人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

◇四川省內(nèi)江市東興區(qū)不動產(chǎn)登記中心 劉玉芳

隨著我國現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，在人事檔案管理過程中，對于管理人員的要求也正在逐漸的提高。本文主要分析人事檔案管理中存在的一些問題以及人事檔案管理的重要性，為相關(guān)管理人員提供較為完善的措施。

在單位檔案管理工作過程中的主要重點就是人事檔案管理工作。通過有效的完善人事檔案管理工作，就能夠?qū)θ肆Y源配置進行優(yōu)化，提高工作效率。通過分析人事檔案管理工作中存在的問題，讓相關(guān)工作人員充分的認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，才能找到正確的管理辦法。

1 人事檔案管理中存在的問題

（1）沒有實現(xiàn)數(shù)字化管理。在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，人事檔案管理應(yīng)該保持較高的數(shù)字化水平，才能有效實現(xiàn)人事檔案材料信息的共享。但是目前我國大部分的單位中缺少數(shù)字化程度的人事檔案管理，沒有有效地應(yīng)用信息技術(shù)，就會對單位的人事檔案管理水平產(chǎn)生一定的限制，嚴(yán)重的影響了人事檔案數(shù)字化建設(shè)的進一步發(fā)展。

（2）缺少充足的信息量。由于受到多方面因素的影響，不注重搜集員工的工作資料、生活情況及心理狀況等等一些內(nèi)容，就會對人事檔案信息的完整性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。在這樣的背景下，就會導(dǎo)致人事檔案管理的作用無法充分的發(fā)揮出來，不能幫助相關(guān)工作人員對員工的個人情況進行準(zhǔn)確的了解和識別，提高了單位的人事檔案管理成本，無法將人事檔案管理的服務(wù)作用充分的發(fā)揮出來。

（3）缺少專業(yè)性。在開展人事檔案管理工作的過程中，就要求相關(guān)工作人員具備較高的專業(yè)管理素質(zhì)，才能夠滿足人事檔案管理需求。由于人事檔案管理人員缺少專業(yè)素質(zhì)，沒有充分的認(rèn)識人事檔案材料。導(dǎo)致管理理念不科學(xué)，也就沒有辦法為單位提供更加準(zhǔn)確的檔案管理服務(wù)工作，對檔案最終的發(fā)展也會產(chǎn)生較大的影響。

2 人事檔案管理工作的重要性

（1）充分體現(xiàn)個人軌跡和閱歷。所有人的個人生涯都會體現(xiàn)在他們的人事檔案中，因此人事檔案管理工作具有十分重要的作用。相關(guān)工作人員在實際的工作過程中，就要充分重視自身的重要意義和責(zé)任，提高自身的工作責(zé)任感，才能夠更好的將人事檔案管理工作做好。對檔案管理進行進一步的完善，提高檔案真實性，更加積極主動的投入到這項工作當(dāng)中來。

（2）對人事管理工作具有重要的意義。人事管理工作中包含著十分眾多的內(nèi)容，人事檔案管理工作具有較為重要的作用。只有將人事檔案管理工作做好，才能對綜合水平進行有效提高。因此，單位和個人首先就要重視檔案管理工作，對信息的準(zhǔn)確性進行有效提高，對相關(guān)檔案信息進行完善。

（3）充分體現(xiàn)了工作質(zhì)量。在對人事檔案管理部門工作質(zhì)量以及效率進行評價的過程中，就要充分結(jié)合人事檔案工作的完整性以及真實性。想要對人事檔案的真實性以及完整性進行有效提高，就要創(chuàng)新相關(guān)體系，對相關(guān)規(guī)章制度進行完善，才能對工作合理性進行有效提高，對人事檔案管理部門的工作本身具有重要的意義。

（4）科學(xué)使用人才。隨著我國目前正在不斷深入發(fā)展的改革開放，在人事檔案管理工作中也發(fā)生了重大的改變，現(xiàn)代檔案管理工作逐漸開始組建規(guī)范化。在這樣的背景下，就要求相關(guān)工作人員能夠更好的開發(fā)和利用人事檔案管理工作。人事檔案本身是由個人的原始資料以及歷史文獻組成的，對一個人的政治思想，工作履歷、組織能力、知識水平、專業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績、遵紀(jì)守法情況等等方面進行了充分的記錄和介紹。通過人事檔案可以為相關(guān)單位提供人才使用依據(jù)，為國家積累寶貴的檔案史料。人事檔案管理工作本身具有一定的基礎(chǔ)性和服務(wù)性，隨著現(xiàn)在社會的不斷發(fā)展，以及人事制度的不斷改革，也在不斷的更新。人事檔案不僅可以將一個人的精力以及能力等等反映出來，同時也具有較強的真實性和原始性，能夠?qū)θ瞬胚M行重要的考察。干部人事檔案管理工作在不斷充實資料過程中，需要實時追蹤干部的變化成長，是組織了解一個干部黨性修養(yǎng)、工作履歷、組織能力、知識水平、專業(yè)素質(zhì)、工作業(yè)績、廉潔情況等各方面的主要途徑，為組織任用干部、選拔人才提供有力依據(jù)。因此，相關(guān)工作人員就要將人事檔案管理工作做好，才能更好的開展人才資源開發(fā)。

