肖興賓
摘 要:在新時(shí)代,信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到一個(gè)新的高度,大數(shù)據(jù)作為信息技術(shù)的產(chǎn)物,被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中,顯著提升人們的工作效率、提高工作的便捷性,而在這樣的背景下,醫(yī)院檔案管理工作也發(fā)生很大變化,大數(shù)據(jù)的應(yīng)用取得顯著效果。醫(yī)院檔案有著很重要的作用,需要使用大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)化檔案管理的合理性、條理性,以便對(duì)檔案資料進(jìn)行全面分析與整合。本文主要從大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的作用、應(yīng)用現(xiàn)狀、應(yīng)用建議三個(gè)方面進(jìn)行簡要分析。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);醫(yī)院檔案管理;發(fā)展;建議
前言
大數(shù)據(jù)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的背景下飛速發(fā)展,并且在各個(gè)行業(yè)中應(yīng)用非常廣泛,檔案管理工作也積極利用大數(shù)據(jù)優(yōu)化管理措施、簡化管理流程,創(chuàng)新管理方法,提升檔案管理效率和質(zhì)量。醫(yī)院作為社會(huì)生活中非常重要的場所,其檔案涉及的內(nèi)容較多、檔案量大,并且很多內(nèi)容都涉及患者的個(gè)人隱私。對(duì)此,醫(yī)院在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù),能夠保證管理有效性,并且在大數(shù)據(jù)的支持下,能夠提高檔案的安全性,進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理水平。
一、大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的作用
在信息技術(shù)時(shí)代背景下,數(shù)據(jù)已經(jīng)成為傳遞信息的主要途徑,信息時(shí)代的發(fā)展促使傳統(tǒng)文字信息發(fā)展為數(shù)據(jù)信息,進(jìn)而促使信息傳遞的智能化發(fā)展。數(shù)據(jù)內(nèi)容多、類型多、覆蓋范圍廣以及整合率高等,是大數(shù)據(jù)時(shí)代的主要特點(diǎn)。從數(shù)據(jù)中能夠提取出需要的信息、知識(shí)和需要的資源。在數(shù)據(jù)時(shí)代,由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持,可以針對(duì)以前受到信息量大且復(fù)雜的原因沒有進(jìn)行深入研究的問題展開分析,醫(yī)院檔案管理就是其中的一項(xiàng)。隨著計(jì)算機(jī)以及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展,云計(jì)算、百度云存儲(chǔ)等被很多人了解并且應(yīng)用,而應(yīng)用大數(shù)據(jù)工作的數(shù)據(jù)量都非常大,單純的利用傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)服務(wù)已經(jīng)很難滿足醫(yī)院檔案管理的需要,而大數(shù)據(jù)滿足人們對(duì)個(gè)性化、高效性、多樣性以及專業(yè)化的需求,進(jìn)而滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作需求。醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院正常運(yùn)行的情況下,產(chǎn)生的醫(yī)療活動(dòng)及其相關(guān)的資料,包括醫(yī)療管理、科研、費(fèi)用以及患者基本信息等價(jià)值較高的原始資料。檔案管理部門需要收集、整理、分類和存儲(chǔ)等與醫(yī)院各類型活動(dòng)有關(guān)的信息,且信息收集、整理等工作需要具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、集中性,以便快速整合,為分類和分析提供便利條件,并且需要管理人員標(biāo)明記號(hào),方便查詢檔案。
在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠促進(jìn)管理工作的信息化發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下,醫(yī)院需要進(jìn)行信息化建設(shè),加上醫(yī)院檔案的內(nèi)容和類型較多,包括圖表、會(huì)診資料、文件以及視頻等,而檔案管理不僅需要記錄醫(yī)院的日常工作及活動(dòng),還有醫(yī)院的發(fā)展史,為預(yù)防檔案資料丟失、保存不當(dāng)?shù)炔涣际录陌l(fā)生,可積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)解決這些問題。與此同時(shí),能夠提高檔案存儲(chǔ)和管理的便捷性。傳統(tǒng)檔案資料都是紙質(zhì)形式,采用人工管理。當(dāng)前,雖然信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)很廣泛,但醫(yī)院的檔案管理工作并沒有在最初就使用信息技術(shù)進(jìn)行管理,只是簡單地對(duì)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ),想要精準(zhǔn)調(diào)閱資料,避免資料受潮等現(xiàn)象會(huì)比較困難。對(duì)此,使用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠用很小的空間存儲(chǔ)海量的數(shù)據(jù),還能夠?yàn)闄n案資料的共享、檢索等工作提供便捷條件,提高檔案資料的使用效率,縮短查找時(shí)間等,進(jìn)而全面提升檔案資料管理水平。因此,可在醫(yī)院檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)。
