談電子表格軟件在財務工作中的應用

諶業(yè)敏 東平湖管理局東平黃河河務局 井非非 山東潤泰水利工程有限公司第二養(yǎng)護分公司

一、財務工作中EXCEL 應用的必要性

（一）快速查詢財務相關數(shù)據(jù)

大部分單位財務工作較為煩瑣，上級部門或領導隨時需要相關財務數(shù)據(jù)，EXCEL 表格的正確熟練運用可以化繁為簡，快速提供部分所需信息。財務數(shù)據(jù)分析是單位運行狀態(tài)的檢測儀，可以通過 EXCEL 表格的數(shù)據(jù)分析功能，快速方便的為單位領導提供數(shù)據(jù)參考。及時掌握單位收支“大盤子”，了解單位財政資金、自有資金收支實時情況，保障資金使用安全有效，確保單位管理、項目決策做出正確判斷。有的單位財政資金保障率比較低，更需要繼續(xù)強化資金資產(chǎn)監(jiān)管，保障資金支付進度，保證資金使用效率，提升財務業(yè)務水平。

（二）促進部門間溝通協(xié)調(diào)

單位業(yè)務科室和部門較多，工作內(nèi)容也較為復雜。各科室或者部門經(jīng)濟事項較多，工作內(nèi)容不盡相同。對財務部門而言，加強各科室或者部門間的溝通尤為重要。在財務實際工作中，比如職工培訓費、各種會議費、公務用車運行維護費、值班費、差旅費等都是較為重要的經(jīng)濟事項，財務部門需要設計不同 EXCEL 表格，記錄日常經(jīng)濟支出事項，方便各科室間的溝通協(xié)調(diào)，為相關科室和部門提供真實有效的數(shù)據(jù)參考，為下一步工作安排奠定基礎。

（三）助力審計工作、規(guī)范財務發(fā)展

單位每年都會接受社會審計，審計部門對單位收支情況、資產(chǎn)財務狀況、重點經(jīng)濟分類事項等進行審計監(jiān)督。在財務工作中，通過長期實踐探索出一些重點事項，利用 EXCEL 分析表格格式，對部分固定檢查的重點事項進行日常記錄和分析，達到提前收集、提前準備、隨時核查的目的。

二、基層財務工作與EXCEL 的應用分析

（一）支出情況與EXCEL 的應用分析

目前在新發(fā)展理念下，既要節(jié)支降耗提升資金的使用效率，也要保證單位的正常運轉，單位領導需要時刻掌控單位的收支情況。對此，基層財務人員需要定期向領導匯報相關基本支出和項目支出的進度，為年度資金整體安排提供依據(jù)，為下年度預算編制提供翔實的數(shù)據(jù)分析。

支出執(zhí)行進度表格的設計，是以水利財務管理信息系統(tǒng)應用軟件中預算指標余額查詢?yōu)榛A，分為基本支出執(zhí)行進度表和項目支出執(zhí)行進度表?；局С鰣?zhí)行進度表橫向包含科目編碼、科目名稱、支出類別（經(jīng)濟分類）、本年支出執(zhí)行情況、備注等。本年支出執(zhí)行情況中包括財政撥款預算金額、財政撥款執(zhí)行金額、財政撥款執(zhí)行進度、其他資金預算金額、其他資金執(zhí)行金額、其他資金執(zhí)行進度（如表1）。

項目支出執(zhí)行進度表橫向包括項目名稱、科目編碼、經(jīng)濟分類、財政撥款預算金額、財政撥款執(zhí)行金額、財政撥款執(zhí)行進度、應達進度、未達進度金額、政府經(jīng)濟分類-預算等（如表 2）。

一表多用強化資金管理，促進預算執(zhí)行合理合規(guī)。支出執(zhí)行進度表每月更新一次，首要目的是及時迅速向單位領導定期匯報收入支付進度和使用情況，強化節(jié)支降耗意識、做到精打細算的目的。支出執(zhí)行進度表是聯(lián)系會計和出納日常支付的橋梁，出納在支付資金制單時，可以根據(jù)支出進度表中科目編碼、政府經(jīng)濟分類-預算，在單據(jù)附加信息中填寫對應的支付代碼完成單據(jù)編制；會計同樣可以使用支出執(zhí)行進度表對進行中的對應編碼等信息進行單據(jù)核實，確保每筆支出不出差錯，保證每筆資金安全有效。

