大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的路徑探索

武啟峰

（河南省人民醫(yī)院，河南 鄭州 450000）

醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的提高以及醫(yī)療建設(shè)水平的提升使得醫(yī)療檔案管理的內(nèi)容也日漸豐富，檔案信息越來越復(fù)雜，依靠單一的檔案管理體系既不利于檔案的有效管理，也無法適應(yīng)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)的需要。所以，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)廣泛涉及了社會(huì)行業(yè)的大背景下，醫(yī)院的檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)分析，從而使檔案的管理更加透明化、信息化，檔案保管工作也會(huì)變得更加便捷。

一、檔案屬性

檔案是具有清晰、確定的原始記錄作用的信息，產(chǎn)生于人們普遍的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中。社會(huì)性、歷史性和原始記錄性是檔案的特性。醫(yī)院檔案作為檔案的下屬分類之一，在檔案的固有屬性下有自身特點(diǎn)。

第一，醫(yī)院檔案是在日常工作中形成的，包括醫(yī)療診斷、人事任聘、黨務(wù)工作開展等。它不是自然界的產(chǎn)物，是在醫(yī)院日常工作中形成的具有法定效力的文件信息。醫(yī)院檔案的社會(huì)性決定了檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，它是重要的參考資料，是促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要憑證。

第二，醫(yī)院檔案內(nèi)容繁多，不同分類的檔案保管期限也不盡相同，住院病歷檔案可以追溯到30年前，有價(jià)值的病歷檔案可以保存更久，甚至永久保存，人事檔案保管期限可以到離職或保存時(shí)間更長(zhǎng)。這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作繁雜，對(duì)檔案管理人員專業(yè)性要求高。

第三，醫(yī)院檔案是在日?；顒?dòng)中直接形成的文字記載，不僅包括醫(yī)療檔案，還有其他工作檔案。但是，醫(yī)院檔案的原始記錄性不代表客觀性和可靠性，也會(huì)有記載錯(cuò)誤的記錄，這是無可避免的，醫(yī)院檔案管理人員要確保檔案記載的真實(shí)。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

檔案的屬性決定了檔案的重要作用，具有憑證價(jià)值、情報(bào)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。醫(yī)院檔案的價(jià)值更不用說，它是保存病歷資料、防止醫(yī)患糾紛、人事選聘任免，提高醫(yī)院建設(shè)水平的重要媒介。然而，在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，存有一些問題，阻礙了醫(yī)院檔案的可持續(xù)高效的信息化管理。

1.重視程度不夠

醫(yī)院在日常工作中更多精力和時(shí)間放在了對(duì)病人的診治和醫(yī)院建設(shè)中，忽略了對(duì)檔案的保管管理，等遇到問題要參考檔案時(shí)，需要耗費(fèi)大量時(shí)間在雜亂的檔案中搜尋到正確的那一份檔案，甚至?xí)龅綑n案丟失的情況。據(jù)分析研究，一些醫(yī)院的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門工作人員未能及時(shí)意識(shí)到在醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展目標(biāo)下檔案信息化管理的重要意義，進(jìn)而未能投入更多的經(jīng)費(fèi)資源和人員資源給檔案管理部門，使醫(yī)療檔案的信息化管理工作舉步維艱，檔案管理效率低下、管理措施和技術(shù)手段陳舊滯后，由此可能導(dǎo)致檔案的真實(shí)性大打折扣。由此可知，醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的關(guān)注程度會(huì)極大影響檔案管理工作的更新優(yōu)化[1]。