二、大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案管理工作在使用大數(shù)據(jù)時(shí)也存在不足之處。首先,使用大數(shù)據(jù)時(shí),檔案的真實(shí)性容易受到影響。大數(shù)據(jù)主要是以計(jì)算機(jī)為載體,人們看見的是整理之后的檔案資料,而不是原始憑證;醫(yī)院上傳到網(wǎng)絡(luò)上的信息也是工作人員手動(dòng)上傳,如果出現(xiàn)錯(cuò)誤,想要修改的難度很高,一旦有人惡意篡改檔案信息,則會(huì)造成醫(yī)院利益和聲譽(yù)等方面的損失,這與使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的目的不符。其次,網(wǎng)絡(luò)方面的安全難以得到保障。這是因?yàn)閷⒋髷?shù)據(jù)應(yīng)用在醫(yī)院的檔案管理中,需要通過計(jì)算機(jī)整理、分析和存儲(chǔ)資料信息,而我們目前生活在信息時(shí)代,黑客的存在會(huì)危及信息安全,也就會(huì)威脅醫(yī)院檔案安全,醫(yī)院在使用、分享檔案時(shí)可能會(huì)遭遇檔案被竊取,造成醫(yī)院的嚴(yán)重?fù)p失,包括經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)聲譽(yù)方面的損失。因此,在使用大數(shù)據(jù)時(shí),需要針對(duì)使用過程中存在的不足進(jìn)行全面分析,提出科學(xué)的解決措施,提高大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用效果。最后,還需要進(jìn)一步提升管理人員的專業(yè)能力。有的醫(yī)院雖然使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理,但是領(lǐng)導(dǎo)者的內(nèi)部控制意識(shí)不足,忽視檔案管理的重要性,尤其是在管理人員的招聘和培養(yǎng)工作中,沒有硬性規(guī)定招聘人員必須要掌握大數(shù)據(jù)技術(shù),忽視大數(shù)據(jù)技術(shù)的培訓(xùn),這一點(diǎn)不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升,影響醫(yī)院的發(fā)展。加上醫(yī)院檔案管理人員還存在其他科室人員兼職的情況,從而影響檔案管理質(zhì)量,不利于發(fā)揮檔案的積極作用?;谝陨喜蛔?,醫(yī)院可以組織相關(guān)人員進(jìn)行分析、討論,探索并實(shí)踐能夠提升大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平的管理措施,有效提升檔案管理質(zhì)量以及安全性,強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理整體水平,從而促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。
三、大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用建議
1.轉(zhuǎn)變管理理念
對(duì)醫(yī)院目前的檔案管理進(jìn)行分析,雖然很多醫(yī)院都已經(jīng)意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性,引入先進(jìn)設(shè)備,但從整體上來看,思想上的轉(zhuǎn)變需要進(jìn)一步加強(qiáng)。不能將檔案管理工作僅僅作為資料的存儲(chǔ),相關(guān)人員沒有意識(shí)到檔案管理在醫(yī)院正常運(yùn)行和發(fā)展中的作用,忽視檔案管理帶給醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,影響醫(yī)院的發(fā)展。在這樣的情況下,需要從醫(yī)院檔案管理人員的思想上著手,轉(zhuǎn)變其檔案管理理念,使其在工作中能夠積極的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),并且重視改變醫(yī)院管理者、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí),使其為使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理提供支持,進(jìn)而在醫(yī)院發(fā)展中發(fā)揮出大數(shù)據(jù)的積極作用,推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展。同時(shí),各科室主管以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者需要積極參與到管理工作中,保證大數(shù)據(jù)能夠得到充分運(yùn)用,從而在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮良好的推動(dòng)力,推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。此外,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者在意識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢后,在完成自身工作任務(wù)的同時(shí),配合檔案管理工作。
在轉(zhuǎn)變相關(guān)人員檔案管理理念的過程中,還需要醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)宣傳,宣傳大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢、宣傳檔案管理對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的依賴、宣傳在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理功能上的變化等。改變檔案管理理念,需要從原本單一的保存功能發(fā)展到對(duì)檔案資料的分析和使用、從紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成電子資料,提高檔案在醫(yī)院發(fā)展中的服務(wù)功能,能夠增加檔案的二次加工等。檔案信息的來源是醫(yī)院各個(gè)部門的日常工作,包括患者信息的采集,方便后續(xù)為患者提供診療服務(wù)。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理人員也需要認(rèn)識(shí)到,檔案信息源也需要相應(yīng)的資金投入,雖然需求量不大,但是需要長期投入,在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下提升檔案資料的服務(wù)性,因此,需要針對(duì)檔案服務(wù)端加強(qiáng)信息化建設(shè),以便使用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案的查詢等工作。
