基于財(cái)務(wù)視角的會(huì)展項(xiàng)目管理研究

丁魁

（湖南中南國(guó)際會(huì)展有限公司，湖南長(zhǎng)沙 410004）

一、前言

目前，在現(xiàn)代服務(wù)行業(yè)中，會(huì)展業(yè)屬于朝陽(yáng)行業(yè)。會(huì)展業(yè)不僅在于商品的陳展、貿(mào)易活動(dòng)的開(kāi)展，還在于文化和科技的交流。會(huì)展業(yè)可以有效促進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)，是城市形象的重要傳播形式，更是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵助推方式。各地區(qū)為了提升城市的知名度，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展，都開(kāi)始大力發(fā)展會(huì)展業(yè)。會(huì)展業(yè)能否順利從會(huì)展項(xiàng)目中獲益，會(huì)展項(xiàng)目的管理發(fā)揮著十分重要的作用。

二、會(huì)展項(xiàng)目分類(lèi)

（一）按性質(zhì)分類(lèi)

按照會(huì)展項(xiàng)目的性質(zhì)，可以將其分為貿(mào)易類(lèi)項(xiàng)目和消費(fèi)類(lèi)項(xiàng)目。貿(mào)易類(lèi)的會(huì)展項(xiàng)目主要是為了一些產(chǎn)業(yè)舉辦的展覽活動(dòng)，包括制造業(yè)和商業(yè)等。會(huì)展項(xiàng)目的參與者都是商人。貿(mào)易類(lèi)會(huì)展的參展商一般是行業(yè)內(nèi)的批發(fā)商、貿(mào)易商、代理商、經(jīng)銷(xiāo)商等相關(guān)單位負(fù)責(zé)人，參觀者則主要是采購(gòu)商，貿(mào)易類(lèi)會(huì)展項(xiàng)目中基本沒(méi)有普通觀眾，會(huì)展的最終目的是達(dá)成交易。而消費(fèi)類(lèi)的會(huì)展項(xiàng)目則是面向大眾開(kāi)展的，展出的商品大多是消費(fèi)品，具有一定的地方性質(zhì)。消費(fèi)類(lèi)的會(huì)展項(xiàng)目中則是觀眾越多越好，觀眾可憑門(mén)票入場(chǎng)參加會(huì)展活動(dòng)消費(fèi)。區(qū)分貿(mào)易類(lèi)項(xiàng)目和消費(fèi)類(lèi)項(xiàng)目最主要的一點(diǎn)是觀眾的組成。

（二）按內(nèi)容分類(lèi)

按照會(huì)展項(xiàng)目的內(nèi)容可以將其分為綜合類(lèi)會(huì)展、專(zhuān)業(yè)類(lèi)會(huì)展和會(huì)議洽談型會(huì)展。綜合類(lèi)會(huì)展通常是包括這個(gè)行業(yè)或者多個(gè)行業(yè)的展覽會(huì)，通常被稱(chēng)為橫向性展覽會(huì)，如一些重工業(yè)展、輕工業(yè)展等。專(zhuān)業(yè)類(lèi)會(huì)展主要是指對(duì)某一特定行業(yè)或特定產(chǎn)品的展覽會(huì)，如常見(jiàn)的珠寶展、家博展等。會(huì)議洽談型會(huì)展則是綜合性的國(guó)際會(huì)議或者大型的論壇活動(dòng)，通常是以重要的城市為中心舉辦，如亞洲博鰲論壇等。會(huì)議洽談型會(huì)展一般是定期開(kāi)展的項(xiàng)目，特別是一些國(guó)際大型會(huì)議是每年定期舉辦，只不過(guò)每次舉辦的地點(diǎn)有所不同。會(huì)議洽談型會(huì)展的服務(wù)涉及范圍更廣，不僅在人數(shù)上有所限制，對(duì)參會(huì)人員的專(zhuān)業(yè)性也有較高的要求，同時(shí)在場(chǎng)地布置、信息系統(tǒng)等方面都必須服務(wù)到位。

