基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作開展現(xiàn)狀和措施探究

齊 靜

（夏津縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 德州 253200）

在基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中，檔案工作是一項(xiàng)不可或缺的工作，檔案管理質(zhì)量和管理水平對(duì)社會(huì)保障體系及其工作的開展有非常大的的影響。目前，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作開展的范圍正在不斷拓展，從而增加了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理壓力。在這一背景下，如何有效做好基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作需要認(rèn)真思考和探索，檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜且煩瑣，需要從多個(gè)角度進(jìn)行，尤其是在我國社會(huì)保險(xiǎn)全國統(tǒng)籌的基礎(chǔ)上，更需要積極做好基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作。

一、強(qiáng)化基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的必要性

1.是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要

在全國社會(huì)保險(xiǎn)改革不斷深化的背景下，作為基層社會(huì)保險(xiǎn)部門，其不僅要切實(shí)履行社會(huì)保險(xiǎn)責(zé)任，并且還應(yīng)需要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)和管理職能等。按照黨中央、國務(wù)院的決策部署，2022年1月起實(shí)施養(yǎng)老保險(xiǎn)全國統(tǒng)籌。社保部門需要及時(shí)將各類參保人員按時(shí)間節(jié)點(diǎn)及相應(yīng)參保額度進(jìn)行分類整理歸檔并上傳全國統(tǒng)籌信息系統(tǒng)，并以此為據(jù)保證退休人員養(yǎng)老金足額發(fā)放。如果社保檔案不能齊全完整地收集整理歸檔，那么基層社會(huì)保險(xiǎn)部門就沒有原始檔案作為發(fā)放憑證，會(huì)使社保征繳及發(fā)放工作陷入兩難境地，進(jìn)而直接影響到基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)改革工作的有效開展[1]。

2.是社會(huì)保險(xiǎn)工作的必然要求

一個(gè)參保人員從參保手續(xù)辦理到退休享受社會(huì)待遇會(huì)經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。首先，需要填寫社會(huì)保險(xiǎn)卡，在保險(xiǎn)卡中填寫個(gè)人實(shí)際情況，例如姓名、性別、居民身份證號(hào)碼、民族、常住地址、聯(lián)系電話、個(gè)人編號(hào)以及本人簡歷等，然后將其作為最原始數(shù)據(jù)信息保存到檔案中。其次，需要持續(xù)不間斷的繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)會(huì)劃撥到個(gè)人社保賬戶計(jì)算利息的同時(shí)，根據(jù)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)職工年度月平均工資水平對(duì)繳費(fèi)比例與繳費(fèi)基數(shù)以及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。其中還隨著人員的流動(dòng)，包括保險(xiǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)移和基金轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入等多項(xiàng)手續(xù)。都要在檔案中及時(shí)記錄，以確保將來支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇時(shí)有據(jù)可依，可以說基層社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到參保人的切身利益[2]。

3.有利于促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展

基層社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不僅是構(gòu)建和諧社會(huì)的關(guān)鍵內(nèi)容，同時(shí)也是維護(hù)勞動(dòng)者利益的主要路徑，會(huì)直接關(guān)系到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。相關(guān)參保人應(yīng)依照檔案內(nèi)容來建社保關(guān)系，并且維護(hù)社保權(quán)益，在基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理過程中，如檔案歸檔缺少實(shí)效性或檔案出現(xiàn)缺失，那么就會(huì)導(dǎo)致人民群眾的社會(huì)權(quán)益受到損失，這會(huì)對(duì)社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展造成不良影響?；鶎由鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的完善性與安全性可以很好地維護(hù)勞動(dòng)者的權(quán)益和利益，長此以往，就可以保障社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

二、分析基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的常見問題

1.檔案管理理念較為滯后

基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理滯后特別容易導(dǎo)致更多問題的發(fā)生，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理理念滯后已經(jīng)成為影響社保業(yè)務(wù)檔案管理能力提升的關(guān)鍵要素。這一問題在社會(huì)保障檔案管理中的存在時(shí)間相對(duì)較長，另外，從上到下對(duì)基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理認(rèn)識(shí)不足和重視度不足也是導(dǎo)致檔案管理效率低下的關(guān)鍵要素。例如，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員在開展工作時(shí)基本上都是運(yùn)用機(jī)械化的方式，沒有依照實(shí)際情況來開展管理，因?yàn)閷?duì)檔案管理較為盲目，導(dǎo)致諸多時(shí)間跨度較長的檔案信息完整度較差，質(zhì)量也難以滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求[3]。

2.管理方式不科學(xué) 管理重點(diǎn)不突出

基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理方式不合理且管理重點(diǎn)不明顯也是檔案管理工作問題的集中體現(xiàn)，如果基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理模式與管理需求不符，那么就難以提升基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的有效性[4]。檔案管理方式單一會(huì)增加社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作難度，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作難以發(fā)揮出自身實(shí)效性。另外，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理不系統(tǒng)、不規(guī)范，會(huì)降低基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的開展效率，進(jìn)而造成基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)檔案管理工作投入大而預(yù)期效果不顯著。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)較差

