醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理創(chuàng)新策略

吳城，唐煥英，于全美

1. 天津醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院神經(jīng)病學(xué)研究所，天津 300052；2. 天津中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院醫(yī)務(wù)處，天津 300000

隨著世界的快速發(fā)展，醫(yī)學(xué)研究也日益增多，促使在不同時(shí)期中，出現(xiàn)大量醫(yī)學(xué)科學(xué)數(shù)據(jù)，這些科學(xué)數(shù)據(jù)的水平成為衡量科學(xué)研究的真正標(biāo)準(zhǔn)，具有較高的保存價(jià)值，故設(shè)立專門的資料檔案管理部門。而加強(qiáng)科學(xué)檔案管理可以使研究者更便捷地獲取數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)研究方式開展論證與借鑒，切實(shí)提升現(xiàn)代醫(yī)療水平[1]。然而，目前醫(yī)學(xué)研究院的科研文件管理存在一些問題，許多醫(yī)療數(shù)據(jù)分散且缺乏集中管理，并且檔案管理工作缺少信息技術(shù)的支持，給研究者尋找和使用有價(jià)值數(shù)據(jù)帶來(lái)了困難。因此，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究院必須高度重視科技檔案管理，并不斷進(jìn)行改革，制定創(chuàng)新機(jī)制，建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，確保檔案管理的有效性、安全性和完整性，進(jìn)而保證檔案資料的保存價(jià)值得以發(fā)揮。

1 醫(yī)學(xué)研究所中科研檔案存在的特征

醫(yī)學(xué)研究院的職責(zé)包括開發(fā)醫(yī)療技術(shù)、驗(yàn)證臨床技術(shù)以及進(jìn)行試驗(yàn)等。隨著醫(yī)療科技的不斷革新，這必然會(huì)產(chǎn)生大量的科學(xué)數(shù)據(jù)。在這個(gè)過(guò)程中，醫(yī)學(xué)研究的文件管理也有著獨(dú)特的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 科研檔案時(shí)間久遠(yuǎn)和數(shù)量多、專業(yè)性鮮明

醫(yī)學(xué)研究所進(jìn)行的科學(xué)研究是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，通常需要數(shù)個(gè)月甚至數(shù)年的時(shí)間。研究涉及領(lǐng)域較多，涉及面也廣泛，且內(nèi)容研究深入。因此，醫(yī)學(xué)研究司的檔案呈現(xiàn)時(shí)間久遠(yuǎn)和數(shù)量較多的特點(diǎn)。此外，醫(yī)療科學(xué)研究文件具有高度專業(yè)化的特點(diǎn)。研究團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行文件管理時(shí)，需要進(jìn)行分類和編號(hào)，以防止文件的丟失[2-3]。并且在對(duì)醫(yī)療科技文件進(jìn)行分類時(shí)，需要確保各個(gè)專業(yè)的獨(dú)立性和主題的完整性，以此為后續(xù)查找和應(yīng)用檔案提供便利，提高檔案管理工作的整體效果和效率。

1.2 涉及較多學(xué)科與項(xiàng)目主體

醫(yī)學(xué)研究所的工作特點(diǎn)決定了需要涵蓋廣泛的領(lǐng)域，并與其他部門協(xié)作的項(xiàng)目，其檔案會(huì)更加復(fù)雜。目前，醫(yī)療研究進(jìn)行時(shí)開始不斷使用各種創(chuàng)新科技，但是在檔案管理方面，不能為了使用新技術(shù)而放棄過(guò)去的科研數(shù)據(jù)和結(jié)果等方面的方案，故此從醫(yī)療科學(xué)研究檔案的特點(diǎn)來(lái)看，文件中包含了許多復(fù)雜的內(nèi)容，還涉及許多科技應(yīng)用。因此，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究院的科學(xué)研究檔案管理工作呈現(xiàn)涉及較多學(xué)科與項(xiàng)目主體的特點(diǎn)，且該工作是非常必要的，并需要不斷進(jìn)行革新[4]。

2 醫(yī)學(xué)研究所中管理科研檔案工作出現(xiàn)的問題

在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究院的發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中，存在一系列問題。其中，管理部門的管理者普遍存在只注重研發(fā)而忽視管理的現(xiàn)象，對(duì)科研檔案數(shù)據(jù)的管理工作缺乏足夠的關(guān)注，并且在人力和財(cái)力方面的投入不足[5-6]。此外，在科學(xué)研究過(guò)程中，最常見的問題之一是文件的分類和歸檔混亂、資料不全等問題，導(dǎo)致后續(xù)科研檔案管理與使用比較困難。

