祝桂麗

關(guān)鍵詞：編務(wù)；工作內(nèi)容；工作模式；《規(guī)劃師》編輯部

編務(wù)工作是每個(gè)編輯部固有的工作，涉及的工作內(nèi)容多而雜，是編輯部不可或缺的組成部分，貫穿于編輯部工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，為保障編輯部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮了重要作用。因此，探討編務(wù)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)、要求、重要性和提升工作效率的方法等有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

編務(wù)相關(guān)研究概述

目前，已有不少研究對(duì)編務(wù)工作展開了探討，具體包括以下幾個(gè)方面：

第一，編務(wù)工作的內(nèi)容。編務(wù)工作內(nèi)容包括安排發(fā)稿、存檔資料、登記稿件、核算稿酬、交流刊物和收集建議等；將編務(wù)工作內(nèi)容歸納為稿件的登記、送審和歸檔、校對(duì)及對(duì)外通信聯(lián)絡(luò)、出版發(fā)行、財(cái)務(wù)管理與稿酬發(fā)放等。

第二，編務(wù)工作的特點(diǎn)。編務(wù)工作具有事務(wù)性、業(yè)務(wù)性和服務(wù)性的特點(diǎn)；編務(wù)工作除了具備事務(wù)性、業(yè)務(wù)性和服務(wù)性外，還具備綜合性和復(fù)雜性；綜合性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性和創(chuàng)造性是高校學(xué)報(bào)編務(wù)工作的四大特點(diǎn)，其中服務(wù)性是根本，創(chuàng)造性是靈魂；編務(wù)工作具有總務(wù)性、服務(wù)性、協(xié)調(diào)性和驅(qū)動(dòng)性；編務(wù)工作具有連續(xù)性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性、專業(yè)性和網(wǎng)絡(luò)性的特點(diǎn)。

第三，編務(wù)工作的作用和重要性。編務(wù)在編輯部的工作中發(fā)揮了管家作用、助手作用、橋梁和樞紐作用；編務(wù)工作除了發(fā)揮紐帶作用外，還發(fā)揮了協(xié)調(diào)作用、規(guī)范作用。

第四，編務(wù)工作的模式。有研究對(duì)編務(wù)工作的模式進(jìn)行了探討，通過(guò)比較分析科技期刊不同編務(wù)模式的適用范圍和優(yōu)劣，提出了優(yōu)化編務(wù)流程的方法，包括均衡編務(wù)工作量、統(tǒng)籌兼顧把握重點(diǎn)環(huán)節(jié)、增強(qiáng)編務(wù)的責(zé)任心和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等。

第五，編務(wù)人員的素養(yǎng)。有學(xué)者對(duì)編務(wù)人員的綜合素養(yǎng)和主體意識(shí)等進(jìn)行了探討，編務(wù)主體意識(shí)是編務(wù)人員對(duì)自身地位、能力和價(jià)值的一種自覺(jué)意識(shí)，可以通過(guò)堅(jiān)定價(jià)值追求、堅(jiān)持業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和堅(jiān)守本職工作形成；科技期刊編務(wù)應(yīng)具備良好的思想品質(zhì)、綜合協(xié)調(diào)管理能力、深厚的文字功底、良好的英語(yǔ)基礎(chǔ)、一絲不茍的工作作風(fēng)、相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、熟練的計(jì)算機(jī)操作和編排能力；期刊編務(wù)應(yīng)具備高尚的職業(yè)道德、高超的專業(yè)技能、高效的交流水平、高強(qiáng)的管理能力。

第六，編務(wù)工作質(zhì)量的提升。提高編務(wù)工作質(zhì)量對(duì)于編輯部而言十分重要，應(yīng)從明確工作目標(biāo)、做好時(shí)間管理、注重工作方法、更新知識(shí)儲(chǔ)備和注重長(zhǎng)期積累五個(gè)方面提高編務(wù)工作效率；結(jié)合新時(shí)期的編務(wù)工作內(nèi)容和實(shí)踐工作，從版面費(fèi)收取、稿費(fèi)和審稿費(fèi)的發(fā)放、樣刊和發(fā)票的寄送等方面提出了一些提高編務(wù)工作效率的具體方法。

此外，有學(xué)者探討了數(shù)字化背景下高校編務(wù)工作的變革要求及需要考慮的重點(diǎn)問(wèn)題；有不少學(xué)者探討了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代編務(wù)工作的重要性及對(duì)編務(wù)人員提出的新要求；還有學(xué)者探討了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代編務(wù)工作的不足及優(yōu)化建議。

