林惠敏
(晉江市高鐵新城開發(fā)建設(shè)有限責(zé)任公司,泉州 362200)
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是指在企業(yè)內(nèi)部或外部建立一個(gè)財(cái)務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu),通過集中管理、整合和優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)流程和資源,為企業(yè)提供高效、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、經(jīng)濟(jì)化的財(cái)務(wù)服務(wù)。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)過程中,需要考慮到組織架構(gòu)、人員配置、信息技術(shù)、流程設(shè)計(jì)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的問題,以確保共享服務(wù)中心的建設(shè)和運(yùn)作能夠真正滿足企業(yè)的需求。在此背景下,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建進(jìn)行深入研究,既有助于深化對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的理解,也能為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運(yùn)作提供有益的指導(dǎo)和參考。因此,本文旨在探討企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建問題,分析其面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,提出相關(guān)的建設(shè)和管理策略。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為在計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)發(fā)展下形成的時(shí)代產(chǎn)物,對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展與財(cái)務(wù)管理具有促進(jìn)意義,具體作用如下。
通過構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,可將各部門及子公司財(cái)務(wù)功能集中,達(dá)到規(guī)模效應(yīng)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)在總體經(jīng)營(yíng)規(guī)模保持不變的前提下形成精簡(jiǎn)經(jīng)營(yíng)人員的目標(biāo),有效降低經(jīng)營(yíng)成本。此外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可讓財(cái)務(wù)管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、流程化,在實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)無紙化操作的同時(shí),在保證數(shù)據(jù)完整性及提高企業(yè)財(cái)務(wù)工作質(zhì)量方面發(fā)揮積極作用。
通過建立和運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,將公司各部門和子公司所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合起來,集中處理重復(fù)業(yè)務(wù),規(guī)范化業(yè)務(wù)流程和步驟,為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制和管理提供強(qiáng)有力的支持。同時(shí),該服務(wù)中心也為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的總結(jié)和分析提供了一個(gè)平臺(tái)。公司高層管理人員可以利用這個(gè)服務(wù)中心在任何時(shí)候獲取公司的財(cái)務(wù)信息,并基于此做出正確和理性的決策。
實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)型與提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量具有緊密的內(nèi)在聯(lián)系,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將原來會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹螞Q策支撐部門,通過財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)融合為業(yè)務(wù)開展提供相應(yīng)服務(wù)[1-2]。
1.信息共享
信息共享泛指通過財(cái)務(wù)平臺(tái)、ERP 系統(tǒng)、票據(jù)遠(yuǎn)程掃描系統(tǒng)等應(yīng)用構(gòu)建企業(yè)信息數(shù)據(jù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化傳遞。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,可為財(cái)務(wù)部門、企業(yè)業(yè)務(wù)部門及管理人員提供數(shù)據(jù)支持,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理決策提供參考。
2.資金共享
資金共享泛指以“收支兩條線”制度為基準(zhǔn),將資金收入及時(shí)集中處理,實(shí)現(xiàn)透支補(bǔ)平各賬戶支出。與企業(yè)周、月、年計(jì)劃結(jié)合,規(guī)避企業(yè)資金沉淀及減少企業(yè)資金庫(kù)存,在提高資金流轉(zhuǎn)速度及緩解資金壓力的同時(shí)依托企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心統(tǒng)一調(diào)控,切實(shí)提升資金管理效率。
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心構(gòu)建維度是對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心關(guān)鍵程序選取及流程應(yīng)用的設(shè)計(jì)。
(1)組織架構(gòu)維度:包括共享服務(wù)中心的位置、隸屬關(guān)系、職能劃分等方面。這個(gè)維度需要考慮共享服務(wù)中心與企業(yè)其他部門的關(guān)系,以及內(nèi)部職能劃分,確保共享服務(wù)中心的組織架構(gòu)能夠滿足企業(yè)的需求。
