文/趙斌(西安砂之船商業(yè)管理有限公司)
財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)性的工程,涉及的內(nèi)容與環(huán)節(jié)較多,企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)在當(dāng)前時(shí)代下有了新的要求,不再要求企業(yè)建立集中核算中心,更需要企業(yè)通過財(cái)務(wù)共享中心為企業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造價(jià)值的目標(biāo)。因此本文的研究在一定程度上拓寬了財(cái)務(wù)共享的相關(guān)理論,具有一定的價(jià)值。
財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用能夠幫助企業(yè)的財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)集成管理,促使集團(tuán)實(shí)現(xiàn)對(duì)各分子公司的有效管控,防范信息不對(duì)稱帶來的風(fēng)險(xiǎn),提高集團(tuán)整體的管理水平[1]。
第一,財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)不完善。當(dāng)前很多集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心僅實(shí)現(xiàn)集中核算,并沒有對(duì)業(yè)務(wù)以及戰(zhàn)略方面提供支持,財(cái)務(wù)共享中心的附加值較低,無法為集團(tuán)的各項(xiàng)管理工作提供必要的指導(dǎo)。
第二,財(cái)務(wù)共享中心的人員專業(yè)素養(yǎng)不足。財(cái)務(wù)共享中心并非簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)整合中心,涉及財(cái)務(wù)信息與非財(cái)務(wù)信息,有很強(qiáng)的復(fù)雜性。財(cái)務(wù)共享中心的專業(yè)人員需要了解信息技術(shù)、統(tǒng)計(jì)等方面領(lǐng)域的知識(shí),通過配備專業(yè)的人員改進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心人員素養(yǎng)。因此,財(cái)務(wù)共享中心需要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn),但是很多集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心人員僅為各分子公司的核算人員,缺乏具有綜合素養(yǎng)的人員,不利于財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。
第三,資金管理不力。很多集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心資金管理機(jī)制不完善,不能通過信息技術(shù)對(duì)各環(huán)節(jié)的資金進(jìn)行統(tǒng)籌管控。由于各分子公司的資金管理各自為政,不利于發(fā)現(xiàn)可能存在的問題。
第四,信息平臺(tái)不完善。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)要求完善信息技術(shù),但是很多財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)建設(shè)滯后,沒有通過ERP等信息系統(tǒng)加強(qiáng)各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)集成與統(tǒng)籌,各類數(shù)據(jù)無法及時(shí)反饋。
第五,內(nèi)部控制建設(shè)不力。內(nèi)部控制體系包括授權(quán)審批控制和制度管理等方面工作,但是很多集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制機(jī)制不完善,在管理過程中可能存在一定的違規(guī)問題,阻礙了財(cái)務(wù)共享中心工作的開展。
我國的集團(tuán)企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享中心的過程中,組織體系不夠完善,很多財(cái)務(wù)共享中心只能實(shí)現(xiàn)集中核算,不利于為集團(tuán)提供更高的價(jià)值。當(dāng)前越來越多的財(cái)務(wù)共享中心認(rèn)識(shí)到了僅開展核算工作的弊端并實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型與升級(jí),財(cái)務(wù)共享中心需要加快共享系統(tǒng)的升級(jí),提高對(duì)各類數(shù)據(jù)的錄入效率。在財(cái)務(wù)共享中心升級(jí)的背景下,企業(yè)需要完善財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu),加強(qiáng)以下工作的建設(shè):
