吳尚諭 陳瑞祥

（1.婁底幼兒師范高等專科學(xué)校，湖南 婁底 417500；2.湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院，湖南 湘潭 411105）

1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的困境分析

1.1 硬件與專業(yè)人才稀缺

數(shù)字化建設(shè)設(shè)備的更新與引進(jìn)，需要一定的資本量投入，過(guò)于陳舊的電腦配備以及各類軟件已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需求。要想加速推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，相應(yīng)的先進(jìn)數(shù)字化設(shè)備、軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等都是必不可少的資源。除了設(shè)施的資源配備，相關(guān)領(lǐng)域的人才引進(jìn)也是一大問(wèn)題。專業(yè)化的人才可以一改往日的傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理模式，應(yīng)用新型管理理念，全面利用其現(xiàn)代化的信息設(shè)備，從而進(jìn)行優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化管理。而現(xiàn)如今相關(guān)人才比較稀缺，設(shè)備的更新?lián)Q代也需要大量的資本投入，這些都是檔案數(shù)字化建設(shè)中所面臨的困境[1]。

1.2 政策部分戰(zhàn)略部署不完備

可能是由于數(shù)字化建設(shè)尚在起步階段，許多檔案管理部門(mén)在面對(duì)這一新型挑戰(zhàn)時(shí)，準(zhǔn)備并不充分，導(dǎo)致在整體戰(zhàn)略部署上安排較為模糊，大方向上把握不明確，這勢(shì)必會(huì)使數(shù)字化建設(shè)一波三折。所以在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，就容易出現(xiàn)諸多問(wèn)題。比如說(shuō)引入檔案管理體系時(shí)，可能未詳細(xì)考慮與實(shí)際情況的貼合度，而是盲目地選擇一種可能并不符合實(shí)情的系統(tǒng)，這無(wú)疑對(duì)數(shù)字化建設(shè)有整體性的影響[2]。再比如說(shuō)，忽略集成化處理檔案管理，引入的專業(yè)人才和相應(yīng)的軟件技術(shù)與當(dāng)前的設(shè)備不匹配，造成資源的不適用和浪費(fèi)。這些都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率極低，嚴(yán)重影響數(shù)字化的整體建設(shè)。

1.3 安全保障方面檔案數(shù)字化存在一定風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)在給人們帶來(lái)許多便利的同時(shí)也引發(fā)了信息安全問(wèn)題，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，這對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是致命的打擊。在整個(gè)流程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有可能被意圖不軌的不法分子鉆漏洞，造成信息的流失，我們難以確定這些信息的流傳去向，這些都是極大的信息安全隱患。檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中存在一定的缺陷，其表現(xiàn)為資料會(huì)被無(wú)痕修改，這是一個(gè)極大的安全隱患。所以在實(shí)際的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中一定要加強(qiáng)信息安全保護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)空間的這一片凈土。

2 檔案管理信息化建設(shè)的路徑探究

2.1 加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理信息化發(fā)展的先決條件，就是完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。完善軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)施，是加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的必須。在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)過(guò)程中，配置適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、攝錄器、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等信息處理設(shè)備，為檔案信息處理提供必要的硬件支撐。由于檔案管理工作較為復(fù)雜，需要信息搜索、實(shí)時(shí)更新和資源共享，這就需要檔案管理工作的開(kāi)展需要硬件設(shè)施的適配，滿足檔案管理工作的需求。同時(shí)開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化的智慧搜集、智慧管理和智慧存儲(chǔ)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，還需要不斷擴(kuò)大資金的投入，加強(qiáng)對(duì)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化建設(shè)，為檔案管理的信息化建設(shè)打下扎實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

2.2 規(guī)范檔案資源的信息化建設(shè)

2.2.1 檔案資源數(shù)字化

作為現(xiàn)階段檔案資源數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要前提條件，新技術(shù)的應(yīng)用起到了決定性作用，包含：大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、文件掃描技術(shù)、數(shù)字檢索技術(shù)等，以上相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用是決定著檔案資源數(shù)字化建設(shè)是否能夠成功的關(guān)鍵性指標(biāo)，是衡量檔案管理中心數(shù)字化水平的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案資源數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)從以下幾方面入手：