由此可見,需要改變檔案管理人員的管理理念,可以從很多角度著手,方便實(shí)現(xiàn)改變管理理念的目標(biāo)。
2.加大管理人員培訓(xùn)力度
從大數(shù)據(jù)本身來看,尤其是近年來在信息技術(shù)條件下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)處理技術(shù),在各個(gè)行業(yè)中的數(shù)據(jù)處理都有著明顯優(yōu)勢,醫(yī)院的檔案管理工作想要利用好這一技術(shù),發(fā)揮出這一技術(shù)的價(jià)值和作用,還需要培養(yǎng)專業(yè)的人才,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度,使其掌握先進(jìn)的管理理念、計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方法等,保證醫(yī)院信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行,保證軟件和硬件在檔案管理中能夠發(fā)揮作用。對(duì)于醫(yī)院加大檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)力度,具體可以從以下幾個(gè)方面落實(shí)工作:首先,醫(yī)院組織專業(yè)培訓(xùn),包括大數(shù)據(jù)和檔案管理的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作方法、管理的專業(yè)技能等,保證管理人員能夠符合崗位需求,在崗位上發(fā)揮自己的力量和作用。與此同時(shí),還應(yīng)重視職業(yè)道德和素養(yǎng)培訓(xùn),避免管理人員受到利益誘惑、威脅等因素的影響,出現(xiàn)篡改檔案資料等不良事件的發(fā)生,保證大數(shù)據(jù)在檔案管理中應(yīng)用的有效性與安全性。其次,醫(yī)院還應(yīng)直接面向社會(huì)招聘具有檔案管理專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐能力的人才,并且招聘的人才需要掌握大數(shù)據(jù)等方面的知識(shí),即招聘復(fù)合型人才,以便滿足醫(yī)院檔案管理工作對(duì)人才的需求,并且在實(shí)際工作中發(fā)揮復(fù)合型人才的優(yōu)勢,保證檔案的分析以及處理等工作質(zhì)量,進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。此外,在培訓(xùn)工作中,需要注意培訓(xùn)的時(shí)間和人數(shù)的安排,確保不會(huì)影響醫(yī)院檔案管理工作的正常開展,保證培訓(xùn)時(shí)間合理,也避免在崗工作人員工作壓力大。同時(shí),可以開展線上培訓(xùn)模式,不影響管理人員的日常工作,利用節(jié)假日、下班時(shí)間等空余時(shí)間,合理安排時(shí)間自主休息。
3.加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)
醫(yī)院檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù),想要保證應(yīng)用的有效性,需要做好相關(guān)軟件和硬件的配套建設(shè),這是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ),需要醫(yī)院投入人力、物力和財(cái)力。但是,根據(jù)檔案管理現(xiàn)階段的實(shí)際工作情況來看,由于個(gè)別醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用,導(dǎo)致檔案管理工作還在以人工模式開展,大數(shù)據(jù)管理的配套設(shè)備還不健全,沒有在檔案管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用,影響管理效率和醫(yī)院整體工作效率,阻礙醫(yī)院的整體發(fā)展。因此,醫(yī)院需要在改變檔案管理理念的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)。首先,從醫(yī)院實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)角度出發(fā),確定大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用需要的設(shè)備及其資金,制定軟件、硬件類型和數(shù)量需求表,并將需求表作為依據(jù),采購相應(yīng)的軟件和硬件,保證初期建設(shè)順利進(jìn)行。其次,在使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的日常工作中,需要醫(yī)院安排專業(yè)人員定期檢查、更新和維修,從而保證軟件和硬件能夠正常使用,保證檔案管理工作順利開展。在醫(yī)院條件允許的情況下,可以組建專業(yè)團(tuán)隊(duì),結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際需求,開發(fā)適合自身?xiàng)l件的軟件系統(tǒng)、建設(shè)管理平臺(tái),以便保證檔案資料收集、分類、整理、存儲(chǔ)、檢索等工作順利進(jìn)行,保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。
4.落實(shí)管理制度責(zé)任制
