探討提高學(xué)校教務(wù)信息管理質(zhì)量的措施

◇吉林大學(xué)萊姆頓學(xué)院 范琳含

隨著時(shí)代的發(fā)展，教育改革的不斷推進(jìn)，提高學(xué)校教務(wù)信息管理質(zhì)量，對(duì)于高校的進(jìn)一步發(fā)展有著積極的影響。但是，目前很多高校的教務(wù)信息管理工作都或多或少的存在著問(wèn)題?；诖耍疚闹攸c(diǎn)以這些高校教務(wù)信息管理工作中存在的問(wèn)題為切入，對(duì)提高學(xué)校教務(wù)信息管理質(zhì)量的措施進(jìn)行了詳細(xì)的分析，以供參考。

所謂教務(wù)信息管理，指的是運(yùn)用多種現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行教務(wù)管理的過(guò)程。在高校教育改革不斷推進(jìn)，精英化教育逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇蟊娀逃男问较?，高校的辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，高校所設(shè)專(zhuān)業(yè)越來(lái)越豐富，每個(gè)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生數(shù)量也越來(lái)越多。這些變化都使得高校的教務(wù)管理難度明顯增加。而將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到高校教務(wù)管理當(dāng)中，為教務(wù)管理提供一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、程序化的信息化教務(wù)管理平臺(tái)，對(duì)于高校教務(wù)信息管理質(zhì)量的提升有著積極的作用。在這種情況下，采取何種措施才能提高學(xué)校教務(wù)信息管理質(zhì)量，成為各大高校需要深入思考的問(wèn)題。

一、提高學(xué)校教務(wù)信息管理質(zhì)量的重要性

（一）可以提升學(xué)校教務(wù)管理工作的準(zhǔn)確性。

在傳統(tǒng)的高校教務(wù)管理模式中，需要使用手工的方式來(lái)進(jìn)行教學(xué)計(jì)劃的安排、教務(wù)的排課以及考試成績(jī)的管理，不僅程序繁復(fù)，還容易出錯(cuò)，每一位工作人員的工作任務(wù)也非常繁重教務(wù)管理是一項(xiàng)非常細(xì)致、準(zhǔn)確的工作。要想提升教務(wù)管理質(zhì)量，就必須要提升教務(wù)工作的準(zhǔn)確性。而將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到教務(wù)管理工作中，實(shí)現(xiàn)教務(wù)信息管理，就可以為相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供保證。例如，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將數(shù)據(jù)輸入并存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)服務(wù)器中，就可以為數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與有效性提供有力的保證。[1]

（二）為廣大師生查詢(xún)信息提供方便。

目前，在實(shí)際的高校教務(wù)管理工作當(dāng)中，依然以學(xué)分制模式為主。學(xué)分制的應(yīng)用雖然可以增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，但是卻也暴露出了成績(jī)管理與課程開(kāi)設(shè)等方面的問(wèn)題。而將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到教務(wù)管理當(dāng)中，則可以為這些問(wèn)題的解決提供一個(gè)良好的平臺(tái)。例如，在教務(wù)信息管理模式下，高校的廣大教師、學(xué)生以及教務(wù)管理人員都可以直接通過(guò)信息化平臺(tái)，在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，不受時(shí)間地點(diǎn)限制的，進(jìn)行相關(guān)信息的查詢(xún)。這樣一來(lái)，信息的傳遞就會(huì)變得更加便捷、及時(shí)而高效，相應(yīng)的教學(xué)工作效率也就有了明顯的提升[2]。

（三）提高教務(wù)管理人員的工作效率。

將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校教務(wù)管理工作當(dāng)中，不僅可以減輕教務(wù)管理人員的工作強(qiáng)度，還可以顯著提升教務(wù)管理人員的工作壓力。在傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式中，教務(wù)管理人員只能手工完成數(shù)據(jù)信息的收集、整理、統(tǒng)計(jì)以及分析，工作任務(wù)量大，出錯(cuò)率高。而現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用則可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成數(shù)據(jù)的一系列處理操作，既減輕了教務(wù)管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又保證了最終的工作質(zhì)量。在這種情況下，他們就可以把更多的精力都集中到教學(xué)管理方面。

（四）實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)和信息的交換與共享。

在傳統(tǒng)的學(xué)校教務(wù)管理模式下，不同的教學(xué)管理部門(mén)彼此之前是相互獨(dú)立的，很多數(shù)據(jù)信息的傳遞也需要人工進(jìn)行，所以在處理復(fù)雜事物方面的效率就會(huì)非常低。而將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到教務(wù)管理工作當(dāng)中，就可以實(shí)現(xiàn)各教學(xué)管理部門(mén)的數(shù)據(jù)共享。與此同時(shí)，還可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的及時(shí)性、靈活性以及交互性?xún)?yōu)勢(shì)來(lái)進(jìn)行各種問(wèn)題的處理與解決[3]。

二、高校教務(wù)信息管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）缺乏先進(jìn)的教務(wù)信息管理理念。