支出執(zhí)行進度表是預算管理和執(zhí)行管理的有效結合，隨著預算管理越來越精細化的編制，執(zhí)行同樣嚴格按照預算批復執(zhí)行。在支出執(zhí)行進度表中進行備注，工作內(nèi)容必須體現(xiàn)對應經(jīng)濟事項的使用。例如公用經(jīng)費中辦公設備購置、維修業(yè)務費等經(jīng)濟分類，需要明確事項、數(shù)量、金額等硬性約束；項目經(jīng)費需要按照項目實施方案，明確專項資金各類費用的使用內(nèi)容、范圍、頻次、要求等。以此強化資金管理力度，提高統(tǒng)籌意識，提前謀劃、統(tǒng)一規(guī)劃各項支出，確保各項工作順利開展。

（二）用款計劃與 EXCEL 的應用分析

單位用款計劃的上報需要根據(jù)單位工作具體安排情況和上級部門的具體要求，與單位支付執(zhí)行進度、單位工作進度密切相關。然而用款計劃的上報往往面臨時間緊、要求嚴、科目多的情況，作為財務人員需要提前著手，準確掌握單位資金預申請進度和相關工作安排情況，做到有備無患，及時迅速，方便用款計劃上報、核實與賬務處理。用款計劃上報核實表是結合財政撥款用款計劃填報內(nèi)容與財政撥款撥付額度、財政撥款賬務處理實際需要設計而成。用款計劃上報核實表橫向包括科目編碼、科目名稱、支出類別、預算金額、月份、合計等（如表3）。

表3 2022 年XXX 項目用款計劃上報核實表

用款計劃上報核算表中的橫向合計列，是對1 月至12 月各科目經(jīng)費的合計，可以及時與預算金額相互核對找出差錯。表格中合計列是縱向匯總每個月份申請用款計劃的合計數(shù)，縱向與橫向雙向核實上報計劃，確保上報數(shù)據(jù)準確無誤。財政撥款用款計劃上報核實表中對應的上報金額與每月的銀行額度通知單相互核實，確保額度準確到賬無誤。銀行額度通知單額度到賬金額是按照科目編碼下達，并未分出人員經(jīng)費與公用經(jīng)費的具體分配金額，因此，該表是額度到賬、賬務處理的最佳依據(jù)，按照用款計劃申請金額進行人員經(jīng)費、公用經(jīng)費的賬務處理。總之，用款計劃上報核實表的使用，可以將用款計劃上報、額度到賬情況、賬務處理三個事項緊密結合，相互制約、相互參照，簡單清晰地反映出額度使用的各個環(huán)節(jié)，提高財務人員的工作效率，也為財務工作高質(zhì)量發(fā)展夯實了基礎。

（三）合同管理與 EXCEL 的應用分析

合同是從事經(jīng)濟活動取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，經(jīng)濟合同管理作為單位管理的重要內(nèi)容，規(guī)避經(jīng)濟活動風險，依法簽訂經(jīng)濟合同。合同管理不僅是全過程的而且是系統(tǒng)性、動態(tài)性的。合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

單位涉及經(jīng)濟合同比較繁雜，大體分為四種，第一為政府采購或參照政府采購，簽訂的資產(chǎn)購置和服務購置協(xié)議、合同；第二為土地管護與樹株分成等涉及收入的經(jīng)濟事項合同；第三為日常定點采購或商定事項，如定點車輛維修合同、定點辦公用品購置協(xié)議、定點租車協(xié)議等；第四為根據(jù)管理辦法應該簽訂的協(xié)議、合同。