(2)人員配置維度:包括共享服務(wù)中心的人員數(shù)量、崗位設(shè)置、招聘、培訓(xùn)等方面。這個(gè)維度需要考慮共享服務(wù)中心的人員組成,包括內(nèi)部人員和外部人員,以及人員的職業(yè)發(fā)展和培訓(xùn)計(jì)劃。
(3)流程設(shè)計(jì)維度:包括共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化程度、自動(dòng)化程度等方面。這個(gè)維度需要考慮如何將企業(yè)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程整合到共享服務(wù)中心,以及如何優(yōu)化流程,提高流程標(biāo)準(zhǔn)化程度和自動(dòng)化程度。
1.應(yīng)收業(yè)務(wù)
企業(yè)應(yīng)收業(yè)務(wù)包括應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)和其他應(yīng)收款。以施工企業(yè)為例,應(yīng)收票據(jù)為收到銀行承兌匯票,而其他應(yīng)收款則為業(yè)主支付工程款項(xiàng)時(shí),業(yè)主扣除銀行擔(dān)保金。對(duì)于其他企業(yè)而言,需要針對(duì)行業(yè)特征對(duì)應(yīng)收業(yè)務(wù)的具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化,如施工企業(yè)應(yīng)收業(yè)務(wù)占企業(yè)資產(chǎn)比例很高,對(duì)此在設(shè)計(jì)過程中,可在向業(yè)主提供工程量確認(rèn)單及形式發(fā)票后,多需要30 ~45 天才能收到工程款。其他應(yīng)收賬款擔(dān)保金通常在項(xiàng)目完成后兩年內(nèi)被回收,其中包括合同管理平臺(tái)。
ERP 系統(tǒng)和統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)應(yīng)利用合同管理平臺(tái)對(duì)合同文本進(jìn)行掃描和登記,將有關(guān)應(yīng)收賬款等信息輸入、登記。業(yè)務(wù)人員將發(fā)票存根作為原始憑證上傳到財(cái)務(wù)共享平臺(tái),再利用合同平臺(tái)與財(cái)務(wù)共享平臺(tái)進(jìn)行關(guān)聯(lián),從而可直接獲取與合同有關(guān)信息。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作人員會(huì)根據(jù)責(zé)任中心要求對(duì)相關(guān)應(yīng)收賬款進(jìn)行分類,并將其輸入ERP 系統(tǒng)中,從而自動(dòng)生成憑證,之后再返回到項(xiàng)目確認(rèn)中。此外,項(xiàng)目管理人員上傳應(yīng)收賬款申請(qǐng)時(shí),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心與項(xiàng)目還款速度相結(jié)合,可利用ERP 系統(tǒng)對(duì)應(yīng)收賬款賬齡進(jìn)行對(duì)比分析,按照應(yīng)收賬款回款周期來催收逾期未收回款項(xiàng),從而提升資金周轉(zhuǎn)率。值得注意的是,不同行業(yè)、不同區(qū)域的具體情況不盡相同,應(yīng)制訂出符合自身行業(yè)且具有針對(duì)性的款項(xiàng)回收計(jì)劃,并上傳至應(yīng)收業(yè)務(wù)模板。
2.應(yīng)付業(yè)務(wù)
應(yīng)付款為企業(yè)以甲方名義,就工程分包、物資采購(gòu)等業(yè)務(wù)所發(fā)生的應(yīng)付款項(xiàng),簽署對(duì)賬單并收到發(fā)票后,尚未支付款項(xiàng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)以合同管理平臺(tái)、ERP 系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享平臺(tái)為基礎(chǔ),采購(gòu)和項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理人員在簽署合同后,將項(xiàng)目基本信息錄入合同管理平臺(tái),并對(duì)合同原件進(jìn)行掃描。以項(xiàng)目和采辦進(jìn)度為依據(jù),簽署一份結(jié)算清單,經(jīng)辦人員將發(fā)票內(nèi)容輸入ERP 系統(tǒng)中,再將附件上傳到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。而后,財(cái)務(wù)人員就可按業(yè)務(wù)類別分類,以ERP 代碼為依據(jù)自動(dòng)生成憑證。
3.費(fèi)用核銷
費(fèi)用核銷泛指企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)費(fèi)用的管理,如管理費(fèi)用、制造費(fèi)用、銷售費(fèi)用等。這一類業(yè)務(wù)大都是核算方法單一固定,在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中應(yīng)結(jié)合相應(yīng)過程管理流程,即可統(tǒng)一平臺(tái)進(jìn)行操作。此外,企業(yè)核銷中文件所占比例超過60%,對(duì)此在具體設(shè)計(jì)過程中,應(yīng)針對(duì)企業(yè)日常核銷問題提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心核銷功能占比,并針對(duì)同質(zhì)性的強(qiáng)工作進(jìn)行針對(duì)性設(shè)計(jì)。
在具體應(yīng)用中,費(fèi)用核銷業(yè)務(wù)流動(dòng)方式主要是使用票據(jù)影像系統(tǒng)掃描后,通過網(wǎng)絡(luò)傳送方式將實(shí)體化紙質(zhì)票據(jù)轉(zhuǎn)換為非實(shí)體化電子票據(jù),進(jìn)而傳輸?shù)焦蚕矸?wù)中心。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作人員利用集成化系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)傳輸票據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,實(shí)體化票據(jù)由服務(wù)單位保存并歸檔。報(bào)銷人員利用圖像掃描將集中報(bào)銷單據(jù),同時(shí)可在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心中完成基本審核過程。審核完畢后自動(dòng)生成報(bào)銷單據(jù)并傳送到企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員會(huì)根據(jù)責(zé)任中心對(duì)核銷單據(jù)進(jìn)行分類,對(duì)電子憑證附件進(jìn)行檢查,并根據(jù)提交核銷單據(jù)及附件完成憑證制作。產(chǎn)生憑證之后,由單位的財(cái)務(wù)人員對(duì)其進(jìn)行審核,再通過財(cái)企直連方式在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心上進(jìn)行報(bào)銷,以此確保賬實(shí)相符。