在高校教務(wù)信息管理過(guò)程中，缺乏先進(jìn)的教務(wù)信息管理理念的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。首先，部分教務(wù)管理部門(mén)已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的教務(wù)管理理念，所以依然在使用手工的方式進(jìn)行各種信息數(shù)據(jù)的收集、整理、分析以及發(fā)布。其次，部分教務(wù)管理部門(mén)在管理內(nèi)容上，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃，部分問(wèn)題比較重視，而部分問(wèn)題則被徹底忽視。最后，部分高校在教務(wù)信息管理的硬件方面投入了大量的財(cái)力，而沒(méi)有對(duì)軟件投入予以同樣的重視。高校教務(wù)信息管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而長(zhǎng)期的工程，涉及到高校教與學(xué)的方方面面，如果沒(méi)有運(yùn)用先進(jìn)的教務(wù)信息管理理念，那么整個(gè)教務(wù)管理工作將會(huì)顯得被動(dòng)而滯后。

（二）基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性得不到保證。

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，越來(lái)越多的高校對(duì)教務(wù)信息管理的重要性與了全面的認(rèn)識(shí)，并且也在教務(wù)信息管理建設(shè)方面予以了大力的支持。但是，由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，導(dǎo)致基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性得不到有力的保證。首先，由于缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致教務(wù)信息管理系統(tǒng)的內(nèi)容設(shè)計(jì)存在著較大的差異。如果信息名稱(chēng)不統(tǒng)一、定義不一致，那么最終的數(shù)據(jù)定義就會(huì)出現(xiàn)明顯的差異。在這種情況下，就很難在高校各教學(xué)管理部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享與交換。其次，教務(wù)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)有著相應(yīng)的規(guī)則和要求，必須要保證數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)聯(lián)性的緊密性。所以必須要準(zhǔn)確的提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。但是，受到教學(xué)計(jì)劃臨時(shí)調(diào)整、專(zhuān)業(yè)課程發(fā)生變動(dòng)等因素的影響，各院系在把握基礎(chǔ)信息方面就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題?；A(chǔ)信息的準(zhǔn)確性得不到保證，教務(wù)信息系統(tǒng)的使用效果就會(huì)大打折扣[4]。

（三）系統(tǒng)的靈活性有待提升。

分析絕大多數(shù)的高校教務(wù)信息管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)均是以一次性開(kāi)發(fā)為主，后期的升級(jí)工作與配套服務(wù)存在著明顯的滯后性。在信息時(shí)代下，各種信息技術(shù)的更新迭代速度非?？欤绻咝＝虅?wù)信息管理系統(tǒng)的升級(jí)速度較慢，那么系統(tǒng)漏洞將無(wú)法被修復(fù)，相關(guān)軟件的設(shè)計(jì)缺陷也就會(huì)暴露無(wú)遺，系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性就會(huì)越來(lái)越差。在這種情況下，教務(wù)信息管理系統(tǒng)的作用將難以充分的發(fā)揮出來(lái)，高校教務(wù)管理工作的正常開(kāi)展也會(huì)受到一定的影響。另外，教務(wù)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)人員和使用人員對(duì)于系統(tǒng)的認(rèn)知是不同步的。如果設(shè)計(jì)人員沒(méi)有結(jié)合使用者的具體使用需求來(lái)設(shè)計(jì)，那么即便是賦予了該系統(tǒng)各種各樣的功能，也將毫無(wú)用武之地，系統(tǒng)的靈活性與人性化特點(diǎn)就會(huì)顯得性對(duì)較低[5]。

（四）教務(wù)管理人員缺乏較高的信息素養(yǎng)。

在高校教務(wù)信息管理工作中，如果教務(wù)管理人員缺乏較高的信息素養(yǎng)，那么即便是硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)多么先進(jìn)，也很難做到物盡其用。目前，很多高校的職能部門(mén)認(rèn)為教務(wù)管理工作以日常的事務(wù)性管理內(nèi)容為主，無(wú)需使用到信息化技術(shù)，教務(wù)管理人員也不需要具備較高的信息管理能力。在這種情況下，在引進(jìn)教務(wù)信息管理人員的時(shí)候，就沒(méi)有對(duì)其信息素養(yǎng)進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，只要求他們能夠處理日常事務(wù)性工作即可。然而，這樣的教務(wù)管理人員，其實(shí)很難適應(yīng)信息時(shí)代下高校教務(wù)信息管理的實(shí)際工作需求。

三、提高高校教務(wù)信息管理質(zhì)量的措施

（一）對(duì)現(xiàn)有的教務(wù)信息管理理念進(jìn)行更新。

在信息時(shí)代下，教務(wù)信息管理是提升高校管理質(zhì)量，促進(jìn)高校進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵。要想顯著提高高校教務(wù)信息管理質(zhì)量，就必須要先讓教務(wù)管理人員樹(shù)立先進(jìn)的教務(wù)信息管理理念，并將全新的管理理念、管理思維、管理原則應(yīng)用到實(shí)際的教務(wù)管理工作當(dāng)中。首先，高校要摒棄傳統(tǒng)的教務(wù)管理理念，并對(duì)新時(shí)代下高校的具體發(fā)展需求進(jìn)行詳細(xì)的分析，然后借鑒國(guó)內(nèi)外高校的成功教務(wù)信息管理經(jīng)驗(yàn)和案例，探索出一條適合本校實(shí)際情況的教務(wù)信息管理理念。其次，對(duì)加強(qiáng)數(shù)字化管理技術(shù)與信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合高校的特點(diǎn)和發(fā)展需求，統(tǒng)一規(guī)劃、分類(lèi)指導(dǎo)、上下協(xié)調(diào)，務(wù)必完善教務(wù)信息管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，確保其可以高效的運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。最后，對(duì)廣大師生人員進(jìn)行引導(dǎo)，使其積極主動(dòng)的配合教務(wù)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，主動(dòng)營(yíng)造一個(gè)濃厚的信息化環(huán)境[6]。

