物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)研究

根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局公布的相關(guān)數(shù)據(jù)：2020年，我國物業(yè)管理行業(yè)總營收高達(dá)1.18萬億元。為了打造良性競爭環(huán)境，要求物業(yè)管理企業(yè)始終參照城市現(xiàn)代化發(fā)展中相關(guān)管理?xiàng)l例，既要履行物業(yè)管理職責(zé)，又要從內(nèi)控方向規(guī)范管理秩序，在凈化內(nèi)部環(huán)境基礎(chǔ)上，增強(qiáng)外在競爭優(yōu)勢，促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)的良性發(fā)展，使之在城市改造建設(shè)中展現(xiàn)出顯著的實(shí)踐價(jià)值。

1? ?物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的應(yīng)用必要性

1.1? 有效預(yù)防企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

物業(yè)管理企業(yè)作為主要以業(yè)主作為服務(wù)對象的服務(wù)業(yè)企業(yè)類型，合理應(yīng)用內(nèi)控系統(tǒng)，有利于有效預(yù)防企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)。此次研究專門以中國鐵道企業(yè)的物業(yè)服務(wù)部為主，在其實(shí)施物業(yè)管理保障業(yè)務(wù)時，常因與客戶溝通不到位，而引起糾紛事件。能加強(qiáng)內(nèi)控，以系統(tǒng)化管理方式履行物業(yè)管理職責(zé)，能夠?yàn)殡p方建立協(xié)調(diào)的互動關(guān)系，也能及時糾正內(nèi)部人員不作為或松懈態(tài)度等錯誤行為，在改善服務(wù)質(zhì)量的前提下，幫助企業(yè)樹立優(yōu)良形象，抑制風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。

1.2? 有序踐行戰(zhàn)略目標(biāo)

內(nèi)控系統(tǒng)作為企業(yè)管理基礎(chǔ)內(nèi)容，它的順利開展與合理應(yīng)用，還能促使企業(yè)在踐行戰(zhàn)略目標(biāo)期間形成規(guī)范秩序。包括在經(jīng)濟(jì)活動以及服務(wù)管理項(xiàng)目上，均能形成持久動力，指引企業(yè)內(nèi)部人員找準(zhǔn)物業(yè)管理企業(yè)創(chuàng)新改革方向，始終依據(jù)市場動態(tài)與客戶訴求，為其提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)的長遠(yuǎn)運(yùn)作。只有企業(yè)從內(nèi)控系統(tǒng)優(yōu)化視角提出改進(jìn)計(jì)劃，才能充分發(fā)揮內(nèi)部人員崗位職能。

1.3? 優(yōu)化企業(yè)管理效果

物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的有效運(yùn)用，還能切實(shí)優(yōu)化管理成效，無論是制定的會計(jì)制度還是編制的預(yù)算建議書，都能在多部門合作中及早達(dá)成管理目標(biāo)，甚至可以深度挖掘部門管理職能，使之在預(yù)算管理、監(jiān)督管理、會計(jì)管理等多方面都能取得卓越的管理成果，指引上級領(lǐng)導(dǎo)出具正確的管理決策。夯實(shí)企業(yè)管理基礎(chǔ)的過程中，也能實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理成本的合理控制。鑒于此，內(nèi)控系統(tǒng)的運(yùn)用是當(dāng)前物業(yè)管理企業(yè)提升管理有效性的關(guān)鍵途徑。

2? ? 物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的預(yù)期目標(biāo)

根據(jù)相關(guān)調(diào)查：物業(yè)管理企業(yè)因其涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容較為復(fù)雜，故此常遭受公共環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、消防風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)以及停車服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等多項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)事件，一旦不能及時進(jìn)行解決，不但損害企業(yè)信譽(yù)度，而且還會降低經(jīng)濟(jì)效益。而內(nèi)控系統(tǒng)的運(yùn)用及其合理建立，需要設(shè)定明確目標(biāo)，借此達(dá)到預(yù)期內(nèi)控效果。一方面，要求物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)控系統(tǒng)助力下，能夠始終保持合法運(yùn)營秩序，且財(cái)務(wù)人員遵照財(cái)務(wù)制度嚴(yán)格履行崗位職責(zé)。另一方面，在資產(chǎn)核算與報(bào)表編制期間，應(yīng)當(dāng)依照標(biāo)準(zhǔn)的審批流程、資產(chǎn)盤點(diǎn)步驟，增加會計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性。經(jīng)過內(nèi)控系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠促使物業(yè)管理企業(yè)達(dá)成既定管理目標(biāo)。而且在踐行企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)以及預(yù)期內(nèi)控目標(biāo)時，均要得到內(nèi)控系統(tǒng)的重要支撐，積累持久發(fā)展動力。[1]