一是提前完成實(shí)體業(yè)務(wù)數(shù)字線上化，改變傳統(tǒng)的檔案生成模式，改變以往僅僅只有文字檔案的形式，在社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行的過(guò)程中必定會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，并且數(shù)據(jù)包含圖案、文字、視頻等各種類型。因此，檔案管理中心應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件的屬性展開(kāi)檢查以及入庫(kù)工作，將上述文件轉(zhuǎn)化成為MP3、MP4、電子文檔的形式，能為檔案資源數(shù)字化建設(shè)形成良好的基礎(chǔ)。

二是需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行淡化處理，在社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)其重要性都有著一定的差別，需要對(duì)檔案的重要性等級(jí)進(jìn)行劃分，并且采取差別管理，合理地投入管理資金以及管理人員，并且對(duì)以往的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類，在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行以重要性為檢索標(biāo)準(zhǔn)的檢索目錄，在信息入庫(kù)之前應(yīng)當(dāng)對(duì)信息的真實(shí)性以及正確性進(jìn)行檢查，再做進(jìn)一步的整合梳理，能夠?yàn)闄n案管理信息安全提供一個(gè)良好的保障，為未來(lái)的社會(huì)活動(dòng)開(kāi)展提供一個(gè)正確、完整的數(shù)據(jù)參考，有利于社會(huì)未來(lái)的健康有序發(fā)展，在重要的數(shù)據(jù)中心需要進(jìn)行防火墻的設(shè)計(jì)工作，加強(qiáng)對(duì)機(jī)密文件、重要文件的保護(hù)，安排專業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和升級(jí)工作，避免因?yàn)橥獠烤W(wǎng)絡(luò)入侵而導(dǎo)致的文件損壞以及文件泄露的情況。

三是逐步完善歷史檔案數(shù)字化，在一些基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)以及社會(huì)活動(dòng)開(kāi)展的時(shí)候，都需要進(jìn)行年代較為久遠(yuǎn)的檔案調(diào)取工作，如果翻閱紙質(zhì)檔案必然會(huì)增加工作內(nèi)難度，因此在檔案管理的過(guò)程中對(duì)以往的紙質(zhì)文檔進(jìn)行復(fù)刻，將其轉(zhuǎn)化成為電子文件，注重檔案復(fù)刻的速度和效率，積極針對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行修復(fù)以及錄入工作，避免因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)而造成的數(shù)據(jù)記錄損壞[4]。

2.2.2 業(yè)務(wù)流程數(shù)字化

檔案管理部門(mén)可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程來(lái)進(jìn)行自動(dòng)化的數(shù)據(jù)截取以及檔案錄入工作，就一般情況而言，檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程都呈現(xiàn)出線性的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)流通的過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的抓取工作，計(jì)算機(jī)軟件支持下的信息抓取能有效避免因?yàn)槿斯や浫《鴮?dǎo)致的誤差，且更符合未來(lái)檔案管理工作的智能化、信息化、自動(dòng)化的特點(diǎn)，減少在信息錄入階段的人員投入，縮減檔案管理的流程。舉例來(lái)說(shuō)，在某社會(huì)部門(mén)進(jìn)行檔案資源管理的過(guò)程中，采取流程數(shù)據(jù)化的方法開(kāi)展業(yè)務(wù)流程改革，具體的操作方法為：

一是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，對(duì)相關(guān)的功能進(jìn)行集成化發(fā)展，將功能劃分為一級(jí)功能和二級(jí)功能。在用戶選擇完一級(jí)功能之后，其后續(xù)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都會(huì)錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，加強(qiáng)對(duì)敏感數(shù)據(jù)的抓取能力，以此來(lái)確保檔案管理中心能實(shí)現(xiàn)對(duì)自主抓取數(shù)據(jù)的分類。