基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作開展需要有工作人員來作為支撐，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力也會(huì)直接影響到基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量的提升。目前，一些基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)偏低，在實(shí)際工作開展階段，因其自身能力和專業(yè)能力等不同層面的短板會(huì)給檔案管理工作開展帶來一定的影響[5]。

4.檔案材料存檔與移交的銜接性較差

檔案歸檔與移交可以說是基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，但當(dāng)前二者之間的銜接性較差，進(jìn)而制約了檔案管理的有效性?；鶎由鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案材料在不斷增加的背景下，也會(huì)加大檔案材料歸檔與移交的工作量，并且還會(huì)使檔案移交與存檔工作會(huì)變得非常繁雜，同時(shí)需要注意的是，不同地區(qū)和不同級(jí)別的基層社會(huì)保險(xiǎn)如果不能很好地銜接，就會(huì)對(duì)參保人員的權(quán)益帶來一定的損害。檔案材料歸檔沒有實(shí)現(xiàn)信息化與紙質(zhì)檔案移交缺少溝通等都會(huì)增加檔案遺失率，這些關(guān)鍵的檔案管理環(huán)節(jié)如果不能得到科學(xué)處理就會(huì)降低基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理效率，這一現(xiàn)狀也是當(dāng)前基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問題的主要體現(xiàn)。

三、闡述提升基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系快速發(fā)展與基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量不斷增加的背景下，為確保基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理有效性的提升，應(yīng)使檔案管理服務(wù)和經(jīng)辦管理服務(wù)整體推進(jìn)并協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而為廣大參保人員提供良好且優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)[6]。在提升基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中需要做好以下幾點(diǎn)工作。

1.提升認(rèn)識(shí) 重視基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理

基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的開展需要提升責(zé)任感，既要高度重視，更需要有一種對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)以及對(duì)未來負(fù)責(zé)的立場態(tài)度，還需要將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作融入人力資源和社會(huì)保障工作體系中，從長遠(yuǎn)角度來進(jìn)行規(guī)劃和管理。首先，應(yīng)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織并成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)置綜合檔案室，在檔案室內(nèi)配備有專門的檔案管理工作人員，通過建立完善且健全的檔案管理責(zé)任體系來為基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作有序開展奠定基礎(chǔ)。其次，則需要確保責(zé)任層層落實(shí)，使檔案管理工作能夠與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作統(tǒng)一部署、統(tǒng)一實(shí)施以及統(tǒng)一核查，這種一手抓和分層管理的方式可以確?；鶎由鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理框架完整。最后，需要健全相關(guān)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理。完善的檔案管理制度是確保基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作順利開展的支撐，在實(shí)際運(yùn)行中制度體系進(jìn)一步細(xì)化并具有較強(qiáng)的可操作性以及指導(dǎo)性，起到約束不良檔案管理行為，使基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作的開展為人民群眾謀取更多的福利。

2.強(qiáng)化管理 夯實(shí)基礎(chǔ) 提升基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案形成主要為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)在初期經(jīng)辦階段及后期繳費(fèi)信息為主所形成的檔案，想要做好檔案管理工作必須重視日常收集管理工作，助力基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理有效開展并奠定基礎(chǔ)。另外，檔案管理效率的提升應(yīng)從源頭抓起。

其一，緊抓業(yè)務(wù)經(jīng)辦關(guān)。在過程中應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作。參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、基金征繳、賬戶管理、退休審批、企業(yè)退休人員社會(huì)化管理以及稽核等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。以夏津縣45 萬常住人口為例，對(duì)于退休社保保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案辦理來講，其中居民養(yǎng)老保險(xiǎn)人口數(shù)是10 萬人左右、機(jī)關(guān)事業(yè)單位全縣退休人數(shù)6400 人左右、企業(yè)全縣退休人數(shù)1.2 萬人左右。而從在職人員層面分析，企業(yè)在職3 萬余人、機(jī)關(guān)事業(yè)1 萬余人其繳費(fèi)基數(shù)按照當(dāng)?shù)鼗竟べY水平；靈活就業(yè)2萬余人分四個(gè)檔次3746、5000、6242、18726 元/年；鎮(zhèn)村居民根據(jù)個(gè)人意愿，繳納標(biāo)準(zhǔn)為100 元/年～5000 元/年，共分為12 個(gè)檔次，針對(duì)對(duì)這些業(yè)務(wù)所形成的材料進(jìn)行科學(xué)化系統(tǒng)化的分類，并且每月對(duì)這些業(yè)務(wù)材料進(jìn)行整理歸檔。另外，在基金管理方面，會(huì)形成財(cái)務(wù)管理憑證與諸多統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這些材料收集要及時(shí)并且要按時(shí)歸檔。