2.1 醫(yī)學(xué)科研檔案開發(fā)利用率不足

目前，我國(guó)的醫(yī)療科技檔案管理人員普遍存在重視但不重視使用的問題。因此，有關(guān)科研檔案數(shù)據(jù)的整理和搜集還不夠充分。此外，工作人員的服務(wù)手段也無(wú)法很好地滿足相關(guān)人員的需求，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益無(wú)法得到充分利用。目前的醫(yī)療機(jī)構(gòu)大部分項(xiàng)目數(shù)據(jù)都是原始數(shù)據(jù)，在實(shí)驗(yàn)結(jié)束后保存就不會(huì)再起用。就算是可以查詢，也是只有部分工作者能查閱和使用，缺少有效開發(fā)利用，不能有效服務(wù)于科研以及臨床和教學(xué)中。

2.2 真實(shí)性、客觀性和可靠性不足

當(dāng)前，我國(guó)科學(xué)院科技文獻(xiàn)資料工作存在一些問題，如真實(shí)性、客觀性和資料可信度較低等方面。首先，原始數(shù)據(jù)的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格程度不夠，研究的背景數(shù)據(jù)缺乏詳細(xì)描述；研究數(shù)據(jù)的不完備性會(huì)影響數(shù)據(jù)的可靠性，同時(shí)需要更多技術(shù)細(xì)節(jié)解釋，更好地強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵內(nèi)容。在一些醫(yī)學(xué)技術(shù)指南中，存在研究人員主觀看法和數(shù)據(jù)信息被更改的問題，同時(shí)對(duì)各種載體上的試驗(yàn)結(jié)果的保存也存在不足[7]。其次，學(xué)術(shù)文檔的劃分不明確，主要表現(xiàn)為材料內(nèi)容沒有進(jìn)行完整劃分，立卷方法缺乏統(tǒng)一格式，整個(gè)檔案缺乏科學(xué)性和合理性，存在不規(guī)范的現(xiàn)象較多，導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)文獻(xiàn)在研究人員中缺乏可借鑒的價(jià)值[8]。

2.3 科研檔案管理缺少信息化技術(shù)的支持

隨著網(wǎng)絡(luò)科技的迅猛發(fā)展，電子信息科技已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。然而，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在科研文件管理方面的信息化建設(shè)仍不夠完善。一些科研文件的處理仍依賴于人工和計(jì)算機(jī)輸入相結(jié)合的方式，無(wú)法滿足完全數(shù)字化的需求，從而限制了信息科技的發(fā)揮[9]。另外醫(yī)學(xué)研究所在科研檔案管理工作者培訓(xùn)方面也沒有做到位，整體工作效率不高。

2.4 醫(yī)學(xué)科研檔案較為分散，缺乏集中性

醫(yī)療科學(xué)研究是一個(gè)逐步進(jìn)行的過(guò)程，從最初的研究到最終的成果，需要耗費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中，會(huì)積累大量的數(shù)據(jù)，這些原始資料中包含許多核心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。但這些資源一般分散在各個(gè)部門中，例如，大部分實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)都存放在研究人員的計(jì)算機(jī)中。由于許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)這些數(shù)據(jù)的有效管理，這些數(shù)據(jù)沒有及時(shí)被收集起來(lái)，導(dǎo)致研究數(shù)據(jù)分散在不同的部門體系中，一旦發(fā)生意外，會(huì)造成損失。

2.5 醫(yī)學(xué)科研中的檔案資料保留時(shí)間較長(zhǎng)

在醫(yī)療研究中，醫(yī)療數(shù)據(jù)的保存時(shí)間較長(zhǎng)，保存過(guò)程中還會(huì)產(chǎn)生其他種類的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的保管和管理存在重復(fù)存儲(chǔ)的問題。一些沒有太大價(jià)值的數(shù)據(jù)長(zhǎng)期也被存儲(chǔ)在檔案中，占據(jù)檔案管理的空間和數(shù)量。當(dāng)以后檢索和使用數(shù)據(jù)時(shí)，研究人員難以在龐大的數(shù)據(jù)信息中識(shí)別，提取有效數(shù)據(jù)，降低檔案資料的使用效果。同時(shí)，檔案管理問題也影響了醫(yī)學(xué)研究者的研究工作進(jìn)行程度。