二是在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行智能AI 的設(shè)計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)的抓取進(jìn)行模式的固定，如果在抓取的過(guò)程中出現(xiàn)異常數(shù)據(jù)則是交由人工進(jìn)行處理，并且AI 還能完成檔案的分類整理工作，大幅度地縮減人力成本。

三是簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案信息錄入時(shí)，需要繁雜的審批流程，例如發(fā)票，需要檢查發(fā)票的真?zhèn)?、部門(mén)蓋章是否齊全等，這些流程都可以通過(guò)智能化AI的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化，自動(dòng)檢查紙質(zhì)檔案是否符合錄入的標(biāo)準(zhǔn)。

2.2.3 檔案利用服務(wù)數(shù)字化

檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠使得其為相關(guān)政策的制定、社會(huì)活動(dòng)的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)的主動(dòng)支持，并且通過(guò)分類、檢索等功能的應(yīng)用能在不同的計(jì)算機(jī)終端上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查找，避免傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)被動(dòng)的情況。在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型之后，不同的人員可以在計(jì)算機(jī)上通過(guò)IE 網(wǎng)站登錄檔案管理平臺(tái)，使用用戶名與密碼進(jìn)行登錄。但不同用戶的權(quán)限需要注意做好差別設(shè)置，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。除此之外，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的更新?lián)Q代，大型的檔案管理中心可以在部門(mén)內(nèi)進(jìn)行專用數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，有效提升數(shù)據(jù)的安全性，而預(yù)算較少的則是可以進(jìn)行云數(shù)據(jù)庫(kù)的租賃，例如：阿里云服務(wù)、百度云服務(wù)等，同樣可以實(shí)現(xiàn)效果良好的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)支持。

二是通過(guò)新設(shè)備的應(yīng)用來(lái)提升數(shù)據(jù)錄入以及檢索的速度，并且與各種打印設(shè)備、復(fù)刻設(shè)備進(jìn)行互聯(lián)互通，有效提升數(shù)據(jù)應(yīng)用的效率，根據(jù)用戶的需求豐富檔案管理系統(tǒng)的功能，強(qiáng)化用戶的體驗(yàn)感，使檔案管理中心成為社會(huì)發(fā)展的數(shù)據(jù)庫(kù)與知識(shí)庫(kù)[5]。

2.2.4 文件資源數(shù)字化

電子文件管理是檔案形成的重要基礎(chǔ)。在推進(jìn)綜合檔案管理信息化進(jìn)程中，有必要將加強(qiáng)電子檔案管理作為重要前置條件。

一方面，檔案管理部門(mén)應(yīng)與業(yè)務(wù)部門(mén)和其他生成電子文件相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通和協(xié)調(diào)，廣泛宣傳電子文件規(guī)范化、科學(xué)化管理的重要性，要求電子文件生成部門(mén)在電子文件形成過(guò)程中遵守檔案管理部門(mén)所提出的各項(xiàng)要求和意見(jiàn)建議，確保電子文件的內(nèi)容和格式符合檔案收集的相關(guān)要求。

另一方面，檔案管理部門(mén)也應(yīng)與電子文件生成部門(mén)就相關(guān)電子文件收集和交接問(wèn)題進(jìn)行對(duì)接，進(jìn)一步明確電子文件的收集范圍、分級(jí)分類、保管期限、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，商討電子文件的歸檔原則及歸檔方式，確保有價(jià)值的電子文件信息能夠及時(shí)歸檔。檔案管理部門(mén)也要對(duì)電子文件管理出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究和總結(jié)，始終堅(jiān)持動(dòng)態(tài)化管理原則，對(duì)更新的數(shù)字化技術(shù)、綜合檔案信息化管理的系統(tǒng)更新情況向電子文件生成部門(mén)進(jìn)行通報(bào)，盡量減少人為因素、技術(shù)因素等方面的不良影響。