政府采購組織形式分為集中采購和分散采購，集中采購由財務部門組織實施，風險相對較小，合同管理相對規(guī)范。而單位自行采購的購置方式較多，包含邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、詢價等方式，涉及承辦單位部門較多，供應單位較復雜，購置方式也多樣化，對合同的管理統(tǒng)計要求更為嚴格。比如有的單位對日常定點采購和土地管護、樹株分成等對外經(jīng)濟事項，涉及當?shù)乩习傩蘸蜆渲瓿邪?、土地承包者，?nèi)容繁雜多樣，較其他事項容易出現(xiàn)經(jīng)濟風險，因此根據(jù)基層單位自身的情況建立科學的合同管理制度，設計簡易的合同管理臺賬可以規(guī)范合同管理，提高合同管理與查詢效率。合同（協(xié)議）信息統(tǒng)計表設計是根據(jù)基層單位實際需要，結合相關科室部門及內(nèi)控制度要求，緊抓合同關鍵信息，明確合同責任部門，為合同的規(guī)范管理提供便捷。合同信息統(tǒng)計表所列信息包含合同（協(xié)議）名稱、對方單位（個人）名稱、合同金額、簽訂時間、生效時間、購置方式、內(nèi)容要點、承辦部門、監(jiān)管單位或部門、備注（如表4）。方便篩選查詢相關合同信息，提高信息傳遞效率、節(jié)約合同查詢時間、加快各部門間溝通協(xié)調(diào)，有效提升合同管理水平。

表4 2022 年合同信息統(tǒng)計表

（四）電子賬簿與 EXCEL 的應用分析

基層單位有時會涉及基建會計賬務的處理，對于基建賬務而言，如果資金較少、項目明確、賬務處理相對較為簡單，大多是基層單位財務工作兼管賬務處理。為達到賬務明確、核查方便、利于管理的目的，以銀行存款日記賬為例，在Excel 中設計借、貸、余三欄式日記賬，其中借指收入金額、貸指支出金額、余是借貸方余額。銀行日記賬表格，往往涉及SUM 函數(shù)的使用，月度匯總收入金額合計時，在合計欄中輸入求和公式并按下回車鍵，可以快速準確的計算出當月收入總額。同理，支出金額也可以用同樣的方法得出。期末現(xiàn)金余額公式原理為“期初余額 + 本期收入-本期支出”，能直接下拉填充得出。

有的單位會涉及小的基建工程，其賬務處理比較簡單，基建賬務總賬的設計本著賬務清晰、方便核查、利于匯總的目的，方便使用者快速查找基建數(shù)據(jù)、準確上報相關報表（如表5）?；ㄙ~務總賬表，橫向包含序號、發(fā)生時間、收款/付款、摘要、銀行存款、基建撥款、預付賬款、應收賬款。其中銀行存款、基建撥款、預付賬款、應收賬款根據(jù)借貸平衡原則分設兩列，方便賬務記錄?？v向使用 SUM 函數(shù)設本月合計、本年累計，可以與銀行日記賬、相應分類賬進行月度核實。

表5 XX 基建工程賬務總賬表

基建賬務分類賬，根據(jù)日常實際發(fā)生事項設計而成（如表6）。其橫向包含時間、單據(jù)編號、摘要、余額和事項分析。其中事項分析中根據(jù)實際情況分別設置了工程款項、財務費用、辦公費、郵電費、職工差旅費、車輛使用費等?？v向使用 SUM 函數(shù)設本月合計、本年累計，可以清晰地對每項費用進行歸類分析，方便賬務核查。

表6 待攤投資分類表

電子賬簿的設置僅僅是提供 EXCEL 表格對日常賬務記錄核查的一種思路。政府新舊制度轉換后，賬務處理的內(nèi)容越來越復雜，上級檢查巡查的次數(shù)日漸增多，財務人員可以根據(jù)自身需要拓寬思路，對三公經(jīng)費、會議費、培訓費、值班費、差旅費等具體經(jīng)濟分類事項舉一反三，不斷提升自身財務管理能力和水平。

三、結語

電子表格軟件憑借其友好的人機交互界面以及內(nèi)部含有功能強大的數(shù)學函數(shù)，為數(shù)據(jù)的計算提供了諸多方便，同時還具有強大的繪圖功能，使財務人員能夠直觀地對數(shù)據(jù)進行分析，從而制定更加合理的財務預算計劃，財務人員在實際使用 EXCEL 的過程中，不斷摸索新的工作方法和工作技巧，讓電子表格軟件更好地服務于財務工作。