3 創(chuàng)新醫(yī)學(xué)研究所中科研檔案管理的措施

3.1 重視完善檔案管理制度的建立

為了確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科檔案管理工作的重要性，需要設(shè)立專門的科檔案室，同時(shí)安排相應(yīng)人員進(jìn)行管理。之后對(duì)該部門制定相應(yīng)的管理制度，保證其對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。同時(shí)，醫(yī)療研究院的其他部門也應(yīng)該協(xié)助科研檔案管理員，共同做好檔案的管理工作。在這個(gè)過(guò)程中，要確保相關(guān)的法律法規(guī)得到執(zhí)行，制定適合自身科學(xué)研究檔案的管理辦法。對(duì)檔案進(jìn)行搜集、整理和歸類[10-12]。做好有價(jià)值的醫(yī)療研究數(shù)據(jù)保存工作，減少數(shù)據(jù)丟失等完整性與安全性問題的出現(xiàn)，防止文件信息的泄漏，發(fā)揮檔案管理的作用。

3.2 加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督力度

在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究院發(fā)展的過(guò)程中，監(jiān)督部門要在醫(yī)療計(jì)劃的評(píng)估、審核和報(bào)告等方面扮演著重要的角色。也要重視監(jiān)督部門對(duì)于檔案管理的影響，保證各類文件的審查結(jié)果。同時(shí)監(jiān)督檔案管理各項(xiàng)步驟的落實(shí)情況。如在對(duì)檔案整理歸檔之后，要在鑒定結(jié)束后簽字并加蓋研究院印章。如果項(xiàng)目材料不完整或客觀數(shù)據(jù)信息失真，將無(wú)法進(jìn)行驗(yàn)收和歸檔。同時(shí)，為了保證檔案管理的效果，將員工的工作表現(xiàn)與年終評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)聯(lián)系，提升檔案管理人員的忠實(shí)程度，進(jìn)而減少工作疏失致使檔案丟失等問題出現(xiàn)。比如，在年終總結(jié)的過(guò)程中，對(duì)于因工作疏忽導(dǎo)致文件遺失的情況剝奪年度終評(píng)優(yōu)資格。在嚴(yán)重情況下，將評(píng)定為不合格。通過(guò)這樣的方式，激發(fā)員工的重視程度，進(jìn)而保證檔案管理的效果。

3.3 重視科研檔案立卷歸檔要求的落實(shí)

對(duì)于醫(yī)學(xué)研究所而言，在對(duì)各種載體數(shù)據(jù)進(jìn)行立卷存檔的過(guò)程中，需要確保文檔的形成規(guī)則與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，以保證文檔數(shù)據(jù)的保護(hù)價(jià)值，可以真實(shí)地反映研究者的研究進(jìn)程，還要重視檢索和使用等便利性的體現(xiàn)[13]。而且為了保證檔案歸檔范圍的合理性，要成立相應(yīng)的課題管理小組，制定相應(yīng)的立卷歸檔要求，按照要求，完成管理工作，確保歸檔的及時(shí)性。與此同時(shí)，檔案室的工作人員要積極開展歸檔指導(dǎo)工作，推動(dòng)立卷歸檔的制度化形成，為后續(xù)檔案管理工作的開展起到示范作用。同時(shí)，檔案管理人員要對(duì)醫(yī)學(xué)研究之中的數(shù)據(jù)文檔進(jìn)行劃分，分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存等。其中國(guó)家級(jí)的研究項(xiàng)目涉及的數(shù)據(jù)為永久管理；省級(jí)項(xiàng)目數(shù)目為長(zhǎng)期管理，規(guī)定管理時(shí)間在16 年以上。而對(duì)于一些有價(jià)值的文件，如果在較短時(shí)期內(nèi)或者是市級(jí)醫(yī)療研究計(jì)劃中，需要進(jìn)行短期管理，保存期限不能超過(guò)15 年。

3.4 加強(qiáng)檔案資料的保管利用程度

醫(yī)學(xué)研究文件具有極高的使用價(jià)值，因此需要設(shè)立專門的倉(cāng)庫(kù)來(lái)進(jìn)行有效管理。該倉(cāng)庫(kù)必須配備防濕、防盜竊和耐高溫的設(shè)備，以確保文件的安全性和完整性。同時(shí)，檔案管理者需要對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)合理的分類，并按照序號(hào)進(jìn)行排序，以方便查詢。對(duì)于保存時(shí)間已過(guò)期的文件，要上交其他部門和專家進(jìn)行評(píng)估，結(jié)合評(píng)估就夠，確定文檔是銷毀還是繼續(xù)保留。當(dāng)銷毀價(jià)值較低或者保存時(shí)間已過(guò)的文檔時(shí)，至少要有兩名及以上的人員負(fù)責(zé)和監(jiān)督，并由銷毀人和核準(zhǔn)人在承諾書上簽名確認(rèn)[14-15]。與此同時(shí)，為了提高電子科技檔案的保存水平，需要將其信息化，并使其成為電子數(shù)據(jù)的檔案?？梢岳秒娔X光盤等設(shè)備，對(duì)文件掃描件進(jìn)行高效管理，確保與文件數(shù)據(jù)一致。隨著時(shí)代發(fā)展，大部分電子文件采用存儲(chǔ)模式，可以存儲(chǔ)在硬盤、CD-ROM 等介質(zhì)上，也可以存儲(chǔ)在云的互聯(lián)網(wǎng)上，方便研究人員進(jìn)行高效檢索和使用[16]。