3? ? 物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵點(diǎn)

3.1? 組織結(jié)構(gòu)監(jiān)督系統(tǒng)

物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)先行應(yīng)用組織結(jié)構(gòu)監(jiān)督系統(tǒng)，用于針對內(nèi)部人員的行為表現(xiàn)并進(jìn)行有力監(jiān)督，并從完善內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)方面提出改進(jìn)思路。考慮到物業(yè)管理企業(yè)多涵蓋停車場服務(wù)、貨物運(yùn)輸以及商業(yè)房屋出租等業(yè)務(wù)內(nèi)容，在其業(yè)務(wù)涉及范疇內(nèi)，應(yīng)當(dāng)重新衡量物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部人員關(guān)系，自此在清晰的崗位職責(zé)分配過程中，強(qiáng)化內(nèi)控系統(tǒng)實(shí)效性。此處可以借鑒常規(guī)物業(yè)管理企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，即董事長→總經(jīng)理→副總經(jīng)理（財(cái)務(wù)總監(jiān)）→工程部、經(jīng)營部、清潔部（財(cái)務(wù)部）。同時，在內(nèi)部組織建設(shè)中還可以新增兩個副總崗位，將保安部以及辦公部內(nèi)控監(jiān)督職權(quán)交由另外一個副總經(jīng)理。由于其在物業(yè)服務(wù)部中多屬于獨(dú)立分支，因此可以將主要內(nèi)控監(jiān)督人員確定為部門主管，而后將各項(xiàng)業(yè)務(wù)部管理者納入部門主管內(nèi)控監(jiān)督管轄范圍。經(jīng)過多名組織成員的積極配合，可以形成相互監(jiān)督、相互配合的管理，始終以客戶服務(wù)滿意度作為衡量內(nèi)控質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，最終贏得良好口碑，在標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)控組織系統(tǒng)導(dǎo)向下，實(shí)現(xiàn)有效管理[2]。

3.2? 會計(jì)制度執(zhí)行系統(tǒng)

內(nèi)部控制作為物業(yè)管理企業(yè)發(fā)揮管理職權(quán)的重要內(nèi)容，還要加強(qiáng)會計(jì)制度執(zhí)行系統(tǒng)的優(yōu)化利用。在內(nèi)控管理階段，除了需要編制完善的會計(jì)制度外，也要注重會計(jì)制度的執(zhí)行力。所以應(yīng)當(dāng)以會計(jì)制度執(zhí)行系統(tǒng)為基礎(chǔ)，提高制度落實(shí)度，以期在制度指引下，可以為企業(yè)提供具體化管理方向。

某企業(yè)圍繞會計(jì)制度提出的信息系統(tǒng)管理規(guī)定，要求在使用信息管理系統(tǒng)宣傳會計(jì)制度期間，需要加強(qiáng)系統(tǒng)的合法開發(fā)，以免遭受技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致企業(yè)面臨經(jīng)濟(jì)損失。特別是對系統(tǒng)使用權(quán)的規(guī)范審批，待獲取使用權(quán)限后方可以信息系統(tǒng)作為執(zhí)行會計(jì)制度的重要依托，而后隨時根據(jù)系統(tǒng)更新升級動態(tài)，調(diào)整系統(tǒng)性能。最為主要的是要求在制定會計(jì)制度時，需要對財(cái)務(wù)人員的會計(jì)核算等事務(wù)進(jìn)行合理監(jiān)督，以信息系統(tǒng)起到監(jiān)督管理作用，包括以信息系統(tǒng)及時上傳核算數(shù)據(jù)，在打造信息共享環(huán)境的同時，也要推動會計(jì)制度的有序執(zhí)行。在使用信息系統(tǒng)執(zhí)行會計(jì)制度時，多需要利用系統(tǒng)中的程序管理以及終端操作、數(shù)據(jù)控制等功能。經(jīng)過對企業(yè)組織成員崗位職責(zé)的分析，確保在系統(tǒng)運(yùn)行中能夠及早判斷是否存在崗位相容性差等情況。在會計(jì)制度中多包含崗位職責(zé)、崗位權(quán)限、部門關(guān)系等細(xì)節(jié)內(nèi)容，甚至還會設(shè)立單獨(dú)的內(nèi)部稽核制度，對企業(yè)會計(jì)部門內(nèi)部數(shù)據(jù)（原始憑證，發(fā)票，報(bào)表）進(jìn)行審核，最終在執(zhí)行會計(jì)制度中，促進(jìn)物業(yè)企業(yè)的規(guī)范化運(yùn)營。因此，關(guān)于內(nèi)控系統(tǒng)的運(yùn)用應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)制度的有力執(zhí)行，提升會計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度，維護(hù)會計(jì)信息安全。

