制度改革，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)，激勵(lì)工作，提升檔案工作人員的主觀(guān)能動(dòng)性和職業(yè)認(rèn)同感、自豪感。四是完善管理決策人員、檔案管理人員、檔案開(kāi)發(fā)利用人員和信息技術(shù)服務(wù)人員配備，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和智慧檔案館的建設(shè)提供有力保障。

（三）深挖檔案資源，提供多元服務(wù)。一是要善于挖掘各類(lèi)珍貴資源，彰顯檔案價(jià)值，擴(kuò)大檔案覆蓋面，不論從黨建、教學(xué)、科研還是從教師、學(xué)生等收集積累素材，使得檔案覆蓋面更加廣泛全面，內(nèi)容更加豐富，形式更加多樣。二是加大對(duì)原始檔案的開(kāi)發(fā)利用，按照年度或者特色定期整理成專(zhuān)題、匯編成冊(cè)或形成有特色的專(zhuān)題檔案，供學(xué)校檢查、供師生借閱等。三是及時(shí)總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案利用服務(wù)能力，突出檔案用戶(hù)的主體性、保證服務(wù)的針對(duì)性，穩(wěn)步推進(jìn)檔案的在線(xiàn)查閱、對(duì)外開(kāi)放，及時(shí)精準(zhǔn)地為學(xué)院發(fā)展提供參考。

（四）加快檔案信息化、智慧化建設(shè)，提升檔案管理水平。一是加大資金投入，全力打造系統(tǒng)完備、高效使用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，確保實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，不斷完善檔案資源庫(kù)。二是開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化集成管理，打破檔案管理各自為政的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和有效共享。三是在實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)歸類(lèi)、在線(xiàn)查閱、在線(xiàn)管理等功能的同時(shí)，從數(shù)字檔案館功能提升、資源整合、數(shù)據(jù)挖掘、感知計(jì)算、智慧技術(shù)運(yùn)用等角度推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是高校管理實(shí)踐中非常重要的工作，提升檔案管理水平對(duì)于充分發(fā)揮檔案價(jià)值有積極的意義。做好高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展和對(duì)學(xué)校決策管理具有重要參考和借鑒作用。二級(jí)學(xué)院要通過(guò)增強(qiáng)檔案意識(shí)、打造專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍、深挖檔案資源和價(jià)值、加快檔案數(shù)字化信息化建設(shè)等舉措，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理，同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供共享、多元、便捷、快捷的檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源價(jià)值，為高校高質(zhì)量發(fā)展提供保障。