科技計(jì)劃項(xiàng)目全流程管理體系構(gòu)建

黃家健 楊偉聰

（廣東省科技基礎(chǔ)條件平臺中心,廣東 廣州 510030）

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的重要引擎。隨著國家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的深入實(shí)施，中央與地方政府持續(xù)加大科技投入。積極實(shí)施科技規(guī)劃工作已成為科技投資主體完成國家科學(xué)技術(shù)規(guī)劃任務(wù)的重要抓手，對其實(shí)施的質(zhì)量控制和評價(jià)也直接關(guān)系到國家科學(xué)技術(shù)規(guī)劃工作的順利與否。如何科學(xué)、高效、正確地對項(xiàng)目的計(jì)劃工作實(shí)施監(jiān)督考核，保證項(xiàng)目得以順利開展，取得理想效益，已成為科技工作者的一個(gè)重要課題。

1 科技計(jì)劃項(xiàng)目管理中的問題

1.1 項(xiàng)目立項(xiàng)科學(xué)性有待加強(qiáng)

目前，科技計(jì)劃項(xiàng)目的項(xiàng)目指南編制、評審、審批等在科研管理信息化方面取得了較大的進(jìn)步，信息系統(tǒng)在研究人員的科研活動(dòng)管理中發(fā)揮了重要作用。但是仍存在一些問題，如指南編制的可利用性問題，科研人員利用平臺獲取指南編制的資源信息檢索不準(zhǔn)確，由于信息的格式多種多樣，科研人員很難全部通過搜索引擎進(jìn)行分析[1]。

1.2 項(xiàng)目執(zhí)行管理體系有待完善

在管理制度與規(guī)范的制訂中存在許多困難，比如計(jì)劃管理體系的不健全，項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃意外的事情發(fā)生，因?yàn)椴还芑ǘ嗌倬θブ朴嗧?xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，總會(huì)因?yàn)槭袌霏h(huán)境變化而出現(xiàn)計(jì)劃實(shí)施情況與預(yù)算報(bào)告存在一定差距。目前在監(jiān)管科技項(xiàng)目資金的基本流程上對科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用還沒有全面的控制措施，從而導(dǎo)致部分項(xiàng)目嚴(yán)重超過預(yù)算范圍，科技項(xiàng)目管理者也只能進(jìn)行微調(diào)[2]。

1.3 項(xiàng)目監(jiān)督管理機(jī)制有待健全

項(xiàng)目監(jiān)督管理機(jī)制有待健全，具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

第一，部門監(jiān)管機(jī)構(gòu)與專職監(jiān)管機(jī)構(gòu)利益的不統(tǒng)一影響了機(jī)構(gòu)間的合作，監(jiān)管機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)對某一項(xiàng)或許多環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，監(jiān)督的出發(fā)點(diǎn)也從企業(yè)管理的角度考慮，所采用的監(jiān)管手法常常有所不同，甚至南轅北轍。審計(jì)、監(jiān)察部門因?yàn)椴⒉唤槿腠?xiàng)目的管理，監(jiān)察項(xiàng)目進(jìn)行得比較生硬，而且有些情況是基于歷史問題或是一些客觀原因而產(chǎn)生的，審計(jì)、監(jiān)察部門往往只是提出問題，而沒有對問題成因加以深入分析，易引起其他監(jiān)察機(jī)構(gòu)的不認(rèn)同。

第二，科技計(jì)劃項(xiàng)目普遍存在經(jīng)費(fèi)不足、管理缺位的現(xiàn)象，而且由于許多人員都沒有掌握科技計(jì)劃項(xiàng)目監(jiān)督評價(jià)方面的專業(yè)知識和技能，監(jiān)管評價(jià)手段往往單一固化，缺乏切實(shí)有效的監(jiān)督方法、完整的流程監(jiān)督和管理體系，從而造成了監(jiān)管評價(jià)力量缺失。專業(yè)機(jī)構(gòu)的監(jiān)管評估目前還處在起步階段，高素質(zhì)的專家機(jī)構(gòu)缺失，監(jiān)管評估手段研究不夠完善，缺乏合理性，管理水平亟待提高，且缺乏既懂項(xiàng)目監(jiān)管又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型監(jiān)管評估人才，人才隊(duì)伍難以充分適應(yīng)科技計(jì)劃項(xiàng)目的監(jiān)管評估需求[3]。