此外，因物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)控系統(tǒng)優(yōu)化改革中，需在監(jiān)督財(cái)會人員工作合法性的基礎(chǔ)上，促使財(cái)務(wù)處理程序符合標(biāo)準(zhǔn)化處理要求。無論是新增設(shè)的會計(jì)科目還是會計(jì)科目使用步驟，都要在執(zhí)行會計(jì)制度過程中得到安全保障，編制與企業(yè)運(yùn)營特征、業(yè)務(wù)類型相契合的“會計(jì)管理?xiàng)l例”“會計(jì)核算準(zhǔn)則”等。

3.3? 內(nèi)控監(jiān)督預(yù)算系統(tǒng)

物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)控管理工作還需要借助內(nèi)控監(jiān)督預(yù)算系統(tǒng)，制定財(cái)務(wù)預(yù)算方案，并且深度學(xué)習(xí)財(cái)經(jīng)法規(guī)等相關(guān)知識，在為企業(yè)設(shè)定預(yù)算目標(biāo)時，也能進(jìn)一步強(qiáng)化會計(jì)監(jiān)督職能，促使企業(yè)減少風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率。內(nèi)控預(yù)算環(huán)節(jié)，多具備編制、分解、審批、執(zhí)行等流程。為了有效展現(xiàn)內(nèi)控系統(tǒng)的實(shí)踐價(jià)值，需要從內(nèi)控預(yù)算方向，出具全面的財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃，用于指導(dǎo)財(cái)務(wù)部組織成員嚴(yán)格依照預(yù)算目標(biāo)，嚴(yán)控企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

以財(cái)務(wù)預(yù)算編制流程為例，在進(jìn)入內(nèi)控監(jiān)督預(yù)算系統(tǒng)設(shè)定的程序后，需要先行依據(jù)預(yù)算編制要求與編制內(nèi)容，分配編制力量，而后匯總多部門的預(yù)算建議。整理好預(yù)算建議書后，將進(jìn)行初審，若初審不合格，則重新開展預(yù)算編制部署工作，直到編制的預(yù)算建議書符合審核標(biāo)準(zhǔn)，方可進(jìn)入部門預(yù)算統(tǒng)籌分析步驟中。該程序運(yùn)行中，將由初始預(yù)算建議書轉(zhuǎn)化為部門預(yù)算建議書，繼續(xù)對其進(jìn)行審核，其間需要?dú)v經(jīng)兩次預(yù)算建議書審核評估，最終通過總審核后，實(shí)現(xiàn)預(yù)算建議書的合理下達(dá)。如若在此期間尚未通過審核，則需要針對部門預(yù)算建議書加以修正。在整個預(yù)算編制流程中，財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等多部門都能表現(xiàn)出高度配合特征，這樣才能適當(dāng)杜絕崗位失職或者徇私等現(xiàn)象。為物業(yè)管理企業(yè)給客戶提供停車服務(wù)以及租賃服務(wù)時，能夠獲取較高的滿意度，也可以在細(xì)化的預(yù)算編制監(jiān)督行為中，抑制糾紛風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。同時，在實(shí)施物業(yè)服務(wù)時，也要依據(jù)客戶實(shí)際需求，合理設(shè)定預(yù)算目標(biāo)，始終朝著預(yù)算建議書上規(guī)定的方向努力?；诖耍A(yù)算編制監(jiān)督系統(tǒng)的推進(jìn)與改善也是內(nèi)控體系構(gòu)建中的核心基礎(chǔ)[3]。

3.4? 企業(yè)信息管理系統(tǒng)