其二，嚴(yán)把材料收集關(guān)。第一，明確需要?dú)w檔什么內(nèi)容?；鶎由鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案所涉及內(nèi)容和人員都相對(duì)較多，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)來明確需要?dú)w檔的項(xiàng)目與內(nèi)容，在基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)階段會(huì)生成文字材料和電子文檔以及圖表等需要?dú)w檔的信息內(nèi)容。這一階段需要經(jīng)辦機(jī)構(gòu)做好登記、征繳以及轉(zhuǎn)移等工作，并且還需要做好以下環(huán)節(jié)：個(gè)人賬戶支付環(huán)節(jié)、待遇核定與待遇支付環(huán)節(jié)、個(gè)人賬戶對(duì)賬環(huán)節(jié)以及基金管理環(huán)節(jié)等。第二，各環(huán)節(jié)通力合作，收集整理歸檔。基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作開展應(yīng)有具體負(fù)責(zé)人，各個(gè)環(huán)節(jié)的經(jīng)辦工作人員都應(yīng)負(fù)責(zé)自己工作過程中產(chǎn)生的材料進(jìn)行收集與整理以及裝訂，然后由專職檔案管理工作人員來進(jìn)行審核，審核完成之后直接移交到檔案室，最后由檔案室管理人員來確定材料的保管期限和編號(hào)之后再進(jìn)行歸檔處理。這需要社保各部門通力合作，各司其職、有條不紊地交接流轉(zhuǎn)，確保檔案歸檔完整無缺。第三，明確歸檔標(biāo)準(zhǔn)。按照檔案主管部門統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。在整理階段，需要遵循科學(xué)分類和有效組卷這一原則，制定完善的工作流程與工作開展方式，規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料的鑒別工作與分類工作以及排序編目工作等，全面落實(shí)層層檢查制度體系，將一些模糊不清的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料讓各個(gè)科室的經(jīng)辦人來重新分類處理，刪減重復(fù)的內(nèi)容，并且對(duì)殘污的頁面進(jìn)行修復(fù)處理。對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案材料，需要對(duì)其進(jìn)行論證，缺失材料需要經(jīng)辦人來進(jìn)行查找和補(bǔ)漏，長此以往，就可以提升基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效性。

3.重視運(yùn)用數(shù)字化與信息化的管理模式

在科技技術(shù)快速發(fā)展的背景下，數(shù)字化管理模式在諸多行業(yè)與領(lǐng)域中都得到了廣泛運(yùn)用，檔案管理工作也不例外。數(shù)字化的管理模式不僅可以提升檔案管理效率，同時(shí)還可以進(jìn)一步提升檔案管理的準(zhǔn)確性。針對(duì)基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作來講，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足新時(shí)期社會(huì)發(fā)展需要，因此，需要將檔案管理模式向著數(shù)字化管理方向發(fā)展，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理既可以促進(jìn)檔案管理實(shí)效性的提升，還可以確保檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。從這一角度分析，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理主體需要增加數(shù)字化與信息化檔案管理的投入，借助軟硬件水平的提升來對(duì)檔案管理信息化開展奠定基礎(chǔ)。此外，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理也應(yīng)與以往傳統(tǒng)的檔案管理模式相互融合，然后在進(jìn)一步拓展檔案管理創(chuàng)新的可行性，有效地融合可以提升檔案信息的真實(shí)性，確保檔案在未來利用時(shí)更好地發(fā)揮出自身作用。

4.全面加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè) 提升檔案管理人員的專業(yè)技能與素質(zhì)

基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員的工作任務(wù)即為檔案收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計(jì)利用等，強(qiáng)化檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案管理工作的重中之重。其一，需要選擇專業(yè)能力較強(qiáng)的干部擔(dān)任檔案員，檔案員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和紀(jì)律性，從業(yè)務(wù)層面來講，應(yīng)做到熟、精、勤。作為檔案工作人員需要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的思想觀念，積極主動(dòng)地思考如何能夠收集好、利用好檔案，進(jìn)而提升檔案的利用效率。其二，需要加強(qiáng)對(duì)基層社會(huì)保障業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，借助教育培訓(xùn)來強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)能力和工作能力，讓其充分了解檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，這樣就可以更好地提升其檔案管理水平。其三，應(yīng)全面發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)體系的作用，檔案專兼職管理人員需積極主動(dòng)地收集散落在各個(gè)科室的檔案材料，做到檔案整理不缺不漏。另外，檔案管理人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員進(jìn)行溝通交流，在業(yè)務(wù)層面給予其科學(xué)指導(dǎo)，這樣才可以促進(jìn)檔案管理更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。其四，組織開展經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，提升檔案管理人員的綜合水平，做到取長補(bǔ)短和相互學(xué)習(xí)，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理工作開展的有效性。

結(jié)語

結(jié)合全文，針對(duì)基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作來講，在遵循檔案管理工作原則的同時(shí)，還需要從規(guī)范化與信息化角度來推動(dòng)檔案管理工作體系的優(yōu)化建設(shè)。在過程中基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)細(xì)致分析管理階段存在的問題，然后再提出相應(yīng)的解決對(duì)策，尤其是在養(yǎng)老金全國統(tǒng)籌階段，強(qiáng)化基層社保業(yè)務(wù)檔案管理十分關(guān)鍵，在提升檔案管理人員專業(yè)技能的基礎(chǔ)上，還可以運(yùn)用數(shù)字化與信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，基層社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)有效開展檔案管理不僅可以提升檔案利用效率，切實(shí)保障廣大社會(huì)群眾的權(quán)益不受到任何侵害。