第一,完善組織體系。當(dāng)前大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心僅是從傳統(tǒng)的分散式財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)向財(cái)務(wù)共享的初期,為了讓企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮更高的價(jià)值,就需要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)的建設(shè),讓共享中心的人員從過去的核算會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、戰(zhàn)略環(huán)節(jié),支持企業(yè)各項(xiàng)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)工作的開展,促使各環(huán)節(jié)工作相互配合。戰(zhàn)略財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)圍繞企業(yè)戰(zhàn)略板塊,從集團(tuán)的整體運(yùn)作進(jìn)行分析,考慮整體的管理規(guī)劃,負(fù)責(zé)各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度的制定以及處理分子公司的財(cái)務(wù)資源配置。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)需要參與到集團(tuán)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),主動(dòng)獲取各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),深入到業(yè)務(wù)部門分析業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合。共享財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)的各項(xiàng)信息進(jìn)行規(guī)?;幚?,在數(shù)據(jù)匯總之后由共享財(cái)務(wù)對(duì)各數(shù)據(jù)進(jìn)行全面分析,為集團(tuán)的工作提供決策支持。
第二,優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心組織架構(gòu)。財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)需要結(jié)合各崗位的實(shí)際進(jìn)行優(yōu)化。為了提高財(cái)務(wù)共享中心的管理水平,集團(tuán)需要合理安排財(cái)務(wù)共享中心的組織架構(gòu)以及權(quán)限,由集團(tuán)的總經(jīng)理直接負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)共享中心組織體系建設(shè),并由財(cái)務(wù)總監(jiān)統(tǒng)籌管理財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部、專業(yè)財(cái)務(wù)部、共享財(cái)務(wù)部三個(gè)部門,將三個(gè)部門的職能進(jìn)一步細(xì)化。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部下設(shè)消費(fèi)者財(cái)務(wù)部、供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)部等部門,開展業(yè)務(wù)工作管理。專業(yè)財(cái)務(wù)部下設(shè)資金管理部、稅收管理部等專業(yè)的管理部門,為企業(yè)開展資金管理、稅務(wù)籌劃等專業(yè)的工作。共享財(cái)務(wù)部下設(shè)信息中心等部門,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)信息的會(huì)計(jì)處理。通過這一權(quán)責(zé)機(jī)制的設(shè)置,能夠解決財(cái)務(wù)共享中心職責(zé)不清晰的問題,并有效拓寬財(cái)務(wù)共享中心的管理領(lǐng)域。例如A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心在對(duì)內(nèi)部組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化時(shí),明確了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)、專業(yè)財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)的具體工作職責(zé),并對(duì)各崗位的工作職責(zé)權(quán)重結(jié)合集團(tuán)實(shí)際進(jìn)行細(xì)化,以1至5分評(píng)價(jià)重要性,明確了工作重點(diǎn),詳見表1。
表1 A企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心職責(zé)表
第一,合理配置財(cái)務(wù)共享中心的人員。財(cái)務(wù)共享中心并非是簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)整合中心,不僅涉及集團(tuán)的各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合,還涉及非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整合,具有較強(qiáng)的復(fù)雜性,因此財(cái)務(wù)共享中心需要專業(yè)型人才,不僅要求有財(cái)務(wù)領(lǐng)域的人才,還需要有信息技術(shù)、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)領(lǐng)域的人才,相關(guān)人員必須要具備專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí),并了解信息技術(shù)的管理要求,通過配備管理人員為財(cái)務(wù)共享中心工作開展提供支持。