物業(yè)管理企業(yè)在內(nèi)控系統(tǒng)運(yùn)用中，既要深度開發(fā)新系統(tǒng)，保證內(nèi)控系統(tǒng)符合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營管理動態(tài)，又要直接從成功的應(yīng)用案例中引進(jìn)信息系統(tǒng)，自此加快企業(yè)內(nèi)控管理改進(jìn)速度。結(jié)合相關(guān)研究成果，在物業(yè)管理企業(yè)中適用性較強(qiáng)的信息系統(tǒng)有ERP系統(tǒng)，此系統(tǒng)可以輔助內(nèi)控管理者強(qiáng)化內(nèi)控效果。最為顯著的優(yōu)勢是能夠引領(lǐng)管理者編制可行性更強(qiáng)的內(nèi)控制度。

在ERP系統(tǒng)干預(yù)下，可以為客戶帶來更舒心的物業(yè)服務(wù)。以停車服務(wù)為主，作為物業(yè)管理企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模較高的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，若能將該項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)中，可以在客戶與企業(yè)之間建立友好的互動關(guān)系。如在客戶進(jìn)入物業(yè)管理企業(yè)的停車服務(wù)范圍以后，需要履行車輛安全維護(hù)與計(jì)時收費(fèi)職責(zé)。此時可以直接在系統(tǒng)平臺上動態(tài)觀察當(dāng)前空置的停車位與每臺車輛的停車時長。同時，考慮到在停車服務(wù)中常設(shè)定特殊車輛免收費(fèi)項(xiàng)目，故此可在系統(tǒng)反饋的結(jié)果中劃分出具體的免收費(fèi)區(qū)域，之后還能對停車服務(wù)管理規(guī)定的落實(shí)情況進(jìn)行全方位監(jiān)督。包括在遇到緊急事件時，該企業(yè)是否能夠立即響應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，預(yù)防突發(fā)狀況。若從系統(tǒng)監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)應(yīng)急預(yù)案響應(yīng)時間較長，需要對當(dāng)前內(nèi)控制度進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)。此外，ERP系統(tǒng)應(yīng)用于物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)控管理工作中，還可實(shí)現(xiàn)全過程管理目標(biāo)，從事先預(yù)防、事中控制以及事后處理三個方向給出可靠依據(jù)，這樣才能為管理者給予周到的系統(tǒng)化服務(wù)。在事先預(yù)防環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)的運(yùn)用能夠針對上述提及的內(nèi)控預(yù)算內(nèi)容，出具清晰的內(nèi)控規(guī)定，并如實(shí)展現(xiàn)內(nèi)控職權(quán)與內(nèi)控范圍、內(nèi)控責(zé)任人。一旦出現(xiàn)超預(yù)算或預(yù)算不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象，ERP系統(tǒng)能夠直接向責(zé)任人發(fā)送提醒信息，督促責(zé)任人迅速組織人員查明原因，保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定性。而且內(nèi)控系統(tǒng)可以更詳細(xì)地公布內(nèi)控權(quán)限，以內(nèi)控制度為主導(dǎo)，減輕了往日人員流動溝通中的局限負(fù)擔(dān)。而在事中控制步驟，可以聯(lián)合會計(jì)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立統(tǒng)籌內(nèi)控管理環(huán)境，隨時展示違規(guī)信息，如停車服務(wù)收費(fèi)異常等，這些都能在尚未出具收費(fèi)憑證前發(fā)出預(yù)警，指引相關(guān)人員及時糾正后，改善物業(yè)服務(wù)質(zhì)量。其中較為關(guān)鍵的是可以輔助財(cái)務(wù)人員，準(zhǔn)確查明收支數(shù)據(jù)以及余額情況，與決策層領(lǐng)導(dǎo)保持有效溝通關(guān)系，為其帶來更細(xì)致且準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表，增加下一年度業(yè)務(wù)推廣與企業(yè)運(yùn)營決策的可行性。于事后處理階段，除了可以如實(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外，還能對照部門業(yè)務(wù)量與收支情況，自行驗(yàn)證會計(jì)信息準(zhǔn)確性，并且可以對常見的停車服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等事件給予可靠的預(yù)判指導(dǎo)保障，或是輔助內(nèi)控管理者采取科學(xué)的舉措解決已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)事件，繼而最大程度維護(hù)企業(yè)信譽(yù)度，從上述研究中證實(shí)ERP系統(tǒng)值得應(yīng)用[4]。