《規(guī)劃師》編輯部編務(wù)現(xiàn)狀與不足

以下結(jié)合《規(guī)劃師》編輯部編務(wù)工作實(shí)際，梳理編務(wù)工作現(xiàn)狀內(nèi)容與模式，分析存在的不足。

編務(wù)工作的內(nèi)容

《規(guī)劃師》編輯部編務(wù)工作內(nèi)容瑣碎繁雜，涉及編輯部工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，是編輯部不可或缺的一個(gè)組成部分。具體的工作內(nèi)容包括：

第一，新稿的上傳／登記、分配。《規(guī)劃師》的稿件分為三類，會(huì)員稿件、理事稿件和內(nèi)部稿件，其中內(nèi)部稿件中的規(guī)劃師論壇稿件和部分專題研究類稿件需要編務(wù)上傳至網(wǎng)絡(luò)審稿系統(tǒng)中，規(guī)劃專版類稿件和部分專題研究類稿件由相應(yīng)的理事單位用單位賬號(hào)上傳至網(wǎng)絡(luò)審稿系統(tǒng)。編務(wù)登記新稿時(shí)，需詳細(xì)登記來(lái)稿的標(biāo)題、作者信息和時(shí)間等，確保讀者來(lái)稿有據(jù)可查。在登記稿件后，需將分配天到相應(yīng)的編輯手中進(jìn)行初審。

第二，備用稿的整理、分配及錄用通知函的發(fā)放。編務(wù)需將備用稿件打印出來(lái)并分給相應(yīng)的欄目編輯，如“規(guī)劃設(shè)計(jì)”欄目備用稿分給欄目編輯A、“規(guī)劃管理”欄目備用稿分給欄目編輯B、“規(guī)劃廣角”欄目備用稿分給欄目編輯c等，再由各個(gè)兼任編務(wù)的欄目編輯將錄用通知函發(fā)給作者。

第三，審回稿的處理及退修，修回稿的查新及處理。編務(wù)需將顯示“修改”狀態(tài)的稿件打印出來(lái)交給相應(yīng)的一審編輯，以便及時(shí)向作者反饋修改意見(jiàn)；作者將文章修改回來(lái)后，編務(wù)需重新將文章分給相應(yīng)的審稿稿編輯進(jìn)行審稿。

第四，不用稿的登記。編務(wù)需在稿件庫(kù)電子表格、網(wǎng)絡(luò)稿紙登記冊(cè)中備注不用稿的審出時(shí)間。

第五，處理作者撤稿。無(wú)論是已經(jīng)分下去的在審稿件還是“編者未審”的未分配稿件，有作者需要撤稿的，編務(wù)需到網(wǎng)站后臺(tái)管理系統(tǒng)撤稿并在霈件庫(kù)電子表格、網(wǎng)絡(luò)稿紙質(zhì)登記冊(cè)和分稿登記冊(cè)中備注撤稿信息與撤稿時(shí)間。

第六，資料歸檔。編務(wù)需定期將稿件庫(kù)中的稿件資料及每期雜志電子版存檔一份到編輯部的移動(dòng)便盤中，包括網(wǎng)絡(luò)來(lái)稿、紙質(zhì)來(lái)稿、ID文牛、PDF文件。

第七，稿件量和版面費(fèi)總額統(tǒng)計(jì)。編務(wù)需統(tǒng)計(jì)當(dāng)月的網(wǎng)絡(luò)稿件和紙質(zhì)來(lái)稿的總數(shù)、分稿數(shù)量；匯總版面費(fèi)收取情況，統(tǒng)計(jì)到款時(shí)間、金額和相關(guān)負(fù)責(zé)人。

第八，上傳當(dāng)期雜志文章電子版內(nèi)容。每期雜志確定下廠印刷后，將文章電子版上傳到知網(wǎng)和雜志官網(wǎng)上。同時(shí)，將文件打包發(fā)送給中國(guó)社會(huì)科學(xué)院中國(guó)社會(huì)科學(xué)評(píng)價(jià)研究院數(shù)據(jù)庫(kù)部、維普、萬(wàn)方等。

此外，編務(wù)工作內(nèi)容還包括公郵管理、作者庫(kù)的管理、向作者反饋專家審稿意見(jiàn)、核算稿酬、收取版面費(fèi)、管理和維護(hù)雜志官網(wǎng)等。