2.管理制度簡(jiǎn)陋

檔案管理是項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，尤其對(duì)于分類復(fù)雜的醫(yī)院檔案來說，首要是對(duì)檔案分門別類整理，之后針對(duì)不同檔案的特點(diǎn)針對(duì)性管理，醫(yī)院檔案管理制度是否完善成為檔案管理的重要影響因素。然而，據(jù)筆者分析研究，一些醫(yī)院的檔案管理制度較為缺乏，這可能會(huì)導(dǎo)致其警示和約束的作用降低，進(jìn)而造成部分檔案保管人員工作較為馬虎，最終可能導(dǎo)致一些寶貴的醫(yī)院檔案殘缺、丟失，不能發(fā)揮其寶貴的醫(yī)學(xué)價(jià)值。并且，管理制度其中也包括員工的獎(jiǎng)懲制度，若獎(jiǎng)懲制度健全完善，會(huì)激勵(lì)或警示員工去認(rèn)真工作，這將有利于醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)其良性循環(huán)。反而觀之，則不利于醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展。此外，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，如果醫(yī)院都能將新科技融入醫(yī)院管理工作中，更新管理設(shè)備并建立起信息化檔案管理制度，就會(huì)促進(jìn)醫(yī)院的科技化發(fā)展。反之，將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院落后于現(xiàn)代科技的發(fā)展腳步。

3.管理人員欠缺

醫(yī)院檔案保管工作不但需要健全的檔案保管制度規(guī)定，而且更需要專門的檔案保管人員。但是，據(jù)筆者分析研究，在實(shí)際的檔案保管工作中，一些醫(yī)院都缺少專門的檔案保管人員，往往是由行政、護(hù)士等其他單位的人員兼任檔案管理工作，這也從側(cè)面體現(xiàn)出部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案保管工作的不重視。并且，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致部分檔案保管人員可能對(duì)工作馬虎大意，工作狀態(tài)可能會(huì)顯示出隨意性，不能認(rèn)真負(fù)責(zé)得處理自己的本職工作。此外，據(jù)研究分析，隨著大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)的快速發(fā)展，一些醫(yī)院未能及時(shí)意識(shí)到大數(shù)據(jù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要作用，可能會(huì)錯(cuò)過醫(yī)院管理信息化的建設(shè)。比如，信息化技術(shù)可幫助培訓(xùn)并選拔專門的檔案保管人員；大數(shù)據(jù)技術(shù)可促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作信息化、智能化；等等。綜上，檔案保管人員的素質(zhì)要求會(huì)極大影響醫(yī)院檔案管理工作的順利開展[2]。

三、醫(yī)院檔案信息化管理路徑

由于現(xiàn)在的醫(yī)療檔案管理存在重視程度不夠、管理制度手段簡(jiǎn)陋和管理人員水平不足的問題，所以在制定醫(yī)療檔案信息化管理工作的目標(biāo)中就必須針對(duì)具體問題提供具體解決辦法。

1.提高檔案信息化管理意識(shí)

社會(huì)的蓬勃發(fā)展既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，在時(shí)代大浪潮下醫(yī)院要想提升自身綜合實(shí)力，提高在醫(yī)療行業(yè)的影響力促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，就必須重視醫(yī)院日常工作的方方面面，重視醫(yī)院檔案的規(guī)范、高效管理，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，糾正傳統(tǒng)重醫(yī)療實(shí)踐輕檔案記載的管理模式，重視醫(yī)院檔案的醫(yī)學(xué)價(jià)值、憑證價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值。在醫(yī)院檔案歸納整理中分析檔案內(nèi)在價(jià)值，依靠信息化技術(shù)分門別類，提高檔案工作的效率。

這一切要基于檔案信息化管理意識(shí)的建立，在日常的事務(wù)開展中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以加強(qiáng)檔案信息化管理的宣傳力度，通過醫(yī)院內(nèi)部宣傳、醫(yī)院雜志刊文、宣傳欄張貼海報(bào)等方式向醫(yī)院工作人員普及檔案管理工作的重要性和檔案信息化管理的必然性，提高醫(yī)院全體員工的檔案意識(shí)。這不僅有利于醫(yī)院日常工作的開展和檔案的整理，還有利于提高醫(yī)院的影響力，增加醫(yī)院在人們中的公信力，從而促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)[3]。