在財(cái)務(wù)人員配備的過程中,很多財(cái)務(wù)共享中心的人員都是以內(nèi)部選拔的方式配備的,建立財(cái)務(wù)共享中心后集團(tuán)在內(nèi)部各分子公司選擇原有的核算人員到共享中心工作,但是這樣的方式導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理人員偏向核算型人員,不具有信息技術(shù)等方面的能力。因此財(cái)務(wù)共享中心需要重視外部招聘,招聘具有IT、統(tǒng)計(jì)等方面知識(shí)的人員,也可以招聘其他企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員到企業(yè)內(nèi)部工作,通過完善招聘機(jī)制吸引優(yōu)秀人才。
第二,優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心人員的比重。長(zhǎng)期以來,很多集團(tuán)在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中,人員主要是核算型人員,核算型人員比重較大,而其他人員比重較小。為了實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心工作的優(yōu)化,集團(tuán)需要減少核算人員,增加財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)等方面人員,通過優(yōu)化人員的結(jié)構(gòu),幫助集團(tuán)實(shí)現(xiàn)發(fā)展的目標(biāo)。
第一,完善資金集中管理體系。資金管理是財(cái)務(wù)共享中心管理工作的重點(diǎn),財(cái)務(wù)共享中心只有充分利用自身的信息優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)對(duì)各分支機(jī)構(gòu)資金的集中管理,才能提高集團(tuán)整體的資金管理效率,促使集團(tuán)發(fā)揮最大的價(jià)值。首先,完善預(yù)算控制標(biāo)準(zhǔn)。集團(tuán)需要通過預(yù)算實(shí)現(xiàn)對(duì)資金各環(huán)節(jié)的全面控制,提高資金的管理水平與管理效率。財(cái)務(wù)共享中心在編制預(yù)算時(shí),需要通過上下結(jié)合的方式充分分析各分子公司的資金需求,確保資金預(yù)算具有可行性,通過對(duì)各環(huán)節(jié)的資金需求統(tǒng)籌考慮,提高經(jīng)營(yíng)效率。其次,以收定支。集團(tuán)總部不對(duì)各分子公司墊資,財(cái)務(wù)共享中心要建立對(duì)資金的調(diào)度標(biāo)準(zhǔn),在每月需要按照收支預(yù)算分解當(dāng)月具體的資金收支管理要求,財(cái)務(wù)共享中心按資金計(jì)劃調(diào)度資金。再次,當(dāng)分子公司需要資金時(shí),財(cái)務(wù)共享中心可以向各分支機(jī)構(gòu)授信,在授信額度內(nèi)開展貸款和票據(jù)貼現(xiàn)等業(yè)務(wù),通過制定統(tǒng)一的信貸標(biāo)準(zhǔn),讓財(cái)務(wù)共享中心及時(shí)了解各分子公司的資金使用情況,并通過監(jiān)控資金使用情況,采取恰當(dāng)?shù)拇胧┙档唾Y金管理中的風(fēng)險(xiǎn)。
第二,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。首先,需要建立網(wǎng)銀結(jié)算體系,結(jié)合網(wǎng)銀結(jié)算體系監(jiān)控各分支機(jī)構(gòu)資金運(yùn)作動(dòng)態(tài),并且需要通過網(wǎng)銀結(jié)算為資金管理提供支持[2]。其次,集團(tuán)需要通過ERP系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)預(yù)算支出進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,當(dāng)支出實(shí)際與預(yù)算存在差異時(shí),自動(dòng)提示財(cái)務(wù)共享中心的人員查看資金使用的情況,針對(duì)資金使用過程中存在的問題提出優(yōu)化對(duì)策。集團(tuán)需要以財(cái)務(wù)共享平臺(tái)開展資金預(yù)算的編制、執(zhí)行監(jiān)控、調(diào)整等環(huán)節(jié)的工作,掌握各企業(yè)的最新的資金收支情況。最后,通過財(cái)務(wù)共享中心的系統(tǒng)集成各成員企業(yè)的閑置資金,并將閑置資金開展集合投資與理財(cái),在控制風(fēng)險(xiǎn)的前提下,使資金的收益得以增加。
財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)的建設(shè)基礎(chǔ)是信息技術(shù),財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)大型的數(shù)據(jù)集成系統(tǒng),涉及的工作內(nèi)容較多,因此,財(cái)務(wù)共享中心要加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè),通過完善信息技術(shù)建設(shè),促使財(cái)務(wù)共享中心的管理機(jī)制更加合理。