三、財(cái)務(wù)視角下會(huì)展項(xiàng)目管理可能存在的問(wèn)題

在財(cái)務(wù)視角下，會(huì)展項(xiàng)目管理是對(duì)整個(gè)會(huì)展過(guò)程的管理和控制，整個(gè)環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，涉及的管理內(nèi)容較多，各個(gè)環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。在項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備過(guò)程中，很容易出現(xiàn)準(zhǔn)備倉(cāng)促，沒(méi)有進(jìn)行深入調(diào)研和細(xì)致部署的情況，導(dǎo)致定價(jià)不合理，進(jìn)而影響到最終的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在項(xiàng)目預(yù)算的過(guò)程中，對(duì)整體預(yù)算考慮不夠全面，不夠認(rèn)真詳細(xì)，沒(méi)有做到末級(jí)預(yù)算，會(huì)展過(guò)程中很容易出現(xiàn)費(fèi)用超額、資金緊張的情況，導(dǎo)致在會(huì)展中很難控制資金，最終需要湊齊預(yù)算。

會(huì)展項(xiàng)目由于規(guī)模較大，極易出現(xiàn)多頭管理的情況，由于管理時(shí)沒(méi)有制定明確的計(jì)劃和制度，對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)各成員的工作職責(zé)也缺少安排和管理，導(dǎo)致項(xiàng)目的實(shí)施缺乏規(guī)范性、效率較低。項(xiàng)目結(jié)算時(shí)容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，比如結(jié)算不夠及時(shí)，項(xiàng)目結(jié)束后才開(kāi)始結(jié)算工作，導(dǎo)致對(duì)整個(gè)會(huì)展難以起到控制作用，無(wú)法控制成本，會(huì)引起核算超支的重大問(wèn)題。另外，對(duì)項(xiàng)目管理沒(méi)有制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，或者考核過(guò)程中只關(guān)注合同收入，忽略考核資金收款的情況，最后會(huì)出現(xiàn)賬款催收困難的情況。還有一項(xiàng)容易忽視的管理問(wèn)題是項(xiàng)目結(jié)束后缺乏及時(shí)的總結(jié)和回訪工作，或者流于表面，無(wú)法真正起到借鑒作用。

四、財(cái)務(wù)視角下的會(huì)展項(xiàng)目管理方法

（一）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理需要貫穿會(huì)展項(xiàng)目管理的整個(gè)過(guò)程，加強(qiáng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理更有利于會(huì)展項(xiàng)目的順利進(jìn)行，最大限度地提高經(jīng)濟(jì)效益。要做好會(huì)展項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控工作，在會(huì)展項(xiàng)目過(guò)程中，管理人員要隨時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)的解決措施，及時(shí)阻止風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，以盡可能地減小風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，在會(huì)展舉辦的過(guò)程中要隨時(shí)監(jiān)控現(xiàn)場(chǎng)情況，對(duì)可能出現(xiàn)的新風(fēng)險(xiǎn)要具備預(yù)判和解決的能力。

在風(fēng)險(xiǎn)管理中，須規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和盡可能減少風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失。比如監(jiān)控會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)，包括全面監(jiān)控整個(gè)人流和現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備設(shè)施等，避免出現(xiàn)人員意外或者現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備受到人為破壞等造成經(jīng)濟(jì)損失，以防增加成本消耗，減少收益。為了減小風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失，需要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)的治安管理。在會(huì)場(chǎng)項(xiàng)目管理過(guò)程中，展開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)管理，比如在會(huì)展開(kāi)始前檢查好消防系統(tǒng)，防止火災(zāi)的發(fā)生；維護(hù)和保養(yǎng)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備，避免項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題；加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控，避免會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)搶劫、偷竊等行為，使整個(gè)會(huì)展的利益受損，影響會(huì)展項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)收益和社會(huì)效益。

