淺析高校學(xué)生管理工作信息化體系的構(gòu)建

李慧

（蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州 215000）

1 信息化管理的內(nèi)涵與特點

一般來講，高校采用高科技手段打造學(xué)生管理工作信息化建設(shè)體系，利用現(xiàn)代管理方法對學(xué)生群體進行高效管理，既能保障管理的實際效果，也能保證校園內(nèi)的各項工作有序運行。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代電子技術(shù)相結(jié)合，并以高效管理為主打造全新平臺，既能適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的實際情況，也能有效降低學(xué)生管理的成本，并進一步提高全面管理的效率。與此同時，高校進行信息化建設(shè)，也可從學(xué)生信息中獲取更有用的公共信息，將收集信息作為日常工作，既能激發(fā)學(xué)生的參與積極性，也能使學(xué)生自動走入學(xué)校管理中，更有利于輔導(dǎo)員與學(xué)生之間進行交流互動，學(xué)校與學(xué)生可進行直接互動，因此這是一種多贏途徑?；诖?，打造高校學(xué)生管理信息化建設(shè)體系不僅可使學(xué)生在校期間內(nèi)獲得更高質(zhì)量的服務(wù)，還能進一步提高學(xué)生管理的工作效率，為學(xué)校穩(wěn)定運行提供保障。

高校面對的是學(xué)生群體，高校學(xué)生管理工作信息化建設(shè)體系的打造與其他管理工作信息化建設(shè)有本質(zhì)的區(qū)別，有以下幾個點鮮明的特點：①具有空間性與先進性的特點。高校通過開展日常管理工作可實現(xiàn)對學(xué)生信息的反饋，管理內(nèi)容主要包括學(xué)籍管理、學(xué)生考試信息管理等。高校大多都是由輔導(dǎo)員或班主任通過手工操作落實各項管理工作，不僅工作時間較長，且工作效率較低，利用現(xiàn)代化的先進技術(shù)不僅提高了各項工作的實際效率，也全面優(yōu)化了其工作體系。與此同時，由于輔導(dǎo)員或班主任與學(xué)生不在同一空間，開展部分工作時，由輔導(dǎo)員或班主任與學(xué)生進行面談，或者是電話約談，這不僅浪費學(xué)生與教師的時間，而且也會受地點的影響，會出現(xiàn)很多麻煩。利用現(xiàn)代信息化建設(shè)體系開展工作既不受時間、地點的約束，也能有效規(guī)避各類問題的出現(xiàn)，既能提高教師工作的效率，也能保證學(xué)生學(xué)習(xí)不受影響，以碎片化時間應(yīng)用為主，來滿足日常工作開展的需求。②具有高效性與多樣性的特點。高校的教師和學(xué)生數(shù)量普遍較多，導(dǎo)致學(xué)生管理工作更加復(fù)雜。在現(xiàn)代化技術(shù)的幫助下，可應(yīng)用多樣化管理模式進行多向互動。教師可以與學(xué)生直接通話，并通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)互動，比如常見的校園信息網(wǎng)應(yīng)用、微信應(yīng)用、QQ應(yīng)用等，使管理工作變得更加簡單，工作流程被簡化，可全面提高各項工作的開展效率，還能滿足學(xué)生的訴求。通過打造信息化體系，可將學(xué)生的各類信息歸集到一處，并由教師進行管理，只需通過網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用即可有效安排日常工作，并且可以直接將信息下發(fā)到學(xué)生的郵箱，或是直接傳遞到學(xué)生手機當(dāng)中，既節(jié)省時間，還能保證各項事務(wù)被通知到位。

2 高校學(xué)生管理工作信息化體系構(gòu)建的必要性

近幾年來，隨著中國高校教育經(jīng)費投入比例不斷增加，各大高校的招生規(guī)模也越來越大，高校學(xué)生數(shù)量急劇上升，如果高校仍以傳統(tǒng)方式開展各項學(xué)生管理工作，必然無法滿足現(xiàn)行發(fā)展需求。傳統(tǒng)管理模式下，輔導(dǎo)員的工作重點內(nèi)容仍為處理日常工作，很難抽出多余時間為學(xué)生開展思想政治工作以及管理學(xué)生的生活學(xué)習(xí)?；诖?，為有效解決當(dāng)前所存在的問題，需打造信息化體系，使管理工作有效開展，為學(xué)校穩(wěn)定運行做好保障。

