文/鄭州大學(xué)檔案與校史館 張曉培 陳茜月

基建檔案是重要的館藏檔案信息，在基建檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)因建筑物更名、拆建等原因造成的“檔案利用者—檔案人員—建筑物地理位置”三者“信息不對(duì)稱”現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案人員無(wú)法快速將檔案利用者提供的樓宇名稱與館藏基建檔案直接關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)，從而為基建檔案利用工作增加了難度。本文在檔案信息化大背景下探尋解決基建檔案“信息不對(duì)稱”問(wèn)題的可行性路徑，探討了GIS技術(shù)在基建檔案管理中的應(yīng)用問(wèn)題，為基建檔案管理和檔案信息化建設(shè)提供新的工作思路。

一、基建檔案的內(nèi)涵

（一）基建檔案?；n案涉及范圍廣，產(chǎn)生的文件資料類型豐富，具有信息量大、關(guān)聯(lián)度高、內(nèi)容復(fù)雜等特性，包括建筑信息、水暖資料、機(jī)電安裝、消防信息等諸多方面的內(nèi)容，其歸檔材料主要有以下幾類：決策立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、立項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、項(xiàng)目評(píng)估研究資料、專家建議等；建設(shè)用地、征地文件卷，包括用地批文、規(guī)劃意見(jiàn)書(shū)及附圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證及許可證附件附圖、土地使用證、土地使用權(quán)出讓交易文件等；勘察、測(cè)繪與設(shè)計(jì)文件，包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、建筑用地釘樁通知單、驗(yàn)線合格文件、審定設(shè)計(jì)方案通知書(shū)及附圖、人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政等有關(guān)部門(mén)的審查意見(jiàn)和協(xié)議等；工程招投標(biāo)及承包合同文件，包括各種招投標(biāo)文件和相關(guān)合同；工程開(kāi)工文件，包括年度施工任務(wù)批準(zhǔn)文件、修改工程施工圖通知書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證附件及附圖、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等；商務(wù)文件，包括工程投資估算文件、工程設(shè)計(jì)概算、施工圖預(yù)算、施工預(yù)算、工程結(jié)、決算交付使用固定資產(chǎn)清單、建設(shè)工程概況等；工程竣工驗(yàn)收備案文件，包括建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、規(guī)劃、公安、消防、環(huán)保等部門(mén)認(rèn)可或準(zhǔn)許使用文件、房屋建筑工程質(zhì)量保修書(shū)、住宅質(zhì)量保證書(shū)、住宅使用說(shuō)明書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格文件、建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收意見(jiàn)、工程竣工總結(jié)等。基建檔案與其他類別檔案管理有諸多不同之處：一是基建檔案管理內(nèi)容多，且類型繁雜，工作量巨大；二是基建項(xiàng)目參建單位較多，標(biāo)準(zhǔn)呈多樣化；三是檔案資料產(chǎn)生單位人員較多，流動(dòng)性強(qiáng)，若不能及時(shí)歸檔，存在歸不齊、歸不及、不規(guī)范的“三不”問(wèn)題。

（二）基建檔案信息化。在檔案信息化背景下，如何有效整合基建檔案信息資源，從而更高效、更全面、更安全地提供檔案利用服務(wù)是基建檔案管理工作的重要課題?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DAT28-2018）為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供了重要依據(jù)。基建檔案信息化手段主要有：對(duì)館藏紙質(zhì)基建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工制作，不斷豐富基建檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)信息，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查檔和調(diào)卷，顯著提高檔案利用和信息開(kāi)發(fā)的工作效率；對(duì)新產(chǎn)生的基建檔案歸檔材料，如CAD施工圖紙等相關(guān)電子文件，通過(guò)檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)電子檔案在線歸檔；將基建項(xiàng)目主要內(nèi)容進(jìn)行資料信息整合。這一系列檔案信息化手段能快速、準(zhǔn)確、全面地完成電子基建檔案的歸檔整理工作，對(duì)日后的利用、開(kāi)發(fā)工作起到加速作用。