（二）項(xiàng)目前期管理

1.深入調(diào)查、充分評(píng)估

在會(huì)展項(xiàng)目開(kāi)始之前，要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的全方面調(diào)查研究，這是會(huì)展項(xiàng)目管理的前提，也是最基本的方法。在調(diào)查的過(guò)程中，要根據(jù)不同的會(huì)展類(lèi)型選擇不同的調(diào)研方式，一般包括資料收集、市場(chǎng)調(diào)研和大數(shù)據(jù)分析等方式。對(duì)于長(zhǎng)期舉辦的會(huì)展項(xiàng)目，須搜集會(huì)展的相關(guān)內(nèi)容建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)其進(jìn)行深入分析。要整理和歸納前期的會(huì)展經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和會(huì)展成交數(shù)據(jù)，研究數(shù)據(jù)背后的項(xiàng)目管理情況。例如，整合分析之前參展客戶(hù)成交情況的相關(guān)數(shù)據(jù)，可以從中尋找規(guī)律，總結(jié)出哪一類(lèi)客戶(hù)最容易達(dá)成交易，在本次的會(huì)展中邀請(qǐng)其中符合條件并有意愿的客戶(hù)參加，提高會(huì)展的質(zhì)量。還可以根據(jù)以往的預(yù)算和決算數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，吸取經(jīng)驗(yàn)，在本次的項(xiàng)目管理中作出相應(yīng)的資金調(diào)整和改進(jìn)。

2.項(xiàng)目預(yù)算、立項(xiàng)審批

在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目預(yù)算是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。項(xiàng)目預(yù)算既可以作為整個(gè)會(huì)展項(xiàng)目詳細(xì)規(guī)劃和資源安排的重要參考，又可以作為監(jiān)督控制整個(gè)項(xiàng)目的重要工具，所以認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算工作十分重要。在做項(xiàng)目預(yù)算時(shí)，要根據(jù)項(xiàng)目的類(lèi)別、項(xiàng)目的具體內(nèi)容和項(xiàng)目明細(xì)分解總預(yù)算，進(jìn)行詳細(xì)的預(yù)算工作，并要確保收支預(yù)算真實(shí)詳細(xì)。在會(huì)展項(xiàng)目中，收入預(yù)算主要包括政府的財(cái)政撥款、市場(chǎng)方面的招展收入、廣告收入、票房收入等。支出預(yù)算主要包括前期費(fèi)用（對(duì)項(xiàng)目可行性的研究、立項(xiàng)、籌備，以及項(xiàng)目組織全過(guò)程中的內(nèi)容策劃、統(tǒng)籌安排、平面設(shè)計(jì)、3D 設(shè)計(jì)等的支出）、展館的租賃費(fèi)、展廳的搭建費(fèi)用、物資費(fèi)用（包括各種場(chǎng)地布置費(fèi)用以及證卡費(fèi)用等）、保障費(fèi)（包括車(chē)輛的保障費(fèi)、人員的保障費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、安保費(fèi)等）、宣傳費(fèi)（包括攝影錄像費(fèi)、媒體宣傳費(fèi)、視頻剪輯制作費(fèi)等）、志愿者費(fèi)用、防疫費(fèi)用以及一些管理費(fèi)（差旅費(fèi)、招待費(fèi)、交通費(fèi)等），還有一些不可預(yù)見(jiàn)的支出費(fèi)用?？傊?，預(yù)算要盡可能清晰、詳細(xì)。確定好預(yù)算后再根據(jù)項(xiàng)目的總成本計(jì)算盈虧的平衡點(diǎn)，并評(píng)估會(huì)展項(xiàng)目產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，完成立項(xiàng)審批工作。

3.制定項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)