高校學(xué)生日常管理工作的內(nèi)容包括宿舍管理、助學(xué)貸款、國家助學(xué)獎金、評優(yōu)評選以及信息反饋等。這些傳統(tǒng)工作的流程一般為：輔導(dǎo)員進行信息歸納，再交由學(xué)校部門進行院系統(tǒng)計，將所有材料匯集后，由院系一同部署后進行下達，因此這種工作形式是以線型狀態(tài)運行為主。構(gòu)建信息化管理體系后，可進一步優(yōu)化其工作流程，并且能有效轉(zhuǎn)換時間與空間，以信息直接傳遞為主來進行信息接收，從而可通過學(xué)生的快速反饋來保證信息的應(yīng)用，可有效打破空間與時間的限制，幫助輔導(dǎo)員在第一時間內(nèi)獲取信息并上傳。既能保證各項工作有效運行，也能全面協(xié)調(diào)當(dāng)前高校職能部門的自身實際作用[1]。

在提高學(xué)生工作管理效率、優(yōu)化管理流程的同時，利用信息化管理體系也可以大幅提升學(xué)生管理工作的質(zhì)量。采用傳統(tǒng)的人工管理模式可能會因人為疏漏出現(xiàn)遺漏和錯誤等問題，這不僅會導(dǎo)致數(shù)字和數(shù)據(jù)層面的錯誤，更可能影響學(xué)生生活、學(xué)業(yè)等方面。在信息化管理體系下，原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實、全面，才能夠保證后續(xù)各項篩選、提煉和匯總得到的結(jié)果可靠、客觀。利用信息化管理體系還可以最大程度避免人為刻意地篡改或歪曲，不僅能保障學(xué)生管理工作質(zhì)量，更是對高校學(xué)生辛勤付出、寒窗苦讀進行保護。

學(xué)生管理工作是高校日常工作的重要組成部分。中國高校的最終目的是實現(xiàn)人才培養(yǎng)，并為社會穩(wěn)定運行提供保障。因此，作為管理者，必須利用多種手段來使學(xué)生獲得全面發(fā)展。輔導(dǎo)員需對學(xué)生的日常事務(wù)進行管理，通過思想政治教育來保證學(xué)生的三觀能夠與社會發(fā)展相吻合。但是，由于繁重的工作導(dǎo)致輔導(dǎo)員的重心放在日常管理與信息傳遞上，忽視了其他工作的有效開展。基于此，落實信息化建設(shè)工作，通過打造全新體系來滿足信息化建設(shè)的需求，可使輔導(dǎo)員隨時隨地對學(xué)生信息進行調(diào)閱，并掌握學(xué)生動向，進而通過網(wǎng)絡(luò)聊天等形式對學(xué)生進行心理輔導(dǎo)和行為糾正，保證學(xué)生的發(fā)展與社會需求相一致，進一步提升管理工作開展的實際效果[2]。

3 高校學(xué)生管理工作信息化體系構(gòu)建的方式

3.1 強調(diào)同一性

學(xué)生工作具有多元性、復(fù)雜性和多部門關(guān)聯(lián)性等特征，這就要求高校搭建高度兼容和全面覆蓋的信息化管理體系。對大部分高校來說，盡快實現(xiàn)現(xiàn)有平臺之間的互通互聯(lián)，加強同一性，是避免重復(fù)投入從而降低成本的最佳方案。部分高校的信息化管理平臺常常出現(xiàn)諸如數(shù)據(jù)格式不規(guī)范、內(nèi)容不統(tǒng)一等問題，導(dǎo)致出現(xiàn)信息壁壘，從而影響高校學(xué)生管理工作信息化體系同一性的體現(xiàn)。對此，各大高校需要盡快實現(xiàn)全校范圍內(nèi)各大平臺間的互聯(lián)互通和高度兼容，形成一體化的學(xué)生管理信息化體系，保障這項工作的整體性和全局性[3]。