二、基建檔案利用中的信息不對(duì)稱問(wèn)題

檔案信息化為基建檔案的管理和利用工作提供了便捷的手段和方式，但在基建檔案利用工作中，卻仍然存在“樓不對(duì)檔”“人不知樓”等難以準(zhǔn)確調(diào)卷的尷尬情況。為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢，這是因?yàn)樵跈n案利用和管理中，一直存在樓宇位置描述不準(zhǔn)確的問(wèn)題，即“檔案利用者—檔案人員—建筑物地理位置”三者“信息不對(duì)稱”問(wèn)題。產(chǎn)生該問(wèn)題的原因主要有：一是在檔案資料產(chǎn)生時(shí)，存在歸檔材料名稱命名不規(guī)范的情況。如歸檔材料信息著錄時(shí)信息填寫(xiě)不準(zhǔn)確、項(xiàng)目名稱使用混亂、名稱不規(guī)范簡(jiǎn)寫(xiě)、英文及阿拉伯?dāng)?shù)字大小寫(xiě)不統(tǒng)一等問(wèn)題不能完全規(guī)避，這屬于歸檔資料產(chǎn)生時(shí)就產(chǎn)生的“樓不對(duì)檔”問(wèn)題。二是建筑物名稱、功能的更改。在建筑樓宇長(zhǎng)期使用過(guò)程中，樓宇名稱改變、使用人改變、樓宇功能改變的情況時(shí)有發(fā)生，但已歸檔的相關(guān)檔案卻是固化信息，不可能再改變，檔案中仍然沿用歸檔時(shí)的原有名稱。隨著時(shí)間的推移，檔案資料經(jīng)手人員和知情人員往往會(huì)發(fā)生變更和流動(dòng)，檔案中使用的建筑物原名稱將逐漸無(wú)人知曉，信息壁壘隨之產(chǎn)生，檔案信息變成了找不到的“死信息”，這為基建檔案有效管理和利用帶來(lái)一定困難。三是檔案利用者對(duì)建筑物的認(rèn)知誤差。檔案利用工作中，由于檔案利用者缺乏對(duì)建筑物歷史情況和背景資料的認(rèn)識(shí)和了解，只知道建筑物的位置，不能準(zhǔn)確提供其規(guī)范名稱和歷史背景資料，甚至提供的名稱和背景與檔案上記錄的信息有出入。

綜合分析發(fā)現(xiàn)，解決信息不一致問(wèn)題的關(guān)鍵在于“建筑物名稱”這一關(guān)鍵因素。建筑物名稱的改變、檔案利用者不規(guī)范描述和認(rèn)知誤差等問(wèn)題是檔案部門(mén)不能規(guī)避和解決的問(wèn)題，但是建筑物的地理位置卻是唯一的、固定的、不會(huì)改變且不存在認(rèn)知誤差的因素。因此，抓住“建筑物地理位置”這一固化因素，本文提出了一種基于地理信息的基建檔案管理模式。結(jié)合地理信息系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)，將地圖嵌入檔案綜合管理系統(tǒng)中，可視化地展現(xiàn)基建檔案信息，能夠有效地解決信息不一致這一長(zhǎng)期困擾基建檔案管理的問(wèn)題。

三、基于GIS技術(shù)的基建檔案管理研究

（一）GIS技術(shù)。地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System，簡(jiǎn)稱GIS），是結(jié)合地理學(xué)與地圖學(xué)以及遙感和計(jì)算機(jī)科學(xué)的新興學(xué)科，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)地理信息進(jìn)行處理、存儲(chǔ)、提取以及管理和分析過(guò)程中提出的一系列基本問(wèn)題。GIS技術(shù)把地圖這種獨(dú)特的視覺(jué)化效果和地理分析功能與一般的數(shù)據(jù)庫(kù)操作（例如查詢和統(tǒng)計(jì)分析等）集成在一起。GIS能夠?qū)Σ煌脩舻脑诰€查詢行為進(jìn)行迅速及時(shí)的反應(yīng)，并且能夠有效地進(jìn)行空間數(shù)據(jù)的檢索。利用GIS空間索引技術(shù)可以對(duì)空間數(shù)據(jù)進(jìn)行快速高效的檢索、查詢以及顯示。