4.資金結(jié)算
資金結(jié)算的目標(biāo)是通過對(duì)企業(yè)資金管理現(xiàn)狀、資金把控力度、核算及時(shí)性以及報(bào)表反映客觀性進(jìn)行對(duì)比分析。從企業(yè)角度出發(fā),對(duì)下屬子公司資金匯入和劃撥、業(yè)務(wù)部門間資金轉(zhuǎn)移進(jìn)行審查與結(jié)算。
5.其他業(yè)務(wù)
除上述四種需要先投入財(cái)務(wù)共享服務(wù)中業(yè)務(wù)類型,企業(yè)還有其他業(yè)務(wù)需要在服務(wù)單位發(fā)出指令后進(jìn)行集中化操作,使用FRSS 系統(tǒng)進(jìn)行操作形成業(yè)財(cái)融合,具體如下。
(1)業(yè)務(wù)填報(bào)。經(jīng)辦人員根據(jù)辦理業(yè)務(wù)類型填寫單據(jù),企業(yè)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心除資金結(jié)算類已在上面進(jìn)行單獨(dú)說明外,還需填報(bào)內(nèi)部交易類、總賬類單據(jù)。內(nèi)部交易由收款人統(tǒng)一發(fā)起,并向企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門另提供資金密碼,支付方在系統(tǒng)確定后直接向雙方提出請(qǐng)求,并將請(qǐng)求傳送到平臺(tái)由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行結(jié)算。
(2)單據(jù)審核。財(cái)務(wù)共享服務(wù)服務(wù)中心管理人員,應(yīng)對(duì)需要提交到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心處理的收入、成本、資金、核銷等業(yè)務(wù)相關(guān)附件、原始單據(jù)、影像資料等進(jìn)行審查,在符合條件情況下通過遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)(FRSS)將其傳送到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。付款類文件需經(jīng)日計(jì)劃批準(zhǔn)后才能批準(zhǔn),對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)部門的單證實(shí)行總金額控制。對(duì)于由各單位提供每月、每周和每天預(yù)算,當(dāng)各單位和項(xiàng)目經(jīng)理向財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心遞交文件時(shí),超出預(yù)算則不提供。
(3)憑證制作。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心每個(gè)業(yè)務(wù)接待員都會(huì)對(duì)所提供業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行第二次審查。為提升工作效率,可按照業(yè)務(wù)類型將基于業(yè)務(wù)類型劃分成不同業(yè)務(wù)池,相同業(yè)務(wù)類型財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員根據(jù)責(zé)任中心、日期等要素,從業(yè)務(wù)池中對(duì)其進(jìn)行篩選,并勾選出相應(yīng)單據(jù),以便進(jìn)行憑證制作。
(4)服務(wù)單位憑證審核。共享中心制作完成單據(jù)和憑證會(huì)自動(dòng)地返回到服務(wù)單位,財(cái)務(wù)部門主管會(huì)對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行審核,如沒有通過,可將這些憑證退回到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行修改。
(5)業(yè)務(wù)處理。涉及資金收款和支付等業(yè)務(wù)應(yīng)采取“先憑單后營(yíng)業(yè)”方法,通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)確認(rèn)支付方式,將原始單據(jù)付款信息與業(yè)務(wù)人員填寫信息進(jìn)行比對(duì),并勾選相應(yīng)的財(cái)務(wù)賬戶進(jìn)行支付[3-4]。
1.加快完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心問責(zé)渠道
在構(gòu)建與完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心問責(zé)渠道時(shí),要重視各部門之間的協(xié)作機(jī)制,充分運(yùn)用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)全面收集各部門之間的意見,對(duì)于提高各部門之間信息交流質(zhì)量與加快完善財(cái)務(wù)工程服務(wù)中心問責(zé)渠道具有促進(jìn)意義。此外,企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)作狀況制定系統(tǒng)優(yōu)化機(jī)制,以此使企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心問責(zé)制度的作用得到最大限度的發(fā)揮,對(duì)于提升財(cái)務(wù)共享服務(wù)整體質(zhì)量具有深遠(yuǎn)意義。
2.提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心績(jī)效評(píng)定質(zhì)量
(1)根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)現(xiàn)狀,制定出完善績(jī)效考核管理方案及績(jī)效考核模型,對(duì)各崗位考核和管理方法進(jìn)行不斷的優(yōu)化,構(gòu)建符合企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行與實(shí)施的科學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制,使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作更為科學(xué)。
(2)企業(yè)要加大對(duì)審核工作重視,每半年或者每一年開展一次績(jī)效評(píng)價(jià),這樣才能更好地反映財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)表現(xiàn),確保薪酬管理各項(xiàng)措施能夠有更好的執(zhí)行基礎(chǔ)。