第三，在現(xiàn)階段存檔機(jī)關(guān)的規(guī)章制度系統(tǒng)中，還有關(guān)于保證存檔信息安全的有關(guān)條款。但經(jīng)過仔細(xì)閱讀后發(fā)現(xiàn)，上述管理制度、條款主要是指紙質(zhì)檔案，而極少包括電子檔案。這就說明，目前對于科技計(jì)劃項(xiàng)目電子檔案的安全管理制度缺位，易導(dǎo)致安全漏洞。而實(shí)際上，在信息時(shí)代下科技計(jì)劃項(xiàng)目的立項(xiàng)申請、材料驗(yàn)收等所有管理工作已經(jīng)基本做到了無紙化辦理，這使得近年來電子檔案占比不斷提高。由于部分存檔機(jī)關(guān)工作人員未能適時(shí)轉(zhuǎn)換工作思路，而未能及時(shí)對現(xiàn)行的管理體系做出必要調(diào)整。

2 構(gòu)建科技計(jì)劃項(xiàng)目全流程管理體系

2.1 科技計(jì)劃項(xiàng)目的立項(xiàng)管理

2.1.1 強(qiáng)化整合資源

面對在項(xiàng)目立項(xiàng)和啟動(dòng)支持階段，政府機(jī)構(gòu)對項(xiàng)目的整合資源指導(dǎo)能力不強(qiáng)、項(xiàng)目在產(chǎn)業(yè)界的引導(dǎo)能力薄弱、放貸困難等問題，應(yīng)整合社會(huì)各方力量介入項(xiàng)目管理服務(wù)，主動(dòng)有效處理項(xiàng)目需求。通過定期與市級產(chǎn)業(yè)投資基金和市屬金融機(jī)構(gòu)集團(tuán)舉行專項(xiàng)對接會(huì)，向金融機(jī)構(gòu)推薦優(yōu)秀項(xiàng)目以解決項(xiàng)目投資需要。在項(xiàng)目評估中，及時(shí)聘請金融機(jī)構(gòu)投資界的專家介入全程旁聽評估項(xiàng)目，在評估指標(biāo)體系設(shè)定上對已獲得風(fēng)投或股權(quán)融資的項(xiàng)目進(jìn)行額外加分項(xiàng)，促進(jìn)了金融界對專項(xiàng)評估結(jié)果的互認(rèn)，使專家建議成為項(xiàng)目投資及放貸建議的關(guān)鍵依據(jù)。引導(dǎo)本地商業(yè)銀行進(jìn)一步提升對已獲市級重大項(xiàng)目立項(xiàng)的中小企業(yè)授信額度，并實(shí)施低息貸款，以提高各項(xiàng)撥貸的聯(lián)動(dòng)審核工作效率并簡化申請程序[4]。

2.1.2 優(yōu)化指南編制檢索

在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，必須做好指南編制的科學(xué)數(shù)據(jù)規(guī)范化處理，才能支撐全周期的元數(shù)據(jù)支持檢索。第一，信息系統(tǒng)中引入數(shù)字對象概念，對指南編制進(jìn)行連續(xù)觀測，而不是粗略地分成原始資料、中間資料等。第二，完善數(shù)據(jù)篩選機(jī)制，保障指南編制錄入質(zhì)量，以及后續(xù)的可利用性。第三，完善檢索算法，優(yōu)化實(shí)體、屬性和關(guān)系科學(xué)組織數(shù)據(jù)，還可以引入知識圖譜技術(shù)完善檢索，提高指南編制的可利用性。

傳統(tǒng)的搜索習(xí)慣和檢索行為仍然是以關(guān)鍵詞或字符串的形式進(jìn)行搜索的，但該方法往往難以被計(jì)算機(jī)認(rèn)知，從而在檢索結(jié)果準(zhǔn)確性方面會(huì)出現(xiàn)一些問題，而通過在檢索系統(tǒng)中融入知識圖譜技術(shù)，則能夠徹底改變現(xiàn)有的信息檢索模型，從而建立以用戶為核心的智能信息檢索技術(shù)。另外，針對目前在科技計(jì)劃項(xiàng)目管理過程中所面臨的科技計(jì)劃數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性不足、信息資源開發(fā)利用程度較低的問題，通過建立專門面向科技計(jì)劃管理工作的知識圖譜關(guān)系數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行與語義資源相關(guān)的科技計(jì)劃數(shù)據(jù)管理研發(fā)。