2.健全完善檔案信息化管理體系

醫(yī)院在檔案管理工作中要制定嚴(yán)格的檔案管理體系，首要是遵照國(guó)家對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的有關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。其次才是在國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)框架下制定適應(yīng)本醫(yī)院檔案管理的特色標(biāo)準(zhǔn)，兼顧不同醫(yī)院檔案管理工作的普遍性和特殊性，確保醫(yī)院檔案管理工作能針對(duì)性解決檔案管理的問題，使準(zhǔn)則能夠真正地指導(dǎo)管理工作，確保醫(yī)院檔案管理工作的順利實(shí)施。在醫(yī)院檔案保管的日常工作中，檔案保管工作人員要嚴(yán)格貫徹檔案管理準(zhǔn)則，對(duì)有關(guān)檔案分門別類嚴(yán)格管理，從檔案管理工作流程中找到制度規(guī)范的不足，并逐步健全檔案保管工作規(guī)章規(guī)范，以確保檔案管理工作的常態(tài)化、有序化開展。

首先，醫(yī)院要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，改變以往檔案管理由醫(yī)護(hù)人員代勞的管理模式，選聘專業(yè)檔案管理人才。其次，在醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況下設(shè)定檔案管理的工作準(zhǔn)則和目標(biāo)要求，切合實(shí)際的同時(shí)考慮到醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展。制定合理的獎(jiǎng)懲制度，約束檔案管理工作人員的行為，提高他們的責(zé)任意識(shí)，遇到檔案殘缺丟失時(shí)要追責(zé)到人，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。對(duì)檔案管理兢兢業(yè)業(yè)的工作人員，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以采取升職加薪等方式進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)懲結(jié)合提高管理人員的工作積極性。最后，在檔案管理工作方面要用先進(jìn)的信息化管理代替大部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在不斷完善檔案管理體系同時(shí)促進(jìn)信息化管理進(jìn)程[4]。

3.信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變

信息化管理代表著和傳統(tǒng)檔案管理方式的部分分裂，體現(xiàn)在檔案保存方式、檔案管理查詢途徑和檔案資料公開性的轉(zhuǎn)變等方面。

第一，信息化檔案管理的最大改變就是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，把檔案儲(chǔ)存室轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)云端，這是信息化檔案管理的必然。醫(yī)院要做好網(wǎng)絡(luò)云端的建設(shè)，同時(shí)要保障傳輸路徑的安全，保證檔案上傳速度和質(zhì)量，做到檔案的長(zhǎng)久保存。這就需要醫(yī)院做好硬件設(shè)施的保障，不僅需要現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，還要引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案信息化管理上，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要?jiǎng)澐肿銐虻氖褂觅Y金，做好電腦、網(wǎng)絡(luò)硬盤、機(jī)房等網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。

第二，信息化檔案管理使得檔案查詢更加便捷，醫(yī)院各部門、科室都能在允許下進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)端口查詢有關(guān)檔案，凸顯了檔案的現(xiàn)實(shí)功用價(jià)值。檔案管理人員要按照檔案的內(nèi)容分類，把患者資料、人事資料、黨務(wù)資料等分類到專門的儲(chǔ)存端口，還要按照檔案的價(jià)值分類，把有重要價(jià)值的檔案進(jìn)行加密重點(diǎn)保存，一般檔案和不重要檔案分類到各自端口。另外，檔案管理人員還要做好檔案查詢的應(yīng)允機(jī)制，根據(jù)各部門的現(xiàn)實(shí)需求開放檔案查詢權(quán)限，監(jiān)測(cè)查詢數(shù)據(jù)并及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常上報(bào)，在做到檔案信息便捷使用同時(shí)做好檔案的安全性防護(hù)。

第三，信息化檔案使得檔案變得公開透明，醫(yī)院各部門都能根據(jù)需要查詢檔案資料，原先難以查詢到的檔案資料通過關(guān)鍵詞搜索就能快速檢索。檔案管理人員在檔案管理時(shí)要確保檔案的透明，做到醫(yī)院上下集體監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)改正，保證檔案的真實(shí)性[5]。