建設(shè)與打造信息化體系時，需建立校園網(wǎng)，整合學(xué)校各部門機構(gòu)，通過統(tǒng)一部署將信息系統(tǒng)安排到其他各個層面當(dāng)中，通過全面整合來保證信息的一致性，在實際運行與管理中通過優(yōu)化模塊來完善系統(tǒng)功能，全面提高學(xué)生信息管理工作的開展效率，并使輔導(dǎo)員或班主任教師在實際應(yīng)用的過程中，以精簡模塊應(yīng)用為主來實時掌握學(xué)生的動態(tài)信息。將信息系統(tǒng)應(yīng)用在教學(xué)的多個環(huán)節(jié)中，這樣既方便學(xué)生進行成績查閱與咨詢，也能夠幫助教師及時掌握學(xué)生信息情況，從而通過資源共享來保障輔導(dǎo)員或班主任教師做好日常管理工作。除此以外，在打造信息系統(tǒng)的過程中，也要簡化學(xué)生的日常生活。比如，增添助學(xué)貸款模塊、日常管理模塊、評價反饋模塊等內(nèi)容，這樣更方便學(xué)生進行留言和自主操作，同時也能夠在教師接收到系統(tǒng)留言后與學(xué)生進行有效溝通，從而既能保證各項管理工作開展的效率，并且也可使學(xué)生時時感受到學(xué)校的關(guān)懷。

3.2 提升信息化[4-5]

為有效打造信息化管理體系，需有效建立信息平臺，這樣才能為輔導(dǎo)員教師開展日常管理工作做好保障。建立數(shù)據(jù)庫，并通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)資源來進行數(shù)據(jù)分析與處理，通過提升信息化水平落實高校管理工作。為確保信息化建設(shè)能真正幫助輔導(dǎo)員教師簡化日常管理工作，必須依據(jù)學(xué)?，F(xiàn)實情況進行系統(tǒng)升級，并在升級后留足空間，這樣才能通過教師的不斷摸索而找到系統(tǒng)的缺漏之處，并通過補充來完善系統(tǒng)。

高?？梢岳眯畔⒒夹g(shù)客觀、綜合地掌握學(xué)生的發(fā)展特征和實際需求，還可以根據(jù)學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)各方面的實際情況和遇到的問題來創(chuàng)新管理制度，這樣可以避免落后或者單一的管理制度讓學(xué)生有束縛感，為學(xué)生營造輕松愉快、相對自由的管理氛圍。在提升信息化功能的創(chuàng)新路徑中，可以加強信息化體系構(gòu)建的系統(tǒng)性，從而解決學(xué)生管理信息孤島和模式單一等問題，發(fā)揮信息化體系構(gòu)建的整體性作用，提高信息化管理的建設(shè)水平。

為有效解決信息化背景下數(shù)據(jù)挖掘和處理方面的困難，高校管理者在開展工作時需提高對信息安全問題的重視度，結(jié)合最新的信息手段和技術(shù)保障校園網(wǎng)絡(luò)安全，組織專門的工作人員負(fù)責(zé)與監(jiān)督學(xué)生管理工作，保護學(xué)生管理工作的信息安全，防止黑客入侵影響到學(xué)生管理工作信息化的有效開展。另外，為了防止信息被泄露，高校也要做好信息化技術(shù)的創(chuàng)新，加大對硬件和軟件等各類設(shè)施的投入，引導(dǎo)輔導(dǎo)員等學(xué)生管理者正確合理地使用信息化技術(shù)和操作系統(tǒng)，不斷積累寶貴的工作經(jīng)驗，這樣才能更好推動學(xué)工管理工作信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，助力學(xué)生管理工作的高效發(fā)展。