3.5 充分管理制度的作用

高質(zhì)量的醫(yī)療科學(xué)研究檔案對(duì)于醫(yī)療科學(xué)研究人員的科學(xué)研究至關(guān)重要。因此，在科研檔案管理過(guò)程中，必須與科學(xué)的管理方法相結(jié)合，將檔案數(shù)據(jù)管理與課題管理、項(xiàng)目計(jì)劃管理和成果管理等有機(jī)地融合，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整和有效，并對(duì)各種類型的文件進(jìn)行分類管理。同時(shí)，醫(yī)學(xué)研究機(jī)構(gòu)中的檔案管理者需要詳細(xì)了解每個(gè)人關(guān)于檔案管理的工作崗位，并且掌握研究項(xiàng)目中涉及人員的崗位與制度，基于此，對(duì)各個(gè)研究項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)的相關(guān)科學(xué)文件進(jìn)行審核和分類，以確保及時(shí)進(jìn)行分類管理[17]。

3.6 重視檔案信息化的建設(shè)

醫(yī)療科技文件管理改革與創(chuàng)新的核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和自動(dòng)化，促使檔案管理質(zhì)量明顯提升[18]。然而，在醫(yī)院研究所中的研究項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理工作中，普遍存在著“重視管理而忽視使用”的問題，導(dǎo)致文檔資料在應(yīng)用的過(guò)程中，出現(xiàn)資料丟失的問題。社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，醫(yī)療科技文件的應(yīng)用與檔案管理等工作必須與時(shí)俱進(jìn)。就要重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用。為此，需要加大資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和設(shè)備的配備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和因特網(wǎng)設(shè)備等先進(jìn)辦公設(shè)施。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子醫(yī)療科研文件的高效采集和整理，并進(jìn)行數(shù)字化和科學(xué)化的處理與存儲(chǔ)，逐步建立一個(gè)完善的科研檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。

3.7 加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，豐富服務(wù)形式

在醫(yī)療科技檔案管理中，服務(wù)意識(shí)是至關(guān)重要的?？萍紮n案管理的核心任務(wù)是為研究者提供服務(wù)，因此，服務(wù)水平直接影響著研究者的課題研究的進(jìn)度與質(zhì)量，還有結(jié)果等內(nèi)容。因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的科學(xué)檔案管理者需要樹立良好的服務(wù)觀念。這時(shí)工作人員應(yīng)從新時(shí)代發(fā)展的角度去剖析醫(yī)療科技檔案管理的原則、特征和需求，充分利用科技檔案管理所擁有的資源和信息優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)療研究提供更好的服務(wù)。同時(shí)，檔案管理者需要不斷更新自己的服務(wù)觀念，增強(qiáng)服務(wù)熱情和積極性，將原來(lái)的簡(jiǎn)單、消極的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦钴S、多元的檔案服務(wù)。另外，醫(yī)學(xué)研究院的科技檔案管理人員應(yīng)拓展檔案管理工作的范圍、深度，以適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，更好地滿足醫(yī)療科技的需求。

4 結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理中，加強(qiáng)科研檔案管理工作創(chuàng)新是為了滿足現(xiàn)代科研信息檔案管理的專業(yè)化需求，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)科研檔案的充分開發(fā)與綜合利用，為醫(yī)學(xué)研究所開展各種科研活動(dòng)提供有力支持。而這也就需要在實(shí)際科研檔案管理工作中，從科研人員到檔案管理人員都樹立良好創(chuàng)新意識(shí)，根據(jù)醫(yī)學(xué)科研檔案管理真實(shí)情況，提升醫(yī)學(xué)研究所科研檔案管理工作效率，保證科研檔案資料能夠得到有效保存，充分滿足醫(yī)學(xué)研究所技術(shù)創(chuàng)新需求。