由于會(huì)展項(xiàng)目是一項(xiàng)涉及面較廣、較為復(fù)雜的工作，同時(shí)又是系統(tǒng)化的工程，需要多個(gè)部門(mén)相互配合。立項(xiàng)審批完成后，需要立刻成立會(huì)展項(xiàng)目組，以項(xiàng)目經(jīng)理為主要的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，跟進(jìn)項(xiàng)目的落實(shí)情況。項(xiàng)目組要根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目立項(xiàng)和會(huì)展項(xiàng)目的相關(guān)規(guī)定和要求，統(tǒng)籌安排整個(gè)會(huì)展項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)內(nèi)詳細(xì)記錄時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員安排、資金安排和質(zhì)量要求等信息，作為之后項(xiàng)目實(shí)施的重要參考準(zhǔn)則，作為執(zhí)行管理時(shí)的重要管理制度，同時(shí)也可以用于檢驗(yàn)管理效果。

4.簽署考核責(zé)任書(shū)

為了確保會(huì)展項(xiàng)目管理工作能夠按照項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)有序地開(kāi)展，以及相關(guān)管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待項(xiàng)目管理工作，項(xiàng)目前期需要簽訂好考核責(zé)任書(shū)。首先，要對(duì)項(xiàng)目的各負(fù)責(zé)人和各個(gè)環(huán)節(jié)的項(xiàng)目成員建立相應(yīng)的考核機(jī)制，考核項(xiàng)目的總體收入、項(xiàng)目的回款和毛利等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，并使負(fù)責(zé)人和小組成員簽署考核責(zé)任書(shū)。

同時(shí)，考核過(guò)程中也要關(guān)注會(huì)展的網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)擊量、收集到的參展商的有效信息、觀眾的預(yù)約人數(shù)、引進(jìn)的龍頭企業(yè)數(shù)量等這些非經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，以考核機(jī)制和考核責(zé)任書(shū)進(jìn)一步提高項(xiàng)目管理人員的重視程度，加強(qiáng)對(duì)其的約束，使每個(gè)成員都能各司其職，使整個(gè)會(huì)展項(xiàng)目管理工作能夠高質(zhì)量高效率開(kāi)展，增強(qiáng)管理的規(guī)范性。

（三）項(xiàng)目中期管理

1.建立項(xiàng)目臺(tái)賬、加強(qiáng)跟蹤管理

在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，要建立完整的項(xiàng)目臺(tái)賬。臺(tái)賬中應(yīng)該包括項(xiàng)目的合同情況、合同履約狀況、預(yù)決算對(duì)比、項(xiàng)目收支情況、差異分析以及賬務(wù)處理的全部問(wèn)題，還要詳細(xì)記錄項(xiàng)目類(lèi)別、項(xiàng)目明細(xì)、簽署單位名稱(chēng)、合同內(nèi)容、收支內(nèi)容、收支金額、收付款條件、付款憑證號(hào)等信息。同時(shí)，要使用財(cái)務(wù)設(shè)計(jì)和相應(yīng)的表格工具，根據(jù)項(xiàng)目的類(lèi)別和項(xiàng)目的明細(xì)實(shí)時(shí)監(jiān)控和反映決算對(duì)比數(shù)據(jù)，并設(shè)置相應(yīng)的預(yù)警裝置，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常時(shí)能夠及時(shí)提醒。會(huì)展項(xiàng)目管理者和參加者可以及時(shí)了解到項(xiàng)目管理的實(shí)時(shí)信息，并能保證信息清晰明確，實(shí)時(shí)監(jiān)督管理過(guò)程，達(dá)到財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的效果。

2.加強(qiáng)項(xiàng)目成本管理

項(xiàng)目的成本管理在項(xiàng)目中期管理中非常重要，這直接決定會(huì)展項(xiàng)目的收益情況，因此必須加強(qiáng)項(xiàng)目的成本管理。首先在簽署合同的環(huán)節(jié)，需要管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)的相關(guān)制度，采取恰當(dāng)?shù)捻?xiàng)目采購(gòu)手段，保證采購(gòu)程序的合法合規(guī)，比如公開(kāi)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、單一來(lái)源采購(gòu)、詢(xún)價(jià)等。并且，相關(guān)管理財(cái)務(wù)人員必須嚴(yán)格按照預(yù)決算對(duì)比分析表有效控制項(xiàng)目的成本，如果合同有超預(yù)算的情況，那么必須與相應(yīng)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)溝通，一般情況下不允許超出預(yù)算，如確需要超出預(yù)算，則應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