3.5? 內(nèi)控分析操作系統(tǒng)

內(nèi)控分析操作系統(tǒng)需要隨時結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)類型，在精準(zhǔn)分析成本后制定易于操作的成本控制分析報(bào)告，此時即可為企業(yè)謀求更高利潤，也能促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。在深度解析物業(yè)管理企業(yè)成本組成部分時，能夠發(fā)現(xiàn)具備成本規(guī)模大、成本面廣以及成本時限長等特征。因該企業(yè)通常需要為客戶展開24小時的不間斷服務(wù)，在業(yè)務(wù)成本之上也包含著運(yùn)營成本（辦公費(fèi)）、管理成本（維護(hù)費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)）、技術(shù)成本（系統(tǒng)應(yīng)用費(fèi)用）、人力成本（人資報(bào)酬）等，這些都會在無形中增加成本分析難度。此時，可以借助內(nèi)控分析操作系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控成本的合理把控。而且上級領(lǐng)導(dǎo)也能從成本計(jì)劃書以及成本分析報(bào)告中，對當(dāng)前企業(yè)的成本投入標(biāo)準(zhǔn)加以比對，若超出既定成本范圍，則需要提出多項(xiàng)相關(guān)節(jié)約成本的舉措。例如某企業(yè)設(shè)有2名客服以及出納、15名維修工、20名清潔工、5名車管員等，在面對不同客戶，即不同服務(wù)范圍時，消耗的材料費(fèi)、人資成本存在不同，此時應(yīng)當(dāng)適當(dāng)進(jìn)行人員縮減，或進(jìn)行調(diào)崗操作，由此為企業(yè)節(jié)約人力成本。

綜上所述，物業(yè)管理企業(yè)在美化城市環(huán)境、維護(hù)城市運(yùn)行秩序過程中具備顯著職能，作為物業(yè)管理企業(yè)的管理核心，內(nèi)控事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)?shù)玫狡髽I(yè)管理者的密切關(guān)注，從組織結(jié)構(gòu)、會計(jì)制度、內(nèi)控監(jiān)督、信息管理、內(nèi)控分析等多個系統(tǒng)實(shí)施中，改善物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)控管理現(xiàn)狀，繼而促使企業(yè)擁有較高的綜合效益。完善的內(nèi)控系統(tǒng)既可滿足企業(yè)運(yùn)營管理又能促進(jìn)其長遠(yuǎn)發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1]梁景輝. 物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施[J]. 企業(yè)改革與管理，2021（07）：26-27.

[2]王慧. 加強(qiáng)物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的思考[J]. 財(cái)會學(xué)習(xí)，2020，（30）：191-192.

[3]劉芳. 基于全面預(yù)算管理的企業(yè)內(nèi)部控制分析——以物業(yè)管理企業(yè)為例[J]. 納稅，2019，13（04）：261，263.

[4]曲紅君. 加強(qiáng)物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的思考[J]. 今日財(cái)富（中國知識產(chǎn)權(quán)），2018，（06）：124.

[ 作者簡介 ]朱朝紅，男，山西晉城人，中國鐵道科學(xué)研究院集團(tuán)有限公司物業(yè)服務(wù)部，財(cái)務(wù)主任，中級會計(jì)師，研究生，研究方向：財(cái)務(wù)管理。

[ 摘要 ]物業(yè)管理企業(yè)作為從事園區(qū)環(huán)境管理、維護(hù)等業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)主體，充分運(yùn)用內(nèi)控系統(tǒng)，可以推動企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)程。本文簡要分析了內(nèi)控系統(tǒng)的應(yīng)用必要性，并結(jié)合內(nèi)控系統(tǒng)預(yù)期目標(biāo)提出優(yōu)化路徑，經(jīng)由組織結(jié)構(gòu)監(jiān)督、會計(jì)制度執(zhí)行、內(nèi)控監(jiān)督預(yù)算、企業(yè)信息管理、內(nèi)控分析操作等系統(tǒng)化內(nèi)容的實(shí)施，有利于提高內(nèi)控管理水平，增強(qiáng)企業(yè)市場適應(yīng)力。

[ 關(guān)鍵詞 ]物業(yè)管理企業(yè)；內(nèi)部控制；信息管理；成本控制；會計(jì)制度