第一,加強(qiáng)技術(shù)層面的建設(shè)。財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)需要投入大量的技術(shù)與研發(fā),重視硬件以及通信系統(tǒng)建設(shè)。財(cái)務(wù)共享中心要對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整理,并將有價(jià)值的信息提供給企業(yè)的管理者,以便管理層作出正確的決策,因此財(cái)務(wù)共享中心在數(shù)據(jù)集成、處理、儲(chǔ)存等各環(huán)節(jié)都需要有強(qiáng)大的信息技術(shù)作為保障。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)方面的投入,提高管理水平。
第二,完善工作層面建設(shè)。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)需要加強(qiáng)各項(xiàng)系統(tǒng)的建設(shè),需要從ERP系統(tǒng)、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資金平臺(tái)系統(tǒng)等系統(tǒng)出發(fā),統(tǒng)一規(guī)劃多系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)并實(shí)現(xiàn)接口打通,完成財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通,提升信息效率,避免各板塊系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)孤島。通過對(duì)各類信息進(jìn)行全面管理,幫助企業(yè)了解各環(huán)節(jié)工作的特點(diǎn),并幫助企業(yè)優(yōu)化管理機(jī)制。財(cái)務(wù)共享中心在管理中的工作包括投融資、預(yù)算、資金管理等方面,財(cái)務(wù)共享中心需要完成工作層面的管理,才能確保財(cái)務(wù)共享中心的各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)有序執(zhí)行,以提高財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)效率[3]。
第三,加強(qiáng)服務(wù)層面建設(shè)。財(cái)務(wù)共享中心處理過的數(shù)據(jù)具備透明化、時(shí)效性、高質(zhì)量等信息優(yōu)勢(shì),財(cái)務(wù)共享中心將各類信息傳遞給集團(tuán)總部之后,能夠幫助集團(tuán)作出決策的同時(shí),還需要將信息反饋給各分支機(jī)構(gòu),幫助分支機(jī)構(gòu)獲取信息以改進(jìn)自身的工作,通過財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)經(jīng)營(yíng)決策的支持作用。因此,需要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)層面的建設(shè),讓財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。
第一,優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心的授權(quán)審批控制。授權(quán)審批控制能夠提高財(cái)務(wù)共享中心各項(xiàng)管理流程的嚴(yán)肅性,采用相互制約的機(jī)制,確保集團(tuán)內(nèi)部各崗位工作的權(quán)限都得到有效的授權(quán)才能執(zhí)行,如果沒有經(jīng)過授權(quán),有權(quán)利拒絕執(zhí)行相關(guān)工作。授權(quán)根據(jù)不同的形式分為普通授權(quán)和特殊授權(quán)兩種方式,普通授權(quán)的時(shí)間較長(zhǎng),例如授予財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)集團(tuán)整體的預(yù)算、審計(jì)等事項(xiàng)。特殊授權(quán)是臨時(shí)授權(quán),是授予某人一段時(shí)間內(nèi)的工作事項(xiàng),例如授予出差人員在規(guī)定的金額內(nèi)使用資金。同時(shí)授權(quán)審批還可以分為集體審批和個(gè)人審批兩種方式,集體審批指的是通過召開會(huì)議等方式開展審批,集體審批成本較高、效率較低,不適用于日常性業(yè)務(wù)。集體審批適用于重大業(yè)務(wù),通過聯(lián)簽等方式實(shí)現(xiàn)審批。個(gè)人審批適用于日常性業(yè)務(wù),如果人員的職業(yè)道德或?qū)I(yè)素養(yǎng)缺失,個(gè)人審批將可能出現(xiàn)舞弊等一系列問題,拉低審批質(zhì)量。因此企業(yè)需要正確處理集體審批和個(gè)人審批之間的關(guān)系。同時(shí),企業(yè)需要明確授權(quán)審批的范圍、程序、職責(zé),不僅是基層人員開展工作需要經(jīng)過授權(quán)審批,高層的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理等人員經(jīng)過財(cái)務(wù)共享中心的工作流程也必須要經(jīng)過授權(quán)審批。企業(yè)需要規(guī)范各層級(jí)人員的授權(quán)審批權(quán)限,一般而言,財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部的事項(xiàng)越重要,那么授權(quán)審批的要求也越高,通過授權(quán)審批能夠防范財(cái)務(wù)共享中心管理過程中存在的越權(quán)等行為。同時(shí),企業(yè)需要明確授權(quán)審批的責(zé)任追究制度,對(duì)于越權(quán)審批、不當(dāng)審批等方面的問題需要進(jìn)行追責(zé)。對(duì)于集體審批的,需要由主要審批人承擔(dān)主要責(zé)任,參與審批的人員承擔(dān)間接責(zé)任。對(duì)于個(gè)人審批,需要由個(gè)人承擔(dān)直接責(zé)任。