2.2 科技計(jì)劃項(xiàng)目的執(zhí)行管理

2.2.1 風(fēng)險(xiǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)化

在科技規(guī)劃項(xiàng)目的運(yùn)行過程中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測，能夠有效地減少面臨危險(xiǎn)的機(jī)會(huì)，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，并對目標(biāo)進(jìn)行安全性評價(jià)時(shí)，應(yīng)選擇以下的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略（見圖1）。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須嚴(yán)密跟蹤調(diào)查重大問題的成因，并開展前期的科技計(jì)劃工作經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)分析，對評審流程和結(jié)果信息加以搜集、研究，特別注意對高風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃實(shí)施機(jī)構(gòu)及其申報(bào)的項(xiàng)目，并嚴(yán)密監(jiān)測計(jì)劃執(zhí)行階段的實(shí)施和經(jīng)費(fèi)支出狀況。根據(jù)目前的科技計(jì)劃各項(xiàng)支出控制制度，綜合運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)管理手段對科技計(jì)劃支出實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管控具備必要的依據(jù)，但也有一定缺陷，必須繼續(xù)完善優(yōu)化計(jì)劃支出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系，采取相應(yīng)措施。

圖1 科技計(jì)劃項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略

2.2.2 財(cái)務(wù)管理規(guī)范化

科技項(xiàng)目財(cái)務(wù)專項(xiàng)管理工作組可以通過充分發(fā)揮組員中各級管理人員的專長，把科技財(cái)務(wù)項(xiàng)目管理體系劃分為若干部分。例如，將科技財(cái)務(wù)項(xiàng)目管理制度中的財(cái)務(wù)制度交給財(cái)務(wù)部人員來負(fù)責(zé)而其他部門人員配合，把項(xiàng)目審核過程交給技術(shù)管理部承擔(dān)而其他部門人員配合等，在建立科技項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理機(jī)制過程中充分發(fā)揮各崗位的職能，就會(huì)形成比較完善的科技項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理機(jī)制?？砂凑杖嬗?jì)劃管理制度、內(nèi)部制度管理的管理方式對科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目資金實(shí)行規(guī)范管理。第一，科學(xué)計(jì)劃項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理制度中要明確計(jì)劃事項(xiàng)和數(shù)據(jù)過程的管理制度。第二，對專案管理過程要建立紙質(zhì)檔案加以存儲，保證計(jì)劃數(shù)據(jù)采集的真實(shí)性和可靠性。第三，執(zhí)行時(shí)要全面搜集項(xiàng)目的有關(guān)數(shù)據(jù)信息并針對項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)做出分析報(bào)告。第四，承擔(dān)研究計(jì)劃數(shù)據(jù)管理與分析報(bào)告的工作時(shí)，必須準(zhǔn)確地把成果反映給項(xiàng)目主管與各部門主管。第五，應(yīng)當(dāng)完善員工的績效評估機(jī)制，認(rèn)可科研人員的工作成績，充分調(diào)動(dòng)工作積極性。第六，科技管理部門應(yīng)當(dāng)針對科技項(xiàng)目情況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取改進(jìn)措施。第七，與科技擔(dān)保公司配合，在做好風(fēng)險(xiǎn)控制的情況下積極開展貸款服務(wù)，為高新技術(shù)企業(yè)提供有效保障。第八，與多家商業(yè)銀行開展戰(zhàn)略合作，全力支持科技支行為金融企業(yè)服務(wù)，推進(jìn)創(chuàng)投和技術(shù)擔(dān)保制度，為科技公司提供更多服務(wù)。