在款項(xiàng)支付的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)預(yù)算的實(shí)時(shí)對(duì)比，確保支付環(huán)節(jié)按照合同內(nèi)規(guī)定的付款條件進(jìn)行，要重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目的驗(yàn)收是否合格和項(xiàng)目是否已經(jīng)取得驗(yàn)收單。為了加強(qiáng)成本控制，還要加強(qiáng)對(duì)物資消耗的管理，尤其是加強(qiáng)對(duì)可以多次使用的物資的管理，如手持?jǐn)U音器、對(duì)講機(jī)還有一些會(huì)場(chǎng)裝飾品等，以備之后使用，進(jìn)而節(jié)約成本。對(duì)于項(xiàng)目的應(yīng)收賬款管理，需要對(duì)比項(xiàng)目臺(tái)賬中的合同金額和實(shí)際的收入金額，找出其中的差異，并及時(shí)反饋回款情況，及時(shí)催收對(duì)應(yīng)收賬款。

（四）項(xiàng)目后期管理

在項(xiàng)目后期管理過(guò)程中，要及時(shí)做好項(xiàng)目總決算，加強(qiáng)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目收益情況的評(píng)價(jià)分析。項(xiàng)目人員在會(huì)展項(xiàng)目快到尾聲至項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)開(kāi)展項(xiàng)目總決算工作，核算項(xiàng)目的收益虧損情況，反映會(huì)展項(xiàng)目的實(shí)際開(kāi)展結(jié)果和項(xiàng)目管理的執(zhí)行效果。對(duì)結(jié)束后應(yīng)收款但是未按時(shí)交款的項(xiàng)目要加大催收力度，確保盡快收回應(yīng)收賬款。在會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束后，要開(kāi)展針對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)管理人員的考核工作，根據(jù)簽署的項(xiàng)目責(zé)任書(shū)，核算其中的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，并評(píng)估非經(jīng)濟(jì)類(lèi)指標(biāo)的整體完成情況，總結(jié)本次會(huì)展項(xiàng)目開(kāi)展和管理經(jīng)驗(yàn)，以備后續(xù)的會(huì)展項(xiàng)目管理從中吸取經(jīng)驗(yàn)。

認(rèn)真總結(jié)和分析會(huì)展項(xiàng)目的總體情況是項(xiàng)目管理后期非常有價(jià)值的一項(xiàng)工作?？偨Y(jié)和分析項(xiàng)目有利于通過(guò)參展商的反饋、觀眾的交流情況、智慧系統(tǒng)的獲取情況，掌握本次會(huì)展項(xiàng)目的信息，聽(tīng)取建議并建立相應(yīng)的信息庫(kù)，分別組成觀眾信息庫(kù)和參展商信息庫(kù)，為后續(xù)的會(huì)展項(xiàng)目打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使會(huì)展項(xiàng)目獲取經(jīng)濟(jì)效益，贏得社會(huì)效益，成為更有價(jià)值的活動(dòng)。收集的數(shù)據(jù)信息還有利于管理者在后續(xù)的會(huì)展活動(dòng)中作出決策。另外，在會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束后要及時(shí)組織審計(jì)工作，通過(guò)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題積累更多的會(huì)展項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

會(huì)展項(xiàng)目管理對(duì)于會(huì)展企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，很大程度上影響著會(huì)展企業(yè)的盈利情況和發(fā)展情況。在財(cái)務(wù)視角下，會(huì)展項(xiàng)目管理貫穿會(huì)展的全過(guò)程，涉及前期的全面統(tǒng)籌準(zhǔn)備、中期的實(shí)時(shí)跟蹤控制以及后期的結(jié)算評(píng)價(jià)等內(nèi)容。相關(guān)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目管理的掌控和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的精細(xì)化財(cái)務(wù)管理，促進(jìn)會(huì)展業(yè)的發(fā)展。