3.3 提升教師技能

輔導(dǎo)員是高校學(xué)生最重要的管理者之一，其管理水平的高低直接決定最終的管理效果。在信息化管理模式下，輔導(dǎo)員在制定相關(guān)決策時，需要將傳統(tǒng)的憑借經(jīng)驗進行決策逐漸轉(zhuǎn)向依靠數(shù)據(jù)信息輔助下制定決策，這可以降低因為決策偏差而導(dǎo)致的風(fēng)險；另外，打造管理信息系統(tǒng)可提升輔導(dǎo)員日常管理工作的效率，必須全面提升輔導(dǎo)員教師自身的計算機水平，具備創(chuàng)新以網(wǎng)絡(luò)信息為基礎(chǔ)的工作模式的意識，在信息化數(shù)據(jù)的輔助下對學(xué)生管理工作的各項內(nèi)容進行深入分析，從而更好地完成學(xué)生管理工作。

學(xué)校需全面開展培訓(xùn)工作，并保證學(xué)校教師能夠充分利用信息平臺開展日常管理工作，通過有效建立考核機制實現(xiàn)查看教師技能的需求。同時，學(xué)校要建立崗位責(zé)任制度，并明確信息化管理系統(tǒng)崗位責(zé)任體系，通過人才篩選實現(xiàn)以人才職能發(fā)揮來滿足學(xué)校日常運行的實際需求，并真正通過落實輔導(dǎo)員教師管理工作為學(xué)校的穩(wěn)定運行提供保障。

高校目前仍處于深入摸索創(chuàng)新管理方式和信息化手段的階段，保證輔導(dǎo)員具備足夠的創(chuàng)新意識和較高的管理水平，才能讓管理者的角色優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，輔導(dǎo)員作為高校的重要管理者更需注重提升信息化管理意識，加強互聯(lián)網(wǎng)和計算機等信息化知識的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。高校也要拓寬可提升輔導(dǎo)員管理水平的各類途徑，如利用好各類網(wǎng)絡(luò)教育平臺和新媒體陣地，或者舉辦高校輔導(dǎo)員沙龍、開展各類培訓(xùn)和講座等，讓不同高校間的輔導(dǎo)員之間能夠有信息共享和交流的機會，彼此分享工作經(jīng)驗，從而提升其信息和數(shù)據(jù)分析、處理能力。

3.4 加強學(xué)生隊伍信息化建設(shè)

在信息化時代下，高校要引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)識到在當(dāng)前社會的進步和發(fā)展中，信息化能力已經(jīng)成為必不可少的一項基本能力，這也是當(dāng)前環(huán)境下學(xué)生管理工作開展的前提和基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)背景下，高校管理者要提升信息化技能，學(xué)生也需要改變觀念，認(rèn)識到信息化能力的重要性。

另外，高校學(xué)生群體作為經(jīng)常接觸網(wǎng)絡(luò)的人群，他們在對新技術(shù)和新媒體有著充分的了解，高校管理者可以挑選有能力有經(jīng)驗的學(xué)生，組建一支學(xué)生自我管理隊伍，從而幫助學(xué)生實現(xiàn)自我服務(wù)與及教育，加強高校學(xué)生隊伍信息化建設(shè)，組建有實效性的高校學(xué)生管理隊伍，這不僅能減輕高校管理者的工作量，也給學(xué)生提供鍛煉自我的機會。

4 總結(jié)

總之，在時代不斷發(fā)展和進步歷程中，信息化體系的構(gòu)建給高校學(xué)生管理工作的開展帶來了新的機遇。傳統(tǒng)的管理模式存在數(shù)據(jù)被疏漏和重復(fù)性工作等問題，而信息化技術(shù)的有效應(yīng)用能夠進一步提高高校學(xué)生管理的實際效率，并且也能有效降低輔導(dǎo)員各項工作開展的錯誤率與重復(fù)率，以此使輔導(dǎo)員有更多的時間來關(guān)注學(xué)生的日常生活和學(xué)生的思想發(fā)展情況，從而通過落實各項工作幫助每個學(xué)生實現(xiàn)健康成長。