(3)加大對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)重視力度,特別是要對(duì)指標(biāo)體系評(píng)價(jià)管理措施做出相應(yīng)改進(jìn),使關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)可被合理地設(shè)定,從而為改進(jìn)績(jī)效評(píng)價(jià)提供必要支撐。此外,企業(yè)還應(yīng)加快構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),特別是要優(yōu)化指標(biāo)評(píng)定相關(guān)行為,使指標(biāo)評(píng)價(jià)內(nèi)容更加明確。
(4)企業(yè)還要以市場(chǎng)環(huán)境變化為依據(jù),對(duì)績(jī)效評(píng)定工作進(jìn)行改進(jìn),確保評(píng)定指標(biāo)能夠與實(shí)際情況相結(jié)合,做出靈活的調(diào)整,通過對(duì)業(yè)務(wù)績(jī)效精準(zhǔn)評(píng)價(jià)為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心高質(zhì)量運(yùn)行創(chuàng)造有利條件。
3.提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)組建質(zhì)量
(1)根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)際狀況對(duì)組建方案進(jìn)行優(yōu)化,并對(duì)其現(xiàn)有資源進(jìn)行細(xì)致分析,以提升財(cái)務(wù)信息質(zhì)量,滿足各個(gè)層次人員的財(cái)務(wù)管理要求。
(2)要確保在優(yōu)化財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作過程的前提下合理運(yùn)用各種評(píng)價(jià)指標(biāo),高效組建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)作隊(duì)伍,以更好地滿足財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)作需求。
4.有效管控財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成本費(fèi)用
(1)對(duì)已有成本構(gòu)成要素進(jìn)行深度剖析,識(shí)別影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)過程的關(guān)鍵要素,厘清各種增值服務(wù)組成要素,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)的高層次運(yùn)作。
(2)企業(yè)員工要研究目前財(cái)務(wù)隊(duì)伍的轉(zhuǎn)移和分配,采用統(tǒng)一管理模式對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理,充分了解人力成本構(gòu)成,提高財(cái)務(wù)工作效率,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)成本和費(fèi)用控制。
(3)制定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成本控制策略過程,企業(yè)要分析影響財(cái)務(wù)信息規(guī)范性因素,優(yōu)化對(duì)招投標(biāo)流程管控情況,從而可在重大采購(gòu)業(yè)務(wù)得到有效監(jiān)控的前提下,對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成本進(jìn)行合理控制,為企業(yè)有效地控制成本支出額度提供支撐。
5.提高財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心風(fēng)險(xiǎn)管理
(1)企業(yè)要總結(jié)信息和資金限額的有關(guān)情況,讓高層管理人員能夠充分參與到財(cái)務(wù)工作中,確保在高層管理人員參與下能夠?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)管理工作爭(zhēng)取到更多支持,確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)隱患能夠得到有效控制。
(2)提高財(cái)務(wù)信息反饋質(zhì)量,構(gòu)建完善外部監(jiān)管體系,以避免權(quán)力濫用,提高財(cái)務(wù)共享中心風(fēng)險(xiǎn)控制水平,實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[5]。
綜上所述,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心改變了過去分散的財(cái)務(wù)管理方式,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)集中管理。通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,企業(yè)可以建立財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員之間的聯(lián)系,促進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)融合,實(shí)現(xiàn)資金集中化處理,推行標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)報(bào)銷和結(jié)算制度,從而提高整體財(cái)務(wù)管理效率。然而,部分企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)也存在一些挑戰(zhàn)和問題,如如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)化、數(shù)據(jù)全程共享,如何保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全和隱私保護(hù),如何提高服務(wù)質(zhì)量和水平,等等。因此,在實(shí)際的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)過程中,需要加強(qiáng)各方面的協(xié)調(diào)和管理,制定合適的政策和措施,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用,為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支持和保障。