第二,完善規(guī)章制度。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)需要防范經(jīng)營(yíng)過程中的風(fēng)險(xiǎn),就需要加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)。內(nèi)部控制制度的建設(shè)能夠?yàn)樨?cái)務(wù)共享中心各環(huán)節(jié)工作的開展提供有效指導(dǎo),防范管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心需要明確管理思路,健全規(guī)章制度體系,通過信息平臺(tái)共享各項(xiàng)信息,并針對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)傳遞等環(huán)節(jié)建立一套完善的制度體系,保障財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)安全可靠,保障各類數(shù)據(jù)都得到有效的管控。在建立財(cái)務(wù)共享中心之后,財(cái)務(wù)共享中心需要對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,并且隨著集團(tuán)發(fā)展數(shù)據(jù)的不斷增多,財(cái)務(wù)共享中心在內(nèi)部需要針對(duì)各環(huán)節(jié)工作都建立制度體系,例如針對(duì)報(bào)銷要建立憑證報(bào)銷制度,從而提高財(cái)務(wù)共享中心管理的嚴(yán)肅性。
第三,提升業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。財(cái)務(wù)共享中心在建設(shè)中需要避免分子公司業(yè)務(wù)流程脫節(jié)的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)統(tǒng)籌集團(tuán)各分子公司所面臨的各類業(yè)務(wù)差異并建立標(biāo)準(zhǔn)化流程,通過標(biāo)準(zhǔn)化流程管理確保日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)完成良性運(yùn)作。例如供應(yīng)商結(jié)算流程、固定資產(chǎn)管理流程、資金收付款流程、預(yù)算編制調(diào)整流程等。通過對(duì)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的梳理,可以有效提高業(yè)務(wù)運(yùn)行效率。
第四,制定財(cái)務(wù)共享中心考核體系。財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)運(yùn)營(yíng)需要一系列考核體系進(jìn)行控制監(jiān)督??己烁鶕?jù)管理需要可分為對(duì)內(nèi)考核和對(duì)外考核兩種方式,對(duì)內(nèi)考核主要考核各部門的工作業(yè)績(jī),例如信息質(zhì)量考核、工作績(jī)效考核、業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)考核等。通過對(duì)內(nèi)考核可以保證財(cái)務(wù)共享中心的工作質(zhì)量和產(chǎn)出。對(duì)外考核適用于供應(yīng)商信用考核及客戶信用考核,通過各項(xiàng)數(shù)據(jù)對(duì)供應(yīng)商及客戶進(jìn)行信用評(píng)級(jí),一方面可以提升產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力,另一方面可以降低壞賬的概率。制定完善的考核體系有利于財(cái)務(wù)共享中心的工作成果復(fù)盤,提升財(cái)務(wù)共享中心的地位。
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,越來越多集團(tuán)通過財(cái)務(wù)共享的模式實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型。在信息化時(shí)代下,通過建立財(cái)務(wù)共享中心能夠有效降低集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)成本。但是財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)相對(duì)復(fù)雜,在建設(shè)的過程中集團(tuán)只有對(duì)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行不斷升級(jí)與優(yōu)化,才能促使財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)實(shí)現(xiàn)成功。本文對(duì)財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行梳理,旨在讓財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮更大的價(jià)值,從而幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。