加強(qiáng)在項(xiàng)目驗(yàn)收工作中的自我檢查。在科技項(xiàng)目驗(yàn)收之前的自主檢查工作大致包括兩個(gè)方面，一方面為確定企業(yè)科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用率狀況，另一方面則是所采用的科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)能否滿足經(jīng)費(fèi)需要。技術(shù)管理部門要在科技項(xiàng)目結(jié)題后六個(gè)月以內(nèi)，對科技項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行檢測分析。首先通過與負(fù)責(zé)人和成員進(jìn)行溝通，確認(rèn)科技項(xiàng)目的研究進(jìn)展，然后在財(cái)政機(jī)構(gòu)的配合下對科技項(xiàng)目的資金使用狀況進(jìn)行審核，重點(diǎn)針對科技項(xiàng)目剩余的資金和資金使用率。對于在項(xiàng)目中研究目的已基本實(shí)現(xiàn)，且資助余額較多的情形下，必須讓科技項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交該事項(xiàng)情況的說明，內(nèi)容應(yīng)包含科技項(xiàng)目的應(yīng)收未付明細(xì)、科技項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況。關(guān)于科技項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況由研發(fā)管理部進(jìn)行合理性評估，而關(guān)于應(yīng)收未收支出則由財(cái)務(wù)部對其進(jìn)行審計(jì)，首先應(yīng)對項(xiàng)目進(jìn)行審核確定是否已履行、約定截止日期等有關(guān)信息，在未有其他情況的前提下，財(cái)務(wù)部需要進(jìn)行對其提交的應(yīng)收未收票據(jù)進(jìn)行審核。當(dāng)科技項(xiàng)目主管、研發(fā)管理部領(lǐng)導(dǎo)與財(cái)務(wù)處共同對科技項(xiàng)目后期費(fèi)用和應(yīng)收未付的數(shù)額進(jìn)行確定且無誤之后，財(cái)務(wù)部應(yīng)將相應(yīng)的科目預(yù)算控制數(shù)加以調(diào)整限定，防止項(xiàng)目繼續(xù)進(jìn)行產(chǎn)生預(yù)算外的后期費(fèi)用。

2.3 科技計(jì)劃項(xiàng)目的監(jiān)督管理

2.3.1 推進(jìn)監(jiān)管審查創(chuàng)新化

首先構(gòu)建的內(nèi)部監(jiān)管審查部門，可以在科技管理部門內(nèi)自行設(shè)立或是與第三方的會(huì)計(jì)單位進(jìn)行長期合作。

在財(cái)務(wù)類的科技項(xiàng)目申請時(shí)，就必須對項(xiàng)目立項(xiàng)和財(cái)務(wù)性研究項(xiàng)目預(yù)算編制工作加以審查，從而促使項(xiàng)目在最初就走向合理的經(jīng)營。項(xiàng)目中參加項(xiàng)目管理的技術(shù)行政管理部門人員、財(cái)務(wù)專家，以及第三方會(huì)計(jì)部門根據(jù)科技項(xiàng)目人員所撰寫的立項(xiàng)管理申請書進(jìn)行項(xiàng)目評審，科技項(xiàng)目人員還通過修改意見對批準(zhǔn)時(shí)間和總預(yù)算編制加以調(diào)整，力爭做到課題初次申請時(shí)就基本符合要求，以防止造成的時(shí)間、資金上的浪費(fèi)。

科技項(xiàng)目的各個(gè)流程必須得到控制和監(jiān)督。由美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出的PDCA循環(huán)可知，所謂管理，是指利用擁有的資源，建立過程控制。因此，必須要把監(jiān)督審計(jì)納入科技項(xiàng)目的全過程之中。所有工作人員都應(yīng)做到權(quán)限清晰、職責(zé)分離、互相監(jiān)督，同時(shí)對負(fù)責(zé)科技項(xiàng)目的有關(guān)工作人員開展日常教育，以增強(qiáng)有關(guān)人員的科學(xué)意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以提高科技項(xiàng)目資金運(yùn)用的合規(guī)性，減少審計(jì)檢查的時(shí)間。

注重制度完善，為安全工作提供制度保證。在科技計(jì)劃項(xiàng)目中需要嚴(yán)格保證安全，禁止非項(xiàng)目有關(guān)人員旁聽，即使有參加旁聽的工作人員，也應(yīng)禁止錄像，進(jìn)而使安全管控能力得到顯著的提高。在科研發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目管理的電子檔案管理中，應(yīng)著力補(bǔ)充和加強(qiáng)有關(guān)電子文檔的安全管理體系。要建立電子文檔接收的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。通過系統(tǒng)的收集、保存規(guī)范，一來能確保格式一致，便于后期的檢索；二來能夠讓文件信息清晰可見，避免亂碼，以保證文檔的完整性。