（二）完善各類(lèi)教務(wù)信息管理規(guī)章制度。

要想有效提高學(xué)校教務(wù)信息管理質(zhì)量，必須要對(duì)各類(lèi)教務(wù)信息管理規(guī)章制度進(jìn)行完善。首先，教務(wù)管理人員要端正自身的工作態(tài)度，凡事按章辦事，不能根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)或者喜好隨意更改。尤其是在應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的過(guò)程中，一定要嚴(yán)格按照相應(yīng)的程序進(jìn)行操作，否則將可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差問(wèn)題，降低數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次，教務(wù)管理人員要定期總結(jié)，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)教務(wù)信息管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題，了解這些問(wèn)題存在的原因，然后以此為基礎(chǔ)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行完善，提升教務(wù)信息管理系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行[7]。

（三）提升基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性。

目前，不同高校所使用的教務(wù)信息管理系統(tǒng)有著不同的來(lái)源渠道，其系統(tǒng)內(nèi)容的設(shè)置也有著巨大的差異，信息名稱(chēng)不同、定義不一致，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，所以校內(nèi)、校際間的信息系統(tǒng)存在著嚴(yán)重的不兼容問(wèn)題。而這也是無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享的主要原因。要想解決這一問(wèn)題，就必須要將數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，讓各大高校按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建一個(gè)相對(duì)完善的、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各大高校之間數(shù)據(jù)與信息的靈活交換。另外，高校還需要在提升“課表準(zhǔn)確性”“學(xué)籍準(zhǔn)確性”以及“成績(jī)準(zhǔn)確性”方面做足功課，提升信息搜集、數(shù)據(jù)上報(bào)以及修改等工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與謹(jǐn)慎性。

（四）提升教務(wù)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的靈活性。

教務(wù)信息管理系統(tǒng)由設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)，由教務(wù)管理人員使用。如果設(shè)計(jì)人員不了解教務(wù)管理人員的具體工作需求，那么將很難保證設(shè)計(jì)出來(lái)的系統(tǒng)功能滿(mǎn)足實(shí)際的教務(wù)管理工作需求。要想改善這一問(wèn)題，需要注意以下幾方面。首先，要組建一支優(yōu)秀的教務(wù)信息管理團(tuán)隊(duì)，引進(jìn)一些在信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)方面頗有建樹(shù)的教務(wù)信息管理人員，使其參與到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)當(dāng)中。這部分人員對(duì)教務(wù)信息管理工作十分了解，所以可以為提升教務(wù)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的人性化和靈活性提供有效的建議。其次，當(dāng)高校決定購(gòu)買(mǎi)教務(wù)信息管理系統(tǒng)時(shí)，一定要對(duì)后期教務(wù)信息管理系統(tǒng)的使用、維修等售后服務(wù)予以重點(diǎn)關(guān)注，確保不會(huì)因?yàn)榻虅?wù)信息管理系統(tǒng)后續(xù)升級(jí)困難，售后服務(wù)跟不上而影響教務(wù)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的長(zhǎng)期性與穩(wěn)定性[8]。

（五）提升教務(wù)信息管理人員的綜合素質(zhì)。

要想提升教務(wù)信息管理質(zhì)量，還需要提升教務(wù)信息管理人員的綜合素質(zhì)。首先，高校要引進(jìn)一批具有較高信息素養(yǎng)的人才，提升教學(xué)管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。其次，對(duì)現(xiàn)有教務(wù)管理人員的信息素養(yǎng)進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)和提升，引導(dǎo)其將科學(xué)有效的管理模式與先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，提升各種教務(wù)工作的處理效率。最后，構(gòu)建相應(yīng)的信息管理規(guī)范，制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和考核制度，激發(fā)教務(wù)管理人員使用信息技術(shù)的積極性與主動(dòng)性[9]。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，鑒于當(dāng)前高校教務(wù)信息管理現(xiàn)狀不甚理想，要想提升高校教務(wù)信息管理質(zhì)量，就必須要對(duì)現(xiàn)有的教務(wù)信息管理理念進(jìn)行更新、完善各類(lèi)教務(wù)信息管理規(guī)章制度、提升基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性、提升教務(wù)信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的靈活性、提升教務(wù)信息管理人員的綜合素質(zhì)。只有采取以上措施，才能夠?qū)⒔虅?wù)信息管理的作用充分的發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)高校的系統(tǒng)化發(fā)展與信息化發(fā)展。