2.3 強(qiáng)化檔案管理的安全建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展在促進(jìn)了公眾生活便利的同時(shí)，還帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。信息化建設(shè)依托應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，很容易造成操作系統(tǒng)故障，信息資源丟失和數(shù)據(jù)庫(kù)的損壞。網(wǎng)絡(luò)安全也是制約檔案管理質(zhì)量和效率的問(wèn)題之一，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全建設(shè)，就需要檔案管理人員提高網(wǎng)絡(luò)警惕性，通過(guò)安全規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的安全保護(hù)。在日常的管理工作中，管理人員加強(qiáng)對(duì)每個(gè)工作流程的安全檢查，消除內(nèi)部和外部因素的安全影響。在管理工作過(guò)程中可以采取防火墻、數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等方面進(jìn)行安全防護(hù)。同時(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)的過(guò)程中，對(duì)檔案信息進(jìn)行電子簽章和水印的防偽技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)于重要的檔案信息還可以加強(qiáng)信息驗(yàn)證等措施，提升檔案管理的安全建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，提升工作人員的安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，保障檔案管理工作的安全防護(hù)。

2.4 提高工作人員的信息化建設(shè)意識(shí)

在社會(huì)各界的綜合檔案管理信息化建設(shè)中，提高管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)極為重要，只有管理人員的信息化建設(shè)意識(shí)得到提高，社會(huì)各界的綜合檔案管理信息化建設(shè)工作才能夠順利開(kāi)展，并持續(xù)向前發(fā)展。促進(jìn)管理人員綜合檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，使他們能夠從傳統(tǒng)的綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)社會(huì)綜合檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)。建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站是人們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)暢游中經(jīng)常使用的信息查詢工具，因此，社會(huì)各組織應(yīng)該建立可行的綜合檔案管理信息化網(wǎng)站，為各組織綜合檔案信息的上傳和查詢提供一個(gè)有效的媒介，使群眾能夠在網(wǎng)站中快速、便捷、準(zhǔn)確地查詢到所需要的相關(guān)檔案信息，幫助人民群眾更加全面地了解社會(huì)的發(fā)展等信息，提高綜合檔案資源的利用價(jià)值。

同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)。社會(huì)各團(tuán)體或組織在推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)工作時(shí)，加大對(duì)信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)和聘用力度非常重要。檔案信息化建設(shè)工作的必備要素就是信息化技術(shù)人才，具備優(yōu)秀且充足的信息化技術(shù)人才是成功建設(shè)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。因此，社會(huì)各組織或團(tuán)體在建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)社會(huì)各團(tuán)體或組織中綜合檔案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，或者加大對(duì)專業(yè)信息化技術(shù)人才聘用，以推動(dòng)社會(huì)綜合檔案管理工作的開(kāi)展，從而組建一支具備專業(yè)知識(shí)和技能的綜合性檔案管理團(tuán)隊(duì)。滿足社會(huì)組織或團(tuán)體檔案管理信息化建設(shè)的資金需求社會(huì)組織或團(tuán)體在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，需要充足的資金支持，只有具備充足的資金，才能夠保證社會(huì)組織或團(tuán)體檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為更新信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供支持，從而提高數(shù)字化時(shí)代背景下檔案管理信息化建設(shè)的成效，提高社會(huì)各界的現(xiàn)代化檔案管理信息化水平。

綜上所述，我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展勢(shì)頭越來(lái)越強(qiáng)勁，在此背景下，社會(huì)組織、團(tuán)體的檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生，利用信息化建設(shè)開(kāi)展檔案管理工作，使得檔案管理的方式出現(xiàn)了根本性的變革——由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)為電子信息化。在數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)工作中，人們或許會(huì)遇到許多問(wèn)題，如基礎(chǔ)設(shè)施不完善、專業(yè)技術(shù)人員短缺等，但我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)建設(shè)中遇到的這些問(wèn)題有針對(duì)性地探討有效的解決措施，從而推動(dòng)數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，奮進(jìn)“十四五”，目標(biāo)基本建成文化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)平臺(tái)，打通線上線下互動(dòng)，構(gòu)建立體的文化服務(wù)供給體系。