現(xiàn)階段,已經(jīng)有很多醫(yī)院都針對(duì)檔案管理工作建立起管理制度,但是,都存在不同程度的不足,此時(shí),加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,能夠促使管理人員從不同的角度進(jìn)行綜合考慮,在開展檔案管理的過程中不斷分析并總結(jié)不足,從而不斷優(yōu)化管理制度。首先,醫(yī)院需要針對(duì)檔案管理成立專業(yè)部門,對(duì)檔案資料實(shí)施統(tǒng)一管理,并且配備檔案室和專業(yè)的管理人員,在管理的過程中保證與其他部門進(jìn)行有效溝通,從而保證檔案管理的高效性以及層次性。其次,在應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理時(shí),運(yùn)用科學(xué)且符合醫(yī)院實(shí)際需求的數(shù)據(jù)運(yùn)行程序、對(duì)應(yīng)的操作流程,醫(yī)院需要對(duì)此制定具有規(guī)范性、流程化的檔案管理制度,從而保證管理工作順利實(shí)施,保證工作的有序進(jìn)行,提高管理的準(zhǔn)確性。最后,做好檔案管理細(xì)節(jié)上的工作,將管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人。在制定管理制度時(shí),需要明確不同崗位的分工、具體的工作職責(zé),以便管理人員在了解自身崗位工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上工作。同時(shí),在實(shí)際工作中,還需要加強(qiáng)監(jiān)督,安排監(jiān)督人員,重點(diǎn)監(jiān)督管理制度的執(zhí)行情況、管理人員的工作態(tài)度和質(zhì)量、對(duì)各個(gè)細(xì)節(jié)以及管理效果進(jìn)行檢查等,如果發(fā)現(xiàn)問題,需要監(jiān)督人員及時(shí)指出,按照制度給予懲罰,并且通過會(huì)議討論等方式分析解決問題的方法,跟蹤后續(xù)管理工作的改進(jìn)效果,以此保證檔案管理工作持續(xù)性優(yōu)化,保證其管理質(zhì)量。
5加強(qiáng)建檔維護(hù)管理
在大數(shù)據(jù)的影響下,使得醫(yī)院檔案管理工作存在較大的工作難度以及較為廣闊的發(fā)展空間,通過積極順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理,有助于進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理水平。針對(duì)現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理發(fā)展中的影響,進(jìn)行深度分析并制定相應(yīng)的解決對(duì)策,從根本上加強(qiáng)檔案維護(hù),保護(hù)醫(yī)院檔案數(shù)據(jù),避免由于數(shù)據(jù)設(shè)備或程序出現(xiàn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。首先需要相關(guān)人員從根本上加強(qiáng)檔案的維護(hù)管理,針對(duì)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存災(zāi)備以及恢復(fù)能力進(jìn)行全面創(chuàng)新,增強(qiáng)檔案維護(hù)管理的安全性和可靠性,使數(shù)據(jù)在出現(xiàn)異常時(shí)能夠迅速恢復(fù)。其次,對(duì)醫(yī)院檔案管理工作人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范化管理,通過制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)分析原則以及數(shù)據(jù)資料采集標(biāo)準(zhǔn),對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)信息檔案進(jìn)行科學(xué)處理,使其能夠進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的保密性與穩(wěn)定性,而且在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中,由于工作量相對(duì)較大,導(dǎo)致檔案管理的錯(cuò)誤概率相對(duì)較高,針對(duì)這一問題,通過加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)維護(hù),可以有效降低其中人為因素的影響,并切實(shí)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性以及完整性,避免數(shù)據(jù)檔案由于外界因素導(dǎo)致出現(xiàn)丟失,以此來實(shí)現(xiàn)全面保障數(shù)據(jù)檔案的安全性。除此之外,還需要相關(guān)人員能夠定期對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行核對(duì),定期備份相關(guān)數(shù)據(jù),并對(duì)重點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行重點(diǎn)管理。
四、總結(jié)
大數(shù)據(jù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中,能夠?qū)A康男畔⑦M(jìn)行準(zhǔn)確且迅速的處理,實(shí)際應(yīng)用效果很高。醫(yī)院在使用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí),需要投入較多的人力和資金構(gòu)建平臺(tái),以此提高醫(yī)療服務(wù)水平和醫(yī)院的工作效率,突出大數(shù)據(jù)在實(shí)際工作中的優(yōu)勢,優(yōu)化檔案管理的各個(gè)流程和具體方法,對(duì)檔案實(shí)施更加科學(xué)合理的管理,從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)聲譽(yù),為醫(yī)院的穩(wěn)定、長久發(fā)展創(chuàng)造條件。
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(作者單位:臨沂市中心醫(yī)院)