4.培養(yǎng)專業(yè)檔案信息化管理人才

醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量不僅體現(xiàn)在醫(yī)院重視程度和檔案管理體系，還與檔案管理人員的專業(yè)技能水平和相關(guān)科室的合作聯(lián)系有關(guān)。以往的醫(yī)院檔案管理工作中，大部分檔案管理工作內(nèi)容由醫(yī)護(hù)人員承擔(dān)，此做法的原因是檔案室工作人員對(duì)檔案內(nèi)容的割裂，不熟悉檔案記載內(nèi)容，在有限的時(shí)間內(nèi)不能快速處理好檔案的分類整理。因此，在當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員要重視檔案工作的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，做到各科室和檔案室的聯(lián)動(dòng)，消除信息差異的存在。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院部門之間可以通過網(wǎng)絡(luò)媒體進(jìn)行交流互通，就信息方面盡量減少差異。

專業(yè)的事情應(yīng)該交給專業(yè)的人做，醫(yī)院重視檔案管理工作的前提是要建立獨(dú)立的檔案管理部門，任聘專業(yè)的檔案管理人才，改變以往由其他部門員工完成檔案管理工作的管理模式。醫(yī)院可以引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)的應(yīng)屆高校畢業(yè)生，既引進(jìn)了專業(yè)性人才，還緩解了高等院校畢業(yè)生就業(yè)困難的問題。醫(yī)院有關(guān)部門還可對(duì)檔案保管工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的技術(shù)培訓(xùn)，從電腦的使用水平、醫(yī)療科室結(jié)構(gòu)、醫(yī)療檔案類型與功能等方面入手，切實(shí)增強(qiáng)檔案保管工作人員對(duì)于醫(yī)療檔案保管工作的熟悉程度，以期進(jìn)一步提高檔案保管效率與可行性。此外，醫(yī)院還可定期聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專家學(xué)者開展技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)提升檔案整理人員的信息技術(shù)水平[6]。

四、檔案管理信息化的作用

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性不言而喻。它不僅能提高醫(yī)院檔案管理的效率，還能加強(qiáng)醫(yī)院資源整合水平，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)。

1.提高檔案管理效率

社會(huì)的高速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展使信息化工作變得日常，各行業(yè)工作中都能看到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用。信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的運(yùn)用能提高醫(yī)院檔案管理效率，避免紙質(zhì)檔案存在的弊端，如紙質(zhì)檔案需要保存在適宜環(huán)境中，防潮、防霉的通風(fēng)環(huán)境，還要注意火災(zāi)等安全隱患，查閱不便等。信息化檔案能避免這些問題。同時(shí)，醫(yī)院還要注意檔案的保密性，嚴(yán)格做好信息防護(hù)工作和網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，保證醫(yī)院檔案的保密安全。

2.加強(qiáng)資源整合

信息化檔案的便捷性使得各科室間檔案互通，部門人員能根據(jù)需要便捷查閱檔案，提高工作效率。檔案管理部門把患者病歷檔案、人事任免檔案、黨務(wù)工作檔案等分門別類錄入，能使無序的檔案按照姓名、日期等邏輯條件進(jìn)行排序，方便醫(yī)院各部門實(shí)現(xiàn)檔案的共享。

3.促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)

社會(huì)的高速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的提升，人們對(duì)健康越來越看重，而醫(yī)院在人民生活健康的作用不言而喻。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)切實(shí)提高了醫(yī)院的資源共享，推動(dòng)病患診斷、重難病診斷的工作效率，使得醫(yī)院部門工作在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加持下更加高效、自動(dòng)，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理還存在一些問題，在大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院要使用現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，從檔案信息化管理意識(shí)、檔案信息化管理體系和檔案信息化管理人才等方面入手，做好醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)管理。同時(shí)，醫(yī)院還要開展檔案保密工作，提高檔案管理人員的檔案保密意識(shí)，做好醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，杜絕出現(xiàn)檔案信息泄漏的問題，在時(shí)代發(fā)展要求下做好醫(yī)院檔案的建設(shè)，提高醫(yī)院的綜合影響力，促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的整體發(fā)展。