編務(wù)工作的模式

編務(wù)工作模式一般分為專業(yè)編務(wù)模式和兼職編務(wù)模式兩種，其中專業(yè)編務(wù)模式多為出版社常用的模式，由一名或幾名工作-人員專門負(fù)責(zé)編務(wù)工作；兼職編務(wù)橫式多為高校學(xué)報(bào)或?qū)W術(shù)期刊常用的模式，即由編輯部的—名或多名編輯共同完成編務(wù)工作。由于規(guī)模、人員和資金投入等各方面的限制，《規(guī)劃師》編輯部采用的是兼職編務(wù)的工作模式，即由編輯部的編輯分工合作，交叉協(xié)同負(fù)責(zé)不同的編務(wù)工作內(nèi)容，各可其職，互相協(xié)作，直至稿件被錄用，再由主編終審，由執(zhí)行主編確定責(zé)編、當(dāng)期刊發(fā)文章目錄。具體而言，即由編輯A負(fù)責(zé)收稿、分稿，由編輯A、B、C等負(fù)責(zé)初審、審回、錄用，由責(zé)編送審稿件，由主編終審并確定每期刊發(fā)文章目錄。其他編務(wù)工作如稿件庫(kù)和作者庫(kù)管理、稿件量和版面費(fèi)的統(tǒng)計(jì)、核算稿酬等則由編輯A、B、C等交叉協(xié)同負(fù)責(zé)。這種分工合作、交叉協(xié)同的工作模式提高了編輯部的編務(wù)工作效率，為編輯工作的順利開展提供了保障。

編務(wù)工作的不足

第一，編務(wù)工作內(nèi)容分配不均衡，導(dǎo)致個(gè)別兼職編務(wù)的工作量較大，對(duì)其正常的編輯工作效率有一定的影響。每個(gè)兼職編務(wù)的工作內(nèi)容有相同的也有不同的，除了需做好新稿，修回稿初審、發(fā)放錄用函、收取版面費(fèi)、核算稿酬、收集當(dāng)期文章作者信息等工作外，還需兼顧其他編務(wù)工作，如編輯A的工作內(nèi)容包括新稿的上傳／登記／分配、“備用”“修改”稿件的整理、作者撤稿、資料歸檔、統(tǒng)計(jì)稿件量、公郵管理及文章電子版的上傳等；編輯負(fù)責(zé)作者庫(kù)管理；編輯c負(fù)責(zé)版面費(fèi)的統(tǒng)計(jì)；編輯D負(fù)責(zé)管理和維護(hù)雜志網(wǎng)站。

第二，兼職編務(wù)的溝通協(xié)調(diào)能力仍有待提升。由于編務(wù)工作內(nèi)容是分散到每個(gè)編輯手中，有時(shí)因編務(wù)之間的溝通協(xié)調(diào)不足，會(huì)影響到稿件的處理效率，如編輯A未及時(shí)將審出的修改稿反饋給編輯B、C、D等，使其無(wú)法及時(shí)將修改信息反饋給作者，可能會(huì)影響到作者修回的時(shí)間，甚至有可能影響作者下次投稿本刊的概率。在接電話與作者或讀者互動(dòng)、為其解惑答疑時(shí)，恰逢編務(wù)忙著處理編輯事務(wù)或比較棘手的問(wèn)題，而作者或讀者又就同—個(gè)問(wèn)題反復(fù)不停地咨詢，此時(shí)編務(wù)容易產(chǎn)生煩躁心理，在與其溝通的過(guò)程中便失去了平常心，對(duì)作者的回復(fù)也就有些心不在焉或帶有個(gè)人的壞情緒，容易影響到作者或讀者對(duì)編輯部的印象，也有可能影響到作者或讀者投稿本刊的概率。

第三，編務(wù)的創(chuàng)新意識(shí)不足。從事編務(wù)工作的人員大多存在這樣一種心理，認(rèn)為編務(wù)工作都是千篇一律、一成不變的，不斷重復(fù)著單調(diào)的工作內(nèi)容，再加上激勵(lì)機(jī)制的缺乏等原因，時(shí)間一長(zhǎng)容易產(chǎn)生厭倦感和懈怠感，缺乏創(chuàng)造性。筆者在從事一年左右的編務(wù)工作后，由于常常被繁雜瑣碎的編務(wù)工作搞得焦頭爛額，也曾產(chǎn)生—種倦怠感和不良的情緒，這種不耐煩或不友善的壞情緒也影響了筆者與作者或讀者的溝通，給其留下了不好的印象，造成了作者資源的流失，甚至?xí)绊懠扔械淖髡?、讀者資源。