3 人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（1）制定科學(xué)有效的人事檔案管理制度。想要對人事檔案管理工作進行有效優(yōu)化，首先就要制定一個更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫龋拍芤勒湛茖W(xué)的制度嚴(yán)格落實相關(guān)工作，做好工作細(xì)節(jié)。因此，在實際的人事檔案管理工作過程中，首先就要對人事檔案管理的規(guī)范性進行有效確定，才能夠為之后順利開展工作奠定良好的基礎(chǔ)。相關(guān)檔案管理部門以及相關(guān)工作人員可以學(xué)習(xí)先進地區(qū)的檔案管理方法，充分結(jié)合自身部門的實際情況，才能制作出更加符合本部門的管理制度，提高檔案管理規(guī)范性。除此之外，還要制定嚴(yán)格的工作人員獎罰措施，有效提高工作人員的工作積極性，提高工作認(rèn)真程度，才能讓工作效率更加提高。

（2）提高檔案管理的重視程度。在開展人事檔案管理工作的過程中，首先就必須給予充分的重視，將檔案管理工作的基礎(chǔ)做好。在開展檔案管理工作的過程中，要加強宣傳工作，才能夠吸引社會的各方人士共同注重。在這個過程中，還要對檔案管理工作人員的個人素質(zhì)進行有效提高，才能在新形勢下更好的解決各類隨機問題。提高人才市場檔案管理人員的工作能力，才能提高工作效率，將人事檔案的價值充分的發(fā)揮出來。只有不斷的創(chuàng)新人事檔案管理的辦法，才能對工作效率以及質(zhì)量進行有效提高，提高用人單位的工作水平。

（3）提高工作人員的綜合素質(zhì)。在人事檔案管理工作中，工作人員的綜合素質(zhì)對管理的水平有著重要的作用。一旦工作人員的綜合素質(zhì)較低就會對工作質(zhì)量產(chǎn)生影響，無法將工作做好。首先，相關(guān)部門就要對人事檔案管理人員進行合理的配置，招聘新的人才，讓檔案管理部門充滿年輕人的活力和積極性，才能提高工作效率。其次，就是開啟定期培訓(xùn)工作，其中包括外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)。內(nèi)部培訓(xùn)就是由老員工將自己的工作經(jīng)驗以及管理方法傳授給新來的員工，幫助員工盡快融入到檔案管理工作當(dāng)中來。開展外部培訓(xùn)就是相關(guān)管理部門通過安排相關(guān)工作人員進行專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對他們的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)水平進行有效的提高。相關(guān)單位要充分重視，提高員工的綜合素質(zhì)，才能有效提高工作效率，讓他們認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性。才能將人事檔案管理工作的作用充分的發(fā)揮出來，為單位的后續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（4）加強信息化管理。在開展人事檔案管理工作的過程中，就可以應(yīng)用計算機建立人事信息庫，幫助相關(guān)工作人員更好的掌握歷史以及現(xiàn)狀的資料，提供相關(guān)數(shù)據(jù)。同時建立檔案收集和歸檔制度，對新的人事管理數(shù)據(jù)進行及時的收集，才能對檔案材料的內(nèi)容進行有效豐富。在日常管理工作過程中，就要對工作人員在工作中的講法進行收集，以及他們在培訓(xùn)工作中的表現(xiàn)情況等等。對檔案內(nèi)容進行及時的更新，才能夠充分借助現(xiàn)代信息化數(shù)據(jù)進行管理。通過建立數(shù)據(jù)化人事信息庫，將日常儲存管理工作做好，才能夠提高工作人員的創(chuàng)新意識，合理配置人才檔案資源，將人才的潛能充分的挖掘出來，通過借助人事檔案工作，更好的給單位提供相關(guān)服務(wù)，促進單位的發(fā)展。

4 結(jié)束語

由此可見，隨著我國現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷加快，在人事管理制度上也提出了更多的要求。要求相關(guān)人事檔案管理工作人員能夠找到管理制度中存在的問題，充分結(jié)合目前的實際情況，不斷的進行深化改革。才能提高我國人事檔案管理工作的服務(wù)水平以及工作質(zhì)量，有效促進我國各個單位的穩(wěn)定發(fā)展，提高我國社會經(jīng)濟發(fā)展。