（二）基于GIS技術(shù)的基建檔案管理平臺(tái)。結(jié)合GIS技術(shù)的直觀性、可視化的重要特質(zhì)，考慮將GIS技術(shù)應(yīng)用到基建檔案管理中。其本質(zhì)是利用GIS空間索引技術(shù)在基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)查詢與GIS空間位置之間建立起一條新的檔案檢索途徑，即通過(guò)“檔號(hào)”和“地理位置”的索引關(guān)系建立基建檔案的唯一標(biāo)識(shí)。通過(guò)該唯一標(biāo)識(shí)，可同時(shí)關(guān)聯(lián)可視化地圖中的樓宇和檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息?；贕IS技術(shù)的基建檔案管理平臺(tái)的搭建，可以將抽象的檔案信息與直觀的地圖結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)建筑樓宇與檔案的一一對(duì)應(yīng)，方便基建檔案的管理并能夠快速準(zhǔn)確地提供利用查詢。基建檔案管理人員查找某基建檔案時(shí)，只需要打開(kāi)基建地圖，點(diǎn)中顯示器中顯示的相應(yīng)的樓宇建筑，就可以獲取該樓宇建筑的相關(guān)檔案信息。如果檔案管理人員已經(jīng)對(duì)該部分基建檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描加工處理并上傳到基建檔案文件庫(kù)中，那么就可以直接通過(guò)地圖查找的方式，將所需的基建檔案的條目信息及相關(guān)檔案文件一并調(diào)出，呈現(xiàn)在電腦屏幕上。同時(shí)，也可將矢量圖通過(guò)繪圖打印等相關(guān)輸出設(shè)備將其打印或?qū)С?。通過(guò)GIS空間索引技術(shù)可以將決策機(jī)構(gòu)以及建設(shè)單位所需要的城市設(shè)計(jì)、規(guī)劃、建設(shè)、施工等相關(guān)的城建檔案資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、靈活、準(zhǔn)確、直觀的體現(xiàn)。GIS技術(shù)將GIS空間地圖作為前端展示，并將地理位置信息傳遞給后臺(tái)檔案管理系統(tǒng)。地理位置信息作為標(biāo)識(shí)信息，是連接地圖可視化建筑物和檔案數(shù)據(jù)的中間件，在前端作為展示信息提供精準(zhǔn)的地圖數(shù)據(jù)展示，在后端關(guān)聯(lián)到檔案數(shù)據(jù)資源，同時(shí)將該樓宇對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)關(guān)鍵信息在前端顯示，通過(guò)“地理位置—檔號(hào)”連接表，將GIS地圖和基建檔案信息關(guān)聯(lián)。前端查檔人員通過(guò)三維可視化地圖方式搜索定位到要查詢的具體樓宇位置，點(diǎn)擊查詢按鈕后，后臺(tái)將該選定樓宇的地理位置信息對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)傳遞給檔案管理系統(tǒng)。整個(gè)過(guò)程對(duì)查檔人和檔案管理人員均是無(wú)感的，即檔案信息和樓宇可視化無(wú)縫對(duì)接。

四、展望

可以預(yù)見(jiàn)，結(jié)合基建檔案的特點(diǎn)，綜合運(yùn)用GIS技術(shù)、三維地理信息技術(shù)、互（物）聯(lián)網(wǎng)、虛擬仿真、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)構(gòu)建的智慧基建檔案信息化平臺(tái)是智慧檔案館建設(shè)的重要組成部分。智慧基建檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的辦公數(shù)字化、信息三維可視化、管理科學(xué)化，決策智能化，從根本上改善基建檔案管理軟環(huán)境的系統(tǒng)化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化，還可以有效融合地理空間信息，增強(qiáng)地理空間數(shù)據(jù)服務(wù)能力，拓寬地理空間數(shù)據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域，為“智慧檔案館”建設(shè)提供統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)威性的地理空間數(shù)據(jù)平臺(tái)，使基建檔案管理的各種信息納入基礎(chǔ)地理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一框架內(nèi)加以管理、組織和利用。有利于基建檔案管理資源的優(yōu)化配置和協(xié)調(diào)發(fā)展，為輔助管理的科學(xué)化決策提供重要的信息支持。