2.3.2 完善績效評價(jià)機(jī)制

一是應(yīng)配備專門的監(jiān)管評價(jià)隊(duì)伍，提高科學(xué)技術(shù)管理監(jiān)測評價(jià)的能力水平，應(yīng)建立健全管理專業(yè)培訓(xùn)體系，采取專題學(xué)習(xí)、鼓勵(lì)學(xué)習(xí)和交流學(xué)習(xí)等形式，提高技術(shù)人員進(jìn)行監(jiān)測評估所具備的專業(yè)知識和能力，有效地滿足監(jiān)管評價(jià)事業(yè)發(fā)展的需要。二是積極引導(dǎo)專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)在人員招聘、培訓(xùn)等方面，積極建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)服務(wù)人才隊(duì)伍，進(jìn)一步增強(qiáng)專業(yè)組織的履職盡責(zé)能力，更好地服務(wù)于監(jiān)測評價(jià)與決策管理等工作。針對新時(shí)代科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目過程的安全管理要求，除較高的學(xué)科素質(zhì)之外，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，特別是對各種安全保護(hù)技能的應(yīng)用，也成為新時(shí)代工作人員的必備技能。數(shù)字水印技術(shù)是目前維護(hù)檔案安全、避免檔案流失的主要技術(shù)之一。要想有效運(yùn)用該方法維護(hù)科研工程項(xiàng)目資料的安全性和完整性，工作人員就一定要熟悉數(shù)字水印的嵌入技術(shù)、數(shù)字水印的真假識別技術(shù)等。為此，還必須根據(jù)新時(shí)代安全與防范的要求，制訂具體的培訓(xùn)方案，以確?？萍加?jì)劃項(xiàng)目安全管理能夠得以安全進(jìn)行。

績效評價(jià)是科技項(xiàng)目管理中的重要部分，主要是檢查項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量，考核科學(xué)資金能否合理分配的關(guān)鍵手段。在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中，會(huì)面臨很多技術(shù)難題，同時(shí)還可能出現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃中的變動(dòng)情況。因此，必須做好節(jié)點(diǎn)管理，將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍之內(nèi)，以避免影響到項(xiàng)目總體目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)管理的基礎(chǔ)就是長期持續(xù)的反饋管理，這就要把目標(biāo)產(chǎn)出與績效評價(jià)管理貫徹于項(xiàng)目管理的整個(gè)生命周期，逐步形成目標(biāo)業(yè)績反饋管理機(jī)制，并將之融入信息一體化系統(tǒng)之中，以季度、半年為單元設(shè)立時(shí)間檢查點(diǎn)，對項(xiàng)目實(shí)施組織有規(guī)律的、經(jīng)常性的時(shí)間檢驗(yàn)，以接收長期有效的回報(bào)。各機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，以及驗(yàn)收結(jié)束時(shí)均應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)反映績效狀況，進(jìn)行業(yè)績調(diào)查，這樣有利于技術(shù)監(jiān)督單位及時(shí)采取措施修正項(xiàng)目執(zhí)行過程中存在的錯(cuò)誤，避免嚴(yán)重失敗造成工程徹底失效。在工作結(jié)束后，由專業(yè)或委托專業(yè)第三方績效評價(jià)人員基于員工信息進(jìn)行綜合業(yè)績評價(jià)。這種模式，不僅能提高項(xiàng)目溝通的實(shí)時(shí)性，還能提升企業(yè)管理水平。

在進(jìn)行績效統(tǒng)計(jì)中，資料的填寫必須全面、真實(shí)，確保評價(jià)數(shù)據(jù)的科學(xué)化和準(zhǔn)確度。同時(shí)必須確定指標(biāo)，改革以往工作指標(biāo)作為業(yè)績考核的方法。

3 結(jié)語

綜上所述，科技項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目實(shí)施機(jī)構(gòu)更應(yīng)該關(guān)注科技項(xiàng)目中的全流程管理問題，根據(jù)項(xiàng)目的不同階段，應(yīng)用科學(xué)的管理方法，構(gòu)建全流程管理體系。提高各類科技項(xiàng)目監(jiān)督管理的水平，強(qiáng)化資金監(jiān)控和控制，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識，能夠合理進(jìn)行計(jì)劃和資金控制，防止違規(guī)違紀(jì)情況的出現(xiàn)，進(jìn)一步提高資金的利用價(jià)值，為促進(jìn)國家科技事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展做出努力。