第四，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用有待提升?！兑?guī)劃師》編輯部前兩年開始不斷改善、升級(jí)網(wǎng)絡(luò)審稿系統(tǒng)，細(xì)化網(wǎng)絡(luò)審稿系統(tǒng)的稿件類型，如在原有的會(huì)員稿件和理事稿件的基礎(chǔ)上增加了內(nèi)部稿件，便于作者投稿和編務(wù)分稿；同時(shí)，增加了修回稿件的上傳功能，編務(wù)由此節(jié)約了重新制作編審表和填寫上一輪審稿意見(jiàn)的時(shí)間。但是，對(duì)于新增的內(nèi)部稿件，由于是用編輯部的賬號(hào)上傳，其頁(yè)面信息如投稿人的姓名、職務(wù)、郵箱、工作單位、地址等均為編務(wù)的信息，稿件送審前就需重新制作編審表更正這些信息，無(wú)形中也增加了編務(wù)的工作量。

關(guān)于提升編務(wù)工作效率的一些思考

基于《規(guī)劃師》編輯部編務(wù)工作的現(xiàn)狀及不足，本文借鑒已有研究，提出幾點(diǎn)建議，以提升編輯部編務(wù)工作的效率，更好地為編輯部、作者和讀者服務(wù)。

第一，統(tǒng)籌兼顧，合理分配編務(wù)工作量。編務(wù)工作環(huán)節(jié)較多，不同的環(huán)節(jié)對(duì)編務(wù)有不同的要求，難易程度不同，工作強(qiáng)度也不同，建議在不同編務(wù)工作流程中均衡考慮編務(wù)的工作量，根據(jù)每個(gè)人的專長(zhǎng)選擇合適的內(nèi)容，避免將過(guò)多的工作內(nèi)容集中在某—個(gè)編務(wù)人員的手中。例如，安排耐心、細(xì)心的編輯負(fù)責(zé)繁瑣耗時(shí)的稿件登記、分配工作；安排有—定互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平的編輯負(fù)責(zé)網(wǎng)站的維護(hù)與管理。

第二，提升溝通協(xié)調(diào)能力。編務(wù)人員之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)交流審稿信息，及時(shí)處理審回稿和修回稿，使作者能夠及時(shí)收到修改意見(jiàn)或錄用通知函。編務(wù)在與作者或讀者溝通的過(guò)程中，應(yīng)保持一顆平常心，耐心、細(xì)心回答作者或讀者的每個(gè)問(wèn)題，這有可能提高他們?cè)俅瓮陡灞究臋C(jī)會(huì)。

第三，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，探索新的工作方法。兼職編務(wù)應(yīng)在做好編輯工作的同時(shí)，加強(qiáng)編務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，借鑒其他編務(wù)的工作方法，勤思考，勤學(xué)習(xí)，多了解新信息，再結(jié)合自身工作實(shí)際，在保證工作質(zhì)量的前提下不斷創(chuàng)新，探討更快捷、更高效的工作方法，提高工作效率。例如，可充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合實(shí)際稿件登記工作，尋求一種快捷的工作方法，縮短稿件登記的時(shí)間。

第四，充分利用現(xiàn)代交流工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強(qiáng)作者和讀者的交流。可借鑒其他單位的工作方式，建立作者微信群或QQ群，在版面費(fèi)及錄用通知函上附上編輯部公眾號(hào)、作者微信群的二維碼或QQ群號(hào)，吸引作者或讀者的加入。通過(guò)建立作者微信群或QQ群，兼職編務(wù)可減少因絡(luò)繹不絕的來(lái)電打斷編輯工作思路而造成的編輯失誤，既節(jié)省了時(shí)間又提高了效率。此外，加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)公司的溝通協(xié)調(diào)，繼續(xù)優(yōu)化升級(jí)審稿系統(tǒng)的功能，使稿件頁(yè)面信息更加完善，節(jié)約編務(wù)重新制作編審表的時(shí)間，不斷提高工作效率。

編務(wù)工作是每個(gè)編輯部固有的工作，是編輯部不可或缺的組成部分，是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，與編輯工作緊密關(guān)聯(lián)。提高編務(wù)工作的效率，不僅能為編輯工作的順利進(jìn)行提供有效保障，還能給作者或讀者留下良好的印象。因此，編務(wù)人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新，努力提高自身的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，為編輯部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)貢獻(xiàn)一份力量。